Corte de inventario: ¿por qué hacerlo y cómo registrarlo?

Las empresas que manejan grandes cantidades de productos necesitan realizan de vez en cuando lo que se conoce como corte de inventario. Esta práctica es un paso muy importante en la administración de inventarios, ya que permite identificar y corregir discrepancias entre las existencias físicas y los registros.

En este artículo, vamos a detallar la importancia del corte de inventario, por qué debes hacerlo periódicamente y cómo llevarlo a cabo tanto de manera física como en tu software de inventarios.

¿Qué es el corte de inventario?

El corte de inventario es un proceso crucial dentro de la administración de inventarios. Este procedimiento implica la realización de un recuento exhaustivo y detallado de todos los productos físicos en stock de una empresa. 

La finalidad es comparar la cantidad de artículos físicamente presentes con los registros mantenidos en los sistemas de inventario, con el objetivo de identificar y corregir cualquier discrepancia que pueda existir.

Para qué sirve el corte de inventario físico

El propósito principal del corte de inventario es asegurar la exactitud y la integridad de los registros de inventario. Este proceso permite a las empresas mantener un control riguroso sobre sus existencias, asegurando que las cantidades reportadas en los sistemas coincidan con las cantidades reales en el almacén. 

Este punto es esencial para la toma de decisiones informadas y precisas en la gestión de la cadena de suministro. De hecho, uno de esos aspectos se vincula con las políticas de compras y la reposición de stock, evitando tanto el exceso como la falta de inventario.

Además, ayuda a mantener la calidad de los productos almacenados, detectando productos dañados o caducados que deben ser retirados. Finalmente, contribuye a la elaboración de informes financieros precisos, esenciales para evaluar el desempeño financiero de la empresa.

El corte de inventario en la administración del inventario

Dentro del marco de la administración del inventario, el corte de inventario físico es una actividad periódica y planificada que forma parte de un sistema integral de control de inventarios. 

La administración del inventario incluye una serie de prácticas y procesos destinados a supervisar y gestionar el flujo de productos desde los proveedores hasta los clientes. El corte de inventario se encuadra como una herramienta de control interno que asegura que todos los otros procesos relacionados con el inventario (como la recepción, almacenamiento, y despacho de mercancías) se realicen de manera eficiente y precisa.

Esta práctica puede realizarse en diferentes momentos y bajo diferentes circunstancias:

• Periódicamente: En intervalos regulares, como mensualmente, trimestralmente o anualmente.
• Cíclicamente: Por secciones del inventario en diferentes momentos para minimizar la interrupción de las operaciones.
• En eventos específicos: Como auditorías, cierres fiscales, o cuando se detectan discrepancias significativas en los registros.

Importancia de hacer el corte de inventario

El corte de inventario es una práctica esencial para cualquier negocio que maneje productos físicos, especialmente en sectores como la manufactura, la logística y otros servicios donde el uso de almacenes es crítico. 

Este proceso no solo garantiza la exactitud de los registros de inventario, sino que también proporciona una serie de beneficios que mejoran la gestión operativa y estratégica de la empresa.

Identificación y corrección de discrepancias

Realizar un corte de inventario físico permite identificar y corregir discrepancias entre los registros de inventario y los productos reales en stock. Las discrepancias pueden surgir debido a errores de registro, pérdidas, daños, o incluso robos. Detectar estas discrepancias a tiempo ayuda a:

• Corregir errores: Ajustar los registros para que reflejen con precisión la realidad del inventario.
• Evitar pérdidas financieras: Reducir los costos asociados con errores de inventario, como la sobrecompra o la falta de stock crítico.

Optimización del inventario

Contar físicamente los artículos ofrece una visión clara y actualizada de los productos disponibles y sus cantidades. Esto facilita la toma de decisiones estratégicas en la gestión del inventario, permitiendo:

• Planificación eficiente:Determinar qué productos necesitan ser reabastecidos y cuáles están en exceso.
• Mejora en la rotación de inventarios: Asegurar que los productos se muevan eficientemente, reduciendo el riesgo de obsolescencia.

Prevención de robos y pérdidas

Un recuento exhaustivo del inventario físico ayuda a detectar robos o pérdidas internas. Al identificar rápidamente estas situaciones, la empresa puede implementar medidas preventivas, como mejorar la seguridad del almacén o ajustar los controles internos, para minimizar estos riesgos en el futuro.

Actualización y precisión de registros

Reconciliar las discrepancias encontradas durante el corte de inventario físico permite actualizar los registros y sistemas de inventario. Mantener registros precisos es crucial para:

• Mejorar la confiabilidad de la información: Asegurar que los datos del inventario sean exactos y confiables para la toma de decisiones.
• Facilitar la auditoría y el cumplimiento normativo: Proporcionar información precisa para auditorías internas y externas, cumpliendo con las normativas contables y fiscales.

Integración del inventario físico al software de inventarios

La transición del inventario físico a un software ERP resulta un paso vital para las empresas manufactureras y de logística. Este proceso implica la digitalización y actualización de los datos de inventario en tiempo real, por lo que un corte tanto físico como digital es un paso necesario en cada instancia.

Por lo tanto, no dudes en utilizar un software de inventarios para realizar esta práctica, ya que te evitará problemas y podrás identificar más rápidamente las discrepancias. Programas como Bind ERP, Novacaja y NetSuite Retail son muy recomendados y cuentan con sistemas integrados que te permiten compaginar tus inventarios con el resto de los procesos empresariales.

Esto es especialmente útil en empresas manufactureras y de logística, donde el uso de almacenes es clave. Aquí, la implementación de un corte de inventario físico regular y su posterior integración al software de inventarios es fundamental. 

Estos sectores suelen manejar grandes volúmenes de productos y requieren una gestión precisa para mantener la eficiencia operativa y satisfacer las demandas del mercado.

Finalmente, el mejor momento para realizar un corte de inventario físico es cuando la actividad del negocio es más baja. Por ejemplo, durante los fines de semana o días festivos. Esto minimiza el impacto en las operaciones diarias y permite un recuento más preciso y ordenado.

Cómo hacer un corte de inventario en un software de inventarios 

El uso de software de inventarios facilita y automatiza muchos aspectos del corte de inventario, haciéndolo más eficiente y preciso. Sin embargo, te recomendamos tener en cuenta algunos aspectos previos antes de llevar a cabo este proceso.

La planificación es la base de un corte de inventario eficiente. Como ya te mencionamos, elegir una fecha en momentos de baja actividad del negocio es lo ideal. Además, considera la preparación un aliado, comunícate con tus colegas y prepara el área de trabajo por si es necesario acceder al inventario físico.

Por último, asegúrate de contar con personal de confianza, restringe el acceso a las áreas de almacenamiento y utiliza sistemas de vigilancia para monitorear cualquier incidencia o anomalía detectada. Estos pasos ayudan a prevenir robos y garantizar la integridad del inventario.

Ahora bien, teniendo en cuenta todo lo anterior, te explicamos cómo hacer un corte de inventario paso a paso:

Generar un nuevo corte

1. Acceso al módulo de inventarios:

• Desde la pantalla principal del software, accede a la pestaña de [Almacén] o [Inventarios].
• Selecciona la opción de [Corte de almacén para Ajuste de Inventario].

2. Iniciar un nuevo corte

• Presiona el botón [Nuevo Corte].
• Define los parámetros del corte, incluyendo:
• Fecha del corte.
• Nombre de la tabla para identificar el corte (por ejemplo, SEP2021).
• Configuración de ventas en espera y ventas en POS sin facturar.

3. Definir artículos a incluir

Selecciona los artículos del inventario que serán incluidos en el corte. Es recomendable incluir todos los artículos para tener una visión completa y precisa del inventario.

Captura del inventario físico

1. Registro del inventario físico

• El sistema generará una copia idéntica del inventario actual con costos y existencias actuales, y una columna llamada INVENTARIO FÍSICO para capturar el nuevo inventario.
• Registra el inventario físico de cada artículo. Es importante no realizar ventas o movimientos de almacén durante el conteo y captura, a menos que se descuenten manualmente de esta captura.

2. Automatización del proceso

Utiliza herramientas como listas Hand Held o archivos de texto provenientes de hojas electrónicas para alimentar el inventario físico en el sistema.

Reconciliación y ajustes

1. Cálculo del corte

Al finalizar la captura, presiona el botón [Calcular Corte]. El sistema calculará los movimientos necesarios para ajustar el inventario, generando columnas de entrada y salida para ajustar las existencias.

2. Revisión y confirmación

Revisa los ajustes sugeridos por el sistema y confirma las entradas y salidas de almacén necesarias para equilibrar el inventario.

Finalización del corte

1. Actualización de registros

• Una vez confirmado el corte, el sistema actualizará automáticamente los registros de inventario, reflejando las cantidades correctas.
• Asegúrate de realizar un respaldo antes de proceder y actualiza el sistema con la versión más reciente.

2. Seguridad y permisos

• Este procedimiento debe ser llevado a cabo por usuarios con derechos avanzados y nivel de seguridad adecuado.
• Toma medidas de seguridad adicionales para proteger los datos durante el proceso de ajuste.

Conclusión

El corte de inventario es una práctica fundamental que asegura la exactitud de los registros de inventario, apoya la toma de decisiones estratégicas, y mantiene la integridad operativa de una empresa. 

Como hemos visto a lo largo del artículo, este proceso también fortalece los sistemas de control y mejora la eficiencia en la administración de inventarios.

Por eso, llevar a cabo el corte de inventario en un software apropiado permite mantener la precisión y eficiencia en la gestión de inventarios. El uso de un software de inventarios automatiza y facilita la actualización de registros, optimizando la gestión del inventario y mejorando la toma de decisiones estratégicas.