Cómo hacer una cotización: datos a tener en cuenta

Tanto para profesionales independientes como para empresas, es muy importante saber cómo hacer una cotización. Todas las personas, en algún momento han tenido que realizar una para ponerle precio a un producto o servicio. 

A muchos trabajadores freelance les ha pasado el no saber cuánto cobrar por sus servicios o cómo comunicarlo a sus clientes. Elaborar correctamente y hacer tus cotizaciones atractivas puede ayudar a concretar el trato con el cliente.

Puede resultar un tanto engorroso, porque no es solamente poner un número, hay otros datos a tener en cuenta. En esta nota te contamos todo lo que necesitas saber para armar una buena cotización. 

¿Qué es una cotización?

Partamos de la base, cotizar algo es, básicamente, ponerle precio.

Una cotización es un documento que se emite en el ámbito comercial para informar a un posible cliente sobre el precio de un producto o servicio.

Esta herramienta es fundamental en el proceso de venta, ya que permite a los clientes comparar precios y tomar decisiones informadas sobre si están dispuestos a adquirir los bienes o servicios ofrecidos.

La cotización implica una oferta formal de precios y condiciones de venta, que puede ser aceptada o rechazada por el cliente. 

En este sentido, es importante que la cotización sea clara y detallada, de modo que el cliente pueda entender qué incluye y qué no incluye el precio, así como las condiciones de pago, plazo de entrega, garantías, entre otros detalles relevantes.

Cotización y presupuesto, ¿son lo mismo? 

Si bien cotización y presupuesto son dos términos muy similares y relacionados, no tienen el mismo significado. Muchas veces en la calle el cliente pide un ‘presupuesto’, cuando en realidad quiere pedir una ‘cotización’.

Ya comentamos que una cotización es un documento formal que se le entrega al cliente, que simboliza un compromiso por parte del vendedor. Se detallan valores, condiciones y demás cláusulas y datos que le sirvan al comprador para tomar una decisión. 

Ahora bien, la palabra presupuesto es utilizada muchas veces para pedir precio sobre un producto o servicio, pero tiene otro significado.

El presupuesto es un documento interno que se elabora en una empresa para planificar y controlar los gastos y los ingresos. Es una estimación financiera de los costos y los ingresos esperados para un determinado período.

Su principal función es establecer objetivos, planificar estrategias, asignar recursos y evaluar el rendimiento de la empresa. El presupuesto es una herramienta de gestión financiera que ayuda a la empresa a planificar su actividad y controlar su liquidez.

Beneficios de hacer cotizaciones

La cotización es una herramienta importante para cualquier profesional o comercio, ya que les permite presentar una oferta formal y detallada de sus productos o servicios a los clientes. Algunos de los beneficios que trae realizar cotizaciones son:

1. Permite establecer precios justos: La cotización es una herramienta útil para establecer un precio justo y competitivo para el producto o servicio ofrecido. El profesional o comercio puede analizar los costos y los gastos asociados con el producto o servicio y fijar un precio que les permita obtener un margen de beneficio adecuado.
2. Facilita la toma de decisiones de compra del cliente: El cliente puede comparar las cotizaciones de diferentes proveedores y elegir la oferta que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto. Al proporcionar una cotización detallada y clara, el profesional o comercio puede ayudar al cliente a tomar una decisión informada de compra.
3. Genera confianza y profesionalismo: Al emitir una cotización detallada y clara, el profesional o comercio demuestra su compromiso con el cliente y su profesionalismo. Esto puede generar confianza en el cliente y mejorar la imagen de la empresa.
4. Ayuda a evitar malentendidos: La cotización detallada y clara puede ayudar a evitar malentendidos entre el profesional o comercio y el cliente. Al presentar todos los detalles relevantes, se reduce el riesgo de confusiones o reclamos posteriores.
5. Facilita la gestión de pedidos y entregas: La cotización también puede incluir detalles sobre el plazo de entrega, las condiciones de pago, las garantías y otros aspectos relevantes. Esto puede facilitar la gestión de los pedidos y las entregas, así como reducir el riesgo de problemas posteriores.

La cotización puede ser el inicio de un nuevo trabajo o proyecto. Dentro de lo que se conoce como “Gestión de Proyectos”, existen diversas herramientas de gestión ‘ágil’ que te permitirán organizarte de manera más eficiente.

¿Qué datos incluir en una cotización?

Para crear una cotización que demuestre una buena imagen como profesional y que inspire confianza en el cliente, no pueden faltar los siguientes elementos:

• Datos del cliente: Identificarlo con nombre y apellido, o razón social, de ser una empresa, permite conocer un poco más con quién estamos tratando. A quién estamos ofreciendo nuestro producto o servicio.
• Datos de la empresa: Un buen membrete es muy necesario para dar una buena impresión. Todos los datos de nuestra empresa, o los nuestros propios de ser profesionales independientes. No pueden faltar nombre, sitio web, medios de contacto.
• Concepto: Aquí entra el detalle de la cotización. Qué es lo que queremos venderle al cliente. Además, también se detallan aquí condiciones del servicio, plazos previstos, entre otros datos relevantes.
• Valores: El momento de poner un precio. Tiene que ser claramente identificable y no puede haber confusiones. Se recomienda redactarlo aparte del concepto y otros datos. 
• Método de pago: Es el momento de dejar en claro al cliente cómo aceptamos la retribución por nuestro producto o servicio, si es en efectivo, o de otra forma. También se recomienda que sea lo más claro posible para evitar malos entendidos.
• Plazos de entrega: Esta parte es importante aclararla tanto si se trata de un producto, como de un servicio. Si existen etapas y distintos plazos dentro del paquete, especificarlos. 
• Información adicional: Cualquier dato aclaratorio es importante colocarlo, tanto para beneficio del cliente como también, para evitar confusiones.

Características principales

Ahora que ya conocemos qué datos no pueden faltar a la hora de hacer una cotización, vale recordar las características más importantes de una cotización:

1. Claridad: la cotización debe ser clara y fácil de entender, con una descripción detallada de los productos o servicios ofrecidos y los costos asociados.
2. Personalización: la cotización debe ser personalizada según las necesidades del cliente, y debe incluir detalles específicos sobre el producto o servicio que se desea cotizar.
3. Precisión: la cotización debe ser precisa y estar basada en una estimación realista de los costos y gastos asociados con la producción, distribución y venta del producto o servicio.
4. Profesionalismo: la cotización debe ser presentada de manera profesional, con un diseño limpio y atractivo que refleje la imagen de la empresa.

Conclusiones

En resumen, una cotización es un documento fundamental en el proceso de venta. Esto permite a las empresas informar a los clientes sobre el precio de sus productos o servicios.

Hacer una cotización implica elaborar un presupuesto detallado y presentarlo de manera clara y fácil de entender. Una buena cotización, simple, entendible, profesional, puede mejorar tu imagen o la de tu negocio, y ayudarte a cerrar una venta.

Como parte del proceso de ventas, la cotización puede ser el principio de un nuevo proyecto, de un nuevo trabajo. Es por esto que siempre es útil contar en tu negocio con software de gestión de proyectos. Algunos de los más utilizados son Monday.com, Oracle Primavera y Smartsheet.