¿Qué es un Sprint Review en Scrum?

Un sprint review es una reunión informal a la que asiste el equipo Scrum con el objetivo de ofrecer una demostración del prototipo del producto y determinar qué pendientes fueron terminados y cuáles no. 

El propósito de la reunión es que el equipo muestre a los clientes y partes interesadas el trabajo que han realizado durante el sprint y lo comparen con el compromiso asumido al comienzo.

Luego, el equipo pedirá a los clientes que revisen si el trabajo presentado (potencialmente enviable) cumple con los requerimientos. A veces, algunos clientes solicitarán un margen de tiempo para usar la aplicación (en el caso de proyectos de desarrollo de software) durante algún tiempo antes de aceptarla. 

A largo plazo, esto permite ahorrar tiempo y avanzar sobre seguro en las etapas venideras.

Sprint review: ¿cuánto dura?

Una sesión de sprint review puede durar hasta 4 horas en sprints de 4 semanas. La regla general es que la revisión no debe tomar más de una hora por semana de duración del sprint

El siguiente cuadro te ayudará a entender mejor la duración recomendada para un sprint review.

Duración total del sprintDuración del Sprint Review
1 semana1 hora
2 semanas2 horas
3 semanas3 horas
4 semanas4 horas

Lo más importante en un sprint review es que la reunión ofrezca tiempo para hacer preguntas, observaciones o proporcionar comentarios y sugerencias, y tener discusiones sobre cómo avanzar de la mejor manera.

¿Cómo se hace un sprint review?

Una vez aclarado qué es un sprint review, cuánto dura y su importancia, la siguiente pregunta es: ¿cómo hacer uno?

Hay muchas formas de realizar un sprint review. A continuación, se describen las actividades comunes dentro de una reunión de revisión típica:

  1. Inicio
  2. Se da la bienvenida a las partes interesadas
  3. El propietario del producto presenta la agenda de revisión.
  4. El equipo Scrum presentar los incrementos del productos (la demostración del producto que se ha implementado en el Sprint).
  5. Se reciben comentarios de las partes interesadas.
  6. Se presenta el product backlog a las partes interesadas para obtener comentarios de cara a los próximos sprints.
  7. Cierre.

La mejor forma de gestionar un sprint review

Como puedes ver, entender qué es un sprint review no es complicado. Sin embargo, el proceso involucra varios pasos y, cuanto mayor sea la complejidad del proyecto, mayor riesgo habrá de equivocarse.

Es por esto que los equipos modernos y que destacan por su eficiencia utilizan un Software de Gestión de Proyectos. Este tipo de herramienta permite poner en orden las ideas de todos los involucrados, darle seguimiento a las tareas pendientes y realizadas, administrar mejor los recursos y mejorar la productividad en general.

Si buscas ejemplos de herramientas para gestionar tus proyectos, encontrarás opciones muy populares en el mercado (como Asana) en nuestro listado gratuito de Software de Gestión de Proyectos.

¿Qué es el Product Backlog en Scrum?

El product backlog en Scrum es una lista de todo lo que debe hacerse como parte de un proyecto. 

Este documento sirve para reemplazar los medios tradicionales de especificación de requisitos. El propietario del Backlog es el propietario del producto Scrum, mientras que el Scrum Master, el equipo Scrum y otros Stakeholders contribuyen para redactar una lista completa de tareas pendientes.

Trabajar con un product backlog no significa que el Equipo Scrum no tenga permitido crear y usar otras herramientas. Al contrario, estos recursos adicionales pueden servir para entender mejor los distintos roles de usuario.

Por ejemplo, un backlog se puede combinar con descripciones de flujo de trabajo, pautas de interfaz de usuario, guiones gráficos o prototipos de interfaz. Ahora bien, estas herramientas no reemplazan el backlog, sino que complementan y detallan su contenido.

Product Backlog: plantilla

Si necesitas ejemplos de backlog en Scrum, a continuación hallarás un cuadro que te servirá de base para llevar un seguimiento de las tareas por hacer y su grado de prioridad.

También es importante que todos los pendientes estén debidamente identificados con una numeración única, y que haya claridad en lo que se espera del equipo.

IDTareaPrioridad
10Crear una base de datos para usuarios nuevos5
26Añadir la opción para eliminar todos los ítems seleccionados6
5Establecer un recordatorio para que los clientes actualicen su método de pago en la plataforma8
13Crear un script para depurar la base de datos.7
44Añadir nuevos ítems desde la página de inicio.10

Por otra parte, es importante saber que cada entrada en el product backlog debe aportar algún tipo de valor al cliente. Las entradas sin ningún valor son un desperdicio de tiempo y energía, y no deberían estar presentes en el backlog.

Adicionalmente, los requisitos del backlog tienen granularidades diferentes. Solo los requisitos que se implementarán durante uno de los próximos sprints se definen con mayor detalle.

La razón de esto es que no tiene sentido invertir tiempo y esfuerzo en la especificación de los demás requisitos, ya que posiblemente la mayoría habrá cambiado antes de la implementación.

Proceso de mejora del Product Backlog

El product backlog cambia a lo largo de todo el proyecto. Si es necesario, se agregan nuevos requisitos y los ya existentes se modifican, definiéndose con más detalle o eliminándose. 

Este es el llamado «proceso de mejora del product backlog», y es conveniente que los equipos Scrum cuenten con las herramientas adecuadas para asumirlo.

Un Software de Gestión de Proyectos permite administrar mejor los cambios en los requerimientos durante el desarrollo de un proyecto. Algunas herramientas que puedes evaluar para mejorar la produtividad en tu equipo son:

3 Tipos de Antipatrón Scrum que Debes Evitar

Si tu meta es aplicar correctamente la metodología Scrum, pero todavía no sabes qué es un antipatrón Scrum, estás ignorando una pieza fundamental que podría echarlo todo a perder.

Los antipatrones o Scrum anti patterns (en inglés), son malas prácticas que siguen los líderes de proyecto para mejorar procesos. Aun así, hacen lo contrario al obstaculizar sus propios esfuerzos y ralentizar el progreso del equipo hacia el logro de objetivos ágiles.

En Scrum, los antipatrones se pueden convertir en la causa primaria del fracaso. Por eso, en esta nota veremos una serie de Scrum anti patterns que las empresas deberían evitar a toda costa.

En el camino, podrás descubrir también cuáles de estos son antipatrones Scrum que afectan a tu negocio o equipo en la actualidad.

Scrum: antipatrones que tu equipo necesita evitar

1. Barreras en la comunicación

El Manifiesto Ágil recomienda preferir individuos e interacciones sobre procesos y herramientas. Sin embargo, no todas las organizaciones implementan esta regla al crear software y, en cambio, se las ve trabajando en un entorno de administración y burocracia. 

¿La solución? Hacer buen uso de las reuniones.

Las reuniones de Scrum generalmente se tratan de hacer un seguimiento del estado del progreso; es decir, saber dónde estamos en el camino para completar las tareas que se asignaron en cada sprint

Otra medida recomendada es utilizar algún Software de Gestión de Proyectos, como Monday, para que todo el equipo esté en la misma página.

2. Expectativas poco claras

El propietario del proyecto debe ser el puente entre los equipos ágiles y el cliente, y ocuparse de garantizar que los requisitos se comuniquen tal cual, es decir, que las ideas coincidan con el producto final. Sin embargo, a menudo es la claridad de los requisitos la que va mal.

La solución es documentar los requerimientos en lugar de confiar en la comunicación verbal. Además, se deben tomar en serio las reuniones de seguimiento y comunicarse con las partes interesadas para corroborar que la información recibida es la correcta.

3. Distribución del trabajo deficiente

Muchas veces, los equipos extienden sus responsabilidades innecesariamente. 

En el proceso de exagerar, se desvían del alcance definido inicialmente, lo que conduce a inconsistencias y retrasos en los entregables.

Para prevenir esto, los resultados deben correlacionarse con los requisitos subyacentes al final de cada sprint.

Por otro lado, es necesario que haya un canal de comunicación constante entre el propietario del producto y el equipo de desarrollo.

Software para Antipatrón Scrum

En conclusión, una de las mejores medidas que los equipos pueden tomar es utilizar herramientas para mantener la transparencia de las tareas mientras se completa un sprint en particular. 

De esta manera, todos pueden estar en la misma página mientras saben lo que deben hacer.

También es importante que el alcance del proyecto sea claro y que la distribución del trabajo sea realista. En este sentido, los equipos ágiles no deberían trabajar más de 40 horas por semana si se necesita mantener un ritmo sostenible.

¿Qué es la Guía Scrum SBOK?

Scrum SBOK es una guía que ofrece directrices para la implementación exitosa de esta metodología de gestión ágil, y la entrega de productos funcionales.

SBOK se desarrolló como un medio para crear una guía necesaria para las organizaciones y los profesionales de la gestión de proyectos que desean implementar Scrum, así como para aquellos que ya lo están haciendo y quieren realizar las mejoras necesarias en sus procesos. 

La importancia del SBOK consiste en que reúne la experiencia de miles de proyectos en una variedad de organizaciones e industrias. Las contribuciones de muchos expertos en Scrum y profesionales de la gestión de proyectos se han considerado dentro de su desarrollo.

A continuación, te invitamos a profundizar en qué es el SBOK y cuál es su verdadero valor dentro de la administración de proyectos para aumentar las oportunidades de conseguir buenos resultados.

¿Qué es la guía SBOK?

La Guía SBOK se considera el estándar de facto para Scrum. En comparación con otros libros, esta guía para el conocimiento de Scrum ofrece pautas integrales para su implementación.

Concretamente, la guía SBOK se divide en las siguientes tres áreas:

  • Principios como el control de procesos empíricos, la autoorganización, la colaboración, la priorización basada en valores, el time-boxing y el desarrollo iterativo.
  • Procesos para desarrollar correctamente un proyecto Scrum desde el inicio hasta el lanzamiento. 
  • Una revisión de aspectos importantes como la organización, la justificación comercial, la calidad, el cambio y el riesgo.

La Guía SBOK se basa en el conocimiento y la percepción extraídos de miles de proyectos en una variedad de organizaciones e industrias. Además, se han realizado contribuciones de expertos que han impartido cursos de Scrum a más de 400.000 profesionales en 150 países. 

Importancia del SBOK

En el pasado, la comunidad Scrum se ha basado en gran medida en el ensayo y error, o en los entrenadores y consultores privados para implementar Scrum. 

Sin embargo, aprovechando una multitud de experiencias de muchos practicantes de Scrum en todo el mundo, las mejores prácticas ahora se han documentado en el SBOK con el objetivo de retirar la implementación de Scrum de las manos de consultores pagados y compartir el conocimiento con la comunidad.

El Scrum SBOK fue desarrollado para organizaciones y profesionales que querían implementar Scrum o aplicar mejoras. Por eso, está destinado a ser usado como una guía de referencia y conocimiento para un gran número de personas, lo que permite a organizaciones e individuos ahorrar dinero y cumplir metas estratégicas.

Algunos de los principales personajes beneficiados por la Guía SBOK son:

  • Propietarios de productos que desean comprender completamente el marco de Scrum.
  • Scrum Masters que quieran aprender su función específica en la supervisión de la aplicación del marco de Scrum en proyectos.
  • Miembros del equipo Scrum que desean comprender mejor los procesos y herramientas asociadas a un proyecto.
  • Cualquier persona que interactúe con el Scrum Core Team, incluidos, entre otros, el Portfolio Product Owner, Portfolio Scrum Master, Program Product Owner, Program Scrum Master, Scrum Guidance Body y Stakeholders (es decir, patrocinador, cliente y usuarios).

¿Dónde conseguir el Scrum SBOK?

La Guía SBOK completa se puede descargar online en distintos sitios web, aunque el primer lugar para consultar debería ser SCRUMstudy (autor de SBOK).

Aquí puedes descargar gratis la guía de SCRUM o comprar una copia física con la opción de entrega a domicilio (también puedes seguirlos en @SCRUMstudy_ para estar al tanto de las últimas novedades del mundo Scrum, y aprovechar los cursos en línea de certificación).

Ejemplos de Scrum: 5 Casos de Éxito Empresarial

Scrum es una de las metodologías de gestión de proyectos más usadas. Pero ¿te has preguntado qué tan efectiva es? Para salir de dudas, hoy veremos algunos ejemplos de Scrum y cómo se puede usar en el mundo real para conseguir resultados más competitivos.

Estos ejemplos de aplicación de la metodología Scrum vienen de distintas industrias, lo que significa que tienes toda la libertad para adaptar este marco a trabajo a tu empresa y necesidades.

Eso sí, no te olvides de los beneficios que vienen con el uso de un Software de Gestión de Proyectos; entre ellos, mayores probabilidades de cumplir metas dentro del tiempo y presupuesto establecido.

Concretamente, te recomendamos explorar opciones diseñadas para trabajar con proyectos Scrum, como Trello y Monday.

Proyectos que usan Scrum: casos de éxito en empresas reconocidas

Según datos de Applied Framework, las siguientes organizaciones han sabido aprovechar las ventajas de Scrum para la gestión de proyectos y han reportado muy buenos resultados.

  1. Proyecto Scrum para ferrocarriles holandeses: Un equipo distribuido en Holanda e India implementó Scrum con éxito después de que un proyecto gestionado aplicando otros métodos no se completara después de tres años. Este es uno de esos ejemplos de Scrum que comprueba su eficacia para sacar adelante proyectos de arquitectura y construcción, gracias a que se pueden gestionar mejor los requisitos técnicos, documentación y más.
  2. Gestión ágil de proyectos en Intel: Intel utilizó Scrum para acortar el tiempo del ciclo de trabajo en un 66% y eliminar los retrasos en la programación.
  3. Adopción de Adobe Premiere Pro Scrum: Adobe utiliza Scrum para coordinar con éxito las acciones dentro de un equipo distribuido en un entorno compuesto por sub-equipos que no son Scrum. En otras palabras, este caso de éxito demuestra que Scrum puede complementarse con otros marcos de trabajo, ayudando a las organizaciones a cumplir metas sin cambios estructurales.
  4. Transformación de Mayden de Waterfall a Scrum: Mayden, un joven proveedor de software basado en la nube del Reino Unido, utilizó Scrum para romper con los viejos hábitos y mejorar la calidad del código y el servicio al cliente. En este caso específico, se abandonó otro marco de trabajo (que también clasifica como metodología ágil) y se reemplazó por Scrum.
  5. Saab Defense: Por último, la compañía Saab (que provee a gobiernos y empresas de tecnología y otros productos militares o de seguridad civil) reportó haber conseguido buenos resultados cuando se comenzó a adoptar prácticas ágiles basadas en Scrum para desarrollar un avión de combate avanzado.

En conclusión, estos ejemplos Scrum son la prueba de que este marco de trabajo puede hacer mucho para mejorar la dinámica, rendimiento y calidad en organizaciones de todo tipo, así que…

¿Por qué no darle la oportunidad?

Puedes aprender más sobre Scrum echando un vistazo a sus características. Luego, para implementarlo todo es tan fácil como elegir un Software de Gestión de Proyectos de nuestro catálogo y llevar a tu equipo al siguiente nivel.

¿Qué dice el Manifiesto Ágil? | 12 Principios Agile

El manifiesto ágil, también llamado los 12 Principios de Agile, son las bases que sirven de guía para la gestión de proyectos cuando se usan metodologías ágiles.

Estos principios fueron creados en 2001 por un grupo de desarrolladores con el objetivo de descubrir mejores formas de desarrollar software. Al mismo tiempo, fue una reacción contra los métodos tradicionales, que se consideraban incapaces de estar a la altura de las exigencias del mercado.

Tal vez, la principal característica del manifiesto ágil es que se enfoca en servir a las personas. En otras palabras, su contenido deja claro que las herramientas y procesos, para que sean útiles, deben ayudar a la gente y favorecer el ahorro de tiempo o recursos.

¿Cuáles son los 12 principios del manifiesto ágil?

Una vez aclarado qué es el manifiesto ágil y qué es lo que promueve, echemos un vistazo a sus lineamientos.

A continuación, se detallan los 12 principios de Agile que, sea cual sea el proyecto en marcha, te ayudarán a saber cómo operar el proceso.

Recuerda que estos pilares fueron redactados pensando en proyectos de desarrollo de software, aunque también pueden extrapolarse a proyectos en otra área que aborden un enfoque ágil.

  1. Nuestra máxima prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software valioso.
  2. Bienvenidos los requisitos cambiantes, incluso al final del desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para la ventaja competitiva del cliente.
  3. Entrega software que funcione lo más frecuentemente posible, desde un par de semanas hasta un par de meses, dando preferencia a la escala de tiempo más corta.
  4. Los empresarios y los desarrolladores deben trabajar juntos a diario durante todo el proyecto.
  5. Construye proyectos en torno a personas motivadas. Brinda a tu equipo el entorno y apoyo que necesita, y confía en cada integrante para hacer el trabajo.
  6. El método más eficiente y efectivo para transmitir información hacia y dentro de un equipo de desarrollo es la conversación cara a cara.
  7. El software que funciona es la principal medida de progreso.
  8. Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los patrocinadores, desarrolladores y usuarios deberían poder mantenerse activos constantemente de forma indefinida.
  9. La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad.
  10. La simplicidad, que es el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.
  11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de equipos autoorganizados.
  12. A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo, luego sintoniza y ajusta su comportamiento en consecuencia.

Lineamientos del manifiesto ágil: ¿metodología vs. disciplina?

No menos importante es hablar de la controversia causada por el manifiesto ágil luego de su aparición, ya que muchos desarrolladores lo criticaron por considerarlo «anti-disciplinar» y «anti-metodológico».

Al respecto, los autores aclararon que el pilar del manifiesto ágil busca aprovechar lo mejor de la teoría, dejando a un lado lo menos útil de ella:

«Aceptamos la documentación, pero no cientos de páginas de tomos que nunca se mantienen y que rara vez se utilizan. Planificamos, pero reconocemos los límites de la planificación en un entorno turbulento«.

En este proceso, además de conocer los principios del manifiesto ágil es importante apoyarse en un Software de Gestión Ágil (por ejemplo, Wrike). De este modo se puede cumplir más fácilmente con algunos de los lineamientos del manifiesto, como la recepción y gestión efectiva de requerimientos de última hora.

Las 10 Características de Scrum Más Importantes

Scrum es una de las metodologías ágiles más usadas en el mundo, gracias a que aporta flexibilidad y una estructura organizada que aumenta las probabilidades de éxito en la gestión de proyectos.

Para entender cómo este modelo de trabajo simplifica la gestión y nos ayuda a conseguir mejores resultados, el primer paso es profundizar en las características de Scrum. Estos pilares garantizan el éxito a la hora de administrar un proyecto aplicando este método; por eso, es importante conocerlos de antemano.

Si es tu primera vez trabajando con Scrum y deseas tener una idea más clara de cómo funciona esta metodología, a continuación hallarás un listado que resume sus principales características.

Esta información sin duda te ayudará a aprovechar mejor las bases de Scrum para el cumplimiento de metas.

Principales características de Scrum

Antes de empezar, toma en cuenta que Scrum se fundó inicialmente como un marco de trabajo para el desarrollo de software. Sin embargo, con el tiempo se expandió su uso a otras áreas.

Esto significa que las características de Scrum listadas abajo pueden interpretarse y aplicarse sin problema en cualquier industria.

  1. El método apoya la colaboración y la autoorganización. Los miembros del equipo trabajan y desarrollan el proyecto en conjunto, compartiendo ideas y descubrimientos.
  2. Los equipos Scrum autogestionan sus actividades, y todas se enmarcan dentro de un margen de tiempo específico.
  3. En Scrum, el cliente recibe versiones funcionales del producto final continuamente a lo largo de ciclos incrementales (sprints) que transcurren semanalmente o, como máximo, de mes en mes.
  4. Los sprints se repiten hasta que el equipo Scrum consigue desarrollar todas las características solicitadas para el proyecto.
  5. En Scrum, la adaptación a las condiciones del mercado tiene especial importancia. Para lograrlo, se incorporan cambios durante el ciclo de desarrollo del producto e incluso más tarde.
  6. Scrum se enfoca en brindar respuestas rápidas y eficientes a los cambios, diseñando soluciones creativas y funcionales en el menor tiempo posible.
  7. Uno de los principales objetivos del método es ofrecer altos valores comerciales al cliente en poco tiempo.
  8. Una vez al día, se efectúa una reunión de seguimiento que no debe durar más de 15 minutos. La finalidad es obtener feedback sobre el avance del equipo y los posibles obstáculos.
  9. Gracias a la participación que tienen todas las partes involucradas en el proyecto, con Scrum se puede ahorrar dinero, mitigar riesgos y ganar terreno en el mercado rápidamente.
  10. El tamaño del equipo Scrum es un factor decisivo. Un equipo pequeño puede no tener las habilidades necesarias para desarrollar el producto o servicio solicitado, y un equipo grande puede arruinar el trabajo, ya que la colaboración será difícil. Por eso, el tamaño óptimo suele ser de seis a diez personas.

Software de Gestión de Proyectos: uno de los pilares de Scrum para el éxito

Por último, también es importante anotar que los equipos que reportan resultados sobresalientes utilizan un Software de Gestión de Proyectos, como Trello. Esta es una de las características de Scrum más importantes para considerar en el contexto pospandemia.

Por ejemplo, el 66% de las empresas que utilizan software completan proyectos dentro del presupuesto original, en comparación con el 47% de las empresas que operan sin una herramienta de gestión de proyectos.

Además, las empresas que desarrollan prácticas de gestión de proyectos ahorran 28 veces más dinero.

De igual modo, las organizaciones y equipos que no cuentan con herramientas profesionales sufren las consecuencias de la desorganización. Un buen ejemplo son las dificultades que muchas empresas experimentaron a raíz de la pandemia y que se relacionan directamente con la calidad en la gestión de proyectos, como:

  • Falta de motivación.
  • Desfase horario.
  • Problemas de supervisión / monitoreo.
  • Baja productividad por dilación.

¿Qué es PBI Scrum?

Hoy te expondremos lo que es PBI scrum, además de sus beneficios y errores más comunes. Si bien ser predecible es algo necesario en el mundo de los negocios, la realidad deja entredicho que es imposible saber con certeza cuánto tiempo y recursos tomará un proyecto, especialmente uno a gran escala.

El Software de Gestión de Proyectos y el Software de Gestión Ágil de Proyectos han aliviado la carga de lo que supone el desarrollo de proyectos. Pero, aun así, la predictibilidad parece ser un problema para muchos procesos que se quedan estancados cuando las empresas no ven progreso.

La ventaja de la ya mencionada técnica PBI (Product Backlog Ítems) es sacar a colación un desarrollo complejo basado en Scrum que de otra manera sería constantemente aplazado o almacenado. Empecemos primero definiendo en qué se basa esta técnica.

¿Qué es un PBIS (Product Backlog Item Scrum)?

Para definir lo que es un PBI Scrum, primero es necesario entender el significado de “Product Backlog”. Esto último no es más que el listado ordenado de todo lo que es necesario para que un producto o servicio se lleve a cabo.

El Product Backlog es la única fuente autorizada para el trabajo del equipo de desarrollo. Eso significa que no se hace nada que no esté primero listado en el Product Backlog.

En Scrum, a cada uno de los elementos del Product Backlog se le conoce como “Product Backlog Item”, o de forma abreviada: PBIS Scrum. Estos elementos son en conjunto: funcionalidades, requisitos de cambio, mejoras y corrección de errores.

La presencia de un PBI en un determinado Product Backlog no garantiza que vaya a ser ejecutado. Es por ello que los PBIS se representan más como una opción que tiene el equipo para lograr un resultado específico, en lugar de un compromiso establecido.

Dependiendo del determinado Software para Scrum que el equipo esté utilizando, se puede cambiar de una u otra forma el estilo de planeación del proyecto.

Beneficios de PBIS Scrum

  • Gracias a la flexibilidad de la técnica PBIS, se le garantiza al cliente o a la parte interesada correspondiente obtener el producto o servicio adecuado a sus necesidades pertinentes.
  • Los PBIS le permiten al equipo de trabajo cuantificar y programar cada uno de los elementos individuales que se completarán durante un Sprint, lo que agiliza enormemente la carga de trabajo.

Errores comunes en un Product Backlog Item

  • Empezar a desmenuzar los PBIs en paralelo. Si cada uno de los miembros del equipo empieza a trabajar en un PBI diferente y la organización se pierde, es fácil que la integración se vaya disipando y, al final, nadie sabrá con claridad lo que se supone que están desarrollando.
  • No incluir criterios que permitan validar cada PBI. Se debe recordar que ser un Product Owner, por lo general, lleva su tiempo. Si no se establecen ni la capacitación ni las expectativas correctas, es probable que algún PBI se quede sin criterio válido. Esta situación, en lugar de agilizar el proyecto, más bien dificultará su desarrollo.

Referencias:

Dictionary, Agile, and Product (PBI). 2021. «Product Backlog Item (PBI) – Agile Academy». Agile Academy. https://www.agile-academy.com/en/agile-dictionary/product-backlog-item-pbi/.

«What Is A Backlog?». 2015. Agile Alliance |. https://www.agilealliance.org/glossary/backlog

¿Cómo Funciona el Incremento de Producto Scrum?

El incremento de producto Scrum funciona como un trampolín para cumplir con los objetivos del producto. Esta práctica de calidad ahorra esfuerzo en la medida en que el producto se va volviendo cada vez más estable.

En este artículo expondremos cómo funciona el incremento de producto Scrum y algunos ejemplos útiles para comprenderlo.

¿Qué es un incremento de Scrum (Product Increment)?

El incremento de Scrum es la suma total de los elementos del Product Backlog o PBIs completados durante el Sprint actual, sumando –además– el valor de todos los Sprints anteriores.

La suma de los incrementos se presenta en cada Sprint Review y se pueden crear múltiples incrementos de Scrum dentro de un mismo Sprint. Gracias a la ayuda de algún Software para Scrum es más sencillo para el equipo acostumbrarse al incremento de funcionalidad.

¿Cómo funciona el Product Increment?

El Product Owner es quien debe asegurarse de que el producto vaya aumentando su valor en cada nuevo Sprint. El incremento de valor Scrum debe verificarse minuciosamente para garantizar que todos los incrementos funcionen juntos. Al final del Sprint, cada nuevo incremento de Scrum debe estar terminado y en condiciones para ser utilizado.

El trabajo no se considera un incremento funcional, a menos que cumpla con DoD. La DoD o Definition of Done es una descripción formal del estado del product increment o incremento de producto Scrum cuando este cumple con las medidas de calidad requeridas.

Los desarrolladores del equipo de trabajo deben ajustarse a la Definition of Done establecida. Si hay varios equipos Scrum trabajando juntos en un mismo product increment, todos deben definir y cumplir mutuamente la misma DoD.

La DoD crea transparencia al proporcionar al equipo Scrum un entendimiento compartido sobre qué parte del trabajo se está completando como parte del incremento de funcionalidad. Si algún Product Backlog ítem no cumple con la Definition of Done, no se puede publicar ni presentar en la Sprint Review. En su lugar, vuelve a la lista del Product Backlog para una futura reconsideración.

Si la Definition of Done para un incremento de valor Scrum forma parte de los estándares de la organización, entonces todos los equipos Scrum deben seguirla.

Si resulta que no es un estándar organizacional, entonces el equipo Scrum debe crear una DoD apropiada para el producto Scrum. Para ayudar con el desarrollo, es favorable contar con un Software de Gestión de Proyectos o un Software de Gestión Ágil de Proyectos, los cuales brindan herramientas para facilitar el proceso.

Ejemplo de incremento en Scrum

Una manera muy práctica de entender el funcionamiento del incremento Scrum es imaginándose que horneamos un bizcocho de varios pisos. Cada piso es una porción y cada porción es un incremento de Scrum. A su vez, cada incremento tiene una base, un relleno, un horneado y una decoración que ya había sido especificada previamente.

Para que cada piso (incremento) del bizcocho se considere terminado y en condiciones de ser entregado, es importante que cada miembro del equipo haga su parte y que el producto se pruebe justo antes de ser expuesto al cliente. Cada incremento o piso añadido es una parte del producto (bizcocho) que al final formará un todo.

Referencia:

«What Is An Increment In Scrum?». 2021. Scrum.org. https://www.scrum.org/resources/what-is-an-increment.

¿Cómo Funciona el Refinamiento de Producto en Scrum?

El refinamiento Scrum es una forma de “colaboración” entre el Product Owner y el equipo de desarrollo, y es más importante de lo que podría parecer.

Cómo hacer refinamiento Scrum se ha vuelto clave en el éxito de cualquier empresa que pretenda llevar a cabo un proyecto. Es por eso que en este artículo expondremos lo que es el refinamiento en Scrum y las actividades que se realizan cuando se pone en práctica.

¿Qué es refinamiento en Scrum?

El refinamiento Scrum es una reorganización del Product Backlog, es decir, una actualización del mismo. Se hace de manera colaborativa entre el equipo de desarrollo y el Product Owner correspondiente. En el refinamiento Scrum no participan los Stakeholders, y si lo hacen, es de manera sutil.

Y a todo esto, ¿cuánto dura el refinamiento en Scrum? Pues eso dependerá de la habilidad y experiencia del equipo de desarrollo y del Product Owner. Lo recomendable sería tres sesiones por semana que no superen los 45 minutos.

Pero si el equipo es experimentado y cuenta con una gran técnica que ya ha sido demostrada con anterioridad, entonces se puede acortar a dos sesiones semanales que no pasen de 30 minutos cada una.

Si necesitas herramientas para ayudarte con el refinamiento, prueba usar un Software para Scrum.

Actividades de refinamiento de productos

Por lo general se hacen 3 cosas durante las reuniones de refinamiento Scrum: recortar, estimar y redactar criterios de aceptación para los Product Backlog items (PBIs).

Recortar

¿Cuál es el propósito del refinamiento del backlog? Simple, hacer que los PBIs estén listos. Esto significa que cada elemento debe estar lo suficientemente ajustado para poder entrar en el Sprint.

Esto a veces puede requerir algo de creatividad. La hoja para dividir historias es una gran herramienta para ayudar a los equipos a explorar las diferentes posibilidades de fraccionar cada elemento.

Estimar

Aun cuando un elemento no está del todo claro, se puede estimar. La forma como se haga dependerá de muchos factores, pero es mejor hacerlo conforme sea la situación. Entre las técnicas de estimación más usadas tenemos:

1. Talla de camiseta

Todo el mundo entiende el concepto de pequeño, mediano o grande en cuanto a tallas de camisetas, por lo que se puede trasladar esto a estimaciones de refinamiento de forma sencilla y rápida. Esta es una excelente técnica para estimar rápidamente casi cualquier elemento.

2. Estimación mágica

Con esta técnica se busca estimar varios elementos de manera rápida. Utilizando esta técnica, se puede tener una idea rápida del esfuerzo percibido en los elementos del Product Backlog.

Primero se reúne un equipo Scrum y el Product Owner imprime cada PBI (ítem de Product Backlog) en hojas separadas. El equipo de desarrollo es quien debe hacer la estimación sin que entre sus miembros exista comunicación de ningún tipo, todo en al menos 15 minutos.

3. Planificación de póquer

Mejor conocida por su nomenclatura en inglés, Planning Póker. Esta técnica tiene su origen en el método Wideband Delphi, por lo que es una variación del mismo. Aunque requiere de mucho tiempo, es muy eficaz (especialmente si quieres facilitar la estimación de equipos completos).

Redactar criterios de aceptación

Esta actividad se realiza en conjunto con todo el equipo Scrum, preferiblemente durante el refinamiento del Product Backlog. El solo uso de la plantilla de historia de usuario puede ser suficiente para que el equipo de desarrollo tenga un elemento listo.

El nivel de detalle al escribir los criterios de aceptación depende del elemento en mano y del nivel de conocimiento y experiencia de las personas involucradas. Pero, sobre todo, influye la manera como interactúan el Product Owner y el Equipo de Desarrollo.

Utilizar algún Software de Gestión de Proyectos o Software de Gestión Ágil de Proyectos es una excelente forma de agilizar el desarrollo de cualquier iniciativa, sobre todo a gran escala.

Referencias:

«Product Backlog Refinement Explained (1/3)». 2021. Scrum.org. https://www.scrum.org/resources/blog/product-backlog-refinement-explained-13.

«Product Backlog Refinement Explained (2/3)». 2021. Scrum.org. https://www.scrum.org/resources/blog/product-backlog-refinement-explained-23.

«Product Backlog Refinement Explained (3/3)». 2021. Scrum.org. https://www.scrum.org/resources/blog/product-backlog-refinement-explained-33.

«Scrum From The Trenches – Product Backlog Refinement Is A Scrum Team Responsibility». 2021. Scrum.org. https://www.scrum.org/resources/blog/scrum-trenches-product-backlog-refinement-scrum-team-responsibility.

Pila de Producto Scrum: Definición | Funciones

Una pila producto Scrum permite manejar un margen de visualización de todas las funcionalidades que se quiere desarrollar en un producto. Funciona como una especie de directorio que contiene todo lo que se necesita para que el proyecto se ejecute exitosamente, por lo que a esta lista ordenada y organizada se le llama también pila de requisitos Scrum.

Cuando se utiliza un Software de Gestión de Proyectos o un Software de Gestión Ágil de Proyectos bajo la metodología Agile de Scrum, se usan las pilas producto Scrum para encapsular la metodología dentro del proceso formal de gestión de proyecto.

Para entender mejor cómo funciona este proceso y su utilidad, en este artículo desplegaremos lo que contiene la pila de producto, además de lo que significa y un ejemplo básico de cómo se presenta.

¿Qué es una pila de productos Scrum?

La pila producto Scrum (Product Backlog Scrum, en inglés) es una lista ordenada donde van enlistados todos los elementos que el Product Owner cree se necesitarán para llevar a cabo el proyecto. Es, en palabras más sencillas, una lista priorizada de todas las cosas que el cliente quiere.

Como está en continua ampliación y evolución, la pila producto Scrum nunca debe considerarse por completo acabada. Por esta razón, todo lo que suponga trabajo para el equipo de desarrollo deberá estar primero reflejado en esta lista, desde el inventario de funcionalidades y requisitos de mejora hasta la corrección de errores o bugs.

Al priorizar características con un Software para Scrum, se puede deponer de mejor manera los recursos necesarios para el desarrollo de cualquier proyecto.

¿Qué contiene la pila de producto Scrum?

Lo que contiene la pila de producto dependerá de cómo cada equipo Scrum decida hacer sus pilas de producto. Aun así, estos son los agregados más comunes:

  • ID. Es un número identificador que permite rastrear cada elemento, incluso si se le cambia el nombre.
  • Nombre. Es una descripción generalmente corta del elemento de la pila. La descripción debe ser lo suficientemente entendible para que el Product Owner comprenda claramente lo que se quiere representar.
  • Importancia. Es una escala de importancia que el Product Owner le da a cada historia o elemento de la pila. Típicamente, al “1” se le considera la “máxima prioridad”.
  • Estimación inicial. Aquí nos referimos al número de días necesarios para implementar exitosamente un elemento en comparación con los demás.
  • Cómo probarlo. Aquí se redacta una descripción de alto nivel de cómo se demostrará la historia al final del Sprint.
  • Notas. Cualquier otra información necesaria o referencia redactada de forma muy breve.

Pila de producto: ejemplo

Este es un ejemplo muy básico de cómo sería una pila de producto Scrum con cada uno de sus adheridos presentados de manera simple.

IDNombreImportanciaEstimación inicialCómo probarloNotas
#4Pruebas Funcionales de programa25 díasVerificando y comparando resultadosHay bugs en el programa aún no resueltos
#7Primer análisis de la aplicación33 díasEsperando el resultado de la aplicaciónNo preocuparse por la encriptación

Ceremonias de Scrum: ¿Cuáles Son y Cuándo Realizarlas?

Las ceremonias de Scrum son algo esencial en los procesos de desarrollo de software Agile basado en Scrum. Son prácticas que definen a la metodología Scrum y tanto importan que algunos dirían que sin ellas el equipo no podría agilizarse de ninguna manera.

Aunque la eficiencia de un equipo de desarrollo tiene que ver más con el enfoque táctico y estratégico que se tenga, y la experiencia y prácticas de ingeniería colaborativa que el equipo maneje, las ceremonias de Scrum sí facilitan los métodos de comunicación, algo que beneficia en gran medida cualquier proyecto.

Independientemente del Software de Gestión de Proyectos o el Software de Gestión Ágil de Proyectos que se utilice, las ceremonias de Scrum fueron diseñadas para ofrecer resultados. En este artículo explicamos lo que son las ceremonias dentro de Scrum, así como el momento adecuado para realizar cada una.

¿Qué son las ceremonias ágiles?

Para definir lo que son las ceremonias ágiles de Scrum, primero debemos mentalizarnos: su ejecución –por muy exhaustiva, coordinada y sistemática que sea- no hará que ningún equipo de desarrollo se agilice automáticamente.

Las ceremonias de Scrum (a veces también llamadas “eventos Scrum”) son, por así decirlo, reuniones que tienen lugar en las iteraciones o Sprints contemplados dentro de la metodología Scrum, y son una parte importante del progreso de cualquier proyecto.

Estas ceremonias brindan un marco en el que los equipos pueden trabajar de manera más estructurada para que así se alcancen los resultados esperados. Sin embargo, si no se gestionan de la manera correcta, terminan abrumando y disminuyendo el valor que originalmente deberían proporcionar.

Gracias a los Software para Scrum, los equipos Scrum cuentan con útiles herramientas que los ayudan no solo a facilitar la realización de las ceremonias, sino también a agilizar todo el desarrollo del proyecto.

¿Cuáles son las ceremonias de Scrum?

Si te preguntas cuántas son las ceremonias de Scrum, solo son 4 y siguen un orden en cascada. Cada ceremonia tiene también un tiempo limitado.

1era Sprint Planning

Tiene lugar al comienzo del Sprint. Esta ceremonia está diseñada para asegurar que cada miembro del equipo esté preparado y que en cada Sprint se hagan las cosas correctamente. Con frecuencia, el Sprint Planning se relaciona directamente con la duración de cada Sprint. Por lo general, es una hora por cada semana de Sprint.

2da Daily Scrum

Al menos debe hacerse una vez por día, preferiblemente por la mañana. No es una reunión «pesada», pues no debe superar los 15 minutos. El equipo se reúne y se comunica el progreso individual –siempre con base en la meta del Sprint–. Eso sí, aunque el tono de la ceremonia debe ser ligero y divertido, la junta también debe ser informativa.

3era Sprint Review

Es un momento dedicado a mostrar el trabajo completado durante el Sprint a las partes interesadas. De esta forma, las partes interesadas pueden ver cómo van las cosas y dedicarse a inspeccionar o adaptar el producto.

El equipo no debe sentirse juzgado; más bien se trata de estar centrados en el valor comercial que se está entregando. La duración de esta ceremonia es de entre 30 minutos y una hora por semana de Sprint.

4ta Sprint Retrospective

Esta ceremonia consiste en obtener una retroalimentación rápida con el propósito de mejorar la cultura y desarrollo del producto.

Se realiza al final para que el equipo pueda mirar hacia atrás en su trabajo e identificar elementos que podrían mejorarse. La reunión no deberá tener una duración mayor a 2 horas por cada Sprint de dos semanas.

Referencias:

«Four Agile Ceremonies, demystified | Atlassian». 2021. Atlassian. https://www.atlassian.com/agile/scrum/ceremonies.

Alfonso, Alexa. 2021. «The 4 Agile Scrum Ceremonies Explained – The Digital Project Manager». The Digital Project Manager. https://thedigitalprojectmanager.com/scrum-ceremonies-made-simple/.

14 Principios del Customer Development

Ninguna empresa puede tener éxito si ofrece productos que los clientes no necesitan. Diseñar una oferta que supla las necesidades del público es una fase crítica en el proceso de constituir un modelo de negocios rentable. Por eso, para hacer el procedimiento más ordenado, Steve Blank creó un modelo llamado Customer Development o Desarrollo de Clientes.

Este marco de trabajo, que consta de cuatro pasos, provee una metodología fácil de aplicar y muy eficiente para validar las suposiciones que tienen los emprendedores sobre un producto o negocio antes de lanzarlo al mercado.

El concepto Customer Development fue introducido por primera vez en 2005, en el libro «The Four Steps to the Epiphany», donde Blank narra su experiencia como emprendedor en Silicon Valley durante los años 90. En esa época, se dio cuenta de que había un patrón de conducta en los emprendimientos, errores comunes y una forma específica de afrontar los desafíos.

Concretamente, Blank notó que las startups carecían de ciertos datos primordiales para la toma de decisiones. Además, no estaban haciéndose las preguntas correctas, como:

  • ¿Quién es nuestro cliente ideal?
  • ¿Cuáles son sus necesidades?
  • ¿Qué funciones esperan recibir?
  • ¿Qué canales deberíamos utilizar para comunicarnos con ellos?
  • ¿Cómo podemos seguir creciendo constantemente?

¿Qué es MVP (Minimun Viable Product)?

Un concepto muy importante dentro del desarrollo de clientes es el MVP o Minimum Viable Product (producto viable mínimo). Steve Blank usa este nombre para referirse al resultado de las pruebas realizadas durante el proceso de Customer Development. El MVP es, por ende, la versión más funcional y valorada de un producto con base en los testimonios de los clientes durante la etapa experimental.

Etapas del Customer Development

Antes de pasar a hablar de los principios del desarrollo de clientes, es importante saber cuáles son las etapas del proceso y qué actividades involucra cada una.

  1. Customer Discovery o descubrimiento del cliente. Ocurre cuando la visión del emprendedor es capturada y resumida en un modelo hipotético (MVP) que pretende solucionar los problemas del público objetivo. Este modelo se convierte luego en un plan para poner a prueba las reacciones de los clientes al interactuar con la primera propuesta de producto viable mínimo, y recolectar datos útiles en el camino.
  2. Customer Validation o validación del cliente. En esta fase, se verifica si los resultados de las pruebas son repetibles y escalables; es decir, si las conclusiones a las que se pudo llegar durante la fase de prueba del MVP aplican en la mayoría de los casos. De no ser así, se debe retroceder a la etapa 1, pues el objetivo es crear un producto que pueda ser utilizado (y que sea bien recibido) por el público en general.
  3. Customer Creation o creación del cliente. Es el «momento de la verdad», lo que significa que en esta fase debe decidirse si la propuesta de la compañía podrá satisfacer o no al usuario promedio (considerando los resultados obtenidos hasta el momento). Si la respuesta es , pueden comenzar a diseñarse canales de venta para escalar el negocio.
  4. Transición. Es cuando la empresa pasa de ser un emprendimiento emergente a una organización enfocada en satisfacer la demanda constante de un producto.

Principios del Customer Development

Los principios del desarrollo de clientes son una forma de entender mejor en qué consiste esta práctica y cómo aprovecharla correctamente. Steve Blank y Bob Dorf compartieron estos fundamentos en su libro «The Startup Owner’s Manual Vol. 1», que puedes consultar para información complementaria.

  1. No encontrarás hechos o datos relevantes dentro de las paredes de un edificio. Tienes que salir al mundo real y empaparte del ambiente en el que viven y trabajan a diario tus clientes potenciales.
  2. El éxito del desarrollo de clientes aumentará en la medida que lo emparejes con una metodología ágil –preferiblemente, un enfoque lean.–
  3. El fracaso es una parte integral del proceso de búsqueda. La única forma de encontrar el camino correcto es experimentando.
  4. Implementa iteraciones continuas y pivotes, volviendo atrás en el proceso cuando sea necesario. Así evitarás malgastar recursos desarrollando un producto destinado al fracaso.
  5. Ningún plan de negocios sobrevive al primer contacto con los clientes, así que utiliza una plantilla de canvas para registrar información útil y aprender a maniobrar.
  6. Diseña experimentos y ponlos a prueba para validar tus hipótesis.
  7. Toma muy en cuenta los tipos de mercado que existen, ya que esto puede cambiarlo todo. No es lo mismo desarrollar un producto para un mercado existente que llevar un nuevo producto a un nuevo mercado, o clonar un modelo de negocios que ya tuvo éxito en otro país.
  8. Las métricas de rendimiento en una startup pueden diferir de las que usaría una compañía existente. Enfócate en registrar los resultados de pruebas fallidas / exitosas, así como las métricas financieras básicas relacionadas con el flujo de caja y los planes de contratación a corto plazo. De este modo evitarás almacenar información que no necesitas por el momento.
  9. La toma de decisiones debe ser rápida, cíclica y en el momento correcto.
  10. El éxito se trata de ofrecer una propuesta apasionada y de experimentar esta pasión todos los días, además de contagiarla a los miembros del equipo.
  11. Los títulos en una startup son muy distintos en comparación con el esquema de una gran organización. Un ejecutivo de ventas en una multinacional solo tendrá que pensar en vender, mientras que, en una empresa emergente, puede que haya otras tareas involucradas. Por eso, es importante que el equipo esté conformado por personas que se sientan a gusto en medio del caos, la incertidumbre y el cambio constante.
  12. Conserva todo el efectivo hasta haber encontrado un modelo de negocios repetible y escalable. Luego, gástalo.
  13. Comunícate todo el tiempo y comparte el conocimiento.
  14. El éxito del desarrollo de clientes comienza con la aceptación del proceso, que significa estar comprometido con la fase de búsqueda, ensayo y error, aprendizaje, descubrimiento y pivoteo.

Aumenta tus oportunidades de éxito al aplicar el Customer Development

Aunque el Customer Development ya propone un esquema estándar sobre cómo se debe proceder, hay adiciones que puedes realizar para aumentar tus oportunidades de éxito y cumplir con uno de los principios más importantes del protocolo: preservar el efectivo hasta que realmente lo necesites.

En este sentido, la planificación y el seguimiento de tareas es una medida crítica que no puedes olvidar. Utilizar un Software de Gestión de Proyectos te permitirá organizar y distribuir asignaciones, observar el cumplimiento de actividades en tiempo real, los resultados obtenidos y generar informes personalizados. Además, podrás llevar un mejor control de los recursos del proyecto.

Si quieres probar las funciones que un software profesional tiene para ofrecer en el camino hacia el Customer Development, Monday ofrece una prueba gratuita de 14 días que puedes comenzar a usar hoy mismo.

Referencias:

«The Importance of Customer Development for Startups». 2019. Project Manager. https://www.projectmanager.com/blog/importance-of-customer-development

«Customer Development». s.f. Agile Alliance. https://www.agilealliance.org/glossary/customer-development

«What is a Minimum Viable Product?». 2019. Medium. https://dantealvaradoleon.medium.com/what-is-an-minimum-viable-product-5643147b5584

«Customer Development Manifesto». 2012. Steve Blank y Bob Dorf. https://growthorientedsustainableentrepreneurship.files.wordpress.com/2016/07/en-customer-development-manifesto.pdf

¿Cómo Funciona la Gestión de Proyectos I+D+I?

Desde los albores de la industrialización y los procesos empresariales, el desempeño del ser humano ha girado en torno a conocimientos adquiridos que facilitan la ejecución de proyectos.

De igual forma, muchas empresas y organizaciones trabajan arduamente con el objetivo de crear nuevo conocimiento.

También lo hacen para descubrir y patentar tecnologías para lograr avances en cualquier área del desarrollo humano.

De esto se tratan los Proyectos I+D+I: de alcanzar avances científicos para optimizar la cadena de producción y la vida de las personas.

El propósito es obtener los mejores resultados con procesos más simples.

¿Qué son los proyectos I+D+I?

Dentro de la administración de proyectos, la gestión de iniciativas I+D+I tiene que ver con emplear y crear nuevo conocimiento científico. 

La definición de proyectos I+D+I deriva de:

  • I de Investigación
  • D de Desarrollo
  • I de Innovación

Por tanto, la gestión de proyectos I+D+I se centra en obtener procesos y empresas autosustentables cada día.

Un buen gestor I+D+I debe saber utilizar el conocimiento ya establecido con el fin de reducir los costos de producción para las empresas.

Igualmente, recae sobre el Project Manager la responsabilidad de que la empresa sea innovadora y pionera en implementar nuevos y más eficaces procesos de producción.

Sin embargo, es sumamente difícil que una sola persona pueda cumplir con todas las premisas que supone la gestión de proyectos I+D+I al mismo tiempo. Es por ello que el papel de Project Manager también gira en torno a contactar especialistas en quienes apoyarse como consultores.

Se trata de una tarea multidisciplinaria, donde convergen las ideas, conocimientos y opiniones de distintas personalidades con el fin único de dar forma y materializar un nuevo proyecto que catapulte a la empresa en el mercado.

Herramientas para la gestión de proyectos I+D+I

Actualmente, existe una gran cantidad de herramientas diseñadas con el fin de facilitar la gestión de proyectos I+D+I. Estos programas reciben el nombre de Software de Gestión de Proyectos, y su funcionamiento está basado, por lo general, en metodologías ágiles, como:

La mayoría de estos programas cumplen con optimizar los siguientes procesos:

1. Intercambio de archivos

Los Software de Gestión de Proyectos han sido diseñadas para que cada integrante de un grupo de trabajo pueda compartir sus avances con el resto del equipo, y viceversa.

Para ello, los software de gestión admiten la subida y descarga de archivos alojados en servidores de almacenamiento en la nube, como Google Drive y Dropbox.

2. Proyección de resultados

Para la gestión de proyectos I+D+I, es indispensable una herramientas que permita demostrar al Project Manager que sus métodos de gestión cumplen con la premisa: investigación, desarrollo e innovación.

Con este fin, son útiles los software de gestión que incluyen proyecciones estadísticas de resultados, y que permiten visualizar el flujo de trabajo para detectar posibles retrasos en el cronograma.

3. Interdependencia de tareas

Por último, están las herramientas como Asana, que permiten al encargado de la gestión de proyectos establecer relaciones entre pendientes y así determinar qué actividades deben realizarse primero para no estancar las siguientes.

🧠 Clave:

En ComparaSoftware, podrás hallar una colección de Software de Gestión de Proyectos I+D+I para necesidades distintas. También tendrás la posibilidad de pedir asesoría gratuita si no estás seguro de qué opción encaja mejor en tus planes.

Gestión de proyectos en formato checklist usando Trello

Conclusiones

Desde inicios del siglo pasado, la ciencia ha logrado más avances que en toda la historia de la humanidad junta.

Esto no es casualidad, la implementación de sistemas optimizados de almacenamiento y gestión de información es lo que ha permitido este enorme paso.

Todos los esfuerzos del ser humano deben mantener este enfoque: continuar creando conocimiento que de paso a nuevos procesos para una mejor calidad de vida basada en la auto sustentabilidad.

Todo esto forma parte de la gestión de proyectos I+D+I.

¿Qué es el Control Integrado de Cambios y Cómo Funciona?

Un proceso productivo no debe modificarse de la noche a la mañana. Es importante gestionar los cambios a través del proceso de Control Integrado de Cambios para que la modificación signifique un avance y no un retroceso.

En proyectos de gran alcance, donde los recursos involucran a muchas personas, aplicar un mal cambio puede ser desastroso para el flujo de trabajo y para la relación entre los miembros del equipo.

Conoce por qué es importante estructurar las modificaciones en una empresa y cómo funciona este proceso.

¿Qué es el control integrado de cambios?

Consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobarlos y gestionarlos.

Estos pasos deben seguir una serie de estructuras recomendadas para que el cambio sea exitoso.

Cualquiera de los interesados en un proyecto puede solicitar cambios, desde el director, hasta un inversor. Estas solicitudes se dan durante el desarrollo del proyecto, no durante su planificación.

Por eso, para no poner en riesgo todo el flujo del proyecto que se ha definido, se aplica el control integrado de cambios, un proceso que busca medir el impacto de modificaciones inesperadas sobre el cronograma, los costos y el alcance del proyecto.

¿Cómo realizar el control integrado de cambios?

Los cambios deben atenerse a un marco de procedimientos para disminuir los posibles riesgos.

Estos son los pasos que el Project Manager (como responsable del proyecto y del control integrado de cambios) debe seguir:

1. Evaluación del impacto

Una vez que el Project Manager u otros interesados han percibido que el proyecto necesita cambios, deberán reunirse las entradas o requisitos del proceso para su evaluación.

Las cinco entradas principales son:

  • Los informes de rendimiento: donde se evidencian los indicadores clave de productividad y desempeño.
  • El plan de dirección del proyecto: donde se observan las líneas base de medición y si las proyecciones se han cumplido o no a medida que avanza el proyecto.
  • Las solicitudes de cambio: deben formularse por escrito, y pueden incluir acciones preventivas o correctivas. Es importante que sean debidamente redactadas para evitar malentendidos.
  • Otros documentos del proyecto: aquí se incluyen el informe de riesgos, los activos de la empresa y los requisitos del proyecto, entre otros.
  • Factores ambientales de la empresa: aspectos que nos limitarán a pensar cambios que sean acordes a la gestión ambiental actual.

Con estos cinco elementos, es posible realizar una primera evaluación de los cambios.

Si los informes de rendimiento nos indican que el cambio es necesario, se buscará una alternativa que no implique un impacto tan severo. Asimismo, en esta fase se pueden filtrar los cambios que impliquen un impacto inaceptable para el cronograma y los costos.

El plan de dirección del proyecto contiene información fundamental para evaluar qué cambios son factibles y cuáles no. Los elementos clave son:

  • Línea de base: un desglose aprobado que se toma como estructura de comparación. Puede entenderse como una hoja de ruta donde se detallan tiempos, costos y lugares. Sirve para ser comparada con la gestión actual.
  • El plan de gestión de cambios: resume los pasos que hemos definido durante la planificación, y que tomaremos en cuenta si hace falta implementar modificaciones.

2. Activación del comité de cambios

Un plan de control integrado de cambios supone que las solicitudes sean evaluadas por personas que tengan un juicio técnico y profesional adecuado.

A este grupo de personas se le denomina comité de control de cambios, y su objetivo es revisar, evaluar y aprobar los cambios que ya pasaron por la etapa 1.

El comité debe tener conocimientos:

  • Técnicos de la industria y área de aplicación.
  • Sobre regulación y legislaciones.
  • Legales.
  • De gestión de riesgos.

3. Búsqueda de alternativas

Una vez que se haya definido la necesidad de ajustar ciertos elementos del proyecto, se deben evaluar todas las alternativas para solucionar el problema.

De todos los posibles métodos para incorporar los cambios, habrá uno que presente menos riesgos e impacto para el proyecto. Este proceso de selección puede ser llevado a votación o basarse en la decisión autocrática del Project Manager.

Todo depende de la filosofía de la organización.

4. Ajuste del plan de dirección del proyecto y las líneas base

Ya tenemos los cambios aprobados, así que los formalizaremos en documentos llamados: solicitudes de cambio aprobadas.

Ahora, es el momento de integrarlos al cronograma y configurar un nuevo plan de acción del proyecto. Dicho de otra forma: actualizar el plan de dirección para ajustarlo a los resultados del control integrado de cambios.

5. Notificación a los interesados del cambio y su impacto

La ejecución de un cambio debe ser debidamente informada a todos los involucrados en el proyecto.

Muchas veces, una falla en la comunicación debido a malos entendidos, informes confusos y falta de claridad puede provocar que los cambios se apliquen de forma incorrecta, o no lleguen a aplicarse.

Ningún actor debe desestimarse. Los directivos, socios, patrocinadores y, por supuesto, el equipo de trabajo deben ser notificados y estar al tanto de los nuevos procedimientos.

🧠 Clave:

Un Software de Gestión de Proyectos profesional, como Basecamp o Asana, cuenta con herramientas de comunicación para equipos de trabajo, como chats, panel de control para usuarios y notificaciones. Esto nos ayudará en el proceso de gestionar un control integrado de cambios más eficiente.
Asana te permite llevar un registro de indicadores de rendimiento que, a su vez, sirven como entradas para el Control Integrado de Cambios.

6. Gestionar el proyecto de acuerdo al nuevo plan

El proceso continúa.

Para obtener nuevas entradas de rendimiento, monitorear y evaluar cómo los cambios han influido en el proyecto, será fundamental definir indicadores y apoyarse en un Software de Gestión de Proyectos.

Matriz de control de cambios

Para gestionar el control integrado de cambios en un proyecto, puedes usar una matriz de control de cambios.

Este cuadro nos permite registrar:

  • El número de control de cambio asignado para cada solicitud.
  • El ID de referencia para la documentación de cada control.
  • Quién aprobó el control y cuándo.
  • Quién lo llevo a cabo o quien lo está realizando.
  • Por quién fue revisado.
  • El porcentaje de ejecución del cambio hasta llegar al 100%.
  • Los recursos afectados.
  • Una descripción breve del control de cambios.

Veamos un ejemplo de control integrado de cambios en la matriz.

Nº y fecha1 – 3/3/2020
Doc.«Cambio de aceites»
AprobadoPor comité
EjecutadoSí, al 30%
RevisadoPor comité
Recursos1. Equipo de mantenimiento
2. Sector de compras
DescripciónSe aplicará un cambio de marca de aceites para lubricación de equipos.

Recapitulando…

Si bien es útil el uso de una matriz de control de cambios como la incluida en el ejemplo anterior, un Software de Gestión de Proyectos será mucho más práctico.

No solo podrás asignar responsables y hacer un seguimiento al progreso, también podrás comunicar y evaluar el rendimiento de cada actividad.

Puedes visitar Comparasoftware para encontrar un listado de software gratuitos y de pago, y elegir soluciones confiables para tu empresa.

¿Qué es un Plan de Dirección de Proyecto y Cómo Hacer Uno?

Un plan de dirección de proyecto es un documento creado por el Director de Proyectos y su equipo. Esta guía reúne los aportes y expectativas de las partes involucradas o stakeholders en el proyecto, de modo que se puede considerar un manual formal donde se especifica:

  • Cómo se ejecutará el proyecto
  • Qué protocolos o herramientas se utilizarán para supervisar los resultados
  • Cómo se piensa monitorear / controlar el proyecto

El plan de dirección de proyecto tiene que ser una hoja de ruta detallada, por lo que normalmente se incluyen anexos como guías de uso para el Software de Gestión de Proyectos que el equipo de trabajo usará.

Estructura de un plan de dirección de proyecto

Los planes de dirección incluyen líneas base de medición del desempeño, también llamadas líneas base de rendimiento.

Estos márgenes orientan al equipo durante las fases de la administración de proyectos y ayudan al Project Manager a mantenerse enfocado.

Las líneas base de medición incluyen tres dimensiones (las más importantes para garantizar el éxito de un proyecto):

Ahora bien, ya que el contenido de un plan de dirección debe servir para guiar al equipo de principio a fin, a menudo se estila estructurar el plan pensando en las fases del proyecto. Es decir que el plan incluye actividades relacionadas con:

  1. La planificación
  2. El desarrollo
  3. La implementación
  4. El control y monitoreo
  5. El cierre

Un ejemplo de plan de dirección de proyecto simple puede basarse en la fórmula de las preguntas clave en el periodismo:

Qué

Descripción de las actividades a realizar.

Quién

Encargados de cada tarea.

Cuándo

Momento preciso en el que debe completarse un pendiente.

Cómo

Métodos o software que va a usarse para cumplir con los entregables.

También es conveniente haber establecido el por qué usando preguntas como:

  • ¿Cuáles serían las implicaciones de no seguir las instrucciones establecidas en el plan de dirección de proyecto?
  • ¿Cómo afectaría esto a los inversores o la relación entre los stakeholders?

Igual de importante es incluir un plan de gestión de cambios que nos ayude a maniobrar si llega a ser inevitable introducir modificaciones.

Puedes crear un plan de dirección de proyecto en pocos pasos usando un Software de Gestión de Proyectos. En nuestra plataforma encontrarás opciones gratuitas que puedes comenzar a usar hoy mismo para listar actividades, asignar encargados e intercambiar archivos.

Ejemplo de plan de dirección de proyecto en formato tablero usando un software de gestión. Las etiquetas de colores se utilizan para brindar información adicionales sobre niveles de prioridad, categorías y encargados.
Cada tarjeta puede incluir listas de pendientes por separado.
Identificar a los stakeholders es fácil y rápido.

¿Por qué es importante contar con un plan de dirección de proyecto?

A medida que el proyecto avanza, el trabajo del director es contrastar los resultados obtenidos con las líneas base de rendimiento y hacer ajustes para corregir posibles desviaciones.

¿El proyecto está consumiendo más del presupuesto estimado para la etapa en la que se encuentra?

¿El tiempo que le ha tomado al equipo cumplir con el primer entregable ha sido mayor al pactado?

Cuando los ajustes que el Project Manager introduce no corrigen el problema, el plan B es procesar solicitudes formales de cambio en las líneas base.

Este es un procedimiento delicado que demanda mucho tiempo al director de proyectos para que las partes involucradas no se vean perjudicadas.

Aún así, la idea siempre será que el plan de dirección de proyecto evite tener que realizar cambios drásticos en la organización del trabajo. De ahí la importancia de tener un documento base a mano, y hacerlo accesible para todos los miembros del equipo.

Gestión de Proyectos en Línea Gratis

Los Software de Gestión de Proyectos son indispensables para cualquier emprendimiento. En este artículo, listaremos herramientas para la gestión de proyectos en línea gratis.

Así, podrás administrar exitosamente tu proyecto sin invertir.

¡Pero cuidado! Generalmente, los programas profesionales ofrecen planes gratuitos con funcionalidades limitadas.

La ventaja principal de pagar por una versión completa es asegurarte de que no habrá contratiempos durante la ejecución de tu proyecto o cuando se gestiona un cronograma.

Si necesitas empezar hoy mismo con 0% inversión, echa un vistazo a estas opciones y hazte luego, con el plan prémium que mejor se acomode a tus necesidades.

Listado de herramientas

Hemos detallado las principales características de los software profesionales que ofrecen planes para la gestión de proyectos en línea gratis:

1. Basecamp

Es un software de administración de proyectos y trabajos colaborativos con tableros para mensajes, programaciones, listas de tareas, chat grupal y almacenamiento de archivos.

  • Ofrece un plan gratuito personal y limitado a 3 proyectos, pero también destaca su plan de $99 dólares mensuales, muy completo para satisfacer las necesidades de equipos grandes y con una tarija estándar.
  • La versión gratuita solo admite 20 usuarios.
  • Puedes almacenar archivos con un límite de 1GB.

2. Trello

Es un gestor de proyectos con un plan gratuito para administrar proyectos ilimitados.

Funciona como un tablero Kanban, estructura que muchos otros software utilizan.

Cada fase en Trello puede desglosarse en actividades en forma de tarjetas. A medida que tú o tu equipo progrese, desplazarán la tarjeta para colocarla en la siguiente fase o columna.

Trello es una de las opciones de gestión de proyectos en línea gratis más populares. Si bien su formato se basa en un tablero tipo Kanban, incluye algunas funciones (no todas gratuitas) que lo hacen más competitivo. Por ejemplo: visualización en formato Gantt con el complemento Elegantt.

  • Trello, en su versión gratuita, solo permite adjuntar ficheros de hasta 10 MB.
  • Su interfaz y curva de aprendizaje es muy sencilla. Puedes iniciar una cuenta solo con tu correo de Google. 
  • Con esta herramienta necesitas acceder a un complemento para diseñar una gráfica Gantt (muy necesaria para gestionar los tiempos en un proyecto). Si necesitas interconectar tareas, debes pagar una función extra.

3. Asana

Asana es ideal para trabajos en equipo. Su fluidez lo diferencia del resto.

En cuanto a su arquitectura de trabajo, se basa en el formato tablero, pero también puedes visualizar tareas pendientes como Checklists y Diagrama de Gantt ¡en su versión gratuita!

Te permite detectar fácilmente los huecos y las superposiciones en tu cronograma, y realizar ajustes con rapidez. Además, puedes ver cómo las tareas y fechas de entrega se conectan, identificar problemas y solucionar conflictos de dependencia.

  • Su plan gratuito ofrece muchas funciones, pero no es lo suficientemente funcional para equipos grandes, ya que solo admite 5 usuarios en proyectos colaborativos.
  • Proyectos ilimitados.
  • Trae vista de calendario, y permite asignar responsables y fechas de entrega.

4. ClickUp

Este software es una herramienta que toma como modelo a Asana y simplifica el proceso.

Trabaja con espacios Kanban y permite visualizar todo en tiempo real, pero también integra tableros y formatos checklist

Es una de las alternativas para gestión de proyectos en línea gratis más completas.

  •  La versión gratuita de ClickUp ofrece hasta 100 MB de almacenamiento.
  • No brinda plantillas predeterminadas.
  • Si bien pueden aplicarse dependencias entre las tareas, el diagrama de Gantt gratuito tiene limitaciones de uso.

5. Wrike

Wrike es un software de gestión de proyectos en línea. Su plan gratuito es bastante limitado para equipos grandes, ya que solo puedes agregar hasta 5 usuarios.

Es una opción adecuada si solo necesitas gestionar una lista sencilla de tareas compartidas para equipos pequeños.

Wrike ofrece asistencia a través de su centro de ayuda, y también por correo electrónico, chat y teléfono.

  • La versión gratuita de Wrike ofrece 2 GB de espacio de almacenamiento, bastante en comparación con otras soluciones gratuitas.
  • Se puede visualizar el proyecto como hoja de cálculo, una función que no encontrarás en todos los programas gratuitos.
  • Puedes realizar integraciones de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive). 

6. TeamGantt

TeamGantt es un software para la gestión de proyectos en línea gratis basado en Diagrama de Gantt. Es muy intuitivo y fácil de manejar.

  •  La versión gratuita admite hasta 3 usuarios, lo que no es muy recomendable si tu proyecto incorpora equipos grandes.
  • Una de sus funciones más interesantes es que permite realizar una comparación entre el cronograma planificado y el desempeño real. Esto permite obtener datos para los indicadores de rendimiento y tomar decisiones estratégicas.

7. TeamWork Projects

Es una solución de interfaz simple, pero con funciones muy completas.

Gracias a sus prestaciones, es uno de los software para la gestión de proyectos en línea gratis más sólidos del mercado, con más de 4 millones de usuarios en el mundo.

Su versión gratuita está limitada a 5 miembros, pero cubre las necesidades básicas.

Su formato por defecto se basa en listas de tareas, donde puedes asignar responsables y poner fechas límites de entrega.

Con el plan gratuito, puedes:

  • Administrar hasta 2 proyectos.
  • Agregar hasta 5 usuarios.
  • Subir archivos de hasta 100 MB (una capacidad de almacenamiento baja para proyectos donde hay que compartir documentos, imágenes y videos, pero las opciones de pago extienden considerablemente los límites).
  • Ofrece visualización en formato de Gantt, una función que suma muchos puntos en una solución gratuita.

8. Meister Task

Programa para la gestión de proyectos en línea gratis basado en tableros Kanban.

Un diferencial es que Meister Task se enfoca en brindar una oferta personalizada con funciones esenciales. Es muy flexible, lo que permite que tu tablero tenga solo lo que necesitas a mano, y esto evita que te distraigas.

Es una de las herramientas que más simplicidad ofrece en su interfaz. El plan gratuito básico incluye:

  • Hasta 3 proyectos activos para gestionar.
  • Miembros ilimitados.
  • Tableros personalizables.
  • Integraciones limitadas.
  • Archivos adjuntos de hasta 20 MB.
  • Aplicaciones móviles.
  • Asistencia por correo electrónico.

9. Confluence

Esta herramienta está diseñada para que el intercambio de documentos, imágenes y archivos sea mucho más simple.

Su principal característica es el alto grado de organización que ofrece.

Confluence funciona con espacios similares a carpetas donde se puede archivar y compartir documentos de forma muy intuitiva.

Es una plataforma sencilla, amigable y adaptable. Permite guardar las minutas de reuniones, hacer cuadros de procesos, dar seguimiento a tareas personales, armar un glosario de palabras y subir documentos a la nube para crear un archivo colectivo.

Es una buena herramienta para proyectos y PYMES. Su plan gratuito ofrece:

  • Hasta 10 usuarios.
  • Espacios y páginas ilimitadas.
  • Plantillas.
  • Integraciones con otras herramientas.

10. Zoho Projects

Herramienta de gestión de proyectos en línea gratis que nos da la opción de crear grupos de trabajo, listar actividades, asignar responsabilidades y agilizar la comunicación.

Es una plataforma potente con opciones de personalización. Además, puedes acceder a soporte en español. De hecho, Zoho Projects es compatible con 17 idiomas.

En su plan gratuito, encontramos las siguientes características:

  • Hasta 3 usuarios.
  • Gestión de 2 proyectos en línea.
  • Almacenamiento de archivos de 10MB.
  • Vista en formato diagrama de Gantt, Kanban o lista de tareas.

11. Nozbe

Es un programa basado en listas de tareas que puedes usar desde el navegador.

Además, ofrece acceso sin conexión y la posibilidad de sincronizar proyectos entre dispositivos.

Uno de sus valores más importante es el soporte: la empresa realiza un evento gratuito de preguntas y respuestas a diario para ayudarte a configurar tu computador.

La versión gratuita de Nozbe ofrece:

  • Plantillas predeterminadas.
  • Gestión de hasta 5 proyectos diferentes.
  • Máximo 5 usuarios.

12. GoodDay Work

Es una plataforma de gestión de proyectos y productos que ofrece a los equipos herramientas para la planificación, el trabajo diario y la mejora continua de procesos.

GoodDay permite visualizar flujos de procesos y datos clave. También ayuda a reunir objetivos comerciales y pautas de planificación estratégica, organizar y gestionar la ejecución de proyectos, realizar un seguimiento del progreso hacia los KPI, validar resultados y logros.

El programa es muy completo, incluso en su versión gratuita. Destacan las siguientes funciones:

  • Proyectos ilimitados.
  • Hasta 15 usuarios.
  • Visualización en formato lista, Gantt o Kanban.
  • Calendario y seguimiento por horas.
  • Informes con datos analíticos.
  • Hasta 1 GB de almacenamiento.

13. Zoho Sprints

Zoho Sprints es una herramienta en línea gratuita para la planificación y seguimiento bajo la metodología ágil.

Permite crear historias de usuarios, agregar puntos de estimación, programar reuniones y registrar horas de trabajo.

Ofrece informes muy completos, el panel muestra todas las métricas clave relacionadas con el proyecto en curso en una ventana fácil de leer. Su plan gratuito ofrece:

  • Hasta 5 ususarios.
  • Gestión de 5 proyectos.
  • 500 MB de espacio de almacenamiento.

Conclusiones

Para poder gestionar exitosamente un proyecto en el actual mercado global, es importante contar con las herramientas adecuadas.

Hoy, son muchas las opciones de Software de Gestión Ágil  gratuitas que cuentan con funciones para gestionar equipos de trabajo, asignar tareas y notificar cambios, entre otras soluciones.

Estos programas profesionales se adaptan a estilos de proyecto distintos: trabajos personales y gestiones organizacionales.

Ahora, si bien existen soluciones gratuitas que te ayudarán a cumplir con el trabajo, encontrarás que, cuando tu proyecto crezca, necesitarás algunas funciones extra.

En ComparaSoftware puedes encontrar una selección de las mejores opciones de software disponibles actualmente en el mercado, para que puedas comparar y decidir qué tipo de herramienta es preferible utilizar en tu proyecto.

¿Qué es el Cierre del Proyecto?

El cierre del proyecto es, en pocas palabras, la conclusión de un proyecto una vez culminado el ciclo de vida del emprendimiento o desarrollo.

Cuando se decide cerrar el proyecto o fase, significa que el producto / servicio en desarrollo ya atravesó etapas de planificación y armado, con el fin de lograr la máxima satisfacción por parte del cliente.

¿Qué implica poner fin a un proyecto?

El cierre del proyecto supone poner punto final a todos los procesos involucrados en el plan de trabajo.

Se trata de un proceso formal que incluye acciones determinadas y que, a veces, tiene un plazo de duración específico que varía según la complejidad del proyecto y la dedicación que se le otorgue.

Por lo general, las empresas establecen plazos determinados para cerrar proyectos debido a la importancia que tiene alcanzar los resultados deseados en el menor tiempo posible.

Cabe destacar que cerrar un proyecto o fase de manera definitiva no implica que el mismo no pueda abrirse nuevamente en el futuro, o que no puedan incorporarse mejoras. Todo depende principalmente de los resultados obtenidos, la satisfacción del cliente y cómo se proyecta la empresa a sí misma.

A su vez, un proyecto con sus respectivos cierres está compuesto por procesos que sirven para finalizar todas las actividades correspondientes. De este modo, el proyecto puede culminar tanto en su totalidad como en una sola fase.

Tipos de cierre

Hay dos tipos de cierre en la gestión de proyectos: contractual y administrativo. Prácticamente todas las empresas hacen uso de ambos sistemas, independientemente del rubro o producto / servicio ofrecido.

Hay al menos cinco diferencias principales entre un cierre contractual y uno administrativo:

  • El cierre contractual se realiza una sola vez por cada proyecto, mientras que, el administrativo, dos o más veces.
  • El cierre administrativo se hace una sola vez por fase.
  • El cierre contractual puede hacerse más de una vez por cada contrato.
  • El cierre contractual se realiza antes del cierre del proyecto.
  • El cierre administrativo puede realizarse antes del cierre definitivo del proyecto, pero también después.

Acciones para cerrar proyectos o fases

Por norma general, se requiere de la aprobación previa del Project Manager y de haber cumplido con los requisitos de los clientes para dar por terminado oficialmente un proyecto.

Podría decirse que las condiciones son:

  • Confirmar que el trabajo ya está completo y con todo lo requerido.
  • Revisar que todas las compras se han completado de manera correcta.
  • Contar con la aceptación formal de los principales involucrados.
  • Completar el cierre financiero o facturación.
  • Transferir el producto o servicio a quien corresponda (en caso de que el cliente sea externo a la organización).
  • Contar con un buen feedback por parte del cliente o usuario final.
  • Emitir un informe final claro y completo de los resultados del proyecto.
  • Indexar y archivar toda la información pertinente.
  • Actualizar el repositorio de conocimiento.
  • Liberar los recursos innecesarios o que no fueron utilizados.
  • Liberar al equipo.

Las acciones para cerrar una fase o proyecto son obligatorias y responden a un proceso formal que suele ser bastante similar en la mayoría de las pequeñas, medianas y grandes empresas.

Aunque puede pasar inadvertido para muchos empleados, el desarrollo y cierre de proyectos (tanto contractuales como administrativos) es un procedimiento básico para el funcionamiento y progreso de las organizaciones, como también lo es recapitular las lecciones aprendidas.

Revisa nuestro listado de Software de Gestión Ágil para administrar todos los pasos previos al cierre de un proyecto.

¿Qué es el EDT de un Proyecto?

El EDT de un proyecto es un modelo de descomposición jerárquica que se basa en la entrega final de un proyecto, cualquiera que sea el fin y el plazo de duración. 

Se trata de un elemento esencial para todo profesional que forme parte de la Dirección de Proyectos, ya que le permitirá alcanzar los objetivos anhelados haciendo un uso razonable de los recursos.

El EDT, cuyas siglas significan desglose de descomposición del trabajo, consta también de una representación gráfica para describir en detalle un determinado proyecto mediante la división de las actividades en diferentes niveles. 

Esto posibilita mostrar el grado de detalle para planificar y controlar cada punto.

Así, el EDT de un proyecto resulta el método más adecuado para definir los paquetes de trabajo junto con sus responsables, al igual que los cronogramas y presupuestos para determinar el desarrollo en el corto, mediano o largo plazo.

El 54% de los proyectos empresariales con una tecnológica de gestión de proyectos inadecuada se sale de presupuesto (PMI, 2020).

Encuentra un lista completa con los mejores Software de Gestión de Proyectos del mercado en ComparaSoftware.

 Cómo hacer el EDT de un proyecto

Es claro que el un EDT de proyecto, bien realizado, incrementa las probabilidades de éxito tanto para una persona como para un negocio o empresa. 

Según el objetivo final, la estructura de un EDT puede estar orientada a:

  • La programación
  • Los productos entregables
  • Los recursos

En cualquier caso, hay pasos que deben cumplirse a rajatabla y que muestran cómo hacer el EDT de un proyecto.

Pasos para hacer un EDT

  • Llevar adelante una revisión del alcance final del proyecto para identificar y dejar claro el entregable final del proyecto.
  • Establecer los entregables principales de cada producto que compone el proyecto para dar cuenta de su solidez y su utilidad.
  • Descomponer los entregables en acciones para luego desarrollarlos.
  • Definir el coste y el tiempo de la totalidad del proyecto para analizar sus beneficios y su vialidad.
  • Refinar y pulir el EDT con el fin de satisfacer a todos los interesados y que la planificación y posterior ejecución se complete con éxito.

Todo esto sirve para evidenciar la utilidad del proyecto, adelantarse a los inconvenientes y que el proceso no deba suspenderse o retrasarse por un mal proceder.

Ejemplo del EDT de un proyecto

El EDT de un proyecto puede representarse a través de cuadros, pasos que se van desglosando o, simplemente, una explicación de cómo será el desarrollo de principio a fin. 

También, otro tipo de estructura muy frecuente es:

Proyecto Central

Actividad

Tarea

Sub-tarea

Paquete de trabajo

Un ejemplo de EDT de un proyecto consta de una descomposición jerárquica de las tareas con enfoque en los entregables.

De este modo, el cliente evaluará el trabajo del director y mostrará cierto nivel de satisfacción, que evidenciará el éxito o el fracaso del EDT.

Por otro lado, el EDT se encuentra dividido en componentes pequeños para entregarse en diferentes paquetes. Estos últimos disponen de un nivel descendente que representa una definición detallada del trabajo con su respectiva importancia y objetivo.

Este tipo de estructura muestra fácilmente qué es el EDT de un proyecto y cómo debe desarrollarse paso a paso para alcanzar los objetivos de la organización. 

Las estructuras de descomposición del trabajo están presentes en la gran mayoría de las empresas de todo el mundo, ya que resultan esenciales para su progreso y éxito, sin importar el rubro.

Gestión del Tiempo | Beneficios y Técnicas

Si has decido comenzar un proyecto, es porque estás dispuesto a invertir lo más valiso que tienes: el tiempo. Con esta premisa, sin duda querrás aprovechar cada minuto y para eso tendrás que aprender a ejecutar exitosamente la gestión del tiempo.

En este artículo aprenderás las claves para administrar de forma exitosa tu mayor recurso. También conocerás los pasos y herramientas necesarias para programar tu proyecto.

¿Sabías que algunas de las mejores herramientas para empresas son GRATIS? Revisa nuestro listado de Software de Gestión de Proyectos 😉

Beneficios de la gestión del tiempo

La gestión del tiempo en un proyecto es uno de los pilares del éxito.

Es importante que la organización cuente con una estructura ordenada, y que tenga conocimiento de la duración predeterminada de las tareas estandarizadas. No obstante, esto no será suficiente si los directivos no han integrado la gestión del tiempo como filosofía de trabajo.

Cuando estas dos condiciones se den:

  • Una estructura organizada a favor de optimizar el tiempo.
  • Y la capacidad de los profesionales involucrados para organizarse mejor.

Las ventajas de la Gestión del Tiempo para la empresa

Permitirán aumentar la productividad general. Algunos de los beneficios particulares son:

  • La realización del proyecto con un coste mínimo.
  • Optimizar los recursos consumidos.
  • Definir mejor el presupuesto.
  • Incorporar conocimientos, información y estadísticas de las actividades y sus costos generales.
  • Definir las fechas límite para cumplir tareas y avanzar con otras.
  • Enfocar los esfuerzos en las tareas prioritarias sin agotar a los miembros del equipo.

Pasos para administrar el tiempo en un proyecto

La mejor forma de administrar el tiempo en un proyecto es conocer, analizar y desglosar las actividades que debemos cumplir para llegar a las metas propuestas.

Este sería el paso fundamental, ya que si desconocemos las actividades que requiere nuestro proyecto, difícilmente podremos proyectar un cronograma viable.

Veamos en qué consisten las etapas del plan de gestión del tiempo:

  1. Estudiar las fases y actividades necesarias para alcanzar las metas: se trata de realizar un diagnóstico, buscando información, entrevistas, artículos y revisando el historial de la empresa o la competencia. Esta información nos ayuda a definir cuáles son las actividades necesarias para completar el trabajo.

  2. Descomponer los trabajos del Proyecto: una vez que sepamos cuáles son los pasos, tendremos que descomponerlos para estimarlos y calendarizarlos.

    Cuanto más pequeños sean estos trabajos, será más fácil estimar su duración. Ahora bien, si ya hemos desarrollado proyectos parecidos, se puede recurrir a su historial y comparar estos trabajos con los de nuestro proyecto actual.

  3. Estimar la duración de las actividades del Proyecto: es el momento de establecer la cantidad de tiempo necesario para finalizar cada tarea. Para realizar estas estimaciones, tendrás que considerar los lapsos que requerirá conseguir los recursos necesarios.

  4. Secuenciar las actividades del Proyecto en un cronograma: ya sabes cuáles son las actividades necesarias y su duración; ahora, debes determinar su orden. Muchas de las actividades podrán realizarse en paralelo, mientras que otras requerirán que otras hayan finalizado previamente.

    El Cronograma del Proyecto puede ser graficado en diagramas de barras, diagramas de hitos, diagramas de red, etc. Es el Project Manager quién debe determinar la mejor técnica, sin embargo, deberá optar por un Software de Gestión de Proyectos en cualquier caso.

5. Definir indicadores de control: antes del inicio formal de las actividades, es importante definir los termómetros que nos dirán qué tanto nos estamos ajustando al cronograma predeterminado. Según los resultados que vayamos obteniendo, podremos ajustar las tareas.

Los indicadores nos ayudarán a determinar si vamos bien o si no lograremos cumplir los plazos. Con esto presente, reorganizar el cronograma para ganar recursos será más fácil.

6. Planificar programas de respuesta a riesgos: contempla los riesgos asociados al proyecto. De presentarse una contingencia, el Project Manager debe contemplar planes de crisis para poder reajustar el cronograma.

Con estos elementos definidos, podemos dar marcha al proyecto.

7. Recalcular los tiempos del proyecto:  durante la ejecución del proyecto, y según los indicadores que iremos obteniendo, será momento de monitorear y recalcular, periódicamente, la estimación del tiempo.

El seguimiento y control del estado de las actividades del proyecto sirve para actualizar el avance del proyecto y gestionar cambios que permitan ajustar lo que planificamos.

Con las primeras impresiones e informes de monitoreo podemos adelantarnos a los sucesos y analizar pronósticos.

Estrategias para adminsitrar el tiempo de un proyecto

  • Poner límites 

Los objetivos que nos planteemos deben ser accesibles y graduales. Poner objetivos demasiado lejanos puede desanimar a los miembros del equipo. Es importante limitar los alcances.

  • Definir el tiempo de cada tarea

Es muy importante establecer plazos razonables, realistas, medibles y pactados con el equipo del proyecto y el cliente. Recibir el feedback de los miembros del equipo te permitirá conocer mejor las exigencias que puedes pedir, y los recursos que debes asignar a cada fase del proyecto.

  • Limitar interrupciones

Contemplar lapsos de descanso, recreos y momentos de relax es muy productivo para el flujo de todo el proyecto.

Desconectarse unos minutos poniendo el teléfono en modo reunión y cerrando el e-mail renovará tus energías y creatividad. El estado de ánimo con el que realizamos nuestras actividades es de vital importancia para ser productivos.

La sobrecarga laboral tiene sus riesgos y causa que el trabajo se vaya posponiendo cada día hasta llegar a un límite donde tendrás que trabajar con urgencia.

  • Si tienes dudas: deja tiempo de sobra

Los imprevistos siempre ocurren, por lo tanto, dejar un margen de tiempo a favor es siempre la mejor opción para no ser sorprendido por los obstáculos.

Herramientas de gestión del tiempo

Para poder disfrutar de los beneficios de gestionar el tiempo en tu proyecto, es importante contar con las herramientas adecuadas.

Hoy son muchas las opciones de Software de Gestión Ágil que cuentan con funciones para realizar cronogramas, gestionar equipos de trabajar, asignar tareas con fechas límites, notificar de cambios y realizar seguimiento a las tareas, entre otras soluciones.

Estos programas profesionales se adaptan a estilos de proyecto distintos, por ejemplo: trabajos personales y gestiones organizacionales. Revisa opciones gratuitas y de pago en ComparaSoftware.

Eventos Corporativos | Tips de Organización

La forma en que organices eventos corporativos es una forma de comunicar lo que piensas sobre el tema. Considerando esto, te preguntarás: ¿qué imagen queremos dar a nuestros clientes e invitados?

Muchas empresas no ven la real dimensión de los valores en juego en un evento corporativo. Un error muy común, por ejemplo, es designar a un empleado que no es experto en eventos para que se encargue de la organización.

Hoy analizaremos los tipos de eventos corporativos, explicaremos qué tener en cuenta para elegir el más adecuado y cómo realizarlo efectivamente.

Tipos de eventos corporativos

1. Presentaciones y Lanzamientos

Este tipo de eventos se realiza cuando la organización necesita publicitar un nuevo producto, un proyecto en curso o servicios a la sociedad.

Es el momento de presentar nuestra propuesta ante los medios, organizaciones, público en general y personalidades asistentes.

El objetivo es llamar la atención del mercado y los públicos interesados. Generar “ruido” entre los clientes, proveedores y los medios de comunicación.

Un evento de presentación puede incluir: artistas, actividades recreativas, música y baila, discursos, conferencias, etc. Cualquier estrategia que sirva para llamar la atención es una introducción llamativa para el producto.

2. Simposio

Se trata de la reunión de un grupo de especialistas en un tema. El simposio busca mantener actualizada a la comunidad sobre nuevas teorías, tecnologías y avances.

Durante el evento, diferentes expositores tocan temas particulares y dan su punto de vista sobre la materia en cuestión.

También suele haber momentos para interactuar, hacer preguntas y debatir.

3. Congresos

Los congresos son eventos estructurados. Su característica principal es que las reuniones se dan cada cierto tiempo, generalmente una vez al año. Se realizan en diferentes países o regiones vinculadas con la temática en cuestión.

Los participantes suelen pertenecer a un mismo campo académico o sector.

En los congresos, se tocan en profundidad distintos temas, avances y análisis sobre la temática.

4. Jornadas organizacionales

Una jornada organizacional se trata de un evento que suele durar un día. Generalmente, se desarrolla en el interior de la organización y sirve para fortalecer lazos entre los empleados, presentar una nueva modalidad de trabajo, capacitar sobre un tema específico, etc.

En las jornadas se llevan a cabo actividades lúdicas o profesionales. En ellas, prima el buen ambiente y el trabajo en equipo.

5. Conferencia

Las conferencias se organizan cuando una empresa, asociación, club o persona necesita dar su opinión sobre un tema de actualidad que le afecta en alguna medida.

Este tipo de eventos admite formatos distitnos y, en muchas ocasiones, se convoca a la prensa.

6. Convención

Las convenciones tienen estructuras similares a los congresos, pero a diferencia de estos, las convenciones no se vinculan con instituciones académicas.

Estos eventos suelen ser organizados por empresas o polos empresariales para socios y colaboradores. Todos los asistentes pertenecen a un mismo sector o compañía y contribuyen con sus conocimientos.

7. Workshop

Los workshops son eventos donde se aprende alguna actividad a través de la práctica. Son talleres interactivos entre quien imparte la materia y quienes participan. 

No suelen durar más de cuatro horas y pueden ser parte de otro tipo de evento. Por ejemplo, un Congreso Internacional de Fotografía puede tener Workshops a cargo de especialistas donde se exponen técnicas particulares.

Su organización tiene el objetivo de formar en cierta técnica o para dar a conocer productos y servicios.

8. Reunión

Las reuniones son eventos exclusivos de una organización y sus colaboradores. Suelen ser de índole privado, con duraciones cortas.

Durante una reunión empresarial se comparten experiencias o presentan nuevos proyectos de cualquier tipo. Se pueden realizar diferentes actividades, debates, votaciones, exposiciones, etc.

Las reuniones tienen variantes de periodicidad, ya que pueden surgir de emergencia o pueden estar programadas para ciertos días.

9. Foros

Estos eventos se enfocan en tratar un tema actual en debate. Son encuentros en los que todos los participantes aportan su opinión sobre un tema. 

Como a veces pueden tocarse temas con polémica, es necesario contar con un moderador para garantizar el buen funcionamiento del acto.

10. Seminarios

Los seminarios suelen limitarse a cuestiones académicas, técnicas y educativas. En el marco de una empresa, pueden utilizarse para actualizar a los miembros sobre una nueva tecnología, procedimiento o experiencia. Pueden durar un par de horas, días o una jornada.

Los seminarios dirigidos a un sector productivo tienen esa finalidad: lograr un mejor rendimiento de los empleados a través de su capacitación.

11. Eventos conmemorativos

Este tipo de eventos sirven para celebrar los hitos de la compañía.

La cena de fin de año, por ejemplo, es un evento tradicional, perfecto para cerrar un ciclo y motivar a la plantilla para los nuevos desafíos.

Principales retos al organizar un evento corporativo

  • Establecer objetivos

Si sabemos con claridad qué mensaje busca transmitir la compañía con el evento, el primer paso está dado y todo indica que el evento será un éxito. Es fundamental que sepas condensar las necesidades y formular los objetivos con claridad.

  • Elección de la fecha

Para elegir el día del evento, debes considerar cualquier otra festividad cercana, tanto local como regional. No querrás enviar las invitaciones para luego comprobar que la mitad de los asistentes cancelarán su asistencia.

Considera también los eventos del sector y los deportivos, lo recomendable también es evitar los períodos vacacionales. 

  • Define el público objetivo

Piensa en tu target para elegir las formas de comunicarte y diseñar las actividades. Es importante que tengas claro que cada segmento tiene sus características.

  • El presupuesto

El presupuesto asignado debe ser tu principal indicador. Para organizar eventos, encontrarás que no hay límites en los gastos, así que organiza tu evento sin perder de vista la relación costo-beneficio.

  • El lugar adecuado

El espacio físico también tiene que ir acorde a todos los elementos que ya citamos. Debes basarte en elementos como: 

  • El número de asistentes.
  • Los servicios técnicos y audiovisuales.
  •  Si el lugar cuenta con cocina propia o si tienes que contratar un catering.
  • Espacios de parking.
  •  Accesos para personas con movilidad reducida.

¿Qué se necesita para organizar eventos corporativos?

A la hora de organizar un evento corporativo, son muchos los pequeños detalles a considerar y, cuando se descuida uno, el evento puede fracasar.

Es por esto que necesitarás tener orden y organización para considerar cada elemento con atención.

Ya han quedado atrás las agendas físicas, al igual que los problemas que podían acarrear. Con un Software de Gestión de Proyectos evitarás malentendidos, información traspapelada o proveedores olvidados.

Una solución digital como Asana, Trello o Basecamp te ayudará a:

  • Organizar tareas con un tablero.
  • Asignar responsables para cada actividad.
  • Poner fechas de inicio y finalización esperada en un cronograma.
  • Recibir notificaciones mientras las actividades del proyecto se van realizando.

En fin, un programa de gestión de proyectos será ideal para que ningún detalle pase desapercibido en tu evento.

Adaptación al Cambio en las Organizaciones

Vivimos en un proceso de cambio continuo. Sin embargo, la resistencia y la no aceptación a esta realidad sigue siendo un problema en la vida diaria, y en especial en el ámbito profesional. Por suerte la capacidad de adaptación al cambio es una habilidad que puede cultivarse.

No es fácil, por naturaleza debemos incorporar programes y rutinas de las que nos es muy complejo desprendernos luego. La propuesta de esta capacidad profesional llamada adaptación al cambio es que el cambio constante sea la rutina.

Esto no es un capricho. La necesidad de acomodarse a los tiempos globales, donde los cambios son constantes e inesperados, es vital para las organizaciones y su supervivencia.

En este artículo, conocerás cómo se aplica esta habilidad en las empresas y qué hábitos debes incorporar para integrarla a tu vida profesional.

¿Qué es la adaptación al cambio?

La adaptación al cambio es la habilidad para transformarse y alcanzar un objetivo puntual. Según Darwin, el objetivo final es sobrevivir y, si bien el científico se refería a la supervivencia de las especies, muchas veces podremos aplicar esta definición a organizaciones y empresas.

A nivel individual, contar con una buena adaptación al cambio en las empresas significa que tendrás más facilidades para afrontar dificultades en tu vida profesional.

Hoy, son muchos los reclutadores de RRHH que ponderan esta capacidad. Saber afrontar los cambios es una competencia fundamental en el mercado laboral actual. De hecho, es un indicador de liderazgo.

¿Cómo se mide la adaptación al cambio?

Las empresas determinan que una persona tiene habilidades para adaptarse a los cambios si:

  • Demuestra versatilidad para adecuarse a nuevas estrategias.
  • Puede resolver problemas con cambios repentinos en las reglas, y asimilas con rapidez nuevos conocimientos para aplicarlos con eficacia en su puesto de trabajo.
  • Tiene la habilidad para modificar con rapidez una rutina incorporada y valora sus consecuencias positivas o negativas.
  • Ejerce proactividad en el equipo, con el fin de conseguir un objetivo común.
  • Tiene resistencia al estrés, a las presiones y a los conflictos, demostrando fortaleza, tolerancia y autocontrol.
  • Percibe los cambios como una oportunidad de aprendizaje.
  • Demuestra capacidad para la comunicación, la empatía y la escucha.
  • Tiene la capacidad para prever cambios y anticiparse a los problemas.

Beneficios de la adaptación al cambio en las empresas

¿Por qué las empresas necesitan contar con profesionales que se adaptan al cambio?

Básicamente, porque el contexto mundial es cada vez más dinámico, y estas habilidades permiten sobrevivir y crecer en un mercado competitivo.

Algunas de las ventajas de tener estas habilidades son:

  • A nivel individual, significará un aumento trascendental en el recorrido profesional, laboral y, por supuesto, personal.
  • A nivel empresarial, supone alcanzar más fácilmente las metas propuestas y ofrecer resultados constantemente.
  • Protege a las organizaciones de perder recursos en periodos de indecisión, y afrontar los problemas con toda la energía disponible.
  • Ayuda a las empresas a brindar respuestas rápidas en momentos de crisis.

Un ejemplo real nos dará una idea de las ventajas de poder prever los cambios, analizarlos y adaptarse:

El ejemplo Coca-Cola

Cuando, en la década de 1980, los consumidores a nivel mundial comenzaron a elegir alimentos más saludables, las bebidas no fueron la excepción.

Hasta ese momento, extender la marca registrada Coca-Cola a otra marca habría sido un sacrilegio, pero los tiempos habían cambiado. Una profunda comprensión de la psicología social del consumidor objetivo hizo que Coca Cola lanzara el marcado “Diet Coke”.

El éxito de la marca demostró la importancia de confiar en las personas y asumir riesgos.

Estrategias para mejorar la adaptación al cambio

  • Conocer el nuevo escenario.  El manejo de la información es vital para adaptarnos a un nuevo contexto. Conocer las dinámicas que se han modificado, los elementos que siguen igual, la situación de la competencia, entre otros aspectos, es la base para tomar la decisión correcta.

  • Actuar en concordancia a los cambios. Al identificar correctamente la dirección del viento, es tiempo de ajustar el timón. Habrá que analizar qué posibilidades tenemos como organización para adaptarnos a ellos.

    Es importante medir el tiempo justo y no demorarse, pero tampoco desesperarse.

  • Incorpora el aprendizaje continuo y el cambio constante como nueva normalidad. Si logras incorporar la mentalidad de la constante adaptación, nada podrá sorprenderte. Cada problema será un desafío y podrás enfrentarlo con calma y maestría.

  • Tener una estructura flexible y preparada para cambios repentinos. Tener la habilidad de adaptación al cambio no es suficiente si la organización no ha incorporado un proceso de gestión de cambios. No deben confundirse los conceptos: lo primera hace referencia a las capacidades profesionales de los miembros del equipo; lo segundo, al trabajo que la empresa hace para estar lista.


En el siguiente video puedes aprender otras técnicas para desarrollar esta habilidad en tu rutina diaria.

Conclusiones

La frustración aparece cuando esperamos algo diferente a lo que luego nos sucede. Esto es lógico, el miedo a lo desconocido es parte de nuestra vida, pero la adaptación al cambio hace todo más llevadero.

Existen herramientas digitales que te ayudarán a tomar decisiones más rápido y con seguridad en periodos de agitación. Ya dijimos que manejar información será esencial para dar los próximos pasos, y nada mejor que tener un software que te permita gestionar datos, almacenarlos y comunicarlos al equipo.

Si no estás al tanto de estas soluciones, puedes visitar plataformas de comparación como ComparaSoftware, donde encontrarás listados de herramientas profesionales.

¿Cómo Recopilar Requisitos en un Proyecto?

Conocer las expectativas de las personas que esperan algo de nosotros es fundamental para guiar nuestro trabajo. En el caso de las empresas, este proceso se llama recopilar requisitos.

A veces los interesados o clientes pueden no estar de acuerdo, no saber lo que quieren o expresar mal lo que esperan del producto o servicio que nos han solicitado. La ambigüedad en las exigencias puede tener consecuencias desastrosas para el proyecto.

En este artículo, conoceremos cómo documentar requisitos de forma correcta y cuáles son las herramientas que mejor se adaptan a cada caso.

¿Qué es «recopilar requisitos» en un proyecto?

Recopilar los requisitos consiste en el proceso de documentar las necesidades, deseos y expectativas de los interesados de un proyecto. 

Se trata de conocer las exigencias de las partes interesadas.

Los requisitos deben redactarse de forma clara, medible y comunicable para todos los encargados de llevar a la práctica los objetivos.

Todas las condiciones y capacidades que debe tener un producto o servicio deben considerarse como requisitos. El proceso para definirlos correctamente nos llevará a formalizarlos posteriormente en un documento que refleja su comprensión.

Finalmente, los requisitos ya definidos (salidas) nos servirán para gestionar el proyecto con un horizonte definido.

Si tenemos claras las exigencias, los procesos y las condiciones que el proyecto debe cumplir, las condiciones quedarán delimitadas y podrás seguir con la planificación.

¿Cómo recopilar requisitos?

El proceso para recopilar requisitos tiene 3 fases:

  • Entradas
  • Herramientas
  • Salidas

1.Entradas

Las entradas son fichas preliminares donde se colocan los datos principales de los interesados, ya sean clientes, stakeholders, inversionistas, etc.

Este primer paso sirve para elegir las herramientas que se utilizarán en la segunda fase.

La etapa consiste en formular:

  • El grado de compromiso de los interesados. Esto sirve para clasificar a los actores e ir filtrando posibles herramientas.
  • El nivel de participación y capacidad de cada actor para influir en el desarrollo del proyecto.
  • Los canales que se utilizarán para comunicarse con ellos.

2. Herramientas para recopilar y analizar los requisitos de un proyecto

Una vez que tengamos el perfil definido de los actores, podemos evaluar qué herramientas usaremos para recopilar los requisitos.

Existen formas y estrategias que serán adecuadas para uno u otro perfil de actor, sin embargo, un Software de Gestión de Proyectos te permitirá almacenar y gestionar esta fase del proceso de forma efectiva.

Veamos las técnicas más elegidas:

  • Entrevistas

Sin duda que una de las técnicas más populares y efectiva es la entrevista. Es una forma directa de conocer lo que buscan los interesados, aunque puede llevar tiempo hacerlo bien y probablemente deban realizarse varios encuentros.

Las entrevistas se pueden hacer de forma individual o en grupo. Si nuestros actores tienen diferentes ideas y perspectivas, lo mejor será citarlos por separado.

Para las entrevistas, será interesante que tengas un formato estructurado de preguntas clave. Además, debes considerar cómo vas a utilizar esa información.

  • Grupos focales 

Esta herramienta sirve, sobre todo, para conocer las necesidades del público. Consiste en citar a un determinado grupo de personas que cumplan con ciertas características.

Luego, se busca generar interacción entre ellas para conocer opiniones

Es una dinámica en la que los participantes se sienten cómodos y libres para hablar y comentar.

  • Talleres facilitados 

Se trata de reuniones de trabajo donde se junta a los interesados para definir los requisitos del producto. Esta técnica se caracteriza porque es posible detectar rápidamente los requisitos del proyecto y conciliar diferencias entre los interesados.

En la industria del desarrollo de software suelen realizarse estos talleres. También se utiliza la técnica con clientes que solicitan la producción de una manufactura. Allí, se busca conocer los requisitos para transformarlos en planes específicos cuantitativos y poder desarrollar un producto que supla las necesidades.

  • Técnicas grupales de creatividad

Una herramienta para proyectos cuyos requisitos aún no están totalmente definidos. Una de las técnicas más conocidas en este grupo es la lluvia de ideas.

  • Prototipos 

Si se trata de un producto nuevo o remodelado, presentar un prototipo a los actores y clientes interesados servirá para recibir las opiniones preliminares con tiempo para poder corregir.

Los comentarios negativos sobre el modelo se documentan para identificar otros requisitos.

  • Cuestionarios y encuestas 

Cuando el público es numeroso o necesitamos datos generales de un sector específico, lo mejor es confeccionar encuestas generales con preguntas clave.

Para este tipo de encuestas, es importante definir con claridad las preguntas, considerando todas las posibles respuestas y cómo nos servirán para el proyecto.

  • Juicio de Expertos

Convocar a expertos del sector y usuarios asiduos puede ser una excelente forma de definir los requisitos de nuestro producto.

Puede ocurrir que un nuevo trabajo nos desafía a investigar sobre cosas que no conocemos. En estos casos, acceder a un experto en el tema facilitará el proceso.

  • Análisis de datos

Puedes acceder a bases de datos de productos parecidos, historial de fabricación y casos de éxito o fracasos.

La revisión y evaluación de cualquier información que esté documentada y sea pertinente nos servirá para obtener los requisitos del proyecto.

3.Salidas

Como su nombre lo indica, las salidas son los requisitos ya definidos, que ahora deberán ser documentados.

Los requisitos deben cumplir con ciertos estándares para poder ser medibles, claros y comprobables. Puedes optar por seguir una estructura para formular la documentación.

Un documento bien esquematizado deberá contener:

  •  Justificación del Proyecto.
  • Objetivos.
  •  Requisitos de funcionalidad del producto o servicio, que describen en detalle las características que se espera obtener.
  • Requisitos no funcionales, que son aquellos que complementan a los anteriores. Se trata de las condiciones necesarias para poder cumplir con los requisitos funcionales, como nivel de servicio, desempeño, seguridad, etc.
  • Criterios de aceptación, calidad y evaluación.

Consejos útiles para recopilar los requisitos del proyecto

  • Llega a un acuerdo claro con el cliente. Muchas veces, el cliente no tiene claro lo que necesita. Es un problema habitual que debe resolverse antes de seguir adelante, la ambigüedad puede ser un riesgo a la hora de comenzar un proyecto.
  • No olvides contemplar todas las voces de los interesados. Dejar atrás la opinión de un actor, aunque no sea el más importante, puede ser una piedra en el zapato cuando el proyecto avance.
  • No definas de una sola vez todos los requisitos. Sobre todo si el proyecto se encuentra en fase inicial, recuerda que los requisitos pueden ir modificándose, por lo que debes tolerar cierta flexibilidad en ellos.
  • Identifica adecuadamente a los interesados. Puede suceder que, cuando el proyecto avance, descubras que los interesados respondían, a su vez, a otras voces. Aclara desde el principio a quiénes debes escuchar para evitar problemas a futuro.
  • Utiliza software de gestión profesionales. Existen herramientas que te ayudarán a catalogar y gestionar los requisitos, como Asana o Basecamp.

Conclusiones

A la hora de definir los requisitos, no olvides los pasos que hemos citado.

Recuerda que siempre será mejor volver a preguntar antes que iniciar el proyecto con exigencias poco claras.

Para concluir de forma exitosa el trabajo, es fundamental empezar bien, por eso será importante que apliques las técnicas y herramientas mencionados para obtener requisitos concretos, alcanzables y realistas.

Para facilitarte el proceso, debes contar con herramientas para medir, comunicarte y actualizar los requisitos. Si no tienes claridad respecto a cuál utilizar, en plataformas como ComparaSoftware hay listados gratuitos de soluciones populares y efectivas.

EVM: ¿Qué es la Gestión del Valor Ganado?

En las empresas, al igual que en la rutina diaria, muchas veces la realidad supera lo planificado. Cuando eso sucede, es importante tener herramientas que nos permitan reaccionar a tiempo. Una de ellas es el Earned Value Management (EVM).

Este indicador nos servirá para evaluar el rendimiento de nuestros procesos en relación con el presupuesto que habíamos fijado inicialmente.

Para conocer la situación real y hacer un diagnóstico del desempeño que tiene nuestra organización, necesitamos conocer en profundidad el método de gestión del Valor Ganado. En este artículo, te contaremos de qué se trata y cómo aplicarlo.

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¿Qué es EVM?

La Gestión del Valor Ganado o Earned Value Management (EVM), es un indicador en tiempo real de los gastos de un proyecto. Para conocerlo, debemos calcular un estimativo de los costos del proyecto en cada etapa.

El EVM de un proyecto se visualiza en una gráfica con dos variables: el tiempo y los costos. Cuando el proyecto se desarrolle, iremos comparando los elementos planificados con los reales.

De esta forma, la gráfica nos informará de las desviaciones de costo y tiempo del proyecto en tiempo real.

Su principal objetivo es contrastar lo planificado con lo que va sucediendo en el flujo real del proyecto, gracias a que podemos ver todo lo que está «por debajo» y «por encima» del presupuesto planificado.

Con esta información, podrás tomar decisiones estratégicas sobre la marcha.

Relacionado: Todo lo que necesitas saber sobre los fundamentos de la gestión de proyectos.

Es muy importante tener información clara, confiable y actualizada. Esto es esencial para estimar todas las actividades y recursos necesarios para la ejecución del proyecto. Es la base de un EVM, y si se formula mal, el resto del análisis no será efectivo.

Por ejemplo, si nuestro proyecto trata sobre el diseño y construcción de un prototipo de un auto eléctrico, partiremos de la estimación de que estará listo para final de mes, con un presupuesto asignado de 15.000 USD.

Cuando llegue la fecha, el EVM nos informará si los costos se mantuvieron según lo acordado o si nos excedimos. Con esta información a mano, será cuestión de decidir cómo mejoraremos la productividad en los proyectos por venir.

Para poder conocer los detalles de cada actividad y los costos previstos, puedes utilizar un Software de Gestión de proyectos, ya que te permitirán gestionar los elementos necesarios para graficar el valor ganado.

Elementos básicos de la Gestión del Valor Ganado

El cálculo de seguimiento EVM se logra conociendo los valores relacionados con los gastos (estimados y reales). Así, existen los siguientes elementos básicos:

  • BAC (presupuesto hasta la conclusión): dato que se estima en la planificación, por lo tanto, lo conocemos antes de empezar el proyecto. Se trata de la suma de todos los gastos estimados de nuestro proyecto.
  • PV (Valor Planificado): valor monetario previsto en el plan de proyecto para una tarea. Es el coste presupuestado del trabajo a desarrollarse, o dicho de otra forma, el monto que proyectamos en la planificación del proyecto antes de ejecutarlo. Responde a la pregunta: ¿Cuánto tenemos pensado gastar en el proyecto?
  • AC (Coste Verdadero): valor total que se viene gastando si medimos un punto exacto del flujo del proyecto, independientemente del número de actividades completadas del total programado. Responde a la pregunta: ¿Cuánto hemos gastado hasta el momento?
  • EV (Valor ganado):  es el parámetro principal. Se trata del valor del trabajo realizado en el período que se está considerando. Es decir, cuánto habíamos previsto gastar para el número de actividades que se han desarrollado. Responde a la pregunta: ¿Qué tanto nos hemos desviado del costo y tiempo planificado?

Los valores básicos se pueden expresar en porcentajes si se dividen entre el Presupuesto y la Conclusión (BAC):

  • PV% = PV / BAC
  • EV% = EV / BAC
  • AC% = AC / BAC

EVM: fórmulas

La metodología EVM ofrece una serie de fórmulas para conocer el estado actual de un proyecto. Estas fórmulas nos darán datos relativos al flujo del proyecto, y nos dirán si es necesario aplicar cambios en la estrategia (principalmente, en materia de costos y cronograma).

Se les conoce como variaciones:

  • Variación de CostoCV (Cost Variance)

Nos permite identificar si estamos por encima o por debajo del valor planificado hasta la fecha y en qué medida. Es el indicador que expresa la desviación de los costes respecto al presupuesto previsto.

El cálculo es el siguiente:

CV = EV-AC

Se trata de restar el coste verdadero al Valor Ganado. Si esta cuenta nos arroja un resultado menor a 0, indica que estamos gastando por encima del presupuesto; si el resultado es superior a 0, vamos bien, ya que estamos gastando menos de lo previsto.

  • Índice de desempeño del presupuestoCPI (Cost Performance Index)

Esta fórmula mide la eficacia de la gestión del costo para el trabajo completado. Es el indicador más importante de la EVM.

El cálculo es el siguiente:

CPI= EV/AC

Si este resultado es menor a 1, es un mal indicio de la gestión de costos. Por el contrario, si es superior a 1, sabremos que estamos haciendo un uso eficaz de los recursos.

  • Variación del cronogramaSV (Schedule Variance)

Nos indica cómo avanzamos en el cronograma y permite evaluar adecuadamente el cumplimiento del avance, según lo proyectado.

La fórmula es:

SV= EV- PV

Si el resultado es menos a 0, esto indica que tenemos un retraso respecto a lo que hemos planificado en el cronograma. Si es mayor a 0, indica que vamos adelantados en las actividades.

  • Índice de desempeño del cronogramaSPI (Schedule Performance Index)

Este cálculo es un indicador de desempeño que nos indica si hay avances en el proyecto en comparación con el avance planificado.

Es el índice de eficiencia relativa, de modo que nos dice cuánto ha sido el valor por el que se ha conseguido completar una tarea (en relación con lo que programamos al inicio).

En otras palabras, es el porcentaje de avance respecto al plan previsto.

El cálculo es el siguiente:

SPI= EV/PV

Si el resultado obtenido es menor a 1, significa que existe ineficacia en el uso del tiempo. Por otro lado, estaremos haciendo un uso efectivo de él si el valor supera 1.

  • Índice de desempeño del trabajo por completar

Indica lo eficientes que debemos ser a partir de la fecha de seguimiento y hasta la finalización del proyecto, para que podamos recuperar las posibles desviaciones acumuladas.

El cálculo es el siguiente:

TCPI= (BAC- EV)/( BAC-AC)

Todos estos índices se tratan de evaluaciones sobre lo ocurrido hasta la fecha, pero también podemos hacer estimaciones a futuro a partir de la información que hemos obtenido de los índices y variaciones.

En función del desempeño del proyecto, el equipo puede desarrollar dos tipos de estimaciones:

  • Estimación hasta la conclusión (ETC): se trata de los gastos estimados para concluir el trabajo restante desde la fecha de evaluación.

  • Estimación a la conclusión (EAC): el coste o la cantidad de trabajo necesario para completar el total de las actividades que restan hasta la conclusión. Este índice puede diferir del presupuesto hasta la conclusión (BAC).

Se pueden presentar dos situaciones diferentes: que las variaciones acumuladas desde el inicio sean variaciones atípicas o típicas.

  • Las variaciones atípicas son las ocasionadas por errores o incidentes, desviaciones o fallos puntuales que queremos superar en el resto del proyecto.

  • En la mayoría de los casos, se presentan variaciones típicas, que son errores de estimación hechos al inicio. Por lo tanto, durante todo el proyecto tendremos defasado este valor en relación con el verdadero.

Las proyecciones basadas en variaciones atípicas son:

ETC= (BAC- EV)

EAC= AC+ ETC

Las proyecciones basadas en variaciones típicas son:

ETC=(BAC-EV)/CPI

EAC= AC+ ETC

Las EAC se basan normalmente en los costos reales en los que se ha incurrido para completar el trabajo, más una estimación hasta la conclusión (ETC) para el trabajo restante.

Usos de EVM en la gestión de proyectos

A la hora de gestionar un proyecto, contemplar la aplicación de los indicadores EVM puede ayudar a lograr metas.

Ahora bien, es durante la planificación del proyecto cuando debemos comenzar a pensar en la aplicación del Valor Ganado, pero será necesario tener 3 aspectos cubiertos para poder realizar una aplicación correcta del EVM:

  • Alcance: es importante realizar una descomposición del trabajo por realizar, según las modalidades y estructura de nuestra organización.
  • Cronograma: con la ayuda de un Diagrama de Gantt, preferentemente incluido en un Software de Gestión de Proyectos, podrás observar el impacto de cualquier cambio y poder tomar oportunamente las medidas correctivas adecuadas.
  • Recursos y costos: para aplicar el método EVM, es importante que cada una de las tareas tenga asignados los recursos necesarios con sus correspondientes tarifas.

Si el método EVM, es lo que necesitas para tu proyecto, será de ayuda que analices las herramientas digitales de gestión de proyectos que ofrecen esta función.

Puedes encontrar Software de Gestión de Proyectos que miden el rendimiento de tus proyectos minuto a minuto visitando plataformas de comparación de software.

¿Cómo Priorizar Tareas en un Proyecto?

A la hora de empezar a gestionar un proyecto, la lista de tareas que se requiere completar para el mismo puede ser abrumadora. Por eso, saber priorizar tareas es una habilidad codiciada.

El concepto es simple: enfocarte en las actividades que te acercan al objetivo y darle menos de tu tiempo a las tareas que poco aportan al proyecto.

En el siguiente artículo, se expondrán formas útiles en las que puedes aprender a priorizar tareas. Saber esto te ayudará a organizar a tu equipo y no ahogarte en un mar de pendientes.

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Métodos para priorizar tareas en la gestión de proyectos

Al priorizar tareas, uno debe ser diligente y tener suficiente conocimiento de la dinámica del proyecto para que no se pierda el tiempo en cosas que no son realmente importantes.

Por otro lado, el secreto para priorizar es conocer el proyecto que pretendemos liderar y saber anteponerse a las necesidades.

Puede requerir un poco de práctica hacerlo de manera eficiente, pero una vez que logres dominar la estrategia, te resultará más fácil administrar la carga de trabajo.

Priorizar tareas también te dará una perspectiva realista de todas las partes móviles del proyecto y cómo cumplir con los plazos pendientes.

Relacionado: Domina las bases de la gestión de proyectos.

El Método ABCDE: bueno, bonito y barato

Un método para priorizar tareas que ha demostrado ser simple y fiable es el método ABCDE. Esta herramienta es útil para organizar el tiempo estableciendo niveles de prioridad para cada tarea.

  • Primero, se le da a cada tarea una letra de la A hasta la E, siendo A el nivel de prioridad más alto. Todas las tareas que arrastren consecuencias negativas si no se realizan, deben incluirse aquí y tener un número que indique en qué orden se harán.

  • En la lista B, se ubican las tareas de mediana importancia.

  • Con la letra C, se colocan las tareas sin consecuencias para el proyecto.

  • En la letra D, se ubican las tareas que pueden delegarse.

  • Por último, en la letra E se posicionan las tareas que pueden omitirse por completo.

No se deben realizar tareas de la lista B sin primero terminar todas las de la letra A, y así consecutivamente. El proceso se repite hasta que cada tarea de la lista A se haya cumplido.

Cuando cada tarea tiene un nivel de prioridad establecido, obtienes la claridad para entender cuáles son los pendientes esenciales para el proyecto.

Ventajas de la priorización de tareas

  • Nos ayuda a tener una visión clara de lo que queremos y necesitamos realizar.
  • Se pueden alcanzar los objetivos propuestos del proyecto optimizando recursos.
  • Se reduce a largo plazo el estrés que el amontonamiento de tareas puede ocasionar en los trabajadores.
  • Hay más tiempo disponible para redirigir el esfuerzo a otras actividades.

¿A quién le corresponde priorizar tareas?

Cuando las personas no cuentan con un esquema que les diga cómo priorizar tareas en el trabajo, es más fácil sentir que corren detrás de los pendientes.

Esto pone en riesgo el cumplimiento de las fechas de entrega y genera tanto estrés como desmotivación.

El método ABCDE, descrito antes, puede ser la solución para priorizar actividades sin perder la calma, aunque esto no quiere decir que no pueda haber libertad para introducir criterios de priorización, o crear un sistema propio.

Con la organización y las herramientas adecuadas, cualquiera puede tomar la delantera y tener los plazos de vencimientos bajo control. Estas herramientas incluyen los Software de Gestión de Proyectos y los Software de Lista de Tareas.

Cuando tomas medidas para priorizar actividades, te conviertes en un gerente o trabajador proactivo. Es así como la productividad aumenta, lo que puede traer oportunidades de ascenso laboral o el cierre de negocios de mayor trascendencia.

ERP para Gestión de Proyectos | Ventajas e Implementación

Desde hace años, las empresas han trabajado con modelos de gestión de proyectos para desarrollar una cultura orientada al cumplimiento de objetivos.

Hoy, existen herramientas complementarias como los sistemas ERP para gestión de proyectos (Enterprise Resource Planning). Estas plataformas hacen una gran diferencia en la administración de los recursos necesarios para el adecuado rendimiento de una empresa.

Los ERP para gestión de proyectos son programas diseñados para coordinar los costos, estructura interna y tiempos de una empresa. El propósito final es siempre el mismo: mejorar la productividad.

Características de un ERP para gestión de proyectos

  • Actualiza los datos de la empresa en tiempo real. Esto aporta una visión general de todos los componentes del proyecto, facilitando anticiparse ante posibles errores.

  • Base de datos interactiva que ayuda en la interrelación con otros componentes de la empresa. Así, se obtiene información útil para el desarrollo de proyectos con menos riesgos.

  • Su utilización requiere de un continuo análisis y corrección, ya que los ERP para gestión de proyectos almacenan información vital para las fases del proyecto. Si hay errores, los datos proyectos serán equivocados.

Ventajas y desventajas de un ERP para administración de proyectos

Ventajas

  • La gestión automática reduce el tiempo en la toma de decisiones empresariales.
  • Permiten almacenar todos los documentos y archivos de la empresa en un ecosistema de común acceso.
  • Los sistemas ERP se ajustan a las necesidades de las organizaciones, por lo que pueden ser utilizados en cualquier industria o sector.

Desventajas

  • Su implementación supone un costo inicial.
  • Hay que invertir tiempo y dinero capacitando a los trabajadores para que se familiacieren con el software.
  • El requerimiento constante de revisiones y actualizaciones a la base de datos puede ser desgastante.

¿Cómo integrar un ERP a tu estrategia de gestión de proyectos?

Integrar un sistema ERP requiere de un análisis previo donde se consideren:

Si se concluye que la empresa puede costear el software, y que es compatible con las actividades que deben desarrollarse, entonces se justifica su uso.

Los pasos por seguir en este caso serán:

  1. Evaluar opciones de software, preferiblemente, en una plataforma de comparación con asesoría gratuita.
  2. Elegir una herramienta y proceder a la instalación / configuración.
  3. Una vez cargados los proyectos en el ERP, se puede comenzar a darles seguimiento.
  4. Por último, será necesario contar con los servicios de mantenimiento y soporte técnico que los proveedores de ERP para gestión de proyectos ofrecen.

Los sistemas ERP, aunque en un principio requieran inversión de tiempo y dinero, a largo plazo ofrecen beneficios atractivos para las empresas. Esto favorece especialmente las tareas administrativas y la contención de riesgos emergentes.

Si quieres obtener más información sobre Software de Gestión de Proyectos, Software de Gestión Ágil, y evaluar las mejores opciones en el mercado, visita ComparaSoftware.

Director de Operaciones: ¿Cuál es su Rol en las Empresas?

Durante las últimas décadas del siglo pasado, el cargo de director de operaciones se centraba en minimizar costos y aumentar la producción de las empresas.

En la actualidad, la responsabilidad de este profesional se ha extendido progresivamente. Ahora, sus compromisos van desde la generación y búsqueda de personal capacitado hasta la gestión de materias primas o maquinaria.

No importa si se producen bienes o se prestan servicios, el área de operaciones de una empresa debe mantenerse siempre bien estructurada y gestionada.

En un entorno cada vez más globalizado, la competitividad es fundamental para la supervivencia de una empresa. Por ello, la presencia de un director capaz de organizar adecuadamente el área de operaciones se ha convertido en una necesidad vital.

En este artículo, expondremos el rol que cumple el director de operaciones y las funciones que debe ser capaz de afrontar.

¿Qué es un director de operaciones?

Un director de operaciones es quien se encarga de la supervisión, dirección y coordinación de las actividades comerciales de la empresa.

Además, evalúa periódicamente la eficiencia organizativa al realizar consecuentemente los cambios necesarios en pos de maximizar la productividad del personal.

El director de operaciones revisa constantemente las necesidades de la empresa y busca formas de contribuir al panorama general. Al mismo tiempo, se asegura de que las operaciones diarias se desarrollen de la manera más eficiente posible.

Relacionado: Conoce las bases de la Administración de Proyectos.

Para ser candidato a este puesto, se requiere, por lo general, de una Maestría en Administración de Empresas. Por otro lado, este cargo requiere que la persona sea organizada, atenta a los detalles y flexible, para trabajar con departamentos distitnos a la vez.

Funciones del director de operaciones de una empresa

Las funciones del director de operaciones en una empresa dependen, en gran medida, de la industria.

Aun así, existen responsabilidades laborales generales que desempeñan los directores de operaciones en todo momento, como:

  • Trabajar en conjunto con el departamento de recursos humanos para establecer las descripciones / asignaciones de cada puesto.

  • Contratar personal competente y supervisar los programas de capacitación de los empleados.

  • Dar seguimiento a cada margen de ingreso de la empresa y revisar con frecuencia el presupuesto disponible para maximizar las ganancias.

  • Servir como enlace entre los jefes de cada departamento para desarrollar planes financieros y garantizar su cumplimiento.

  • Desarrollar e implementar evaluaciones para el personal de la empresa, y gestionar las adquisiciones y la asignación de recursos de forma eficiente.

  • Definir e implementar políticas y lineamientos operativos que se adecúen a los objetivos de la empresa.

  • Supervisar los servicios de soporte al cliente.

Relación entre el área de operaciones y la gestión de proyectos

La gestión de proyectos se puede considerar parte del área de operaciones. Ambas se relacionan y necesitan para cumplir sus funciones adecuadamente.

Los responsables de la gestión de proyectos obtienen los recursos necesarios del gerente de operaciones, además de apoyo y orientación.

De la misma manera, el gerente de operaciones necesita asegurar la calidad de cada proyecto, garantizando beneficios que mantengan el buen funcionamiento de la empresa.

Asimismo, el propósito de los responsables de la gestión de proyectos es supervisar y reportar escenarios que pudiesen afectar la finalización exitosa de un proyecto.

En una sintonía similar, los gerentes de operaciones se ocupan de velar por el funcionamiento eficiente de toda la empresa. Esto incluye el cumplimiento de los proyectos en curso.

Finalmente, el director en jefe de operaciones se reporta directamente con el CEO o con la junta de directores de la empresa. Esto le convierte en uno de los cargos más altos dentro de una organización, y un pilar básico para que las empresas se mantengan competitivas.

Proyectos Emprendedores: Ideas para el Futuro

La economía, en la actualidad, es dinámica y de ritmo rápido. Para tener éxito, las empresas deben centrarse en proporcionar valor y comprometerse con brindar una experiencia positiva. Aquí es donde entran los proyectos emprendedores.

En el siguiente artículo, se expondrá lo que son los proyectos emprendedores, así como ideas y herramientas de utilidad para llevarlos a cabo.

Ideas de proyectos emprendedores para el futuro

En el futuro próximo, la innovación seguirá siendo clave en el desarrollo de las empresas. La energía verde, por otro lado, cada vez irá ganando mayor relevancia, y llegará un punto en el que se hará más rentable su uso.

Por ello, innovar en este campo se hace cada vez más necesario.

¿Cómo serán las ciudades del futuro? Este vídeo resume propuestas increíbles de proyectos emprendedores inspirados en una mejor urbanización.

Entre las propuestas de proyectos emprendedores para el futuro, tenemos:

  • Diseñar paisajismo sostenible: Para evitar problemas ambientales como el exceso de escorrentía de aguas pluviales, contaminación del agua potable o la propagación de especies invasoras, se deben utilizar estrategias factibles que ayuden a mantener sano el paisaje.

    Implementar estantes para bicicletas hechos de materiales reciclados, diseñar sistemas de riego inalámbricos, pastos nativos y crear áreas ecológicas abiertas para el deporte y el ocio son algunas ideas.

  • Ser auditor de energía verde: No es secreto para las industrias que las soluciones de energía verde, en un futuro cercano, generarán ahorros increíbles. Esto motivará a las empresas en general a sacarle provecho a este rubro.

    Como auditor de energía, tu trabajo será ayudar a las empresas y a propietarios individuales de viviendas o apartamentos a encontrar formas de reducir su huella energética en conjunto con sus facturas mensuales.

  • Servicios de limpieza ecológica: Lo único que diferencia un servicio de limpieza ecológico de los servicios de limpieza regulares es el tipo de productos utilizados.

    Parece poco probable, pero esta simple idea puede convertir un negocio que, de otro modo, sería poco atractivo, en una oferta muy deseable.

    En realidad, los millennials ya han demostrado estar dispuestos a pagar dinero extra por productos / servicios que ayudan a preservar el medio ambiente.

¿Cómo se gestiona un proyecto emprendedor?

Un gerente de proyecto o Project Manager ayuda a los líderes empresariales al actualizar ideas, poner la infraestructura en su lugar y crear productos / servicios reales.

Los managers deben tener las bases teóricas y la experiencia para gestionar proyectos, mitigar y minimizar riesgos, mejorar la eficacia empresarial y agilizar el ciclo de vida del proyecto.

Entre las pautas generales que se deben seguir para materializar propuestas de proyectos emprendedores, están:

  1. Establecer objetivos medibles desde el principio y atenerse siempre a las expectativas.
  2. Dar prioridad a la comunicación usando Software de Gestión de Proyectos para el intercambio de ideas, prototipos, documentos, etc. Ya que los proyectos emprendedores suelen contar con un presupuesto limitado, se recomienda echar un vistazo a plataformas de comparación de software y buscar opciones gratuitas.
  3. Se debe tener en cuenta que, posiblemente, se necesitará contratar personal externo cuando haya que realizar tareas muy específicas o para las que no se cuenta con un equipo de planta. Cuando esto suceda, hay que tomar decisiones basadas en el presupuesto inicial para no agotar los recursos.

Los proyectos emprendedores definirán el mañana

No siempre se podrán prever los riesgos en la gestión de proyectos emprendedores, pero si se conocen a detalle las debilidades, y puntos en contra de cada idea que se quiere implementar, se podrá crear un plan de trabajo que vele por una gestión productiva

Los gerentes de proyectos emprendedores son profesionales capacitados para sobrellevar tareas aparentemente imposibles, se esfuerzan por tener éxito en iniciativas arriesgadas, por lo que asumen la responsabilidad personal para el éxito del proyecto.

Existen muchos ejemplos de proyectos emprendedores basados en la innovación que, en pocos años, habrán impactado el modo en que las personas viven. ¿Por qué no seguir los pasos de Elon Musk?

Gestión de Equipos de Trabajo: Desafíos Principales

En una empresa, cada empleado tiene habilidades particulares, así que la forma que tiene cada profesional de concebir procesos y acontecimientos es individual.

No obstante, hay momentos en los que es necesario la conformación de un equipo para la administración de proyectos, por lo que es preciso que los involucrados actúen en función de las normas que establece la compañía, en pro de garantizar un ambiente laboral respetuoso y confortable.

En tal sentido, en la gestión de equipos y en la planificación de un proyecto es necesario el trabajo en conjunto.

Esta labor que lleva consigo una serie de desafíos de las que hablaremos a continuación, y que es importante conocer para la organización del equipo de trabajo en un proyecto.

Desafíos en la gestión de equipos de trabajo

Al momento de conformar el equipo del proyecto, pueden surgir desafíos tanto para el líder o responsable como para quienes tiene a su cargo.

  • Líderes sin empatía y sin disposición para ayudar

Si el líder es distante, no generará un ambiente laboral confortable y será visto por las demás personas del equipo como alguien inaccesible, poco empático.

Por tanto, el líder ha de ser el primero que debe ponerse siempre en el lugar de quienes están bajo su responsabilidad, comprender las situaciones por las que puedan estar atravesando (incluso las personas) y saber que el aporte que cada empleado hace es importante.

  • El líder que no incentiva con el ejemplo

Ningún líder debe exigir lo que no da.

Junto con los aspectos mencionados en el desafío anterior, está el hecho de que el líder debe ser el primero en cumplir con sus responsabilidades, tanto para motivar el compromiso en quienes están a su cargo como para poder corregir sus fallas.

  • Saber gestionar profesionales calificados

Es indiscutible que quien está a cargo del equipo debe contar con las aptitudes que se requieren para guiar a cada miembro y lograr, así, el éxito en el alcance de los objetivos.

Este es uno de los desafíos más grandes, por lo que hay que tener mucha cautela en la toma de decisiones y visión a largo plazo.

  • Garantizar una buena comunicación

No puede haber una buena gestión de equipos de trabajo si la comunicación es deficiente.

El logro de los objetivos dependerá de que el líder tenga una buena comunicación con su equipo, y que las relaciones entre todos los miembros sean cordiales.

  • Motivar a cada miembro del equipo y evitar la constante rotación

Cada empleado, como profesional, debe tener los conocimientos y aptitudes necesarias para realizar su trabajo eficientemente.

Sin embargo, para reforzar esas aptitudes es necesario que la empresa lo motive, que se reconozcan sus cualidades como profesional y como persona.

  • Tener claros los objetivos

Todo el equipo debe tener claro el objetivo que se debe alcanzar, porque solo de esa manera cada uno trabajará en función de ese propósito.

  • Procurar la claridad en el desempeño de las funciones

Un equipo recién formado se preguntará qué esperan los supervisores de ellos. Esto produce incertidumbre por y, en consecuencia, ansiedad.

Por ello, es importante aclarar a todos cuál será su rol, qué tareas de forma individual y grupal deberán llevar a cabo.

  • Delegar tareas

Por más capacitado que esté un líder, un profesional necesita de la colaboración de otros para llevar a cabo sus funciones. Así que, aunque el líder desee hacerlo todo por su cuenta, es necesario que pueda demostrar que confía en las capacidades de los demás y que entienda que no puede estar a cargo de cada tarea.

¿Cómo debe ser la organización de equipos en un proyecto?

Lo primero que se debe tener claro es el objetivo que el equipo necesita alcanzar para la organización y, en función de eso, se estima la cantidad de personas que conformará el equipo y los límites que este tendrá.

Luego, se definen los roles que tendrá cada miembro y, con base en el perfil requerido, se selecciona a los profesionales más calificados.

Por supuesto, elegir el líder es fundamental, por lo que hay que analizar cada cualidad de los candidatos y escoger al más indicado.

Para la organización del equipo de trabajo, se han de tener claras las dinámicas que harán posible las relaciones necesarias en los procesos de información y en la posterior evaluación de las tareas.

Técnicas para la gestión de equipos de trabajo

  • Determinar los objetivos.
  • Garantizar los canales de comunicación entre todo el equipo.
  • Respetar profesional y personalmente a cada empleado.
  • Saber resolver conflictos.
  • Priorizar actividades y tareas.

Para la gestión de equipos de trabajo, tal y como hemos visto, es importante lograr que el trabajo se haga de manera mancomunada.

En tal sentido, mantener motivado a cada empleado y hacerles ver cuál es el propósito por conseguir, y la importancia que tiene en el proyecto, es esencial para administrar al equipo del proyecto y concretar las metas que la empresa se ha propuesto en el tiempo establecido.

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Low Touch Economy | Economía Sin Contacto Físico

La economía ha cambiado drásticamente debido al COVID-19, pero el modelo Low Touch Economy ––cuyo propósito es ayudar a los negocios a sortear el impacto del aislamiento obligatorio–– podría ser, en realidad, el futuro de la economía.

Low Touch Economy es un concepto surgido a causa de la crisis sanitaria y resume las estrategias que las empresas han tenido que asumir para mantenerse a flote.

Se espera que la emergencia sanitaria determine el ritmo de la economía y la estabilidad de las organizaciones hasta finales de 2021, como también se espera que solo las empresas que se adapten a Low Touch Economy sobrevivan.

Impactos a corto y largo plazo de la Low Touch Economy

Las proyecciones indican que la Low Touch Economy tendrá un impacto en la economía, pero también en el comportamiento social. Los cambios esperados incluyen:

Impacto en la conducta socialImpacto en la economía
* Precauciones para evitar el contacto físico.
* Temor a los espacios cerrados.
* Evitación social.
* Preferencia por lo digital / remoto.
* Los negocios se verán obligados a maniobrar para adaptarse a las condiciones post-pandemia.
* La división entre los trabajadores esenciales y los no esenciales será más evidente.
* Puede que haya réplicas económicas a corto y largo plazo (es decir, periodos forzados de austeridad).

El último ítem en el listado de impactos sobre la economía es importante, ya que las réplicas a corto y largo plazo ––por posibles brotes mientras se espera una vacuna–– afectarán el modo en que los negocios y los consumidores interactúan.

De hecho, incluso con una vacuna disponible en el primer trimestre de 2021, no se espera una recuperación para ingresar a la senda de la nueva normalidad hasta 2022.

Asimismo, hay actividades que posiblemente volverán a ser como antes (los niños yendo a la escuela y las visitas al dentista), pero también es probable que hábitos adquiridos por la pandemia se conviertan en cotidianos, como la distribución de alimentos a domicilio para evitar los supermercados.

Por otro lado, están las nuevas normas sociales que no van a sentirse para nada «normales», pero posiblemente serán inevitables, como:

  • Los controles de seguridad médicos en aeropuertos, estaciones, etc.
  • Los procedimientos legales vía Zoom
  • El uso continuo de mascarilla

Principios Low Touch Economy

El modelo Low Touch Economy se basa en tres cuadrantes: disrupción económica, medidas sanitarias y cambios conductuales.

Estos cuadrantes son el timón del barco que las empresas conducen rumbo a la nueva normalidad y determina las decisiones / prácticas que las organizaciones están tomando:

  • Disrupción económica = políticas para mitigar la crisis.
  • Medidas sanitarias = protocolos que limitan el contacto físico para combatir crisis actuales y futuras.
  • Cambios conductuales = adaptación a las nuevas prioridades del consumidor.

Considerando esto, el diseño Low Touch Business que las compañías de éxito han incorporado (entre ellas, Shopify, TikTok y Peleton) se caracteriza por:

  • Medidas estrictas de distanciamiento social entre clientes y trabajadores
  • Reuniones o eventos públicos con aforo limitado (o sin asistentes)
  • Acceso bajo condiciones especiales a grupos etarios vulnerables (niños y adultos mayores) a tiendas, oficinas, etc.
  • Cambios en la cadena de suministros
  • Nuevas regulaciones
  • Adaptación a las restricciones para viajeros y a las nuevas medidas de higiene
  • Apertura a nuevos e innovadores modelos de negocio

¿Qué significa todo esto para las empresas?

Muchos negocios ya han adoptado el teletrabajo para sobrevivir a la crisis, y es posible que esta dinámica siga viva (más que nunca) cuando la economía global comience a recuperarse.

Si esto pasa en 2022, para ese entonces habrá muchas personas acostumbradas a trabajar desde casa. Además, las empresas también llegarán a la conclusión de que el home office supone un ahorro importante en infraestructura y recursos.

Lo mejor que las PYMES y grandes compañías pueden hacer por ahora, además de implementar protocolos de seguridad sanitaria, es acostumbrarse a operar en remoto.

Para ello, necesitan invertir en asesoría, capacitación y, principalmente, herramientas tecnológicas.

Los Software de Gestión de Proyectos, en particular, se usan para mantener bajo control el rendimiento de unidades de trabajo y el logro de metas.

Si te preocupa la idea de invertir en nuevas herramientas en momentos de crisis, consulta nuestro listado completo de software y elige una opción gratuita. Obtendrás lo necesario para mejorar la sincronía de tu equipo.

Una segunda alternativa es usar una versión de prueba y experimentar con software distintos antes de tomar la decisión de invertir en uno.