PIM: cómo aplicarlo para gestionar la información en tu e-commerce

Cuando compramos por internet queremos saber hasta el más mínimo detalle de un producto, dando a los comerciantes la doble tarea de publicar esos datos: ¿Cómo facilitar ese proceso? Pues con un sistema PIM. Esta herramienta es una gran manera de gestionar los datos y procesos entre los diferentes canales que integran el ciclo de un producto. 

Miles de personas compran por internet cada día buscando la mayor cantidad de información posible para decidir entre un producto u otro ¿Qué sucede cuándo no hay datos sobre las medidas de una camisa o el tamaño de un escritorio?

Sencillo, se van a la página de otra tienda.

Esto exige una gestión cada vez más eficiente, y, por ende, respuestas más rápidas frente a las modificaciones. 

Para las empresas dedicadas al e-commerce, contar con este tipo de solución puede hacer la diferencia para vender mayor cantidad productos en diferentes canales y crear mejores experiencias para sus clientes.

Actualmente, el mercado de soluciones PIM y su adopción proyecta un crecimiento anual del 15,41%, alcanzando un valor de 15.620 millones de dólares en 2024. Hoy se trata de una solución indispensable que empresas como Amazon, IBM, Riversand, SAP, entre otras, están utilizando y desarrollando para los comercios de todo el mundo.

En este artículo, te explicamos qué es PIM, cómo beneficia a las empresas en la integración y organización de su stock, como así también por qué es importante un PIM software que agilice todos estos procesos. 

¿Qué significa PIM?

Un sistema PIM (Product Information Management) es una herramienta para centralizar y gestionar toda la información de producto de un negocio. Este sistema permite almacenar, actualizar y distribuir datos de productos en diversos canales, como marketplaces, catálogos digitales o físicos, y tiendas de e-commerce, de manera eficiente y precisa.

Como te adelantamos en la introducción, la gestión de información de productos es vital en el entorno del comercio electrónico, porque los consumidores no pueden interactuar físicamente con los productos. Para tomar decisiones de compra, confían plenamente en la información proporcionada por la tienda online.

Aquí es donde el sistema PIM juega un papel crucial, ya que garantiza que cada detalle del producto sea completo, preciso y uniforme en todos los canales. 

De esta forma, un PIM te permite gestionar toda la información relevante del diseño de producto, desde descripciones, especificaciones técnicas, y precios, hasta imágenes de alta calidad, videos o incluso fotografías de 360º. Al integrar todos estos datos en un solo lugar, las empresas pueden ofrecer a sus clientes una experiencia de compra coherente  y fiable, independientemente del canal que utilicen.

Cada vez que se crea, actualiza o publica una información de producto en el sistema PIM, los cambios se reflejan automáticamente en todas las plataformas conectadas. Esto significa que los fabricantes, distribuidores y vendedores pueden mantener su catálogo al día sin tener que realizar modificaciones manuales en cada canal.

 El resultado es un ahorro significativo de tiempo y recursos, al mismo tiempo que se garantiza la precisión de los datos.

Beneficios de un sistema PIM para e-commerce

La implementación de un sistema PIM no solo optimiza la gestión de la información de producto, sino que también proporciona múltiples beneficios para empresas de e-commerce:

• Ahorro de tiempo: Actualizar los datos en una sola plataforma evita la duplicación de esfuerzos y reduce los errores humanos.
• Consistencia de la información: Los datos de producto, al estar centralizados, son coherentes en todos los puntos de venta.
• Mejora en la conversión: Información precisa y detallada ayuda a los clientes a tomar decisiones de compra más rápidas, aumentando las tasas de conversión.
• Optimización de la experiencia del cliente: Al proporcionar información clara y completa, se incrementa la confianza del cliente, lo que reduce las devoluciones y los carritos abandonados.

Cómo funciona el PIM y qué resultados ofrece

Ahora bien, toda esta información es muy útil al momento de interiorizarnos sobre qué es un PIM, pero también es importante entender claramente cómo funciona para así aprovecharlo al máximo. 

Una solución PIM funciona mediante la racionalización de los procesos internos para que las organizaciones puedan ofrecer información de productos consistente, precisa y de alta calidad a los clientes. 

Imagina que eres un fabricante de zapatos, y debido al aumento del costo de la materia prima, necesitas incrementar el precio de venta de tus productos de 40 a 45 dólares. 

Con un PIM, puedes hacer este ajuste en un solo lugar y, gracias a la centralización de la información, el nuevo precio se actualiza automáticamente en todos tus canales de venta, como tu tienda de ecommerce, marketplaces, y catálogos impresos o digitales. No solo puedes cambiar el precio, sino también actualizar descripciones, imágenes, tallas, colores, y cualquier característica del producto de manera instantánea y precisa.

Es decir, que cada pieza de información asociada con un producto vive en un perfil maestro dentro del sistema. Los usuarios designados o un administrador del sistema pueden importar datos de productos de sistemas o fuentes externos a la plataforma PIM.

Justamente por este motivo, los detalles del producto deben ser precisos, utilizables y respaldar la creciente necesidad de usar múltiples plataformas. Esto vuelve a la gestión de información de productos (PIM) uno de los mayores desafíos para los minoristas en línea en la actualidad. 

Quién debería usar un sistema PIM

Cualquier empresa que venda productos en línea puede beneficiarse de un sistema PIM. Aunque también cierto que algunas empresas lo necesitan más que otras.

Generalmente, los sistemas PIM se utilizan en negocios B2B (Business to Business); por empresas mayoristas y fabricantes, que ofrecen una amplia gama de productos en diferentes canales y mercados. Sin embargo, muchas empresas que se benefician de esta solución, no necesariamente pertenecen a estas dos categorías.

Para ayudarte a entender cómo encaja un PIM en tu estrategia de comercialización, te explicamos las características comerciales en las que se puede aplicar un PIM. 

Ofrecer gran cantidad de productos 

Si tu empresa que gestiona miles de productos, lograr una visión general de 360º sobre toda la información del producto es muy valioso. 

Es aquí dónde tener un sistema PIM twe puede resultar imprescindible, ya que logra administrar la información de cada producto de manera eficiente. Además, facilita su distribución a diferentes canales, todo desde una misma plataforma.

Vender productos con muchos atributos  

Un sistema PIM simplifica y centraliza todos los datos de tus productos, ayudándote mejorar tu estrategia de producto, trabajar más rápido y lograr más en un mismo periodo de tiempo. Si trabajas con productos cuya información es compleja, este sistema te será aún más beneficioso. 

Por información compleja nos referimos a las diferentes características que pueden integrar el producto. Por ejemplo, las variedades de tamaño o color aumentan su complejidad. Así como si hay diferentes elementos que acompañan a cada producto; como activos digitales adjuntos o categoría especiales. 

Cuanto más variada sea la información de tus productos, más difícil será mantener todo bajo control y un PIM será de gran ayuda. 

Vender a través de diferentes canales

Los sistemas PIM son especialmente útiles para las empresas que venden productos a través de múltiples canales online como e-commerce, medios minoristas y distribuidores. 

Podemos verlo como el hilo conductor que recorre el marketing y las ventas, así como la cadena de suministro y servicios. De esta manera, incorpora y administra la información de productos que se encuentra dispersa entre varios fabricantes, proveedores y departamentos, para establecer un único ecosistema holístico de datos.  

Al tener toda la información de tus productos en un mismo lugar, te será más fácil actualizarla y personalizarla dependiendo del canal y del mercado. Además, puedes ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero al almacenar, gestionar y publicar los datos de cada producto.  

Vender en diferentes idiomas

Si ofreces productos a nivel internacional, comprendes que es clave exponer la información de tus productos en el idioma local y cumplir con las normativas de cada mercado. Justamente, este proceso es bastante desafiante de por sí solo, especialmente si debes administrar decenas de idiomas y países.

Un PIM te ayuda a gestionar las traducciones de productos y adaptar su distribución a diferentes canales y mercados.

Intercambiar datos con socios

Por último, una solución PIM centraliza toda la información de productos, de modo que la empresa puede establecer estructuras claras de trabajo con terceros, para la gestión eficiente y ágil del flujo de la información.

¿Qué datos necesita un sistema PIM?

Ahora que hemos visto los diferentes usos de la gestión de información de productos, también es importante mostrarte qué información se coloca en este sistema.

A continuación, te explicamos los aspectos principales que un PIM debe integrar. 

Datos del producto

Esta categoría incluye datos fundamentales básicos como el:

• SKU (Stock-keeping unit).
• Pesos.
• Tamaños.
• Asignaciones de catálogo.
• Colores.
• Ingredientes.
• Materiales, entre otros.

Por lo general, lo administran los equipos de ingeniería y productos dentro de las herramientas ERP y ciclo de vida del producto (PLM), que luego se sincronizan con un sistema PIM.

Exploraremos este tema en profundidad unas líneas más adelante. 

Recursos digitales

Como ya te habíamos adelantado, los activos digitales son otro tipo de información clave que se vincula con el diseño del producto y su visualización.

Se trata de recursos como

• Videos.
• Fotografías.
• Imágenes de 360°.
• Ilustraciones.
• Logotipos y contenido como manuales de usuario.
• Tablas de tallas.
• Hojas de venta y más. 

Incluso, los equipos pueden importar activos digitales relacionados con productos a perfiles de productos en un sistema PIM y combinar activos digitales con otra información para crear experiencias de cliente de mayor conversión.

Contenido de marketing

El contenido de marketing incluye todo, desde la descripción en una página de detalles del producto hasta hojas de venta con características y beneficios.

Es una combinación de hechos objetivos con mensajes impulsados por la marca para inspirar a los diferentes tipos de clientes ecommerce en su viaje de compra.

Datos de marketing

Los datos de marketing incluyen palabras clave SEO (optimización en motores de búsqueda), personas y pautas de marca. 

Esta información es útil para impulsar clasificaciones más altas en los motores de búsqueda, aumentar los resultados en el sitio y crear un uso más consistente de las palabras clave en todos los canales.

Información localizada y regionalizada

Algunos productos tienen atributos específicos de un mercado o ubicación geográfica que los distingue. 

Como decíamos anteriormente, si vendes en diferentes países tienes que considerar las variaciones de idioma para marketing o copia legal, traducciones de moneda y medidas, imágenes que se adaptan a las normas culturales y más.

Diferencias entre un sistema PIM y un ERP

Un sistema PIM (Product Information Management) y un ERP (Enterprise Resource Planning) son dos tipos de software que juegan roles clave en la gestión de una empresa, pero tienen funciones diferentes y complementarias.

Un ERP es un sistema central que gestiona y coordina todos los procesos de una empresa, desde la manufactura hasta la distribución, la contabilidad y los recursos humanos. En pocas palabras, actúa como el corazón de la organización, abarcando la integración de todos los departamentos y procesos. 

En cambio, un PIM se enfoca solamente en la gestión de la información de producto. Su función es asegurar que los datos de producto sean precisos, completos y estén actualizados en todos los canales de distribución, ya sea un ecommerce, marketplaces o catálogos impresos. 

A pesar de sus diferencias, estos sistemas están conectados y se alimentan mutuamente. Un ERP puede proporcionar al PIM datos importantes sobre productos, como precios, inventarios y SKU (Stock-Keeping Unit), mientras que el PIM se encarga de enriquecer esta información con detalles adicionales como descripciones, imágenes y especificaciones técnicas. 

Por ejemplo, el ERP podría almacenar el stock disponible de un producto, mientras que el PIM se encarga de gestionar las imágenes y descripciones asociadas con ese producto en todos los canales de venta.

Por lo tanto, la mayor diferencia entre ambos sistemas radica en su enfoque:

• ERP: abarca todos los procesos operativos de la empresa, desde la cadena de suministro hasta la contabilidad y los recursos humanos. 
• PIM: Se especializa en la gestión de la información de producto, asegurando que los datos relacionados con cada producto sean coherentes, actualizados y estén disponibles en todos los canales de distribución.

Otras plataformas que también llevan el nombre PIM

Además de los sistemas PIM utilizados para la gestión de la información de productos, existen plataformas de mantenimiento inteligente que también utilizan el mismo acrónimo, aunque su enfoque es completamente diferente. 

Estas plataformas están diseñadas para gestionar el mantenimiento preventivo y predictivo de maquinaria y activos empresariales.

El objetivo de las plataformas de mantenimiento inteligente es monitorear el estado de los equipos y prever posibles fallos antes de que ocurran, optimizando así los tiempos de operación y reduciendo costos asociados a reparaciones imprevistas. 

Aunque comparten el nombre PIM, su función no está relacionada con la gestión de la información de productos, sino con el mantenimiento de activos dentro de las organizaciones, asegurando que los equipos y maquinaria se mantengan en óptimas condiciones.

Integración del PIM con otros sistemas

Un sistema PIM también se integra perfectamente con otras herramientas clave para mejorar la eficiencia operativa y optimizar la experiencia del cliente. Estas integraciones permiten que los datos fluyan entre diferentes plataformas de manera automática, garantizando que la información de producto esté siempre actualizada y sea consistente en todos los sistemas de la empresa.

• Integración con plataformas de eCommerce: El principal beneficio de integrar un PIM con una plataforma de eCommerce es la capacidad de mejorar el rendimiento del sitio web y aumentar las ventas en línea. Cuando la información de producto está centralizada en el PIM, cualquier cambio que se realice, como la actualización de precios o imágenes, se reflejará automáticamente en la tienda online. 
• Integración con CRM (Customer Relationship Management): Los sistemas CRM se centran en la gestión de las relaciones con los clientes, y cuando se integran con un PIM, esta relación se fortalece. Al integrar el PIM con el CRM, el equipo de ventas y atención al cliente tiene acceso inmediato a información precisa sobre los productos, lo que les permite brindar respuestas más rápidas y personalizadas a las consultas.
• Integración con ERP (Enterprise Resource Planning): Como ya mencionamos anteriormente, la integración de un PIM con un sistema ERP es una de las más poderosas, ya que permite que ambos sistemas compartan información clave, como inventarios, precios y descripciones de productos. 

Otras integraciones clave

Además de los sistemas de eCommerce, CRM y ERP, un PIM puede integrarse con muchas otras herramientas empresariales, como sistemas de gestión de activos digitales (DAM), plataformas de marketing digital y software de automatización de ventas. 

Estas integraciones permiten que la información fluya de manera eficiente entre los diferentes departamentos de la empresa, eliminando silos de información y mejorando la colaboración entre equipos.

El crecimiento de los sistemas PIM

El uso de sistemas PIM ha experimentado un crecimiento notable en los últimos años, impulsado por la transformación digital y el auge del comercio electrónico. Esto se debe principalmente a la necesidad de gestionar grandes volúmenes de datos de productos de manera eficiente y precisa. 

Las empresas, tanto minoristas como fabricantes, están reconociendo la importancia de centralizar la información de producto para mantenerse competitivas en el mercado actual. Veamos con más detalle su crecimiento en el mercado y cómo ha sido su adopción en América Latina. 

Expansión global del mercado PIM

Según estimaciones recientes, el tamaño del mercado global de gestión de información de productos alcanzará los 15.620 millones de dólares en 2024, y se espera que crezca a 31 980 millones de dólares para 2029, con una tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) del 15,41 % durante este período. 

Este crecimiento refleja la creciente necesidad de soluciones digitales que optimicen la gestión de datos de productos y aceleren los procesos de venta en múltiples canales.

En términos de adopción, América del Norte ha sido la región con mayor participación en el mercado de PIM en 2023, mientras que se prevé que Asia-Pacífico será la región con el crecimiento más acelerado entre 2024 y 2029. 

Esto se debe al aumento de empresas que buscan integrar sus plataformas digitales con sistemas que mejoren la gestión de la información de productos, desde pequeños negocios hasta grandes corporaciones.

Adopción de PIM en América Latina

En América Latina, el mercado de gestión de información de productos está experimentando un crecimiento significativo debido a varios factores. La creciente demanda de transformación digital en la región, combinada con el auge del comercio electrónico, está impulsando a las empresas a buscar soluciones PIM que les permitan gestionar los datos de sus productos de manera más eficiente y rentable.

Este crecimiento también está impulsado por la expansión de la clase media y el aumento del ingreso disponible, lo que ha incrementado la demanda de bienes de consumo en la región. 

A medida que más empresas adoptan la venta en línea y digitalizan sus operaciones, la implementación de sistemas PIM se ha vuelto una prioridad para mejorar la experiencia del cliente y optimizar sus procesos internos.

Además, muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) de América Latina están recurriendo cada vez más a soluciones PIM para gestionar sus productos de manera eficiente, mejorando así su competitividad y acceso a nuevos mercados. Esta tendencia ha posicionado a la región como un mercado emergente clave para el crecimiento del PIM en los próximos años.

Desafíos y tendencias del sector PIM en los próximos años

El mercado de gestión de información de productos (PIM) está en plena expansión, impulsado por la creciente necesidad de las empresas de mejorar la precisión de los datos y ofrecer experiencias más atractivas a los consumidores. Sin embargo, a medida que las soluciones PIM se consolidan, surgen una serie de desafíos y tendencias que determinarán el rumbo del sector en los próximos años.

Desafíos del sector PIM

Aunque la adopción de los sistemas PIM está creciendo, el sector enfrenta algunos retos clave que pueden limitar su expansión:

Falta de conocimiento sobre el PIM

Muchas empresas aún desconocen las ventajas que ofrece un sistema PIM, lo que retrasa su adopción. La falta de concienciación sobre los beneficios, como la mejora en la precisión de los datos de productos y una mayor eficiencia operativa, impide que más empresas implementen esta tecnología en sus operaciones diarias.

Costos de implementación

Los altos costos asociados con la implementación de un sistema PIM, como las licencias de software, la instalación de hardware y los servicios de consultoría, representan una barrera importante para muchas empresas, especialmente para las pequeñas y medianas. Además, la inversión en formación de empleados es crucial para garantizar un uso efectivo de estas soluciones.

Preocupaciones por la seguridad de los datos

La creciente cantidad de datos gestionados por las empresas trae consigo mayores preocupaciones en torno a la seguridad y la privacidad de la información. Los sistemas PIM, al manejar grandes volúmenes de datos, deben garantizar la protección frente a posibles brechas de seguridad.

Tendencias emergentes en el mercado PIM

A pesar de los desafíos, el futuro del sector PIM presenta oportunidades significativas, impulsadas por la evolución tecnológica y las nuevas demandas del comercio electrónico:

PIM impulsado por la inteligencia artificial (IA)

Una de las principales tendencias es la incorporación de IA y aprendizaje automático en las soluciones PIM. Estas tecnologías permiten automatizar procesos como la clasificación, el enriquecimiento y la limpieza de datos, mejorando la eficiencia operativa. 

Integración con el Internet de las cosas (IoT)

El surgimiento del IoT está transformando la forma en que las empresas gestionan sus datos de productos. Los dispositivos conectados generan datos en tiempo real, y los sistemas PIM están evolucionando para integrarse con estas tecnologías, permitiendo una distribución fluida y en tiempo real de la información en diversas plataformas. Esto es clave para negocios que buscan adaptarse al comercio omnicanal y ofrecer experiencias consistentes en todos sus canales.

Sistemas PIM basados en la nube

La arquitectura basada en la nube está ganando terreno, ya que permite a las empresas escalar rápidamente sus soluciones PIM de acuerdo con sus necesidades crecientes. Los sistemas PIM modernos, construidos en la nube, proporcionan la flexibilidad necesaria para gestionar catálogos de productos en constante expansión y mantener su rendimiento a través de diversos canales de ventas.

Crecimiento de soluciones PIM asequibles para PYMES

A medida que el mercado del PIM madura, estamos viendo el desarrollo de soluciones más accesibles y flexibles, dirigidas a pequeñas y medianas empresas que buscan mejorar la gestión de la información de sus productos. Estas soluciones ofrecen interfaces más intuitivas y flujos de trabajo simplificados, lo que permite a los equipos sin experiencia técnica gestionar y actualizar la información de productos con facilidad.

Conclusión

Un sistema PIM es el motor que impulsa el éxito del comercio electrónico, mejorando la precisión y consistencia de la información de producto presentada a los clientes. 

Implementar un PIM optimiza la gestión de datos y asegura que cada canal de venta, ya sea online o físico, ofrezca información clara, completa y actualizada. Como resultado, se mejora la experiencia del cliente, aumentando las conversiones y las ventas.

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