Proceso administrativo: fases, tipos y ejemplo

Cuando una empresa desarrolla un buen proceso administrativo, está más cerca de un mejor uso de sus recursos y alcanzar sus objetivos de forma más eficiente. Al realizarse en una serie de fases, directivos, administradores o gerentes obtienen mejores insights sobre el grado de cumplimiento de las metas trazadas y cómo ayudan a la empresa a ser competitiva.

En este artículo te explicamos qué es el proceso administrativo en las empresas, sus fases, qué tipos existen y un ejemplo claro para aclarar dudas. 

Qué es el proceso administrativo

Un proceso administrativo empresarial es un flujo secuencial de pasos o etapas a seguir para la gestión de los recursos internos. Estos pasos, fases o etapas abarcan el capital humano, tecnológico y financiero de la empresa, agilizando los flujos de trabajo. 

Por lo tanto, este proceso indica cómo deben realizarse las tareas de la manera más eficiente y alineada con los objetivos de la organización. Su implementación es muy útil cuando se gestionan varios proyectos o clientes en el caso del área de ventas, sobre todo cuando estás buscando la eficiencia. 

El concepto de proceso administrativo tiene su origen en Henry Fayol (1841-1925) ingeniero francés que como ejecutivo de minas escribió su libro Administración industrial y general (1916), una de las teorías más importantes en el ámbito de la administración.

Objetivos del proceso administrativo

Como decíamos, la finalidad de implementar un procedimiento administrativo es lograr la gestión más eficaz de los recursos de la empresa. Medir el grado de eficiencia alcanzado respecto a tus metas también te servirá para obtener información clara sobre cómo se están cumpliendo los objetivos y qué aspectos se pueden mejorar. 

El incremento en la productividad es otro aspecto clave del proceso administrativo, ya que mejora la coordinación entre los miembros de tu equipo de trabajo, evitando que se atasquen los esquemas directivos. Contar con un proceso productivo bien planificado reducirá la improvisación y la toma de decisiones incorrectas para el funcionamiento de la empresa.

Fases del proceso administrativo

Otra forma de ver al proceso administrativo es como una herramienta para gestionar la actividad de la empresa, lo cual nos lleva a las fases o tipos de procesos administrativos. Cada uno de ellos está diseñado para acompañar al siguiente y obtener un resultado en cadena. De hecho, también se lo puede ver como un proceso que se repite una y otra vez, retroalimentándose.  

Planeamiento

La primera etapa del proceso administrativo es planear cómo vamos a alcanzar el objetivo trazado a partir de decisiones lógicas y coherentes con el quehacer de nuestra organización.

Por lo tanto, aquí fijamos los objetivos generales y particulares de cada sección o área para después decidir cómo alcanzarlos mediante la programación: definiendo políticas, cursos de acción y estableciendo procedimientos.

Entre las múltiples etapas de esta fase encontramos algunas como:

• Diagnóstico del presente: debemos analizar la empresa, desde dentro, y su entorno para poder evaluar su situación actual y qué es lo que necesita. 
• Fijación de objetivos: debemos definir tanto los objetivos principales como los accesorios. Estos objetivos deben ser alcanzables, coherentes, comprensibles, aceptados por todos los que participan, medibles, jerarquizados y flexibles para poder adaptarse a cambios de las circunstancias y del entorno.
• Establecer premisas: otro aspecto clave es tratar de proyectar lo que puede ocurrir, respecto de la situación de la empresa y de su entorno. Es decir, tener en cuenta las variables que no podemos controlar y pueden influir sobre la actividad de la empresa, para estar preparados.
• Definir las líneas de acción: comenzaremos por determinar cuáles son las líneas de acción posibles para alcanzar los objetivos propuestos; una vez que las conocemos analizaremos sus fortalezas y debilidades y, por último, elegiremos las más adecuadas.
• Elaborar planes derivados secundarios, pero que aporten al plan general.
• Presupuesto: es esencial cuantificar el costo de nuestro proceso administrativo para saber cuánto cuesta gestionar y poder explicar por qué es importante invertir ese dinero al rendir cuentas. 

Organización

Ahora bien, el segundo paso es fijar la estructura con la que va a operar la empresa, porque la misma va a definir las funciones y obligaciones de las personas que trabajan y colaboran en la empresa. 

La finalidad de esta fase es garantizar que se van a realizar todas las tareas necesarias para alcanzar los objetivos y serán realizadas por las personas más adecuadas para ello.

Lo mismo debe ocurrir con los medios materiales y financieros de producción, asignando todo lo necesario para cada área de la empresa. Por ejemplo, en el área de ventas, organizar bien la fuerza de ventas será la clave para cumplir con los objetivos comerciales y obtener clientes. 

Tal vez sea algo tedioso, pero es crucial registrar esta organización de manera detallada, designando personal, sus funciones y especializaciones. Como también fijar los tiempos de actuación, equipos y la división del trabajo, las jerarquías, etapas, entre otros. Aquí podemos recomendarte armar un manual de procedimiento. 

Dirección

Llegamos al momento de la práctica. La dirección es la fase donde el diseño y la organización se ponen en práctica a través de todos los demás puntos del proceso.

Los instrumentos con que cuenta la dirección son los canales de comunicación efectivos, un buen liderazgo que motive a los participantes y una correcta gestión de los medios materiales. 

Una constante revisión también es otro factor clave para poder corregir a tiempo y mejorar los flujos de trabajo. De hecho, lo mencionaremos en la siguiente fase. 

Control

Los imprevistos y errores son parte de la vida organizacional, por lo que todas las fases anteriores requieren de un control recurrente. De hecho, aquí volvemos a mencionar que si bien las fases del proceso administrativo son secuenciales, no quiere decir que cada una de ellas no tengan interrelación. 

Fallos humanos, falta de comunicación o aspectos externos pueden interrumpir nuestro proceso administrativo. Por eso es necesario vigilar cada una de las fases con atención y cada cierto tiempo. 

Para este control debemos fijar los niveles medios de producción de cada trabajador (su rendimiento en producción o ventas) y analizar los mismos en el periodo controlado. En esta medición utilizaremos:

• Establecer indicadores de productividad, de producción, ventas, calidad.
• Hacer informes de producción, contables, estadísticos.
• Comparar lo que se hace con lo planificado para hallar diferencias.
• Tomar medidas para corregir las desviaciones que afectan el rendimiento. Puede ser entrenamiento y formación de los trabajadores, cambio de métodos organizacionales, ajuste de los procedimientos, entre otras medidas.

Ejemplo de proceso administrativo

Para mejorar el rendimiento de la fuerza de ventas, se propone una capacitación de las unidades de toda la región junto con un seguimiento posterior de sus cierres de ventas. 

A continuación, te proponemos un proceso administrativo para este objetivo. 

• Planificación: se deberá diseñar el programa de capacitación, junto con la ubicación geográfica del mismo y los disertantes a cargo. Entre las múltiples decisiones encontraremos, por ejemplo, si es conveniente trasladar a las unidades de vendedores a un mismo sitio, trasladar a los capacitadores a cada ciudad o región, cuánto tiempo se ocupará y qué objetivos tendrá la misma. 
• Organización: aquí se deberá pensar en cómo distribuir los recursos, qué se necesitará para cada día de capacitación, cómo se hospedarán los capacitadores, qué necesitarán los vendedores y cómo se asignarán los lugares. 
• Dirección: en la dirección, será conveniente designar personas que se encarguen de la gestión de la capacitación y dirijan el curso de la misma. 
• Control: Una vez terminada la capacitación, será momento de evaluar si resultó efectiva para mejorar el rendimiento de los vendedores. Aquí se implementan métricas y objetivos de acuerdo con la industria, el producto o servicio que la empresa ofrezca. Hablamos de objetivos de ventas y plazos definidos, pero también de incentivos, compensaciones y comisiones que los motiven. 

Conclusión

Un correcto desarrollo del proceso administrativo en una empresa es la clave para un desempeño fluido y el manejo eficiente de los recursos. Cada fase tiene como fin elaborar un camino hacia el cumplimiento de los objetivos y evitar los errores y contratiempos propios de la desorganización.

Tanto la planificación como el control garantizan que se puedan medir los resultados obtenidos y así mejorar el proceso administrativo, direccionando a la empresa a un mejor rendimiento y una mayor competitividad.