Eficiencia y eficacia en ventas: diferencias y ejemplos

Eficiencia y eficacia son dos herramientas para la productividad que, aplicadas a las ventas, consisten en competencias claves para el logro de los objetivos. Si bien se suelen confundir ambos conceptos, podemos decir que son muy diferentes. 

En este artículo te explicamos qué es eficiencia y eficacia, sus diferencias y algunos ejemplos de cómo aplicar estas habilidades a las ventas. 

¿Qué es eficiencia?

Cuando hablamos de eficiencia en el ámbito empresarial, nos referimos a la capacidad que tiene una persona o un proceso para aprovechar las herramientas disponibles y así lograr un objetivo. Por lo tanto, en el caso de las ventas, es la habilidad para utilizar adecuadamente los recursos en el cumplimiento de sus objetivos comerciales.

¿Qué es eficacia?

Por otra parte, la eficacia se define según la Real Academia Española (RAE) como la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”. Es decir, la capacidad propiamente dicha para lograr los objetivos marcados. 

Diferencias entre eficiencia y eficacia

De esta manera, la eficacia se enfoca mucho más en los resultados finales, mientras que la eficiencia se focaliza en el proceso para lograrlos. Se analizan, optimizan y buscan mejores soluciones para cada una de las etapas que implican el cumplimiento de un propósito.

Por lo tanto, es preciso decir que la eficiencia involucra a la eficacia, siendo elementos complementarios para un departamento de ventas que se dedica a comercializar un producto. 

Ahora, si hablamos de eficiencia, eficacia y efectividad, apuntamos más a lo medible. La efectividad en ventas se mide por la eficacia de los ejecutivos comerciales para convertir de manera exitosa a los prospectos en clientes y guiarlos adecuadamente por el embudo de ventas.

De esta forma, se puede medir la efectividad con tres tipos de métricas:

• Tasa de actividad: se refiere al seguimiento de los clientes potenciales, y se cuantifica mediante el número de intentos del vendedor por comunicarse con este: número de llamadas telefónicas, la cantidad de correos electrónicos enviados o el número de mensajes respondidos.
• Número de clientes potenciales calificados: este grupo de clientes potenciales se distingue del resto porque están mejor posicionados para concretar las ventas. Al representar un bajo costo para la empresa, se podrán concretar mayores ventas con un esfuerzo menor. 
• Duración del ciclo de venta: es importante definir tiempos razonables para cada etapa del proceso de ventas a fin de que sea verdaderamente eficiente. 

Ejemplos de eficiencia y eficacia

Pongamos como primer ejemplo un proceso de investigación de mercado en el área de ventas. Al aprovechar adecuadamente los recursos de la empresa para obtener la información más útil (opiniones de los clientes, pronósticos de venta, medios de distribución) se obtiene un gran indicador de eficiencia. Una vez que se obtenga esa información y la misma cumpla con los requerimientos propuestos, estaremos hablando de eficacia. 

Ahora bien, vamos a un segundo ejemplo, más propio de las ventas. Si tenemos un objetivo de ventas de 100 unidades por mes para todo el equipo, la eficiencia de los vendedores estará en lograr el objetivo comercial utilizando las mejores estrategias de venta, aprovechar los beneficios de herramientas como un software de ventas y establecer buenas relaciones con los clientes. 

Por su parte, la eficacia estará en el logro del objetivo a fin de mes con la venta de las 100 unidades acordadas. 

Un software de ventas es muy útil en cuanto a eficacia porque condensa una serie de herramientas que ayudan a las organizaciones a fortalecer su músculo de ventas. Es decir, que programas como DataCRM, Freshsales, Bisnes y Bsale permiten al departamento de ventas automatizar procesos, ahorrar tiempo, integrar funciones y evaluar clientes potenciales en un solo sitio. 

Siguiendo con el segundo ejemplo, los vendedores pueden evaluar a esos clientes potenciales a través del software y evitar los contratiempos de ir a visitarlos personalmente para saber si podrán guiarlos por el embudo de ventas. 

Conclusión

La eficiencia y eficacia son claves en un departamento de ventas para el logro de los objetivos comerciales, tanto por un buen aprovechamiento de los recursos como por la efectividad de sus vendedores. 

Recuerda que contar con las herramientas adecuadas, como un software de ventas o la capacitación necesaria también serán factores determinantes en la medición de estas capacidades dentro de una empresa.