Inventario cíclico: Qué es y cuáles son sus ventajas

La gestión de inventario efectiva y eficiente, ofrece una ventaja realmente grande en su planificación general, tanto de almacén como de logística, productividad y rentabilidad de negocio. Pero no todas las formas de organización de inventario funcionan igual. En este artículo conocerás el inventario cíclico, uno de los sistemas de inventario más usado por su eficiencia y productividad.

¿Qué es un inventario cíclico?

El inventario cíclico, o también denominado rotativo, puede definirse por lo que no hace: básicamente el inventario cíclico no es fijo, sino que se realiza de forma continua, repetidas veces en un año.

La cantidad de veces que se ejecute y la forma en la que este varíe dependerá de la planificación de la empresa. Y está ajustado a la entrada o no de mercancía y productos. Se puede hacer de manera mensual, bimensual, trimestral o también cuatrimestral. Para productos de gran valor, fragilidad o rareza, se puede realizar un inventario cíclico semanal.

Este tipo de inventario está destinado a mejorar la exactitud y la confiabilidad de estos sistemas. Poder tener, con cada vez mayor exactitud, el número de productos que se está manejando y que se posee. Un conteo cíclico efectuado correctamente puede llegar a alcanzar una exactitud de un 95% en cuanto al registro de las existencias. Convirtiéndose en uno de los métodos más eficaces para combatir los inventarios “fantasmas” o desactualizados.

¿Cuál es el objetivo de un inventario cíclico?

El inventario, o conteo cíclico, tiene un objetivo general y otros específicos. El objetivo general es poder tener un control cada vez más eficiente sobre los productos y mercancías de la empresa para poder tener una mayor productividad. 

La cuestión es que, para alcanzar este objetivo general, también se debe cumplir con objetivos específicos como la detección de errores, fallos y malos funcionamientos de una etapa productiva.

El inventario cíclico también se convierte en una herramienta de previsión. Ya que permite analizar el stock, realizar gráficos y comprender curvas de consumo. Esto hará que el inventario cíclico sea en sí mismo una herramienta para el aumento de la productividad de cualquier tipo de negocio.

Ventajas y desventajas de un inventario cíclico

Ventajas

• Mayor exactitud en la gestión y el control de inventarios: Debido a que el control de inventario se realiza en periodos realmente cortos, el conocimiento de la existencia en almacén es prácticamente exacta.
• Mejor productividad y rentabilidad de negocio: Una vez que se reducen los errores y se controlan de mejor manera las incidencias y existencias de nuestra mercancía, la rentabilidad aumenta. Se elimina, así, la posibilidad de perdidas de dinero debido al desconocimiento de stock, aumentando la frecuencia de venta.
• Minimización de errores en la gestión y control del almacén: Si hay productos que estén dañados, duplicados o en falta debido a razones de fuerza mayor, se podrá tener control y llevar a cabo acciones que contrarresten esto.
• Mejora en la decisión de compra: Una vez que sabemos qué existencias tenemos en el almacén, sabemos qué se debe comprar, lo que se debe vender con urgencia y las cosas que están en falta de manera crítica.
• Mejora en el servicio general: Con un inventario cíclico, podremos tener control sobre nuestro producto. Permitiendo ofrecer un servicio más eficiente.

Desventajas

Realmente lo único que se puede tomar como una desventaja es la inversión en personal de logística e inventario. Así como también el tiempo que este conlleva en comparación con un inventario anual.

Por esta razón, no todos los tipos de inventarios deben gestionarse con esta metodología, sino aquellos que requieran de un análisis periódico.

Ejemplo de inventario cíclico

Cuando se realizan inventarios cíclicos, se deben determinar primero cuáles son los productos más importantes para el negocio, utilizando el Principio de Pareto. Priorizando productos, ya sea por los que generan más ganancia o por los que son más vitales para el proceso de producción de la empresa.

Una vez que tenemos esto determinado, por ejemplo, dividido en A,B,C (otorgando una letra por orden de importancia a cada producto) se determinará la cantidad de conteos que se realizan a cada uno. Monitoreando con mayor frecuencia a los primeros y más relevantes (A) y con menor frecuencia a los demás, por orden de mérito.

Cómo hacer el conteo cíclico más simple

Realizar un inventario cíclico sostenido en el tiempo puede ser realmente algo complejo de realizar debido a las horas de trabajo y mano de obra que este requiere. Para realizar esta labor con mayor facilidad, existen los software de inventarios. Algunos de los más recomendados son: Netsuite, Multiorders, MaxPanda CMMS. Todos siendo parte de la gran familia de los ERP (Enterprise Resource System). Programas de gestión empresarial que funcionan para pymes y grandes empresas.

Estos software ofrecen gran cantidad de ventajas a la hora de gestionar un inventario cíclico. Entre ellas:

• Gestión de órdenes de trabajo, permitiendo organizar fácil y sencillamente todo tipo de comanda y pedido
• Gestión y carga de datos de distintas índoles y ámbitos.
• Priorización de productos.
• Creación de gráficos y previsión de falta de insumo.

Inventario cíclico: A modo de conclusión

Contar con un inventario cíclico en tu empresa significa poder tener un control altísimo sobre todos los productos. Ya sean productos a la venta o insumos vitales para el proceso de producción del negocio.  

El también llamado conteo cíclico se ha posicionado como el gestor de inventario más usado por algo, por su productividad y efectividad general a la hora llevar a cabo la logística y el control de un negocio. Un tipo de software que funciona para toda la logística empresarial.

Esperamos que este artículo aclare todas las dudas sobre esta gran herramienta, permitiendo que la integres en tu empresa, acompañada de su debido software.