4 Ejemplos de Kanban para Proyectos en Equipo

Un tablero Kanban puede ser muy diferente, según el flujo de trabajo de cada organización. En este artículo, veremos ejemplos de Kanban para equipos con tiempos, tareas y rutinas distintas.

Ya sea que tengas un proyecto empresarial, educativo o social, existe una forma ideal para configurar tu tablero Kanban. Con estos ejemplos, tendrás una idea más clara de cómo hacer las cosas.

Kanban: ejemplos para cada tipo de proyecto

Personalizar el tablero correctamente, dependerá de las necesidades del equipo y de los puntos clave de tu proyecto. Analizaremos 4 ejemplos de organizaciones, con flujos de trabajo diversos.

Proyecto educativo

Para este tipo de proyecto, deberás guiarte por una división de tablero basada en el Tiempo.

Según la etapa en la que estés, puedes optar por ejemplos Kanban basados en una división “día a día” o por “ciclos”. Este sería un diseño que puedes compartir con tus alumnos para dar un seguimiento a su progreso.

Si el proyecto hace parte de una planificación a largo plazo, un diseño en columnas divididas en periodos mensuales, trimestrales o semestrales (según el caso), será la organización ideal.

Suponiendo que el objetivo general es dictar un curso de piano, puedes dividir el tablero en contenidos generales o ciclos. Por ejemplo:

• Primera Semana: Introducción al lenguaje musical.
• Segunda Semana: Posiciones básicas en el instrumento.
• Tercera Semana: Práctica de canciones básicas.

Esta es una excelente forma de visualizar la evolución estratégica de todo el año escolar, considerando los objetivos generales del proyecto.

También puedes diseñar un tablero para tareas pequeñas del “día a día” con un sistema básico de tres columnas Kanban:

1. Por hacer
2. En Progreso
3. Terminado

El software Kanbanize permite diseñar tableros con plantillas diferentes, en este caso se muestra un ejemplo Kanban básico.

Proyecto empresarial

Si bien todo proyecto empresarial tendrá detalles únicos, un buen ejemplo Kanban para gestionar proyectos de este tipo consiste en habilitar cinco columnas:

• Equipos. En la columna de Equipos o Teams puedes armar una lista de los participantes del proyecto, dividiéndolos por grupo o área de trabajo. Este tipo de estructura Kanban hace muy sencillo obtener una visión general de todo lo que tu proyecto necesaria para salir bien. Luego, puedes designar un líder para cada equipo, que se encargará de mantener actualizado el estado del proyecto e informar los acontecimientos generales.
• Por hacer. La segunda columna listará las tarjetas kanban correspondientes a tareas por hacer (Up Next, en inglés).
• Proyectos en curso. La lista de Proyectos Actuales o Current Projects tendrá una tarjeta para cada proyecto activo. La descripción de cada tarjeta de proyecto incluirá enlaces a canales de chat o una minuta de los eventos más importantes.
• Proyectos completados. A medida que los proyectos culminen, se trasladarán a la columna Proyectos Completados o Completed Projects, donde podrán conservarse por un tiempo antes de ser archivados.
• Reconocimientos. Un espacio para aplaudir el buen trabajo del equipo.

Proyecto tecnológico

Sin duda que los proyectos de innovación y tecnología son cada vez más significativos dentro de los planes de desarrollo de un negocio.

Si te has propuesto objetivos de creación, innovación o modificación de un producto o proceso tecnológico, puedes optar por el siguiente ejemplo Kanban, ideal para esta clase de proyectos:

Como puedes ver, el flujo de trabajo se divide en las etapas básicas que debe recorrer un equipo de trabajo tecnológico.

Se parte de una columna de Backlog, donde suelen incluirse todos los objetivos del proyecto, y una vez se inicia con el cumplimiento del objetivo principal comienzan a desplazarse las tarjetas.

El orden secuencial vendría a ser:

1. Diseño: cada tarjeta listada en el Backlog, y que tenga prioridad, pasará a diseño.
2. Desarrollo o Doing: cuando las especificaciones de diseño están listas, se pasa la tarjeta a la columna de Desarrollo.
3. Revisión de código: etapa exclusiva para proyectos de desarrollo de software donde se pone a prueba el código o estructura del programa y se efectúan los cambios necesarios.
4. Prueba e implementación: esta columna refiere el testeo final del desarrollo tecnológico. De aprobarse, la tarjeta pasa a la última columna para dar fin con éxito al proyecto.

Proyecto social

Un ejemplo Kanban muy particular es la estructura de tableros para proyectos relacionados con bienestar comunitario y desarrollo social.

En estos casos, suelen integrarse equipos de distintas disciplinas que no siempre comparten estándares y procedimientos.

Imaginemos que el proyecto pretende construir una bolsa de trabajo local en una comunidad con alta tasa de desempleo.

Podríamos organizar equipos con objetivos y marcos de referencia distintos si la arquitectura Kanban seleccionada es la indicada:

1. El equipo encargado de la digitalización, por ejemplo, contaría con expertos en software.
2. Los encargados de recolectar los datos de los miembros de la comunidad y comunicarse con las empresas serían sociólogos y comunicadores.
3. El equipo que analizará los datos estaría conformado por políticos y gestores sociales.

Como cada equipo tiene objetivos diferentes, es buena idea identificarlos con un color específico.

Este es un ejemplo de Kanban inspirado en los proyectos sociales de UNICEF. Observa cómo cada comunidad es asignada a líderes de equipo y, a su vez, se establecen métodos de intervención marcando las tarjetas con etiquetas de colores.

Conclusiones

Muchos equipos deciden visualizar proyectos haciendo uso de un tablero Kanban, pero no todos comprenden que un diseño personalizado puede hacer la diferencia.

Hay que elegir las herramientas correctas. Recuerda que si el tablero no refleja los detalles y flujo específico del proyecto, pasa a ser una pérdida de tiempo trabajar con él.