Cómo realizar la gestión de la adquisición del proyecto en 4 pasos

Cuando nos encontramos en la planeación, un aspecto crucial es poder desarrollar la gestión de la adquisición del proyecto para conseguir los recursos y así cumplir con los objetivos establecidos.

Estos procesos se dirigen a obtener productos, servicios o resultados que exceden a los límites del proyecto en particular. Por lo tanto, conocer este concepto en profundidad te ayudará a contar con todos los recursos necesarios para mantener la fluidez en cada uno de los demás procesos.

En este artículo abordaremos todo lo que debes saber sobre la gestión de la adquisición del proyecto, su importancia y beneficios, como así también dónde debe estar documentada. Además, te daremos una guía de cuatro pasos básicos que establece la PMBOK Guide para llevar a cabo estos procesos.

¿Qué es la gestión de la adquisición del proyecto?

La gestión de la adquisición del proyecto se refiere a todos los procesos necesarios para obtener los productos, servicios o resultados que se requieren fuera del equipo del proyecto.

Es una parte integral del project management, ya que permite asegurar que todos los recursos necesarios estén disponibles en el momento adecuado y cumplan con las especificaciones requeridas.

Por lo tanto, la gestión de la adquisición del proyecto abarca el desarrollo y el mantenimiento de relaciones con terceros, tales como contratistas, proveedores y vendedores. Cuando eres jefe de proyecto, tu responsabilidad es encontrar proveedores competentes y adecuados para suministrar los productos y servicios necesarios. 

Similar a la contratación de empleados, esto implica comunicarse de manera efectiva con los proveedores, negociar términos y condiciones, y asegurarse de que todas las adquisiciones se realicen conforme al plan de gestión de adquisiciones.

Sin embargo, la adquisición no es un proceso aislado; ya que interactúa con otros procesos y áreas del proyecto, como el cronograma del proyecto en la gestión de adquisiciones, para garantizar que los recursos se obtengan a tiempo y dentro del presupuesto. Esta interacción es esencial para mantener la fluidez y la eficiencia del proyecto.

Importancia de la Gestión de Adquisiciones del Proyecto

¿Por qué es crucial aprender sobre la gestión de la adquisición del proyecto para llevar a cabo un proyecto con éxito? La respuesta radica en la necesidad de desarrollar relaciones sólidas y sostenibles con contratistas y proveedores. 

Un equipo del proyecto bien equipado y respaldado por buenos proveedores es fundamental para cumplir con los objetivos del proyecto. A través de procesos de licitación, se seleccionan los socios adecuados, ya sea para la compra de servicios o productos. Una vez seleccionados, estos socios se integran al proyecto de manera similar a como lo haría cualquier otro miembro del equipo.

La gestión de la adquisición del proyecto también implica el ciclo de vida de las adquisiciones, que abarca desde la identificación de necesidades hasta la cierre de las adquisiciones. 

Durante este ciclo, debes asegurarte de que las relaciones con los proveedores se mantengan hasta la finalización del proyecto. Esto incluye negociar y firmar contratos, gestionar las entregas y solucionar cualquier problema que surja durante la ejecución del proyecto.

La importancia de la gestión de adquisiciones del proyecto radica en su capacidad para facilitar la adquisición eficiente y efectiva de los recursos necesarios para completar un proyecto. 

Comprender y aplicar esta gestión es crucial para cualquier profesional involucrado en la dirección de proyectos, ya que permite optimizar el uso de recursos y asegurar la calidad y el cumplimiento de los plazos establecidos.

Beneficios de la Gestión de Adquisiciones

Uno de los principales beneficios de la gestión de adquisiciones es la capacidad de decidir entre comprar o hacer. Esta decisión implica determinar qué tareas serán realizadas internamente por el equipo del proyecto y cuáles serán contratadas externamente. 

A continuación, te mostramos los otros beneficios que puedes obtener al gestionar las adquisiciones:

• Optimización de Recursos: No todas las empresas tienen la capacidad de producir internamente todos los productos o servicios necesarios para un proyecto. Por ejemplo, en la industria electrónica, muchas empresas optan por adquirir placas de circuito impreso (PCB) ya ensambladas de proveedores especializados, en lugar de fabricarlas internamente. Esta estrategia permite a las empresas concentrarse en sus competencias principales y evitar la necesidad de invertir en nuevos equipos o contratar personal adicional.
• Ahorro de Tiempo y Dinero: Contratar a un proveedor externo puede ser más económico que producir internamente. Al externalizar la producción de ciertos elementos, las empresas pueden reducir los costos asociados con la mano de obra, la maquinaria, la energía y las materias primas. Además, al evitar la duplicación de esfuerzos y recursos, se puede completar el proyecto más rápidamente.
• Minimización de Riesgos: Al establecer contratos con proveedores, se pueden mitigar los riesgos asociados con la calidad y el costo de los productos y servicios adquiridos. Los contratos bien redactados especifican claramente las condiciones del contrato, incluyendo los términos y condiciones que deben cumplir ambas partes. Esto reduce la probabilidad de disputas y asegura que los productos o servicios recibidos cumplan con los estándares establecidos.

Motivos Clave para la Gestión de Adquisiciones

Existen varias razones por las que la gestión de la adquisición del proyecto es esencial para el éxito de un proyecto:

Falta de Disponibilidad de Recursos Internos

En muchos casos, el equipo del proyecto no tiene acceso a ciertos recursos necesarios para completar el proyecto. Esto puede deberse a la falta de habilidades especializadas o a la indisponibilidad de ciertos materiales. La gestión de la adquisición del proyecto permite identificar y obtener estos recursos externamente.

Condiciones Comerciales y de Plazo

A veces, las condiciones comerciales o los plazos del proyecto requieren la adquisición de recursos externos. Por ejemplo, si los plazos son ajustados, puede ser más eficiente contratar un proveedor que ya tenga la capacidad y los recursos necesarios para cumplir con el cronograma del proyecto.

Eficiencia y Enfoque

Externalizar ciertas tareas permite al equipo del proyecto concentrarse en sus competencias principales. Esto no solo mejora la eficiencia del proyecto, sino que también permite un enfoque más especializado en las áreas críticas del mismo.

La Necesidad de Elaborar un Plan de Gestión de Adquisiciones del Proyecto

El plan de gestión de adquisiciones del proyecto es un documento esencial que define cómo el equipo del proyecto adquirirá bienes y servicios de fuentes externas. Este plan es fundamental para asegurar que todas las adquisiciones se realicen de manera ordenada y eficiente, alineadas con los objetivos y cronograma del proyecto. 

Un plan de gestión de adquisiciones eficaz debe incluir varias directrices esenciales que cubren todos los aspectos del proceso de adquisición:

• Tipos de Contratos Utilizados: Especificar los tipos de contratos que se utilizarán para las adquisiciones es crucial. Esto puede incluir contratos de precio fijo, reembolsables, o de tiempo y materiales.
• Gestión de Riesgos: El plan debe detallar cómo se gestionarán los riesgos asociados con las adquisiciones. Es decir, identificar posibles riesgos, evaluar su impacto y planificar estrategias de mitigación.
• Acciones del Equipo de Dirección del Proyecto: En caso de que la empresa disponga de un departamento de compras, el plan debe describir las acciones que el equipo de dirección del proyecto puede implementar de manera unilateral.
• Gestión de Proveedores: Una parte crítica del plan es la gestión de los distintos proveedores, lo que incluye la selección, evaluación y monitoreo de su desempeño.
• Coordinación con Otros Aspectos del Proyecto: Las adquisiciones deben estar bien coordinadas con otros aspectos del proyecto, especialmente con el cronograma del proyecto en la gestión de adquisiciones.
• Restricciones y Supuestos: Es fundamental identificar cualquier restricción o supuesto que pueda afectar las adquisiciones planificadas, asegurando que se tomen en cuenta en la planificación general del proyecto.
• Gestión de Plazos y Fechas Programadas: El plan debe incluir la gestión de los plazos para comprar determinados elementos y su coordinación con el cronograma del proyecto. Esto incluye determinar las fechas programadas para los entregables en cada contrato y su coordinación con los procesos y controles del cronograma.
• Métricas de Adquisiciones: Definir las métricas que se emplearán para gestionar contratos y evaluar proveedores es crucial para asegurar la calidad y el cumplimiento de los términos del contrato.

Pasos Recomendados para la Gestión de la Contratación de un Proyecto

La gestión de la adquisición de un proyecto es una tarea compleja que involucra una serie de pasos críticos para asegurar el éxito de las adquisiciones y la relación con los proveedores.

El PMBOK Guide establece cuatro pasos clave para la gestión de adquisiciones, que deben ser integrados en el plan de gestión de adquisiciones del proyecto:

1. Planificación de la Gestión de Adquisiciones

La planificación es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. Este paso implica documentar las decisiones de compra del proyecto, especificando lo que se adquirirá y enumerando los posibles proveedores. Un enfoque sistemático en esta etapa incluye:

• Identificación de Necesidades: Definir los recursos necesarios para la ejecución del proyecto.
• Evaluación de Proveedores: Seleccionar proveedores basándose en su capacidad para cumplir con los requisitos del proyecto.
• Presupuesto y Condiciones: Establecer un presupuesto detallado y definir los términos y condiciones del contrato.
• Cronograma: Coordinar las adquisiciones con el cronograma del proyecto para asegurar que los recursos estén disponibles cuando se necesiten.
• Riesgos y Supuestos: Identificar posibles riesgos y su impacto en las adquisiciones, así como cualquier supuesto que podría afectar el plan.
• Métricas de Evaluación: Definir las métricas que se utilizarán para evaluar el desempeño de los proveedores y gestionar los contratos.

Una herramienta útil para esta fase es el método 5W2H, que ayuda a estructurar el análisis y registro de las adquisiciones planificadas:

• What? ¿Qué adquirir?
• Why? ¿Por qué adquirir y no hacer?
• When? ¿Cuándo será necesaria la adquisición?
• Where? ¿Dónde se utilizará?
• Who? ¿Quiénes son los responsables?
• How? ¿Cómo se realizará la compra (tipo de contrato)?
• How much? ¿Cuál es el costo estimado?

2. Realización de las Adquisiciones

Una vez que la planificación está completa, el siguiente paso es efectuar las adquisiciones. Este proceso involucra:

• Solicitud de Propuestas: Enviar solicitudes a los proveedores. Dependiendo de la complejidad del producto o servicio, se puede utilizar una RFQ (Request for Quotation) para elementos de baja complejidad, o una RFP (Request for Proposal) para adquisiciones más complejas.
• Evaluación de Propuestas: Utilizar criterios de selección establecidos en la fase de planificación para evaluar las respuestas de los proveedores.
• Negociación y Contratación: Negociar los términos del contrato y formalizar el acuerdo. Es crucial revisar todos los términos y asegurarse de que tanto el proveedor como la organización están de acuerdo antes de firmar.

3. Control y Gestión de Adquisiciones

El control y la gestión de la adquisición del proyecto aseguran que los productos o servicios adquiridos cumplan con los requisitos establecidos. Este proceso incluye:

• Monitoreo del Desempeño: Supervisar el cumplimiento del proveedor con respecto a los términos del contrato.
• Inspección y Auditoría: Realizar inspecciones regulares y auditorías para verificar que los entregables cumplen con los estándares de calidad y el alcance definido.
• Gestión de Cambios: Implementar procedimientos para la gestión de cambios en el contrato, asegurando que cualquier modificación sea documentada y aprobada.
• Actualización y Comunicación: Mantener una comunicación constante con los proveedores y actualizar los contratos según sea necesario para reflejar cualquier cambio en los requisitos del proyecto.

4. Cierre de las Adquisiciones

El último paso en la gestión de la adquisión del proyecto es cerrar las adquisiciones de manera adecuada. Este proceso implica:

• Revisión Final: Asegurarse de que todos los entregables han sido recibidos y cumplen con los requisitos del contrato.
• Liquidación de Pagos: Realizar los pagos finales y resolver cualquier asunto pendiente.
• Documentación: Documentar el cierre del contrato y archivar toda la documentación relevante para referencia futura.
• Evaluación del Desempeño: Evaluar el desempeño del proveedor y proporcionar retroalimentación para futuras oportunidades de mejora.

Siguiendo esta guía exhaustiva, los gestores de proyectos pueden asegurar que las adquisiciones se realicen de manera eficiente y efectiva, minimizando riesgos y maximizando el éxito del proyecto.

Acciones Posteriores a la Adjudicación del Contrato

Una vez adjudicado el contrato a un proveedor, es crucial llevar a cabo una serie de acciones para controlar y asegurar el desarrollo del producto o servicio:

• Control de Cambios Solicitados: Este proceso incluye la gestión de cualquier modificación al contrato. Deben existir procedimientos claros para la aceptación de cambios y métodos para la resolución de disputas.
• Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones: Evaluar el avance del proveedor en términos de alcance y calidad es esencial para asegurar que los productos o servicios entregados cumplen con las expectativas y requisitos del proyecto.

Conclusión

La gestión de la adquisición del proyecto es una función vital que asegura que tu proyecto tenga los recursos necesarios para su éxito. Como líder de proyecto, tu capacidad para gestionar las adquisiciones de manera efectiva puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno fallido. 

La clave está en desarrollar y mantener relaciones sólidas con proveedores, gestionar los contratos de manera diligente y asegurar que todas las adquisiciones se realicen conforme al plan y cronograma establecidos. En este sentido, contar con herramientas digitales como un software de gestión de proyectos te permitirá organizar cada una de esas adquisiciones, hacer un seguimiento de cada proyecto y obtener análisis personalizados.

Por último, complementar todo esto con una estrategia efectiva de adquisición te permitirá contribuir al éxito general del proyecto al garantizar que todos los componentes necesarios estén disponibles a tiempo y cumplan con los estándares de calidad requeridos.