Aprende qué es un hito en un proyecto y cómo aplicarlos

Al gestionar un proyecto, el responsable debe coordinar diversas áreas. Desde los tiempos y presupuestos hasta la determinación de etapas. Sin empezar a hablar de los distintos inconvenientes que pueden surgir en el medio. Sin embargo, como mencionamos en nuestro artículo de Diagrama de Gantt, los hitos del proyecto pueden servirnos como puntos de referencia para aumentar la eficiencia del proyecto. 

El Informe sobre los Estados de los Proyectos de Gestión de Wellington arrojó un resultado preocupante. Este destacó que solo el 43% de las organizaciones logran completar sus proyectos en tiempo y forma. 

¿Qué es un hito en un proyecto?

Entonces ¿Qué es un hito en un proyecto? Un hito es una herramienta de gestión de proyectos. Muy usada, sobre todo, en los modelos de Diagrama de Gantt. Este funciona como una señalización de que se ha alcanzado un evento importante en el ciclo de vida del proyecto. 

Es decir, ayuda a medir el progreso de las tareas mientras que permite visualizar cómo se cumplen los objetivos establecidos haciendo que el proyecto avance. Sin embargo, no se debe confundir esta herramienta con las tradicionales tareas, objetivos o entregables. Veamos las diferencias. 

Las tareas y los hitos de un proyecto ¿Cómo diferenciarlos?

Mientras que las tareas necesitan un tiempo para completarse, los hitos son momentos que identifican el estado de progreso en el tiempo. 

Si responden positivamente a alguna de las siguientes preguntas estás ante un hito del proyecto:

¿Este momento indica un progreso? ¿Afecta el plazo final? ¿Es un entregable? ¿Los responsables deben revisarlo y aprobarlo? 

Los objetivos, ¿Cómo identificarlos de los hitos de un proyecto?

Los objetivos son deseos a largo plazo, que para alcanzarlos, deben dividirse en hitos y tareas. En cambio, los hitos son marcas de verificación entre etapas dependientes e importantes del proyecto. 

Diferenciar los entregables de los hitos del proyecto

Los entregables son el resultado visible de la concatenación de varias tareas. Es el producto terminado. Mientras que los hitos funcionan como eventos que marcan la concreción de un entregable. 

¿Para qué sirven los hitos de un proyecto?

Ahora qué sabemos qué es un hito en un proyecto, podemos preguntarnos para qué sirven. 

En primer lugar, su principal función, es evitar los retrasos y procurar el avance del proyecto. Es por ello que deben incluirse múltiples alertas. Además, el administrador tendrá que dejar en claro que de no cumplirse un hito se generará una demora por arrastre hasta en los próximos cuatro hitos posteriores. 

¿Por qué sucede esto? Es que cada hito tiene una relación de dependencia directa con el anterior. De no cumplirse en tiempo y forma se compromete la continuidad del proyecto. 

¿Por qué se debe prestar atención a los hitos del proyecto? Ventajas

Ayudan a identificar los plazos de tiempo

Los hitos del proyecto ayudan a visualizar de forma general el progreso del proyecto, y a identificar las tareas actuales y posteriores. Cuando cada miembro conoce las fechas de finalización de sus tareas y los retrasos que puede producir de no cumplirse, se sentirá más comprometido. 

Permiten ubicar los cuellos de botella

Contar con hitos del proyecto ayuda a realizar pausas obligatorias que permitan analizar el proyecto. Esto nos dará un informe general sobre los principales retrasos y sus causas. 

Favorece la diagramación sencilla de un proyecto

Además de dividir en partes más manejables la diagramación general del proyecto, los hitos del proyecto ayudan a inversores e interesados a entender los cronogramas. Esto les permitirá entender cómo se realizará el mismo, y confiar aún más en la planificación donde destinen su inversión.

Mantiene comprometido al equipo

El establecimiento de hitos del proyecto cambia las expectativas de logro y de los miembros del equipo. Ya que se enfoca en objetivos más abordables vistos a corto plazo. Esto genera una sensación de satisfacción general al completar hitos, lo que los mantiene proyectados y comprometidos. 

Mejora el desempeño de los directores del proyecto

Los hitos de un proyecto no implican un gasto extra de tiempo para los encargados de la administración de un proyecto. Ya que solo son puntos de control que le permiten gestionar varios proyectos al mismo tiempo. 

Tipos de hitos en un proyecto 

Al saber qué es un hito en un proyecto tenemos que aclarar que no todas las organizaciones utilizan los mismos parámetros para elegir sus hitos. Ya que cada una tiene funcionamientos distintos, y sus proyectos tienen naturalezas disímiles. 

Para graficar mejor los tipos de esta herramienta los dividiremos en tres momentos generales:

1. Hitos del Proyecto en la Etapa Inicial
2. Hitos del Proyecto en la Etapa Intermedia
3. Hitos del Proyecto en la Etapa Final

Inicio del programa: Tipos de Hitos del Proyecto

• Aprobación del plan del proyecto: La obtención de la luz verde para iniciar el proyecto es el primer punto de control o hito.
• Financiación: La obtención de la financiación permite conseguir los recursos necesarios para empezar con el proyecto. 
• Aprobación del Diseño: Este hito evita las revisiones al producto terminado, lo que causaría pérdidas de tiempo y recursos. 
• Etapa de Contratación: Otro hito de un proyecto esencial es la contratación del personal específico. Estos se encargarán de llevar a cabo todas las tareas.
• Capacitaciones: Las capacitaciones enseñarán al personal a realizar determinadas tareas con las técnicas adecuadas. 
• Contacto con Proveedores: Sin recursos no puede realizarse ningún proyecto. Y tampoco sin proveedores. Es por ello qué es clave elegir al adecuado en base a su propuesta, costos y experiencia. 

Hitos de un Proyecto: Tipos en la fase de Medio Término 

• Término de tareas críticas: Existen tareas mucho más vitales que otras, que de alguna forma engloban un proceso esencial para la finalización del proyecto. 
• Cumplimiento de KPI: Alcanzar determinados indicadores claves de desempeño ayuda a diagnosticar el desempeño general de los proyectos. Funcionan como un punto de control necesario para la continuidad del mismo. 
• Relevamiento de opiniones: Consultar las opiniones o visiones de los interesados también funciona como brújula para medir el desarrollo de nuestra planificación. 

Tipos de hitos del proyecto en la etapa final

• Períodos de pruebas: Completar los períodos de prueba, sobre todo en ámbitos eléctricos o electrónicos, ayuda a corroborar el correcto funcionamiento de los productos. 
• Corrección de errores: Este hito del proyecto ayuda optimizar los resultados finales, adecuándolos correctamente a los objetivos establecidos al comienzo del proyecto.

¿Cómo establecer los hitos del proyecto Recomendaciones

Establecer las dependencias

Las relaciones de dependencias son uno de los factores que más atención necesitan. Ya que de estos suelen surgir los retrasos o principales problemas, en caso de que exista una diagramación de hitos del proyecto ineficiente. 

Ubicar las causas de los retrasos externos

Al pensar en el establecimiento de hitos del proyecto, revisa todas las posibles causas externas que afecten directamente al desarrollo de las tareas. Desde fallas a proveedores hasta climas económicos desfavorables. Trate de contemplar y crear una guía de acción en respuesta a estos. 

Determinar las razones de los retrasos internos

Establezca amortiguadores de hitos de proyectos alternos, en caso de que los retrasos tengan causas internas. Como rotura de equipos, o huelgas de empleados. 

Prestar atención a los cambios del cliente

Un cambio introducido por el cliente exigirá que actualice los hitos del proyecto relacionados directamente con la modificación realizada. 

Conclusión

Hemos aprendido qué es un hito de un proyecto y cómo puede ayudarnos a mejorar nuestra gestión de proyecto. Contar con un Software de Diagrama de Gantt es una excelente idea para agilizar este proceso. Puedes revisar algunos productos como Zoho, GanttPRO, o Smartsheet en el listado de ComparaSoftware.