¿Cómo llevar adelante la gestión de almacenes? | Guía completa

La gestión de almacenes va mucho más allá de guardar o aprovisionar productos; se trata de optimizar cada fase, desde la recepción de mercancías hasta la preparación de pedidos. 

El auge del comercio electrónico y el “efecto Amazon” de envíos en el mismo día exige que las empresas se esfuercen en sacar el máximo provecho de sus almacenes.

Si buscas mejorar la eficiencia de tu almacén, en este artículo exploraremos los procesos clave y las tecnologías que están transformando la gestión de almacenes, para que puedas reducir costos y aumentar la satisfacción de cliente.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes se refiere a la administración de todas las actividades relacionadas con el almacenamiento seguro, el control y la distribución de productos dentro de un almacén. 

Actualmente, forma parte del ciclo de operaciones en diversos sectores como:

• Retail
• Manufactura
• Distribución y logística
• Comercio electrónico

Su objetivo principal es asegurar que los productos sean almacenados de manera organizada, accesible y en cantidad adecuada. De esta forma pueden ser recuperados y enviados rápidamente cuando se necesiten.

¿Por qué es importante la gestión de almacenes?

La gestión adecuada de un almacén es cada vez más importante ya que la eficiencia y velocidad de entrega de las empresas impacta directamente en la satisfacción del cliente. 

De acuerdo con un informe reciente de Zebra Technologies, los volúmenes de envíos han aumentado más del 20 % en promedio tanto para pedidos entre empresas como para consumidores desde 2019. 

El auge del comercio electrónico en particular ha catapultado la actividad de los almacenes: CBRE (empresa de inversiones y servicios de bienes raíces), estima que por cada US$ 1000 millones en ventas por comercio electrónico se requiere un millón de pies cuadrados de espacio de distribución nuevo.

Esto lleva a los minoristas a sufrir grandes presiones por cumplir con esa demanda, ya que un almacén mal gestionado puede generar retrasos en la preparación de pedidos, errores en los flujos de mercancías, y errores humanos que afectan negativamente la experiencia del cliente y la competitividad de la empresa.

A esto se añade la importancia de contar con un jefe de almacén que pueda supervisar de manera eficiente cada uno de los procesos de la gestión de almacenes.

Procesos clave de la administración de almacenes

La administración de almacenes se compone de cinco procesos o etapas consecutivas. Esto significa que el resultado obtenido de cada una de ellas impactará en gran medida sobre el rendimiento de las demás. 

Por lo tanto, es importante gestionar cada fase del proceso para asegurarse de que cumplen sus funciones ideales. De esta forma, podemos garantizar que los productos lleguen al cliente a tiempo y en condiciones óptimas. 

Profundicemos en cada uno de los procesos que componen la gestión efectiva de un almacén.

1 | Recepción de mercancías

El proceso de recepción es una de las etapas más críticas en la gestión de almacenes, ya que marca el inicio del flujo de productos dentro de la cadena de suministro. Esta etapa incluye la inspección de mercancías, la verificación de documentos y el registro en el sistema de inventarios.

En este proceso, el uso de códigos de barras es fundamental para escanear rápidamente los productos y actualizarlos en el sistema, lo que mejora la precisión y la velocidad de recepción de mercancías. La automatización de este proceso también ayuda a reducir el tiempo que los productos pasan en el almacén antes de ser movidos a las áreas de almacenamiento.

2 | Control de inventarios

El control de inventarios asegura que un almacén funcione sin problemas. Consiste en monitorear constantemente los niveles de stock, asegurando que los productos estén disponibles cuando se necesiten, pero sin tener exceso de inventario que ocupe espacio innecesario.

Un sistema de gestión eficiente permite realizar un seguimiento en tiempo real de los productos almacenados, lo que mejora la precisión del inventario. 

Además, el control de inventarios debe ir acompañado de análisis basados en datos para identificar tendencias, como los productos de mayor rotación, lo que puede ayudar a mejorar la gestión de almacenes a largo plazo. 

3 | Almacenamiento

El proceso de almacenamiento tiene como objetivo maximizar el uso del espacio en el almacén, asegurando que los productos estén distribuidos de forma ordenada y accesible. 

El diseño del almacén debe tener en cuenta la distribución eficiente de los productos, como  la ubicación estratégica de los productos de alta rotación en áreas de fácil acceso

Implementar cross docking también puede ser una excelente manera de reducir el tiempo de almacenamiento y aumentar la velocidad del proceso de distribución, especialmente cuando se trata de productos de paso rápido.

A medida que las empresas crecen, se vuelve cada vez más importante contar con sistemas que optimicen el espacio disponible y gestionen las existencias de manera dinámica.

4 | Preparación de pedidos

La preparación de pedidos es el proceso que convierte una orden en acción. Incluye la selección de productos, el empaquetado y la expedición de los mismos. 

La precisión y velocidad en este proceso son esenciales para cumplir con los plazos de entrega y garantizar la satisfacción del cliente.

Para una gestión de almacenes más eficiente, las empresas pueden incorporar tecnologías como el picking por voz o robots que ayuden a localizar productos en el almacén y llevarlos al área de empaquetado. 

5 | Envío y distribución

El último paso del proceso de administración de almacenes es el envío y distribución de los pedidos. Este proceso involucra el transporte de los productos desde el almacén hasta el cliente final. 

La clave aquí es optimizar las rutas y los tiempos de entrega, lo que tiene un impacto directo en la satisfacción del servicio al cliente.

El tracking en tiempo real y los sistemas de gestión de rutas también pueden mejorar significativamente la eficiencia del proceso de distribución.

Mejores prácticas para optimizar la gestión de almacenes

Aunque ya hemos recomendado algunas estrategias útiles en las etapas del proceso de almacenamiento, también es necesario establecer ciertos aspectos generales que permitan a las empresas aprovechar al máximo sus sistemas.

Este es un resumen de las mejores prácticas que puedes implementar para maximizar el rendimiento de tu almacén:

• Automatización de procesos: La implementación de tecnologías para automatizar tareas repetitivas como el seguimiento de inventarios y la preparación de pedidos minimiza los errores humanos y mejora la precisión. Un ejemplo de ellos son los métodos de almacenamiento inteligente, como el uso de estanterías automatizadas.
• Implementación de códigos de barras: Los códigos de barras permiten una gestión más ágil y precisa de los productos en el almacén. La lectura automática reduce el riesgo de errores durante las etapas de recepción, control y preparación.
• Optimización del diseño del almacén: Un diseño eficiente puede simplificar los flujos de mercancías y reducir los tiempos de búsqueda. La ubicación estratégica de productos más demandados aumenta la velocidad de preparación de pedidos y facilita la tarea de los colaboradores.
• Capacitación continua del personal: Asegurarse de que los empleados estén capacitados para usar los sistemas de gestión de almacenes, dispositivos y seguimiento de procedimientos adecuados es crucial.

KPI para gestión de almacenes: ejemplos y fórmulas 

Así como existen prácticas recomendadas, también se aconseja utilizar ciertos KPI o indicadores claves de rendimiento para medir la eficiencia del manejo de almacenes. 

En términos generales, estos son los indicadores que deberías tratar de seguir para evitar problemas en tu almacén:

Porcentaje de pedidos completos 

Este KPI mide la capacidad del almacén para cumplir con los pedidos completos y en el tiempo estipulado. Por ejemplo, un porcentaje de pedidos bajo puede indicar problemas en la gestión de inventarios o en el proceso de almacenamiento.

NRO de pedidos completos a tiempo / NRO total de pedidos x 100

Tiempo de ciclo del pedido

Mide el tiempo total desde que el pedido es recibido hasta que es enviado. Como mencionamos al inicio, el “efecto amazon” de envíos en un día ha potenciado la demanda de los clientes. 

Un ejemplo de esto son las cadenas de farmacias con envío a domicilio, donde los clientes generalmente ordenan productos con urgencia o debido a alguna necesidad médica.

(Fecha de entrega – fecha del pedido) / NRO total de pedidos enviados

Exactitud del inventario

Este KPI mide la precisión de los registros de inventario. Si una empresa dedicada al comercio de componentes para pc cuenta con una alta exactitud, a largo plazo podrá evitar la obsolescencia de los componentes por exceso de inventario y futuras pérdidas.

NRO de artículos en el inventario / NRO de artículos en el almacén

Costo por pedido (CPO)

Indica cuánto cuesta procesar cada pedido en términos de mano de obra, almacenamiento y distribución. En el caso de la fabricación de indumentaria, observar este aspecto es crucial por los valores agregados a las prendas. 

Gastos totales de procesamiento de pedidos (costos directos + costos indirectos) / NRO total de pedidos recibidos

Tecnologías para mejorar la gestión de almacenes

A lo largo de este artículo hemos destacado la importancia de las tecnologías avanzadas y la automatización en la gestión de almacenes. Pero, ¿cómo saber cuál es más conveniente para tu caso y por qué?

Veamos en detalle de qué se trata cada una y cómo funciona:

Software de Gestión de Almacenes (WMS)

El software de gestión de almacenes (WMS) es una herramienta esencial para automatizar y supervisar todas las operaciones del almacén. Desde el control de inventarios hasta la preparación de pedidos, un WMS facilita el seguimiento en tiempo real de los productos y asegura que los procesos sean más rápidos y eficientes. 

De acuerdo con el informe de Zebra Technologies, las empresas que implementan sistemas de gestión de almacenes basados en la nube reportan una mejora del 20% en la reducción de costos de almacenamiento y un aumento de la productividad de hasta un 25%.

Con un WMS, se optimizan las rutas dentro del almacén, se reduce el tiempo de búsqueda de productos y se mejora la precisión en la recepción de mercancías.

Códigos de barras y RFID

La implementación de códigos de barras y RFID (identificación por radiofrecuencia) permite a los almacenes gestionar los inventarios de manera más precisa. 

Al escanear los códigos de barras de los productos durante la recepción de mercancías y en el proceso de almacenamiento, se mejora la trazabilidad y se reduce la posibilidad de errores humanos. 

Las etiquetas RFID, por su parte, permiten una lectura automática sin necesidad de contacto directo, agilizando el proceso y proporcionando datos en tiempo real.

Automatización y robots

La automatización de procesos, como el uso de robots de picking, mejora considerablemente la eficiencia en la preparación de pedidos y el almacenamiento. 

Los robots pueden navegar por el almacén para seleccionar y transportar productos a las estaciones de empaque, reduciendo los tiempos de preparación y aumentando la precisión en los pedidos.

Internet de las Cosas (IoT)

El uso del Internet de las Cosas (IoT) en los almacenes permite monitorear de manera continua las condiciones del inventario, como la temperatura o la ubicación de los productos. 

Los sensores IoT proporcionan datos en tiempo real que optimizan la gestión de inventarios y mejoran la operativa de almacén. Esto es especialmente útil en el almacenamiento de productos sensibles o de alto valor, donde un control constante es crucial.

La gestión de almacenes es una parte fundamental de la cadena de suministro, y una correcta administración de almacenes puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa. 

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