Orden de compra: el formato que debes seguir y cómo completarla

Cuando te dedicas a la venta de productos es común encontrar dificultades en el proceso de abastecimiento de stock, por lo que saber como hacer correctamente una orden de compra y su formato te ayudarán a comunicarte mejor con tus proveedores. Por otra parte, si eres proveedor, saber leer este documento te permite comunicarte mejor con tus clientes y asegurarte de que su pedido está completo. 

Por lo tanto, este tipo de documento brinda certezas tanto a quien compra como a quien vende sobre lo acordado. De esta manera, se evitan malentendidos y asegurando una correcta entrega de los productos. Sin embargo, hay varios ejemplos de orden de compra y ello puede resultar algo confuso para cualquier persona que se dedique a las ventas. 

Por eso, aquí te contamos qué es una orden de compra, su estructura y cómo rellenar una para aceitar tu proceso de re abastecimiento.

Qué es una orden de compra

Una orden de compra es un documento legal emitido por una empresa en el que informa al proveedor dónde debe entregar el o los productos solicitados. También llamado nota de compra, el mismo implica detallar la cantidad y el tipo de productos o servicios que se están comprando, el precio, las condiciones de pago y la forma de entrega.

Como te dijimos en la introducción, las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para el vendedor. Mantienen la comunicación clara y evitan cualquier tipo de confusión en los procesos de compraventa. 

Cuando emites una orden de compra en formato estructurado, se mantienen las operaciones de la empresa de manera organizada. Al recibirla, los proveedores pueden visualizar el pedido y comprobar e informar si se puede llevar a cabo, antes de comprometerse a cumplirlo. 

Una vez que tu proveedor acepta garantizarte la venta de los productos o servicios, la orden de compra se convierte en un contrato que deberá efectuarse en el tiempo establecido y escrito en la misma. Ambas partes quedan protegidas, tanto en el caso de que el proveedor no envíe los productos ordenados, como en caso de que el comprador no pague la cantidad acordada. 

Para qué sirve usar un mismo formato de orden de compra 

Generalmente, la orden de compra es utilizada por empresas donde se repone stock de mercaderías constantemente y se cuenta con uno o varios proveedores, sean del rubro que sean. Sin embargo, también se utiliza cuando una empresa requiere algún bien o servicio.

En esos casos, se crea una orden de compra donde se describe de manera detallada lo que necesita, cuándo y dónde quiere que se lo envíen. Como te explicamos en el apartado anterior, la orden de compra y su formato estructurado sirven para que ambas partes tengan un registro detallado de la compra. 

Además, ayuda al departamento de compras y ventas a organizar mejor su documentación y clasificarla de la manera que más le sea conveniente: por proveedor, por producto o por período. De cualquier manera, debes usar un mismo formato para evitar confusiones, tanto para aumentar la eficiencia en tu equipo como en los externos a la organización. 

Entre los objetivos más importantes de una orden de compra con formato encontramos los siguientes tres aspectos claves:

• Brindar la certeza de que ambas partes tienen la información correcta y que, en caso de que haya alguna confusión, este documento pueda servir como comprobante. 
• Agilizar la optimización de los procesos de compra en la empresa.
• Ayudar al departamento encargado del re abastecimiento a contabilizar los pedidos y tener registro de sus operaciones. 
• Otorgar eficiencia en el proceso de compra y venta para ambas partes. 

En sintonía con lo anterior, es importante desarrollar un buen proceso de control. Al igual que con el seguimiento de ventas, es necesario monitorear las órdenes de compra, asegurándose de que el pedido sea recibido y cumpla en los términos señalados. Todas estas etapas pueden administrarse de forma eficaz con la ayuda de un software ERP o con un software de compras.

Orden de compra: formato y estructura general

Como te adelantamos unas cuantas líneas atrás, existen varios ejemplos de orden de compra en internet, lo que te puede generar una cierta confusión de cuál es el formato más adecuado para tu empresa o el rubro al que te dedicas.

Más allá de su organización o diseño, lo cierto es que existen cinco partes claves que sí o sí deben estar en la orden de compra con formato para que sea tomada en cuenta. Te detallaremos cada una de ellas. 

1. Información del vendedor y comprador

Esta información es tal vez la más relevante, ya que ayudará a las partes interesadas a conocer detalles sobre el nombre y la dirección en la que se entregará el producto o servicio. 

Evitará correos o llamadas innecesarias en torno a la petición de compra por confusiones o malentendidos. 

2. Datos de entrega y facturación

Como hemos destacado en otros apartados, uno de los objetivos de la orden de compra es señalar minuciosamente dónde queremos que se nos envíen los bienes o servicios que estamos comprando. 

Aunque la dirección de facturación de la orden suele ser la misma, no está de más considerarla si es que tu empresa tiene otras sedes o se distribuye de manera diferente. Es importante señalarlo en el documento. 

3. Fecha y número de orden de compra

Legalmente, este elemento es clave en las órdenes de compra. Los motivos principales se refieren primero a identificar la solicitud realizada y segundo, que le ahorra tiempo a la administración o al departamento de compras y ventas de buscar entre documentos los detalles específicos. 

Si tienes un número de seguimiento, podrás llevar un orden más formal de todas las compras y verificar que tu proveedor cumpla con la obligación de entregarte lo solicitado en esa fecha. 

4. Notas y observaciones

En el apartado de notas y observaciones se incluye la descripción y detalles de los artículos proporcionados, cantidades y precios definidos para cada uno. 

Como observarás en la imagen y en la plantilla que te proporcionaremos, generalmente la orden de compra debe contar con un recuadro y espacio suficiente para poder incluir todos estos detalles. 

5. Firma o autorización

Al igual que con la fecha, este elemento también es muy relevante porque señala quién autoriza la orden de compra. Por lo tanto, la firma ayuda a que todos los departamentos involucrados en la compra puedan llevar a cabo la petición sin inconvenientes o problemas de autorización propiamente dichos. 

Cómo hacer una orden de compra

Ahora que sabes qué es una orden de compra y cuáles son los elementos básicos que la componen, llega el momento de hacerla y completarla. Aquí sabemos que si eres emprendedor o tienes una pyme, el tiempo es poco y la demanda mucha. Y si no eres ninguna de esas cosas, pero trabajas en el departamento de compras, también te será útil el siguiente paso. 

A continuación, te facilitamos una plantilla de orden de compra en formato Excel para que puedas desarrollar los pasos que a continuación te explicaremos para desarrollar un buen proceso de emisión de orden de compra.

1. Enviar solicitud

Cuando se presenta la necesidad de adquirir algún bien o servicio para la empresa, el primer paso es generar una solicitud al departamento de compras para obtener la autorización pertinente y poder llevar a cabo esta acción. 

Sin importar el tamaño de tu empresa, se trata de una solicitud sencilla en la que se detalla lo que se quiere comprar y cuál es el propósito empresarial de dicha compra.

2. Encontrar proveedor

Una vez que el departamento de compras ha aprobado la solicitud, el mismo debe emitir la orden de compra y conseguir los datos del proveedor más conveniente para la empresa. 

Esa decisión puede estar basada en múltiples factores, como las condiciones de venta, la calidad del producto, el precio, los plazos de pago, entre otros. Dependerá de la capacidad de negociación del encargado y de los criterios de la empresa. 

El departamento también deberá obtener por supuesto la autorización financiera de la administración para continuar este proceso. 

3. Confirmar la orden

Una vez que todo sea autorizado y el proveedor haya recibido la orden de compra, será su turno de verificar que pueda proveerla en tiempo y forma. Como así también que los datos estén correctos en el documento. Generalmente, el proveedor aprobará la solicitud mediante una plataforma de contratación.

4. Proceder a la entrega

Cuando la orden de compra ha sido aceptada por el proveedor, deberás esperar a recibir los bienes o servicios que se ordenaron en el tiempo y la forma en que se solicitó. 

Una vez que lleguen, verifica que la cantidad y los artículos recibidos coincida con los datos que figuran en la orden de compra. De esta manera, y habiendo comprobado que todo esté en orden, finaliza el circuito de la orden de compra. 

Conclusión

La organización y el control son dos aspectos claves en toda organización. Por eso, saber la estructura de documentos como la orden de compra y su formato, además del proceso de emisión, son formas de controlar el re abastecimiento de mercadería o la contratación de servicios. Esto, a fin de contar con una estructura de documentación organizada y protegerse legalmente ante los incumplimientos.