¿Cómo optimizar o implementar la logística de compras de un restaurante? | Guía + Herramientas

Cuando los excedentes y desperdicios trastocan tus costos y tu inventario nunca parece tener suficiente de algún producto, empiezas a valorar una buena logística de compras de un restaurante.

Pero, ¿cómo implementarla? ¿O cómo optimizarla? ¿Qué herramientas utilizar? Te contamos todo en este artículo.

¿Qué es la logística de compras de un restaurante?

La logística de compras de un restaurante es el proceso mediante el cual se gestionan todas las actividades relacionadas con la adquisición de ingredientes y suministros necesarios para la operación diaria del establecimiento.

El objetivo de este proceso es:

• Garantizar la disponibilidad de productos.
• Optimizar costos.
• Reducir el desperdicio.
• Mantener la calidad.
• Mejorar la eficiencia operativa.
• Prevenir problemas de abastecimiento.

Etapas de la logística de compras de un restaurante

1 | Planifica la demanda

El primer paso en la logística de compras de un restaurante es la planificación y el pronóstico de la demanda. Este proceso de compras es fundamental para asegurar que siempre tengas los insumos necesarios sin excederte en gastos innecesarios.

Para comenzar, debes realizar un análisis detallado de la demanda. Esto implica revisar las ventas históricas para identificar patrones y tendencias.

Por ejemplo, ¿cuáles son los platos más populares en diferentes épocas del año? Puedes consultar directamente en tu punto de venta para extraer estos datos. Por ejemplo, Big Cloud POS, de XalachiSoft, permite gestionar informes regulares sobre los platos más vendidos, y los menos solicitados. Con este tipo de funciones podrás hacer una previsión más precisa.

Sin embargo, no olvides tener en cuenta los factores estacionales y eventos especiales que puedan afectar la demanda.

Una vez que tienes una comprensión clara de la demanda, procede a elaborar una política de compras. Aquí, es crucial definir un calendario de compras que considere la frecuencia de entrega de los proveedores y la duración de los productos frescos. Esto no solo te ayudará a mantener la frescura de los ingredientes, sino también a evitar el desperdicio.

2 | Gestión del inventario

¿Recuerdas la planificación de la demanda anterior? Pues será vital para esta etapa de la logística de compras de un restaurante. Ahora toca poner en orden el inventario.

En este punto, lo primordial es:

• Conservar los productos en estados óptimos.
• Garantizar que siempre haya material disponible sin excedencias, para no obstaculizar el trabajo.
• Facilitar el acceso y ubicación rápido de los productos.

Para ello, lo primero que se debe hacer es categorizar el inventario. Puedes hacerlo según el uso y la rotación. Un método clave para esta tarea es el PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), ya que mantiene la frescura de los productos y evita pérdidas por vencimiento.

También procura utilizar el monitoreo en tiempo real. Necesitarás una visión desde el punto de venta de tu negocio, puesto que te dará un panorama en tiempo real de los productos que se están utilizando, la fecha de vencimiento, el nivel de inventario, etc.

Por ejemplo, la herramienta Big Cloud POS ofrece un sistema de doble inventario, que te permite gestionar el stock en vitrinas y en bodega por separado, facilitando el traspaso entre ellos. También puedes recibir alarmas de inventario bajo al correo electrónico, lo que te permite reaccionar rápidamente y reabastecer los productos necesarios.

3 | Selecciona a los proveedores adecuados

El segundo paso crucial en la logística de compras de un restaurante es la selección de proveedores. Este proceso implica evaluar y elegir a aquellos proveedores que puedan satisfacer las necesidades específicas de tu restaurante en términos de:

• Calidad.
• Precio.
• Capacidad de abastecimiento.

En cuanto al precio, puedes comparar las tarifas de diferentes proveedores para encontrar las más competitivas. Pero asegúrate de no comprometer la calidad. Aunque ahorrar costos es importante, a veces es preferible pagar un poco más por productos de mayor calidad.

La calidad del producto no es negociable. Asegúrate de que los insumos que adquieres sean frescos y de alta calidad, ya que esto influirá en los platos que sirvas. En este sentido, puede ser útil establecer relaciones comerciales duraderas con proveedores que ya han demostrado su capacidad para entregar productos excelentes de manera constante.

Recuerda que, además, tus proveedores deben satisfacer tu demanda durante picos de actividad. Un proveedor confiable debe ser capaz de entregar los productos necesarios sin retrasos, lo cual es crucial para mantener la logística interna de un restaurante funcionando sin problemas.

4 | Ten un plan para tu excedente

El excedente es la cantidad de alimentos y bebidas que supera la demanda esperada y que puede resultar en pérdidas financieras.

¿Cómo saber cuál es mi excedente? Tendrás que calcular la tasa de desperdicio. Este indicador te muestra si estás comprando más de lo necesario. Una alta tasa de desperdicio implica que estás tirando dinero a la basura, literalmente.

Para reducir esta tasa en tu logística de compras de un restaurante, debes ajustar tus pedidos basándote en el consumo real. Pero, ten en cuenta que siempre existirán variaciones en la demanda que son difíciles de prever con exactitud.

Entonces, ¿qué hacer con los excedentes? Aquí es donde entra en juego un plan estratégico. Una opción es lanzar un menú del día que utilice los ingredientes sobrantes. Esto no solo reduce el desperdicio, sino que también puede atraer a clientes con ofertas especiales.

Otra estrategia es pedir a los camareros que recomienden platos que contengan esos ingredientes, promoviendo su consumo.

Otra idea puede ser ofrecer tu excedente en promoción con platos muy pedidos. Big Cloud POS, por ejemplo, identifica cuáles son tus productos de alta rotación y los de baja rotación de forma automática. Con cada uno de ellos, crea combos de promoción atractivos.

5 | Mantén un ojo en tu escandallo

El escandallo es una ficha técnica de cada plato donde se detallan las proporciones exactas de ingredientes y el coste total de los alimentos y bebidas utilizados.

Revisar el escandallo regularmente te permite asegurar que las proporciones de los ingredientes se respeten. Por ejemplo, si tu escandallo indica que una salsa lleva 200 cc de salsa de tomate y tienes un litro en el almacén, deberías poder preparar cinco porciones de salsa. Pero, si en la práctica preparas más o menos de esas porciones, es un indicador de que tienes un problema de calidad o un problema de costos.

¿La consecuencia? Tus pedidos a los proveedores nunca parecerán suficientes y siempre trabajarás con el estrés de escasas existencias.

6 | Haz chequeos de calidad en cada entrega

¿Qué peor que arrancar una jornada con una tanda de productos en mal estado que no puedes utilizar? Esto puede resolverse fácilmente con un pequeño ajuste de la calidad en la logística de compras de un restaurante.

El chequeo de calidad consiste en verificar el estado y la cantidad de los productos durante la recepción de pedidos, con el fin de asegurar una buena atención y servicio al cliente.

Primero, debes comprobar el estado de los alimentos y bebidas. Asegúrate de que no haya productos en mal estado, especialmente los frescos como frutas, verduras y carnes. Revisa que las latas no tengan óxido ni abolladuras. Esto no solo evita pagar por artículos deteriorados, sino que también previene problemas de contaminación cruzada e intoxicaciones alimentarias.

Además, es crucial pesar las cajas y comprobar que el volumen de los pedidos es el correcto. Esto asegura que recibas la cantidad exacta por la que estás pagando.

También es importante identificar la procedencia de los productos para facilitar la trazabilidad. Si surge algún problema, como la llegada de un lote contaminado, podrás identificar rápidamente al proveedor responsable y tomar las medidas necesarias.

7 | No dejes de revisar tus costos

En tu logística de compras de un restaurante, también debes fijar un presupuesto mensual específico para las compras de insumos. Esto incluye establecer partidas de gasto para cada categoría de productos.

El presupuesto debe revisarse semanalmente para asegurarte de que no te excedas y hacer ajustes si es necesario. Este control de costes es esencial para la gestión eficaz de la cadena de suministro de tu restaurante.

El uso de herramientas tecnológicas como Big Cloud POS puede facilitar enormemente este proceso. Big Cloud POS ofrece varias funcionalidades útiles para el control de costos.

Por ejemplo, proporciona un resumen de impuestos por cada compra, lo que te ayuda a aplicar retenciones o impuestos a los proveedores cuando sea necesario. También cuenta con un sistema de costeo promedio, que permite ajustar el precio de costo de un producto según las fluctuaciones del mercado.

Conclusión

La logística de compras en un restaurante es un proceso que, de estar bien determinado, ayuda a alcanzar los objetivos generales y específicos planteados en el plan de negocio. Sin embargo, también es cierto que requiere una gran dedicación de tiempo y análisis. Algo que suele escasear en las cocinas.

Por lo tanto, estamos frente a una de las áreas donde es vital contar con un proceso de digitalización avanzado y pulido. Los software para restaurante son una herramienta invaluable para agilizar procesos y encontrar áreas problemáticas sin optimizar.

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