Gestión de flujo de caja: ¿Cómo administrarlo? 5 consejos de expertos

La gestión de flujo de caja es uno de los pilares para la estabilidad financiera de cualquier empresa, grande o pequeña.

Si alguna vez te has encontrado con problemas de liquidez, como facturas sin cobrar, cuentas bancarias en descubierto o dificultades para cumplir con los pagos a proveedores, probablemente estés enfrentando problemas relacionados con una mala gestión de flujo de caja.

¿Cómo mejorarla? Jaime Sepulveda, CEO de Skualo ERP, uno de los principales ERP de Chile, nos da algunos consejos. ¡Quédate hasta el final para conocerlos!

¿Qué es el flujo de caja?

En términos sencillos, el flujo de caja es la proyección de tus ingresos y egresos en un período de tiempo, lo que te permite anticiparte ante situaciones de falta de caja o fondos para cubrir tus compromisos. 

Este flujo incluye todos los ingresos que recibes, como:

• Ventas. 
• Cobros. 
• Financiamientos
• Aportes de Inversionistas

Además de todos los egresos, como:

• Pagos a proveedores. 
• Salarios y Leyes Laborales. 
• Impuestos, entre otros.
• Pagos créditos financieros

El objetivo principal de una correcta gestión de flujo de caja es anticiparte a situaciones en las que puedas tener un déficit de efectivo. Esto te permitiría tomar medidas antes de que la situación se vuelva crítica.

Aquí es donde una proyección clara de los ingresos y egresos se vuelve indispensable, ya que te ofrece una visión completa de la liquidez de tu empresa. 

Por ejemplo, si detectas que en un par de semanas tendrás más salidas de dinero que entradas, podrías buscar soluciones como el factoring o negociar plazos con tus acreedores.

¿En qué consiste la gestión de flujo de caja?

¿Qué tareas se realizan en la gestión de flujo de caja? Repasemos algunas de las principales:

Monitoreo constante de ingresos y egresos

Permite tener un control detallado del efectivo que entra y sale de la empresa.

 Esta funcionalidad es crucial para evitar sorpresas desagradables, como la falta de dinero para cubrir obligaciones básicas.

Proyecciones financieras

A través de proyecciones a corto y largo plazo, puedes anticipar situaciones de déficit o superávit. 

Esto te permitirá tomar decisiones informadas, como buscar financiamiento o invertir en oportunidades de crecimiento.

Facilita la planificación de pagos

Una correcta gestión de flujo de caja te permite organizar los pagos a proveedores y otros acreedores, de manera que siempre mantengas una buena relación comercial. 

Saber exactamente cuándo debes hacer frente a estos compromisos te ayudará a evitar retrasos que puedan dañar tu reputación.

Optimización de cobros

Controlar los plazos en los que tus clientes te pagan es esencial para mantener un flujo de caja positivo. 

Al gestionar los cobros de manera eficiente, puedes minimizar el tiempo que tarda en llegar el dinero a tu cuenta, lo que te permitirá cubrir gastos sin problemas.

Automatización y control mediante software

Hoy en día, herramientas como Skualo ERP permiten automatizar gran parte del proceso de gestión de flujo de caja.

Aunque Excel puede ser útil, el riesgo de errores es mayor, y el tiempo que dedicas a manualmente ingresar y calcular datos puede ser contraproducente. 

Un software ERP o un software contable te permitirá no solo reducir errores, sino también ahorrar tiempo para que te enfoques en tomar decisiones estratégicas.

Beneficios de una buena gestión del flujo de caja

Algunas de las ventajas más importantes de gestionar correctamente el flujo de caja incluyen:

Mejora la liquidez

Al tener un control detallado de tu flujo de caja, siempre sabrás cuánto dinero tienes disponible y cuánto necesitarás en el futuro. Esto te permitirá mantener una buena salud financiera y asegurarte de que siempre tendrás suficiente efectivo para cubrir tus gastos operativos.

Evita financiamientos innecesarios

Jaime también resalta la importancia de la gestión de flujo de caja para administrar los financiamientos. 

Esto es porque te permite saber mejor qué tipo de financiamiento necesitas tomar para cubrir ese déficit. 

Por ejemplo, si es por unos pocos días, puedes hablar con tus acreedores y pedir un poco más de plazo. O, también, puedes  realizar operaciones de factoring si el déficit es un poco más largo; o un financiamiento bancario si el tema es más profundo.

Sistema de cobranzas y pagos más eficientes

El CEO de Skualo ERP, nos explica que “el vender o cobrar a un plazo mayor a lo que compras normalmente, significa que deberás financiar de alguna manera ese déficit de fondos”.

En el caso de que tus pagos sean mucho más largos que tus cobros, te permitiría negociar mejores precios con tus proveedores al ofrecer un pago a menor plazo.

Facilita la toma de decisiones estratégicas

Con una visión clara de tu flujo de caja, podrás decidir de manera más informada si es el momento adecuado para realizar inversiones, contratar nuevos empleados o expandir tu negocio.

La clave está en contar con una proyección precisa que te muestre si podrás cubrir esos gastos sin comprometer la estabilidad financiera de tu empresa.

Fortalece las relaciones con proveedores y acreedores

Al poder anticipar tus necesidades de efectivo, podrás negociar mejores términos de pago con tus proveedores.

Esto no solo te permitirá mantener una relación saludable con ellos, sino también conseguir descuentos o plazos más favorables.

Aumenta la eficiencia operativa

Automatizar la gestión de flujo de caja mediante herramientas como Skualo ERP te ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores humanos. Esto te permitirá enfocarte en las actividades que realmente generan valor para tu negocio, en lugar de perder tiempo haciendo cálculos manuales.

Tipos de gestión de flujo de caja

Ahora bien, ¿qué tipos de gestión de flujo de caja existen? 

1.   Flujo de caja operativo (FCO)

Este tipo se refiere al efectivo generado por las operaciones diarias de la empresa. Es decir, engloba las ventas de productos o servicios, así como los pagos relacionados con los costos operativos. 

Un ejemplo claro es una tienda que recibe pagos por la venta de productos y, al mismo tiempo, realiza pagos a proveedores y empleados. 

El flujo de caja operativo muestra la capacidad de la empresa para generar efectivo a partir de su actividad principal.

2.   Flujo de caja de inversión (FCI)

Este flujo refleja los ingresos y egresos relacionados con la compra y venta de activos a largo plazo. Si una empresa adquiere maquinaria o vende un inmueble, esas transacciones se registran en este tipo de flujo de caja. 

Es fundamental para evaluar las decisiones de inversión y cómo estas afectan las finanzas a largo plazo.

3.   Flujo de caja financiero (FCF)

Aquí se incluyen las actividades relacionadas con la financiación de la empresa, como la obtención de préstamos o la emisión de acciones. Si una empresa solicita un préstamo para expandirse, ese ingreso se reflejará en el flujo de caja financiero. 

Este tipo de flujo es clave para entender cómo se financian las operaciones y el crecimiento de la empresa.

5 consejos de expertos para una buena gestión de flujo de caja

Ahora bien, ¿cómo mejorar la gestión de flujo de caja? El CEO de Skualo ERP, nos da algunas recomendaciones:

1.   Elabora previsiones realistas

 Para gestionar eficazmente el flujo de caja, es vital contar con un presupuesto detallado que incluya todos los ingresos y gastos, tanto fijos como variables.

Además, anticiparse a imprevistos es crucial. No bases tus previsiones en escenarios demasiado optimistas; incluye un margen de error que cubra posibles situaciones como retrasos en los pagos o gastos inesperados.

2.   Controla tus cobros de manera eficiente

Un consejo esencial para una buena gestión de flujo de caja es facturar de inmediato y no esperar hasta final de mes.

Además, establece plazos de pago claros en las facturas y realiza un seguimiento constante de los cobros pendientes. Puedes ofrecer incentivos por pago pronto, como descuentos, para mejorar el flujo de efectivo.

3.   Optimiza la gestión de inventarios

Mantén un control regular de tus existencias y define niveles mínimos y máximos de stock para evitar roturas o excesos de inventario. El método JIT (Just in Time) puede ser útil para reducir el capital inmovilizado en productos.

Además, liquida los productos que no se venden o se mueven lentamente para liberar capital y mejorar la liquidez.

4.   Utiliza herramientas tecnológicas

La automatización puede ser un gran aliado en la gestión de flujo de caja. 

“Si bien es cierto que Excel te lo permite hacer sin mayores problemas, eso te significa estar llenando planillas, copiando datos desde otros lados, correr el riesgo de que las fórmulas estén incorrectas”, explica Sepúlveda. 

Una herramienta te simplifica y automatiza el proceso, lo que te dará el tiempo para tomar decisiones en vez de estar calculando y calculando las cifras.

Herramientas como Skualo ERP te permiten realizar proyecciones precisas y automatizar el control de pagos y cobros.

Esto no solo reduce el riesgo de errores, sino que también te libera tiempo para tomar decisiones estratégicas basadas en datos confiables.

5.   Mantén relaciones sólidas con tus acreedores

Una buena comunicación con proveedores y entidades financieras te permitirá negociar mejores condiciones de pago.

Si enfrentas dificultades financieras, es recomendable dialogar con tus acreedores para encontrar soluciones que sean viables para ambas partes.

Conclusión

En resumen, una buena gestión de flujo de caja es clave para la estabilidad financiera de cualquier empresa. Controlar ingresos y egresos, hacer proyecciones realistas y optimizar cobros y pagos previene problemas de liquidez y evita financiamientos innecesarios.

Una buena gestión de flujo de caja asegura el buen funcionamiento del negocio y fortalece las relaciones con proveedores y acreedores.