¿Qué es un ERP en la nube? | Esto debes saber antes de contratar uno

Gestionar una empresa con hojas de cálculo y sistemas aislados puede funcionar al inicio, pero con el crecimiento, la falta de integración empieza a generar problemas. Para ello es importante un ERP en la nube.  

Los errores en la gestión de inventarios, la duplicación de datos y la falta de visibilidad dificultan la toma de decisiones y reducen la eficiencia operativa. Un ERP en la nube soluciona estos desafíos al centralizar la información en un solo sistema accesible en tiempo real. 

Pero, ¿cómo funciona realmente un ERP en la nube y qué aspectos hay que considerar antes de elegir uno? Veamos todo lo que necesitás saber para tomar la mejor decisión.

¿A qué le llamamos ERP en la nube?

Un ERP en la nube es un sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning) que se aloja en servidores externos y se accede a través de internet. 

A diferencia de los ERP tradicionales que requieren instalación en computadoras o servidores locales, un ERP en la nube se gestiona completamente en línea, lo que permite actualizarse automáticamente y adaptarse a las necesidades de cada empresa sin complicaciones.

Este tipo de software integra todas las áreas de una organización en un solo sistema: finanzas, contabilidad, recursos humanos, inventarios, producción y más. Así, toda la información está conectada en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos precisos y actualizados.

Lo mejor de todo es que no necesitás una infraestructura costosa ni un equipo de IT especializado para mantenerlo. Con una simple conexión a internet, tu equipo puede trabajar desde cualquier lugar. 

¿Cómo funciona un ERP en la nube?

Como decíamos, un ERP en la nube opera a través de internet sin necesidad de instalar software en servidores locales. 

Su operación se basa en los siguientes procesos:

1. Ingreso al sistema: Los usuarios acceden al ERP mediante un navegador web o una aplicación específica, autenticándose con credenciales.
2. Procesamiento de datos: La información de las distintas áreas de la empresa se almacena en una base de datos centralizada en la nube. Los módulos del ERP procesan estos datos en tiempo real.
3. Interacción entre módulos: Cada módulo (finanzas, inventario, producción, RRHH, etc.) intercambia información automáticamente, evitando duplicaciones y errores.
4. Almacenamiento y seguridad: Los datos se guardan en servidores del proveedor de nube, con copias de seguridad automáticas y cifrado para protección.
5. Actualización y mantenimiento: El proveedor del ERP gestiona las actualizaciones y el mantenimiento del sistema sin intervención del usuario.
6. Integración con otras herramientas: Puede conectarse con CRM, plataformas de eCommerce y otras soluciones para mejorar la operatividad.

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ERP en la nube vs. ERP on-premise

Ya hemos visto algunas características propias de un ERP en la nube y un ERP on-premise. Vamos a un cuadro comparativo para sintetizar ideas: 

Característica	ERP en la nube	ERP on-premise
Infraestructura	Alojado en servidores externos (proveedor).	Instalado en servidores propios de la empresa.
Acceso	Accesible desde cualquier dispositivo con internet.	Accesible solo desde dispositivos dentro de la red interna.
Costos	Modelo de suscripción mensual o anual, sin inversión en hardware.	Inversión inicial alta en hardware y licencias, con costos de mantenimiento.
Seguridad	El proveedor gestiona la seguridad y copias de respaldo.	Depende de la empresa, requiere inversión en ciberseguridad.
Escalabilidad	Alta, se pueden agregar módulos o usuarios fácilmente.	Limitada, requiere inversión en hardware y software adicionales.
Mantenimiento	El proveedor se encarga del mantenimiento.	Requiere un equipo interno de IT para soporte.
Actualizaciones	Automáticas y gestionadas por el proveedor.	Deben ser gestionadas manualmente por el equipo de IT.
Implementación	Rápida, en cuestión de días o semanas.	Larga, puede tomar meses en implementarse.

Ventajas y desventajas de un ERP en la nube: ¿Qué mirar?

Ya sabemos que no todas las soluciones son iguales. Aspectos como costos, seguridad, escalabilidad y flexibilidad juegan un papel clave en la elección del software adecuado. A continuación, analizamos los principales pros y contras de un ERP en la nube para ayudarte a tomar la mejor decisión.

Ventajas del ERP en la nube

• Acceso desde cualquier lugar con internet
• Reducción de costos iniciales
• Escalabilidad
• Actualizaciones automáticas
• Seguridad y respaldo de datos
• Implementación rápida a diferencia de un ERP on-premise
  

Algunas desventajas del ERP en la nube

• Dependencia de internet
• Menor control sobre la infraestructura al estar alojado en servicios externos
• Personalización limitada

Si te interesan las ventajas de un ERP y quieres seguir explorando este tema, te recomiendo: Ventajas y desventajas de un ERP:¿Es el sistema ideal para mi?

Guía de compra: 10 Pasos para elegir el mejor ERP en la nube

Ya tomaste la decisión: implementar un ERP en la nube para optimizar la gestión de tu empresa. Ahora viene la parte más difícil: elegir la solución adecuada. Con tantas opciones en el mercado, es fácil perderse en la cantidad de funciones, modelos de precios y características técnicas.

Para asegurarte de que tomas la mejor decisión, te presentamos 10 pasos que te guiarán en el proceso de compra.

1. Define tus necesidades y objetivos

Antes de comparar opciones, lo más importante es saber qué esperas del ERP. Cada departamento de tu empresa enfrenta desafíos distintos, y el sistema que elijas debe ayudarte a resolverlos.

Pregúntate:

• ¿Qué problemas quieres solucionar con un ERP?
• ¿Cuáles son las áreas más críticas que necesitas optimizar?
• ¿Qué esperas lograr con la implementación?

Empieza creando una lista con tus necesidades prioritarias. Esto te servirá como base para filtrar opciones y elegir un software que realmente te ayude.

2. Determina tu presupuesto

El costo de un ERP en la nube no se limita a la suscripción mensual. También debes considerar gastos adicionales como:

• ¿El proveedor cobra por la configuración inicial?
• ¿Necesitas entrenar a tu equipo?
• ¿Se requiere inversión para conectarlo con otros sistemas?

Consejo: Pregunta al proveedor qué costos ocultos existen para evitar sorpresas más adelante.

3. Evalúa la escalabilidad de la solución

Tu empresa no será la misma en uno o dos años. Asegúrate de que tu ERP en la nube pueda crecer contigo sin generar costos excesivos.

• ¿Puedes agregar nuevos módulos cuando los necesites?
• ¿Es fácil aumentar el número de usuarios sin que el precio se dispare?

Para este punto, puedes consultar al proveedor si permite modificaciones flexibles, como agregar funciones sin necesidad de cambiar de plan.

4. Verifica la compatibilidad con tus sistemas actuales

Un ERP en la nube no trabaja solo. Debe integrarse con las herramientas que ya usas, como:

• Software de contabilidad
• CRM
• E-commerce
• Herramientas de gestión de inventario

Pregunta si el ERP tiene APIs abiertas o integraciones con los programas que ya utilizas para evitar problemas de compatibilidad.

5. Analiza la facilidad de uso

Un ERP potente pero complicado no es la mejor opción. Si el sistema es difícil de manejar, tu equipo podría resistirse al cambio, reduciendo la productividad.

¿Cómo evitarlo?

• Solicita una demo y pruébalo tú mismo.
• Involucra a algunos empleados en la prueba.
• Evalúa si la interfaz es intuitiva o si necesita una curva de aprendizaje larga.

Consejo: Un buen diseño de UX/UI facilita la adopción del software y evita errores operativos.

6. Asegúrate de que tenga soporte técnico confiable

Tarde o temprano, surgirán dudas o inconvenientes. Un soporte técnico eficiente puede marcar la diferencia entre solucionar un problema en minutos o perder horas de trabajo.

Puedes hacerle estas preguntas al proveedor:

• ¿El soporte está disponible en mi idioma?
• ¿Responden rápido o tardan días en atender?
• ¿El servicio está activo en tus horarios de operación?

Puedes buscar opiniones de otros usuarios sobre la calidad del soporte antes de comprometerte.

7. Evalúa la seguridad de la información

Tu ERP manejará datos sensibles de tu empresa, clientes y proveedores. No puedes darte el lujo de elegir una plataforma sin medidas de seguridad adecuadas.

• ¿Usa cifrado de datos?
• ¿Cuenta con copias de seguridad automáticas?
• ¿Cumple con normativas internacionales de seguridad?

Asegurate que tu proveedor cumpla con los estándares como ISO 27001 o GDPR para proteger tu información.

8. Compara las funcionalidades de diferentes opciones

No todos los ERP en la nube son iguales. Algunos están diseñados para sectores específicos, mientras que otros ofrecen módulos más genéricos.

¿Cómo hacer una buena elección?

• Crea una tabla comparativa con las funciones clave que necesitas.
• Revisa qué ERP cumple mejor con tus requerimientos.
• No te dejes llevar solo por el precio; la funcionalidad es lo más importante.

Consejo: Asegúrate de que el software tenga lo que realmente necesitas, sin pagar por extras innecesarios.

9. Considera la experiencia de otros usuarios

Nada mejor que conocer la experiencia de quienes ya han usado el ERP. Busca opiniones en foros, sitios de comparación y casos de éxito.

• ¿Las empresas que lo usan están satisfechas?
• ¿Han tenido problemas recurrentes?
• ¿El sistema cumple con lo prometido?

Consejo: Si tienes contactos en otras empresas, pregúntales directamente cómo ha sido su experiencia con el ERP que estás considerando.

10. Prueba antes de comprar

Muchas plataformas ofrecen pruebas gratuitas o versiones demo. No te quedes solo con la teoría: prueba el ERP antes de tomar una decisión.

• Usa la prueba con casos reales de tu empresa.
• Involucra a los empleados que trabajarán con el sistema.
• Evalúa la rapidez, facilidad de uso y respuesta del soporte.

¿Necesitas ayuda para elegir el mejor ERP en la nube?

Si aún tienes dudas o quieres comparar opciones con expertos, contácta con nosotros gratis. Podemos asesorarte para encontrar la solución ideal para tu empresa. ¡Escribe al chat!