¿Qué son los puestos de trabajo? Mejora su definición con estas estrategias

En el mundo de los puestos de trabajo, cada detalle importa. Un candidato adecuado en un puesto inadecuado puede resultar en pérdidas, no solo en términos financieros sino también en potencial humano.

Yeryé Bermúdez, de Adecco Argentina, lo expresó claramente: una mala contratación puede equivaler al costo de un año de salario. Pero más allá de lo monetario, es el talento desaprovechado, el esfuerzo desorientado y las oportunidades perdidas lo que realmente pesa.

En este artículo, repasaremos las principales estrategias que te ayudarán a definir eficazmente los distintos puestos de trabajo. ¿Estás listo?

¿Qué es un puesto de trabajo?

Los puestos de trabajo son un conjunto definido de tareas y responsabilidades que un empleado debe realizar dentro de una organización.

Ahora, profundicemos un poco más. Cuando estructuras tu negocio, la estructura de la organización juega un papel crucial. Cada puesto está diseñado para que se adapte a las necesidades y objetivos específicos del negocio.

Para definir cada puesto, es esencial realizar un análisis de puesto de trabajo. Este proceso te permite identificar las actividades claves de un determinado puesto. Pero recuerda, el análisis se centra en el puesto, no en la persona que lo ocupa.

Por lo tanto, las personas que ocupen ese rol deberán adaptarse a sus exigencias. El objetivo es que cada empleado contribuya efectivamente al bienestar y éxito del negocio. Así, alineas sus esfuerzos con las metas de tu producto o servicio.

¿Para qué sirve el análisis de puestos de trabajo?

El propósito principal del análisis de puestos de trabajo es establecer con claridad las responsabilidades, habilidades y competencias que un puesto requiere, permitiendo una gestión más eficiente de los recursos humanos. Vamos a detallar más sobre esto.

Definir trayectoria del empleado

El análisis de puesto de trabajo te permite establecer un «road map» o guía para los candidatos. Clarifica qué características debe poseer el individuo y cómo será su trayectoria o employee journey en la empresa.

Optimizar el eeclutamiento y selección

Con una descripción detallada del puesto, puedes mejorar el proceso de reclutamiento y selección. Esto facilita identificar y contratar al candidato ideal para el rol.

Favorecer el desarrollo profesional

Al comprender las habilidades y competencias necesarias, puedes diseñar programas de capacitación adaptados. Esto fortalece las capacidades de tus empleados alineándolos con los objetivos del puesto.

Administración justa de compensaciones

El análisis contribuye en determinar un rango salarial adecuado para cada puesto. Asegurando que los salarios otorgados sean justos y competitivos en el mercado.

Mejorar la seguridad laboral

Al identificar las condiciones y riesgos asociados a un puesto, se pueden implementar medidas preventivas. Esto garantiza un ambiente laboral seguro para todos.

Optimización de la estructura organizacional

El análisis de puesto es una herramienta esencial para entender y dirigir la estructura de la organización. Proporciona claridad para decisiones informadas y la formación de un equipo sólido y eficiente.

Principales elementos de los puestos de trabajo

Antes de iniciar con el análisis de los puestos, es fundamental entender que cada puesto de trabajo debe contener una serie de elementos clave. Estos son

Función clave

El corazón de cualquier puesto radica en su contribución al producto final o servicio que ofreces. Ya sea a través de mano de obra directa o la prestación de servicios profesionales, cada puesto de trabajo aporta valor a tu negocio.

Debes preguntarte: ¿Qué función cumple este rol en la creación o entrega de mi producto o servicio?

Rol en la estructura organizacional

Cada posición tiene un lugar en la estructura organizacional. Algunos roles supervisan, otros ejecutan, y otros asesoran. Es esencial definir claramente esta estructura de la organización.

Por ejemplo, ¿quién reporta a quién? ¿Qué roles conllevan más responsabilidad y, por lo tanto, requieren más experiencia o formación?

Disponibilidad

Existirán momentos en los que un determinado puesto esté vacante. En tales ocasiones, deberás activar un proceso de reclutamiento para encontrar al candidato perfecto que cumpla con las exigencias del rol y se alinee con la cultura de tu empresa.

Tareas definidas

La descripción de puestos de trabajo es crucial. Define con precisión las tareas y responsabilidades que conlleva cada posición. No solo sirve como guía para la persona que ocupa el puesto, sino que también es una herramienta vital durante el proceso de selección y evaluación de desempeño.

Habilidades requeridas

No todos los roles son iguales, y cada uno demanda un conjunto único de habilidades y formación. Ya sea un grado académico específico, certificaciones o habilidades blandas, es imprescindible detallar lo que se espera del candidato ideal para cada puesto.

Remuneración

La compensación es más que un número. Debes considerar el rango salarial adecuado para cada puesto, basándote en responsabilidades y mercado.

Además, no olvides que los beneficios y otros incentivos pueden ser tan cruciales como el salario en sí.

¿Cómo hacer un análisis de puestos de trabajo?

El análisis de puesto de trabajo es esencial para asegurar la operatividad eficiente de tu empresa. A continuación, te guiaré paso a paso en este proceso:

1 | Define el propósito

Antes de comenzar, debes entender por qué estás haciendo este análisis. ¿Es para una nueva contratación? ¿Reestructurar la estructura de la organización? Define el propósito.

2 | Recopila información

Reúne todos los datos relevantes sobre el puesto. Esto incluye:

• Conocimientos y habilidades: Identifica lo que una persona necesita saber y cómo debe aplicarlo.
• Actividades diarias: ¿Qué tareas y responsabilidades implica el rol?
• Interacciones: Establece con quiénes se relacionará este puesto, tanto dentro como fuera de la empresa.
• Estándares de desempeño: Define los indicadores, como KPI’s, para medir la eficiencia del puesto.
• Presupuesto y ROI: Determina la inversión para el puesto y el retorno esperado.
• Herramientas: Enumera el software, maquinaria o herramientas que utilizará el empleado.
• Condiciones de trabajo: Decide el tipo de jornada, ya sea presencial, híbrida o home office.
• Supervisión: Define si el empleado supervisará a otros o será supervisado.

3 | Clasifica los puestos

Una vez con toda la información, clasifica el puesto según su naturaleza y funciones. Por ejemplo, si estás analizando roles dentro de la familia laboral de «Servicio Técnico», podrías tener:

• Trabajo: Representante de servicio técnico.
• Tarea específica: Proporcionar soporte a clientes por teléfono o chat.

4 | Documenta el proceso

Redacta una ficha de puesto de trabajo. Este documento debe contener toda la información recopilada, servirá como guía para el proceso de reclutamiento y selección, y para evaluar el desempeño.

5 | Establece una política de actualización regular

El mercado, la tecnología y las necesidades de tu empresa cambian. Es fundamental revisar y actualizar regularmente las descripciones de los puestos para mantenerlas relevantes.

¿Quién debe encargarse de realizar el análisis de puestos de trabajo?

El análisis de puesto de trabajo en una empresa debe ser realizada por el departamento de recursos humanos.

Este equipo, fundamental en la estructura de la organización, tiene la responsabilidad de examinar en detalle los puestos de trabajo. Determinan qué habilidades, experiencias y conocimientos son necesarios para cada puesto. Además, evalúan las responsabilidades y funciones asociadas a cada rol.

Así, garantizan que cada puesto laboral esté alineado con la visión de la empresa y contribuya al éxito organizacional.

Métodos para el análisis de puestos de trabajo

Comprender cómo estructurar y analizar los puestos de trabajo en tu empresa es esencial para su éxito. No solo te ayudará a atraer a los candidatos adecuados, sino que también garantizará que tus empleados trabajen con claridad y propósito. Pero, ¿cómo hacer esto?

Para ello se implementan cuatro métodos fundamentales que permitirán realizar un análisis exhaustivo de los puestos. Veamos cuáles son

1. Especificación y descripción de puestos de trabajo

El primer paso para analizar un puesto es crear una descripción de puestos de trabajo y acompañar el proceso con una especificación del mismo. Muchos suelen confundir estos términos, pero son dos herramientas totalmente diferentes.

La descripción de un puesto de trabajo es un documento que detalla las tareas, funciones y responsabilidades del rol. La especificación, en cambio, se centra en las habilidades, experiencia y cualidades que el empleado debe poseer para realizar el trabajo.

Estos dos elementos, aunque estrechamente relacionados, se mantienen separados para facilitar las actualizaciones futuras.

Consejo: A la hora de redactar la descripción, sé claro y conciso. Evita jergas y términos ambiguos. Imagina que le estás explicando el puesto a alguien sin experiencia en tu sector.

Redacción de la descripción de puesto de trabajo

Para redactar una descripción efectiva:

• Inicia con un Título Contundente: Opta por un título que refleje el nombre del puesto de manera clara y directa.
• Preséntate y a Tu Empresa: Antes de sumergirte en los detalles del puesto, ofrece una breve reseña de tu empresa. Resalta la misión, visión y valores que caracterizan a tu organización.
• Detalla las Tareas y Responsabilidades: Explica qué se espera que haga el empleado en un día típico. Divide las responsabilidades generales de las específicas para dar una imagen clara del puesto.
• «Vende» el Puesto: Al final, destaca los beneficios de trabajar en ese puesto de trabajo. Puede tratarse de ventajas salariales, oportunidades de crecimiento, formación, entre otros.

2. Decisiones de compensación

La compensación no debe ser aleatoria. A través del análisis de puesto de trabajo, puedes identificar cuánto deberías compensar a un empleado por un determinado puesto. Si dos puestos tienen roles y responsabilidades similares, sus compensaciones deben ser parecidas. Si son diferentes en alcance y responsabilidades, esas diferencias justificarán distintos rangos salariales.

Consejo: Regularmente revisa y compara las compensaciones de tu empresa con las del mercado para garantizar competitividad y equidad.

3. Evaluaciones de selección

Con el análisis del puesto de trabajo completo, puedes diseñar evaluaciones de selección que midan las tareas y habilidades críticas. Estas pruebas, que pueden simular tareas laborales reales, te permiten identificar si un candidato es adecuado para el puesto antes de contratarlo.

Consejo didáctico: Las evaluaciones no deben ser complicadas. Mantén el foco en las habilidades y tareas fundamentales para el puesto y asegúrate de que sean justas y relevantes.

Técnicas para el análisis de puestos de trabajo

Ya conoces cuáles son los principales métodos para analizar un puesto de trabajo. Ahora bien, dentro de cada una de estas metodologías se pueden emplear distintas técnicas para optimizar el proceso.

Observación

La observación no es una técnica monolítica, se divide en:

• Observación directa: Consiste en mirar a un empleado mientras realiza sus tareas. Esta técnica te permite tener una idea real y concreta de cómo se desempeña una actividad en un determinado puesto.
• Análisis de métodos de trabajo: Involucra estudios de tiempo y movimiento. Es decir, cuánto tiempo toma realizar ciertas actividades y cómo se efectúan.
• Método de análisis de incidentes críticos: Aquí, se identifican situaciones específicas que pueden determinar el éxito o fracaso de una tarea. Por ejemplo, cómo reacciona un director de operaciones frente a una crisis inesperada.

Entrevistas

Las entrevistas te brindan una perspectiva personal y profunda sobre el puesto laboral. Para ello conversa, en primera instancia con quienes ya ocupan el puesto. Sus experiencias, desafíos y logros te darán una idea precisa de lo que implica el rol.

Por otro lado también puedes obtener el feedback de los superiores directos. Hablar con los jefes directos o supervisores puede ofrecer una visión más amplia sobre las expectativas y cómo se integra el puesto en la estructura de la organización.

Cotidianidad

Pide a las personas que ocupen el puesto que documenten sus actividades diarias. Este diario te mostrará un reflejo auténtico de la jornada laboral y las tareas cotidianas.

Conferencia técnica

Otra técnica vital para el análisis de puestos de trabajo es investigar sobre las competencias duras requeridas.

Reúnete con supervisores y expertos para discutir detalles del puesto. Estas charlas te proporcionarán información sobre habilidades necesarias y cómo se enlaza el puesto con el objetivo global del negocio.

Cuestionario

Los cuestionarios pueden ser abiertos o cerrados y ser llenados por diferentes actores dentro de la empresa. A través de ellos, puedes obtener una visión variada y detallada sobre el puesto.

Inventarios de trabajo

Estas herramientas te permiten calificar y evaluar comportamientos y competencias específicas requeridas para el puesto. Son esenciales para entender qué habilidades y actitudes son cruciales para el éxito.

Tipos de análisis de puestos de trabajo

Ya tienes una visión integral de los métodos y técnicas que intervienen en el proceso, ahora solo nos queda definir qué tipo de análisis de puestos de trabajo utilizarás. Existen tres posibilidades:

De acuerdo a las tareas

Aquí, todo gira en torno a la especificidad. Consiste en definir, con gran detalle, cada actividad que un empleado debe realizar en su determinado puesto. Piensa en ello como en un mapa detallado de tareas diarias.

Por ejemplo, al buscar un director de operaciones, debes identificar cada función que va desde la supervisión hasta la gestión de proyectos.

Si optas por este método, tu enfoque está en la claridad y concreción de roles.

Análisis de fortalezas

A diferencia del anterior, este método de análisis de puestos de trabajo se sumerge más profundamente en el carácter y habilidades intrínsecas de los candidatos. No solo buscas que alguien cumpla con una serie de tareas; buscas que las realice con un grado de excelencia característico.

Imagina que estás en busca de un director ejecutivo; más allá de sus tareas, querrías que destaque en áreas clave, como recursos humanos o toma de decisiones estratégicas.

Aquí, buscas potencial y talento en áreas específicas.

Basado en competencias laborales

Por último, pero no menos importante, está el análisis basado en competencias laborales.

Mientras que los dos enfoques anteriores se centran en lo que se hace y cómo se hace, este se enfoca en cómo alguien debe actuar en su puesto laboral. Se trata de identificar las habilidades clave que permiten a alguien no solo cumplir con su trabajo, sino sobresalir en él.

Quieres a alguien que, además de comprender tu producto o servicio, tenga una serie de habilidades que aporten un valor añadido a tu empresa.

Conclusión

Comprender la importancia del análisis de puestos de trabajo es fundamental para cualquier empresa. Estas evaluaciones proporcionan una base sólida para la toma de decisiones en recursos humanos y permiten una gestión más eficiente de los activos más valiosos de una organización: su talento humano.

Por otro lado, la tecnología, las tendencias de mercado y las necesidades organizativas seguirán influyendo en la forma en que definimos y gestionamos los puestos de trabajo. Es esencial que las empresas estén preparadas para adaptarse a estos cambios y aprovechar las oportunidades que presentan.

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