Factura de venta al público en México: cómo hacerlo de acuerdo a la ley

La factura de venta al público es un instrumento crucial para la transparencia y adecuado manejo de las transacciones comerciales que no son individualizadas mediante un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). 

De hecho, este sistema de facturación electrónica obligatoria es un pilar de la administración fiscal de México desde el año 2014. Su incorporación permite al Gobierno Federal tener un conocimiento más exacto y detallado de los recursos económicos a reportar durante el año fiscal. 

Por eso, conocer cómo emitir de manera correcta una factura de venta al público en general puede hacer la diferencia al momento de reportar tus ventas al SAT. A continuación, vamos a desarrollar todo lo que debes saber sobre este tipo de factura y cómo hacerla correctamente.

¿Qué es la factura al público en general?

Este tipo de comprobante fiscal abarca el conjunto de operaciones realizadas con clientes que, por diversas razones, no requirieron la emisión de un CFDI específico para cada transacción. 

Específicamente, se agrupan bajo este esquema las operaciones liquidadas en un solo pago, conforme lo estipula la Regla 2.7.1.24 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF).

Esta modalidad de facturación, conocida también como factura global, permite consolidar en un único documento las ventas realizadas durante un periodo determinado, ya sea diaria, semanal o mensual. 

Dentro de este documento, es fundamental incluir el número de folio correspondiente a cada operación, ya sea que se trate de comprobantes impresos, copias de registros de máquinas registradoras o comprobantes generados por sistemas electrónicos de registro contable. 

Estos sistemas deben permitir la identificación clara del valor de las operaciones diarias, así como el monto de los impuestos trasladados.

Asimismo, se subraya la importancia de que los contribuyentes soliciten su CDFI para cada operación. Por eso, cuando no se emiten comprobantes individuales por transacción que no han sido solicitados por los clientes, es necesario registrarlo en un único CDFI global para cada periodo.

La implementación de la factura electrónica, y más recientemente en su versión CDFI 4.0, facilita el control y registro de ingresos para los contribuyentes. 

La obligación de emitir una factura al público aplica de manera particular a aquellos inscritos en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), incluyendo a emprendedores y personas morales que realicen ventas al público en general. 

Cómo emitir una factura digital de venta al público en general en el RIF

Emitir una factura electrónica bajo el nuevo formato CDFI 4.0 puede parecer un desafío, pero siguiendo estos pasos, podrás hacerlo de manera sencilla y eficaz. 

Este proceso es especialmente relevante para aquellos en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) que realizan ventas al público en general. 

Aquí te explicamos cómo proceder:

1. Datos Necesarios para el CFDI 4.0

Al momento de emitir tu factura electrónica, es crucial recopilar ciertos datos fundamentales para el correcto llenado de la factura. Estos incluyen el RFC, nombre del receptor, régimen fiscal, código postal, y el uso que se le dará al CFDI.

2. Emisión de la Factura Global

Cuando necesitas facturar operaciones de ventas al público en general, donde los clientes no requieren una factura individual, es momento de emitir una factura global. Este tipo de CFDI agrupa todas las ventas a clientes que no han solicitado comprobante por su compra.

3. Llenado del Campo del Receptor

Para las ventas al público en general, se debe utilizar un RFC genérico en el campo del receptor. Esto aplica tanto para clientes nacionales (RFC: XAXX010101000) como para clientes extranjeros (RFC: XEXX010101000), asegurando así la validez de la factura electrónica.

4. Información del Receptor Usando RFC Genérico

• RFC: Utiliza el RFC genérico correspondiente, ya sea para clientes nacionales o extranjeros.
• Nombre: Aquí debes escribir «PÚBLICO EN GENERAL» para identificar al conjunto de tus clientes.
• Régimen Fiscal: Selecciona el código 616, indicando «Sin Obligaciones Fiscales».
• Uso del CFDI: Este campo debe marcarse como S01, también señalando «Sin Obligaciones Fiscales».
• Código Postal: Aquí debes usar el código postal que corresponda a tu domicilio fiscal, el lugar desde donde emites la factura.

5. Objeto del Impuesto

Es esencial especificar para cada producto o servicio si está sujeto a impuestos. Este detalle se debe indicar claramente en la factura para cumplir con las obligaciones fiscales.

Este procedimiento no solo cumple con las disposiciones legales establecidas por el SAT, sino que también simplifica la gestión de tus ventas y la emisión de comprobantes fiscales. 

Al seguir estos pasos, estarás asegurando que tus facturas globales se emitan correctamente bajo el formato CFDI 4.0, manteniendo así el orden y la transparencia en tus operaciones comerciales.

La importancia de reportar las ventas al público en el SAT

Reportar adecuadamente las ventas al público es un componente fundamental del régimen impositivo en México. 

Esta práctica no solo cumple con las normativas fiscales establecidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), sino que también proporciona claridad y transparencia en la gestión de ingresos y obligaciones tributarias de los negocios. 

Para los contribuyentes dentro del RIF, existen dos métodos principales recomendados por el SAT para manejar las ventas a mostrador, cada uno adaptado a diferentes necesidades y tipos de operación.

1. Generación de Facturas Individuales

La primera opción es generar una factura por cada venta realizada en el mostrador. Este método puede emplearse tanto con los datos del cliente como con datos genéricos del vendedor. 

Sin embargo, cuando se refiere al RFC del cliente y este no es proporcionado, se debe utilizar el RFC genérico (XAXX010101000) designado por el SAT para tales casos. 

Algunos sistemas de facturación, como el de Mexagon, asignan automáticamente este RFC genérico a los clientes de tipo mostrador, facilitando el proceso de facturación.

2. Emisión de Comprobantes Simplificados y Factura Global Mensual

La segunda estrategia consiste en emitir un comprobante simplificado o ticket para cada venta de mostrador. Posteriormente, al finalizar el mes, se debe generar una factura global que consolide el total de los conceptos de cada uno de estos comprobantes o tickets. 

Este enfoque simplifica la gestión diaria, al tiempo que cumple con las obligaciones fiscales al consolidar las ventas mensuales en un solo documento fiscal.

Independientemente del método elegido, es crucial recordar que todo documento fiscal emitido debe incluir el precio unitario, subtotal, IVA (Impuesto al Valor Agregado), y el total. 

Estos elementos no solo son una exigencia legal, sino que proporcionan información vital dentro del documento, facilitando tanto la transparencia en las transacciones como el cálculo preciso de las contribuciones tributarias.

¿Cómo reportar estas ventas al SAT?

El proceso de reporte al SAT debe realizarse teniendo en cuenta las directrices y plazos establecidos por este organismo. 

Para las ventas al público general, el uso de facturas electrónicas CFDI 4.0 con RFC genérico o la emisión de una factura global son prácticas que aseguran el cumplimiento fiscal y optimizan el manejo contable de las empresas. 

La selección entre emitir facturas individuales o consolidar las ventas en una factura global dependerá de las particularidades del negocio y sus operaciones diarias.

La utilidad de un software ERP en la venta al público

El mundo del comercio y las ventas al público se caracteriza por su dinamismo y la constante necesidad de optimizar procesos para mejorar la eficiencia y productividad. En este contexto, un software ERP se convierte en un aliado estratégico para los comerciantes. 

Este tipo de software integra diversas operaciones de negocio en un solo sistema de planificación de recursos empresariales. Eso mismo facilita la centralización de las actividades comerciales, optimizando así tanto la economía como la productividad de la empresa.

La funcionalidad principal de un ERP radica en su capacidad para registrar, almacenar e integrar datos de todas las áreas del negocio, desde finanzas hasta logística y atención al cliente, pasando por inventario y ventas. Esta integración facilita la coordinación entre diferentes departamentos, automatiza procesos y mejora significativamente la toma de decisiones.

Además, algunos ERP, como el ofrecido por Bind, están específicamente diseñados para facilitar la emisión de facturas de venta al público. Esto puede ahorrar costos en contraposición a incorporar programas de facturación externos. 

De esta forma, un ERP adaptado a las necesidades del mercado mexicano no solo simplificaría este proceso, sino que también aseguraría el cumplimiento de las obligaciones fiscales de manera más eficiente y sin errores.

Por lo tanto, implementar un sistema ERP en una empresa que realiza ventas al público trae consigo múltiples beneficios en el aspecto organizativo y de planificación. Permite una mejor gestión del inventario, evitando tanto el exceso como la falta de stock, optimiza el flujo de caja mediante una gestión financiera integrada y facilita el seguimiento de las ventas y la rentabilidad por producto o categoría. 

Además, la capacidad de análisis y reporte en tiempo real de un ERP brinda a los empresarios y gerentes la información necesaria para tomar decisiones informadas y estratégicas.

Conclusión

La factura de venta al público en general no es solo un requisito legal, sino una herramienta valiosa para la gestión fiscal de las empresas y emprendedores en México. 

Su correcta emisión y manejo garantizan el cumplimiento de las obligaciones tributarias, por lo que reportarlo de manera correcta al SAT es un paso crucial para asegurar la legalidad y eficiencia de cualquier negocio en México. 

Así mismo, estas prácticas brindan una visión clara del flujo de ingresos y los impuestos correspondientes, contribuyendo así al orden y transparencia en la economía nacional.

Finalmente, el uso de un software ERP resulta una herramienta invaluable para cualquier negocio que realice ventas al público, sobre todo si cuenta con un módulo para facturar. Para el comerciante moderno, adaptarse a la era empresarial 4.0 con soluciones ERP significa ganar competitividad y, por ende, rentabilidad en un mercado cada vez más exigente.