Balance general: tipos y ejemplos para entender cómo se elabora

Cuando una empresa realiza una actividad económica, sus operaciones cambian constantemente la situación financiera. Por eso, hacer un balance general es fundamental para poder tomar decisiones adecuadas, como endeudarse, adquirir nuevos activos o extender el plazo de sus obligaciones. 

En este artículo te explicamos qué es un balance general, cómo se compone, para qué sirve y ejemplos. Sabemos que los conceptos contables son algo tediosos de entender, pero no te preocupes. Te llevaremos por el camino de lo sencillo para que comprendas fácilmente por qué es importante conocer cuáles son tus activos y pasivos, y cómo afectan a tu patrimonio neto. 

Si quieres ver el paso a paso para elaborar una hoja de balance, sigue este enlace.

Qué es un balance general 

Un balance general o también llamado situación de empresa es justamente documento contable financiero que indica cuál es la situación económica y patrimonial de la misma en una fecha determinada. 

Esto se debe a que toda empresa que realiza una actividad económica realiza operaciones que afectan directamente a los recursos que maneja, aumentándolos o reduciéndolos.

Es decir, en el balance general de una empresa se refleja el patrimonio de la misma y en un momento determinado. Por lo tanto, podemos decir que se otorga información estática de sus bienes, derechos y obligaciones. 

Para qué sirve el balance general

El balance general se confecciona periódicamente, ya que sirve para conocer el impacto en la salud financiera de la organización. De esta manera, se detallan los activos, pasivos y capital o patrimonio neto de la compañía en un momento concreto. Con estos datos, es posible analizar diferentes aspectos para la toma de decisiones. 

Por ejemplo, algunas de esas decisiones pueden tener que ver con la situación de liquidez o capacidad de pago, es decir, si la empresa puede cumplir con sus obligaciones financieras en determinado momento. O en otro caso, el endeudamiento, nos dirá si es inteligente endeudarse, si la situación financiera es compleja o saludable.

Por último,sirve para tomar decisiones sobre la capitalización o solvencia de los recursos propios de la compañía, que permite continuar con la actividad económica y cumplir sus obligaciones. 

Activo, pasivo y patrimonio neto

Tres conceptos claves que ya hemos mencionado hasta aquí son el activo, el pasivo y el patrimonio neto. ¿Por qué? Porque justamente se reflejan en ese balance general para dar cuenta de la situación financiera de la compañía. Vamos a verlos uno por uno.

El activo está constituido por bienes y derechos. Los bienes se refieren a cosas tangibles como la maquinaria, el mobiliario, los equipos informáticos, los materiales o los inmuebles (activos fijos). Pero también encontramos elementos intangibles como, por ejemplo, una patente de marca, licencias de software o su fondo de comercio, en su caso. 

Por otra parte, por derechos se entiende todo aquello que una empresa puede convertir en dinero. Aquí hablamos por ejemplo de facturas por cobrar, cheques, deudas a favor, entre otros derechos. Por último, agregamos por supuesto el efectivo disponible (activo circulante).

Por otra parte, el pasivo y el patrimonio neto ofrecen información sobre cómo se financia el activo de la compañía. La diferencia radica en que el patrimonio neto está constituido por los fondos propios de la entidad. Aquí podemos mencionar al capital (aportaciones de sus socios, accionistas o partícipes), reservas, resultados de la actividad no distribuidos, etc. Son fondos que la compañía no debe devolver. 

Por su parte, el pasivo está formado por las obligaciones y deudas a corto y largo plazo. Son también fondos de la empresa, pero en este caso no le pertenecen, y, por lo tanto, deberá devolverlos en algún momento de sus ejercicios económicos. 

Tipos de balance general

Los balances generales pueden ser diferentes según su finalidad. Aquí te mostramos cuatro tipos que pueden servirte dependiendo de las características de tu compañía. 

1. Balance general comparativo

Este tipo de balance evalúa cómo fue evolucionando el negocio al compararlo con otros años contables anteriores. 

Aquí es ideal contar, por supuesto, con un historial financiero que permita observar las diferencias o similitudes. De modo que podrás identificar si ha aumentado o disminuido el rendimiento de la empresa o qué ha sucedido para que ello cambie. 

2. Balance general consolidado

Este balance es utilizado por empresas con diferentes filiales para generar un balance general único. Es decir, que aquellas compañías con varias sucursales son quienes pueden aprovecharlo al máximo, si tu negocio es una filial única, no será tan útil.

Por lo tanto, es conveniente que este tipo de balance se confeccione en un solo documento u hoja de cálculo, que contemple en cada hoja a todas las subsidiarias. De esta forma, podrás determinar la situación general de la empresa en cuanto a activos, pasivos y patrimonio. 

3. Balance general estimativo

El balance general estimativo se elabora con datos preliminares para después verificarlos con la versión final. Queremos decir que las cifras de estos documentos están determinadas por supuestos, y sujetas, por lo tanto, a correcciones.

Se utiliza entonces para realizar una aproximación de los resultados a obtener al término de un periodo económico. Con esta información, las empresas pueden tomar medidas respecto a las ganancias y gastos que se prevén. 

4. Balance general proforma

Por último, el balance general proforma realiza proyecciones sobre los componentes del balance general. Es útil entonces para evaluar proyectos y conocer si son viables o no. 

Si bien es similar al balance general estimado, en lugar de trabajar con datos preliminares, se hace una predicción con datos que ya se han obtenido. 

Balance general ejemplo

Hasta este punto, hemos explicado cómo se compone el balance general. Sin embargo, sabemos que es más fácil de entender con un ejemplo, sobre todo si es visual. Aquí te ofrecemos algunos según el tipo que se utiliza en contabilidad. 

Balance general en forma de cuenta

Aquí podemos ver que hay una igualdad entre los activos y la suma entre los pasivos y el capital contable (patrimonio neto). 

Esto se debe a la ecuación dinámica que suele regir en el ámbito de la contabilidad, que podemos entender de la siguiente manera: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO. La otra forma es ACTIVO – PASIVO= PATRIMONIO NETO. 

Por eso, siempre que elabores este tipo de documento, debes considerar esta ecuación y asegurarte que se dé la igualdad. De otra forma, hay un error en la forma de contabilizar las cuentas que has determinado o un valor incorrecto en las mismas. También puede ocurrir un caso particular en el que haya un valor correspondiente a otra cuenta que debe saldarse y así dar la igualdad. 

Balance general en forma de reporte

Este ejemplo es un poco más sencillo dado que se presenta de forma vertical. Se muestran primero los activos, luego los pasivos y por último el capital. La ecuación es pasivos menos activos, igual a capital. O como decíamos, activo igual a pasivos más capital. 

Conclusión

Ahora que conoces qué es un balance general y cómo se elabora, estás listo para comenzar a aprovechar sus beneficios y la información que aporta.

Recuerda que el balance general debe realizarse al menos una vez al año para tener una vista general de la situación financiera de tu negocio. Además, contar con esta información y otras herramientas, como un CRM para impulsar tu negocio, te permitirá llevar una contabilidad y un seguimiento más ordenado y saludable.