Hoja de balance: qué es y cómo hacerla en 5 pasos 

La hoja de balance general es una herramienta esencial para sostener la salud financiera de cualquier empresa. Manejar adecuadamente la contabilidad es fundamental para garantizar el éxito y la supervivencia de cualquier empresa.

Esta poderosa herramienta analítica puede ofrecer al departamento de ventas información valiosa sobre cómo las decisiones de inversión, los niveles de deuda y los cambios en el patrimonio neto pueden afectar el desempeño general de la empresa.

En esencia, proporciona a los equipos de ventas un lente a través del cual pueden examinar cómo sus acciones y decisiones impactan los resultados financieros de la empresa.

Por eso, este artículo, te guiaremos paso a paso sobre cómo crear una hoja de balance general, cómo se estructura y cómo se puede utilizar para analizar la situación financiera de una empresa y las implicancias de las ventas concretadas. 

Al final de este recorrido, estarás equipado con el conocimiento y las habilidades necesarias para crear y analizar una hoja de balance general, permitiéndote tomar decisiones informadas que pueden llevar tu empresa hacia el éxito.

Características de una Hoja de Balance

Como ya hemos abordado en otro artículo las principales cualidades de un balance general, vamos a lo específico que corresponde a la hoja de balance general. Este documento es donde se plasma y se grafica la situación financiera de la empresa.

Por lo tanto, consiste en una representación condensada y estructurada sobre los aspectos clave de un periodo contable específico. Para comprender cómo realizar una, primero debemos familiarizarnos con esos componentes y sus características: los activos, pasivos y el patrimonio de los accionistas.

Activos

Primero, los activos son los recursos económicos que posee una empresa y que se espera generen beneficios económicos futuros. Estos pueden abarcar una variedad de ítems, desde bienes tangibles, como edificios o maquinaria, hasta intangibles como patentes o marcas registradas. 

Los activos se dividen en dos categorías: los activos circulantes, que son fácilmente convertibles en efectivo en el corto plazo, como el inventario y las cuentas por cobrar, y los activos no circulantes, que representan inversiones a largo plazo.

Pasivos

En segundo lugar, los pasivos se refieren a las obligaciones financieras o deudas que una empresa debe cubrir en el futuro. Estas pueden originarse de diversas fuentes, una empresa proviene de préstamos, adquisición de bienes o servicios, o por obligaciones legales. 

Similar a los activos, los pasivos también se clasifican en dos categorías: los pasivos circulantes, que deben pagarse en el corto plazo, y los pasivos no circulantes, que son las obligaciones a largo plazo.

Patrimonio Neto

Finalmente, el patrimonio de los accionistas o patrimonio neto es la parte del capital de una empresa que pertenece a los propietarios o accionistas. Este se deriva restando los pasivos totales de los activos totales, y se compone principalmente del capital social y las ganancias retenidas. 

El capital social es el dinero aportado por los accionistas para la constitución o ampliación de la empresa. Las ganancias retenidas, por otro lado, representan las utilidades no distribuidas a los accionistas como dividendos que la empresa ha acumulado a lo largo del tiempo.

En resumen, la hoja de balance general se basa en la ecuación fundamental de la contabilidad: Activos = Pasivos + Patrimonio de los accionistas. Al mantener un equilibrio entre estos tres elementos, las empresas pueden garantizar su estabilidad financiera y la capacidad de cubrir todas las obligaciones que puedan surgir.

La ecuación en una hoja de balance

Una hoja de balance general descansa sobre una ecuación fundamental de contabilidad que sirve para mostrar la relación entre los activos, pasivos y el capital de una empresa. 

La ecuación es la siguiente: 

Activos = Pasivos + Capital de los accionistas.

Esta ecuación financiera demuestra el rol que cumplen los componentes explicados en el apartado anterior. Los activos, al representar todos los recursos que la empresa posee, equivalen a las obligaciones financieras de la empresa (pasivos) y el capital de los accionistas, que también se conoce como patrimonio neto. 

Ejemplo de ecuación en la hoja de balance

Para comprender mejor esta ecuación, consideremos un ejemplo en el área de ventas. Supongamos que una empresa de calzado tiene $500,000 en activos circulantes (como dinero en efectivo, inventario de zapatos, cuentas por cobrar, etc.), y $200,000 en activos fijos (como maquinaria, equipo y propiedad). Esto sumaría un total de $700,000 en activos.

La misma empresa puede tener $200,000 en pasivos circulantes (como cuentas por pagar, nómina, impuestos, etc.), y $100,000 en pasivos a largo plazo (como un préstamo bancario). Esto suma un total de $300,000 en pasivos.

Según la ecuación de la hoja de balance, si restamos los pasivos totales ($300,000) de los activos totales ($700,000), obtenemos $400,000. Este sería el capital de la empresa o el patrimonio de los accionistas, es decir, la cantidad de dinero que quedaría si la empresa vendiera todos sus activos y pagara todos sus pasivos. Este resultado también refleja la cantidad que los inversores tendrían si la empresa se liquidara.

Por lo tanto, el balance sería: Activos ($700,000) = Pasivos ($300,000) + Patrimonio de los accionistas ($400,000). Esta ecuación resalta la importancia de mantener un equilibrio financiero, ya que permite a las empresas manejar sus obligaciones financieras y tomar decisiones estratégicas para el futuro.

Cómo Hacer una Hoja de Balance en Excel en 5 Pasos

Microsoft Excel es una herramienta poderosa y versátil que facilita la creación de una hoja de balance general. Aquí, proporcionamos un proceso paso a paso para ayudarte a elaborar tu propia hoja de balance en Excel:

Paso 1: Establece la Fecha y Crea la Columna de Activos

En primer lugar, abre una hoja de cálculo de Excel y en la celda A1, escribe la fecha del periodo de reporte que estás analizando. Esto es crucial, ya que la hoja de balance es una instantánea de las finanzas de tu empresa en un momento específico.

Justo debajo, en la celda A2, escribe «Activos». Bajo este encabezado, en las celdas A3, A4, A5, etc., procede a enumerar todos los activos que posee tu empresa. Puedes dividirlos en activos circulantes (dinero en efectivo, cuentas por cobrar, inventario, etc.) y activos no circulantes (propiedad, planta, equipo, etc.).

Paso 2: Añade las Cifras de Activos y Obtén el Total

En la columna B, junto a cada activo enumerado, debes ingresar su valor correspondiente. Una vez que hayas introducido todos los valores, en la última celda debajo de los valores de activos, utiliza la función de suma de Excel (=SUMA(B3:Bx)) para obtener el total de los activos.

Paso 3: Edita la Columna de Pasivos

En la columna A, justo debajo de los activos, escribe «Pasivos». A continuación, enumera los pasivos circulantes (cuentas por pagar, impuestos por pagar, nómina pendiente, etc.) y los pasivos no circulantes (préstamos a largo plazo, obligaciones de arrendamiento, etc.).

Paso 4: Agrega las Cifras de Pasivos y Extrae el Total

Como hiciste con los activos, ahora deberás agregar los valores correspondientes a los pasivos en la columna B, junto a cada pasivo enumerado. Posteriormente, suma todos los valores de los pasivos utilizando la función de suma (=SUMA(Bx:Bx)).

Paso 5: Obtén el Capital Contable

Finalmente, para obtener el capital de los accionistas, también conocido como capital contable, deberás restar el total de pasivos del total de activos.

Esta operación se puede hacer en una celda vacía introduciendo la fórmula (=Bx-Bx), donde cada ‘x’ corresponde al número de celda del total de activos y pasivos, respectivamente. El resultado será el capital contable de tu empresa.

¿Cómo analizar la hoja de balance?

El análisis de la hoja de balance general es un procedimiento esencial que te permite comprender la posición financiera de tu empresa y su capacidad para cubrir todas las obligaciones financieras. 

Para llevar a cabo una evaluación exhaustiva, es importante considerar diversos factores que proporcionan una perspectiva completa de la salud financiera de tu empresa. Aquí te presentamos algunos de los aspectos clave a considerar:

Balance Positivo

La primera pregunta a responder es si tienes un balance positivo. En términos sencillos, un balance positivo implica que los activos de la empresa superan a los pasivos. 

Si tu empresa tiene un balance negativo, indica que los pasivos superan los activos, lo que puede ser una señal de alarma sobre la solvencia de la empresa.

Nivel de Apalancamiento

El apalancamiento financiero se refiere al grado en que la operación de la empresa proviene de préstamos en lugar de capital propio. Una relación de deuda a capital alta indica que la empresa depende en gran medida de la financiación externa, lo que puede aumentar el riesgo financiero. 

Por otro lado, una baja relación de deuda a capital puede indicar que la empresa tiene una buena salud financiera y menos riesgo financiero.

Beneficios y Rentabilidad

Utilizando la hoja de balance, puedes calcular varias medidas de rentabilidad, como el retorno sobre los activos y el retorno sobre el capital. 

Estos indicadores te ayudarán a entender cómo de eficientemente está utilizando la empresa sus activos y el capital de los inversores para generar ganancias.

Comparación Entre Periodos

El análisis de la hoja de balance no debe limitarse a un solo periodo contable. Al comparar las hojas de balance de diferentes periodos, podrás detectar tendencias y cambios en la posición financiera de tu empresa. 

Por ejemplo, puedes ver si hay un porcentaje significativo de disminución en los activos o si los pasivos están creciendo más rápido que los activos.

Ciclo de Conversión de Efectivo

El ciclo de conversión de efectivo es una medida que muestra cuánto tiempo tarda una empresa en convertir sus inversiones en inventario y otras cuentas por cobrar en efectivo. Este indicador puede darte una idea de la eficiencia de la gestión de capital de trabajo de tu empresa.

Rotación de Activos Fijos

La rotación de activos fijos es una medida de cuántas veces una empresa ha vendido o reemplazado sus activos fijos durante un periodo determinado. Una alta rotación de activos fijos puede indicar que la empresa utiliza eficientemente sus activos para generar ventas.

El análisis de la hoja de balance es una herramienta poderosa que te proporcionará información valiosa sobre la salud financiera de tu empresa, ayudándote a tomar decisiones más informadas. No es un proceso único, sino un procedimiento continuo que debe realizarse a lo largo del tiempo para mantener un control firme sobre las finanzas de tu empresa.

Conclusión

La hoja de balance general es una de las herramientas más esenciales para cualquier empresario que busca mantener el pulso financiero de su negocio. Entender cómo se compone una hoja de balance permite a los administradores, inversionistas y otros interesados una vista panorámica de los activos y pasivos, así como del capital de una empresa.

El análisis de la hoja de balance es un procedimiento esencial para tomar decisiones informadas, garantizando así el bienestar y la prosperidad de tu empresa.

Recuerda que esta es solo una parte del conocimiento financiero que puedes adquirir. Te invitamos a explorar más temas en la sección Ventas del blog de Compara Software, donde encontrarás una amplia gama de artículos con información para impulsar tu negocio.