Qué es Kardex y por qué no es lo mismo que inventario

Saber qué es un kardex es fundamental para llevar un orden metódico en los registros de tus mercaderías. En el plano administrativo, contar con esta herramienta te permitirá sistematizar y controlar cada uno de los movimientos de tus mercancías y equipos. 

El kardex se parece bastante al inventario, pero no son lo mismo. De hecho, se complementan entre sí y por eso te explicaremos qué es el sistema kardex y para qué sirve este sistema. También te mostraremos los tipos que existen y cómo puedes hacer uno para tu área administrativa. 

Para qué sirve un kardex y por qué no es lo mismo que un inventario

Podemos dar una definición de kardex de la siguiente manera: es un formato de registro estructurado de las existencias de mercancías en un almacén o empresa. Este documento es de tipo administrativo y se crea a partir de la evaluación del inventario registrando:

• La cantidad de bienes
• El valor de medida
• El precio por unidad. 

Una vez hecho esto, se podrán clasificar los productos de acuerdo con las similitudes de sus propiedades.

Por lo tanto, un kardex no es lo mismo que un inventario. El primero se refiere al sistema de datos que controla cada elemento, una forma de contabilizarlos. Mientras que el segundo, como hemos explicado en otros artículos, son todos estos bienes tangibles a registrar, cada elemento que entra y sale del almacén de una empresa: bienes tangibles, materia prima y productos.

Kardex debe su significado al creador de este sistema: Grupo Kardex, cuyo fundador, James H. Rand, fue pionero al crear su sistema de tarjetas índice, útiles para agilizar el registro y almacenamiento de los datos de productos.

La función principal de un kardex de inventario entonces es conocer la existencia real de cada tipo de producto que maneja una empresa. El mismo brinda información detallada de cada entrada y salida que ocurre día con día, lo cual es fundamental en cualquier empresa que dependa de la gestión de su inventario. 

Mediante este sistema, la dirección cuenta con una visión panorámica del inventario de manera clara y objetiva. Significa un gran beneficio para las áreas de administración y contabilidad porque permite saber mejor cómo manejar los recursos disponibles. En el caso de los trabajadores, les da una mejor organización respecto a cada movimiento de la mercancía que se realiza.

Elementos de un Kardex

Los elementos del kardex incluyen una serie de datos que todo sistema debe tener para un correcto seguimiento de las entradas y salidas de productos. Te nombramos los más importantes:

• Fecha del movimiento.
• Detalle.
• Cantidad, valor unitario y valor total de la entrada.
• Cantidad, valor unitario y valor total de la salida.
• Cantidad, valor unitario y valor total del saldo.

Tipos de kardex

Cuando hablamos de qué es un kardex, también debemos referirnos a los tipos que existen. Otra diferencia con el inventario es que los tipos de kardex no varían tanto con relación al tipo de inventario por producto, la disponibilidad o cronología del mismo, sino en cuanto al orden de las entradas, salidas y obtención de los saldos.

Por eso, cada empresa puede optar por el formato que más le conviene y se ajusta a las características de su actividad. 

Sistema kardex con método promedio ponderado

A través de un kardex de inventario bajo el método promedio ponderado se obtiene un precio de venta más equilibrado respecto a otros métodos, porque representa un promedio de los precios que se pagaron para adquirir o construir e inventario.

Esto se debe al cálculo donde se divide el valor total del inventario de un producto entre la cantidad total existente de dicho producto. De esta forma, todos los artículos tienen el mismo precio. 

Por ejemplo, si se compran 5 unidades a $ 1.000 y posteriormente 6 a $ 800, al realizar una venta de 7 unidades, el costo de venta de esas 7 unidades será de $ 891 por el promedio calculado. 

2. Sistema kardex con PEPS

El método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) es un mecanismo de gestión de valoración de activos. Su distinción radica en que los productos más antiguos que han entrado al inventario son los prioritarios para salir del almacén. 

Por lo tanto, es ideal para productos perecederos, es decir, que tengan fecha de caducidad o tienden a deteriorarse con el tiempo. Con este sistema puedes evitar pérdidas de mercancía o amortiguar la inflación de una economía inestable.

3. Sistema kardex con UEPS

El método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) consiste en que los productos más recientes que han entrado al almacén serán los primeros que se van a vender. Por ejemplo, si se adquieren 5 unidades a $ 1.000 y luego 6 a $ 800, al momento de vender 7 unidades se deben sacar primero las últimas 6 que se compraron a $ 800 y luego la unidad faltante de las que costaron a $ 1.000.

Este formato se puede usar para artículos que no tengan fecha de caducidad o tiempo límite de vida útil, como los vinos, cuyo valor aumenta con el paso del tiempo. Significa entonces una forma de generar más utilidades. Sin embargo, debes considerar que su aplicación está restringida en varios países porque puede generar inconsistencias administrativas. 

Cómo hacer un kardex PEPS en Excel 

Antes de la digitalización, las tarjetas Kardex se elaboraban en formatos impresos, los cuales debían ser diligenciados manualmente. Obviamente, en la actualidad la mayoría de los sistemas contables tienen un kardex automatizado de acuerdo a las ventas que se realicen. 

Aunque también es posible crearlo en Excel y precisamente, es una de las formas más básicas para cuando estás comenzando a incorporar este sistema en tu contabilidad. 

Debes saber dos fórmulas básicas del programa como =SUMA y =PRODUCTO. De todas formas, te debemos la plantilla del ejercicio para que puedas ejercitar tú mismo sin problemas. A continuación, te damos algunas indicaciones de cómo hacerlo. 

1. Crea un formato para tu kardex de inventario: 

Debes crear en una hoja de cálculo un formato con las siguientes casillas: Folio, Producto, Referencia SKU, Ubicación y Método. 

Luego agregas las columnas para Fecha, Detalle, Entrada (dividida en Cantidad, Valor unitario y Valor total), Salida (dividida en Cantidad, Valor unitario y Valor total) y Saldos (dividida en Cantidad, Valor unitario y Total).

2. Llena los datos correspondientes: 

Antes de registrar los movimientos de entrada y salida, debes especificar las existencias actuales de mercancía con la fecha y en detalles la característica “Inventario inicial”. Por ejemplo, empezaste con 869 bolsas de harina a $8 cada una. El resultado sería tener la columna de la siguiente manera:

Cantidades (869) – Valor Unitario (8) – Valor Total (6952)

3. Registra la entrada de mercancía: 

Una vez que coloques los datos de entrada, toca una compra de más bolsas de harina (384) a otro precio ($7 c/u). Para obtener el valor total nuevamente debes multiplicar la Cantidad por el Valor unitario. Te quedará algo así:

Cantidades (384) – Valor Unitario (7) – Valor Total (688)

4. Calcula el saldo de entrada

Ahora se realiza una suma del inventario inicial (869), más la cantidad comprada (384), dando como resultado la Cantidad Total (153).  Luego, se suma el Valor total del inventario inicial (6952) con el Valor total de la compra (2688), obteniendo así el Saldo de entrada (9640). 

5. Registra la salida de mercancía

Aquí debes registrar las salidas o ventas de mercadería en el apartado de Salida en las filas Cantidad (500) y Valor Unitario (8). Por ejemplo, vendimos 500 bolsas de harina, por lo que extraemos esas primeras unidades del inventario inicial donde su valor era de $8. 

Para obtener el Valor total en las dos filas se multiplican ambas filas dado un total de 4000. Nos quedará la tabla de salidas de la siguiente manera:

Cantidad (500) – Valor Unitario (8) – Valor Total (4000) 

6. Obtén el saldo de salida

Por último, debes actualizar el movimiento anterior en la parte de Saldos. Se va a realizar en dos pasos, uno para cada fila. En primer lugar, a la Cantidad Actual (1253) se le resta la cantidad tomada del inventario inicial (500). Luego al Total de Saldos (9640) se le resta el Valor total del inventario inicial (6952) dando como resultado el Saldo de Salida (2688). 

Te va a quedar entonces un saldo final de la siguiente manera:

Cantidad (753) – Valor (8) – Valor Total (2688) 

Cómo hacer un Kradex sin Excel

Otra forma más sencilla de poder hacer, o más bien contar con un Kardex, es incorporar software ERP que ya integra el módulo de almacenes en su sistema y te evita todo el trabajo manual de registrar cada movimiento explicado. 

Es un tipo de software que integra en un solo sistema de planificación de recursos empresariales a través de operaciones de registro, almacenamiento e integración de datos generados por la empresa. Un ERP mantiene el inventario al día y permite conocer en todo momento qué hay y qué falta.

Programas como Odoo ERP, NetSuite, Bind y Microsoft Dynamics 365 son buenas opciones que incorporan el software de gestión de almacenes (WMS) donde puedes gestionar ingresos, ciclos de compra, hacer auditoria de inventarios, informes y controles.

Este sistema de gran utilidad si sabes usarlo bien y se adapta a las necesidades de tu negocio, saber qué es un kardex y comprender cómo se puede aprovechar al máximo hará la diferencia en tu administración.