¿Qué son las políticas de compras? Así puedes implementarlas | Ejemplos
Sin políticas de compras estructuradas puede conducir a ineficiencias significativas, desde el gasto excesivo hasta la adquisición de productos y servicios de calidad inferior. Sin directrices claras, las empresas se enfrentan a la incertidumbre en el proceso de compra, lo que a menudo resulta en decisiones apresuradas o mal informadas que pueden comprometer la estabilidad financiera y operativa.
Una política de compras bien definida no solo aborda estos problemas de raíz, sino que también establece un marco para relaciones provechosas con los proveedores, garantiza la transparencia en las transacciones y promueve la sostenibilidad a largo plazo.
Te invitamos a explorar nuestro artículo completo para descubrir cómo desarrollar e implementar políticas de compras efectivas que transformen los desafíos en oportunidades de crecimiento y éxito.
¿Qué son las políticas de compras?
Las políticas de compras son el esqueleto sobre el cual se articula el proceso de compra. En otras palabras, son los planes estratégicos de una empresa para asegurar que la adquisición de productos y servicios se alinee perfectamente con los objetivos generales.
En la gestión de compras, actúan como el último eslabón de la cadena, cerrando la planificación integral del negocio.
Sin embargo, debemos entender que el concepto de políticas de compras va más allá de un conjunto de reglas estáticas; se trata de directrices vivas que proporcionan claridad y coherencia en cada decisión de compra.
Su principal virtud reside en la capacidad de ser aplicables y flexibles, permitiendo a las empresas adaptarse a los vaivenes del mercado con agilidad y visión de futuro. Por esto es que es fundamental que estas políticas sean comprensibles para todos los miembros de la organización, evitando ambigüedades que puedan dar pie a interpretaciones erróneas.
¿Quién crea las políticas de compras en una empresa?
La creación y supervisión de estas políticas recae en los líderes del área de compras. Estos son los encargados de asegurar que cada política refleje las metas y los valores de la empresa, promoviendo una relación con los proveedores basada en el mutuo beneficio y el respeto.
Al fin y al cabo, las políticas de compras sirven como una declaración de intenciones sobre cómo la empresa pretende alcanzar sus objetivos estratégicos a través de una gestión de compras eficaz.
¿Por qué implementar políticas de compras? Beneficios
Permite un control más eficiente
El establecimiento de políticas de compras garantiza un control riguroso sobre el proceso de compra, crucial para la administración eficaz de los recursos. Este control efectivo asegura que las adquisiciones estén alineadas con los planes estratégicos y presupuestarios, optimizando así la asignación de recursos y la eficiencia en el uso del capital de la empresa.
La claridad y la precisión en estas políticas permiten monitorear de cerca las compras, asegurando que se cumplan los presupuestos y se evite cualquier desviación no autorizada.
Es un ejercicio de autoridad
Las políticas delinean claramente los límites y directrices, proporcionando un ejercicio de autoridad dentro del cual todas las decisiones de compra deben realizarse. Este marco definido previene las decisiones impulsivas y las compras no planificadas, garantizando que las acciones estén alineadas con los objetivos a largo plazo de la organización.
Al establecer un ejercicio de autoridad claro, refuerzan la coherencia y la dirección estratégica en la gestión de compras.
Establece objetivos claros
Estas políticas hacen explícitos los objetivos que la empresa busca alcanzar a través de sus adquisiciones, lo que facilita la comunicación y el entendimiento común dentro del equipo. Al tener todos los miembros trabajando hacia los mismos fines, se mejora la coordinación y se incrementa la eficacia de las actividades de compra.
Permite una actuación ordenada
Implementar políticas de compras organiza y estructura la actuación de los miembros del departamento, evitando interpretaciones erróneas o desviaciones que puedan impactar negativamente en el correcto funcionamiento de la empresa.
Esta actuación ordenada es fundamental para mantener la integridad de los procesos de compra y asegurar que todas las actividades se realicen dentro del marco establecido por la política.
Facilita la resolución de problemas
Finalmente, establecen un marco general que facilita la resolución eficiente de problemas. Ante cualquier desafío o inconveniente, la existencia de directrices claras permite una respuesta rápida y objetiva, basada en criterios predefinidos.
Esto no solo acelera el proceso de toma de decisiones, sino que también asegura que las soluciones adoptadas estén en consonancia con los objetivos y prácticas generales de la empresa.
La planificación como base para las políticas de compras
Antes de continuar, no podemos olvidar aclarar que ninguna política de compras puede ser realmente efectiva si no es correctamente planificada.
Para ello debe pasar por las siguientes etapas:
- Pronósticos: Esta etapa implica mirar hacia el futuro para anticipar las necesidades de productos y servicios de la empresa. Se evalúa el mercado y se determina el volumen de compras necesario, permitiendo a la empresa prepararse para oportunidades futuras y sortear posibles desafíos.
- Objetivos de Compra: Aquí se definen claramente qué se busca alcanzar con las adquisiciones. Esto puede variar desde obtener el mejor precio sin comprometer la calidad de los productos hasta priorizar condiciones de pago y plazos de entrega favorables. Establecer objetivos claros guía el proceso de compra de manera estratégica y alineada con las metas de la organización.
- Volumen de Compras: Es crucial determinar la cantidad adecuada de insumos a adquirir. Una correcta estimación del volumen de compras ayuda a mantener el equilibrio entre evitar la interrupción de la producción por escasez de materiales y el gasto excesivo por acumulación innecesaria de inventario.
- Control de Inventarios: La gestión eficiente de los inventarios asegura que se mantenga la cantidad óptima de stock, evitando tanto el exceso que puede generar costos adicionales como la falta de insumos necesarios para el correcto funcionamiento del negocio.
¿Cuáles son las políticas de compras?
La creación de políticas de compras es un proceso estratégico esencial para cualquier empresa que busca optimizar sus adquisiciones y fortalecer sus relaciones con los proveedores.
A continuación, se presentan las principales políticas de compras que toda empresa debe considerar:
Fuentes de abastecimiento
La selección de fuentes de abastecimiento es fundamental en las políticas del departamento de compras. Es crucial evaluar aspectos como:
- Materiales o servicios: Identificar los elementos esenciales para el negocio y su disponibilidad en el mercado.
- Competencia: Evaluar si es preferible desarrollar fuentes internas o explorar nuevas opciones externas.
- Condiciones de los proveedores: Analizar no solo el precio, sino también la calidad, plazos de entrega, y condiciones de pago.
- Ubicación geográfica: Considerar cómo la proximidad puede influir en los costos, especialmente en lo que respecta al transporte.
- Reputación del proveedor: La fiabilidad y el historial de un proveedor son indicativos de su capacidad para cumplir a largo plazo.
Especificaciones de productos y servicios
Definir claramente las especificaciones de los productos y servicios necesarios es otro pilar importante. Esto incluye detallar las características técnicas, de calidad, dimensiones, y cualquier otra especificación relevante. Una comunicación precisa de estas expectativas a los proveedores es esencial para garantizar que las adquisiciones cumplan con los requisitos de la empresa.
Relación entre Precio y Calidad
Encontrar el equilibrio adecuado entre precio y calidad es crucial. El objetivo debe ser maximizar el valor obtenido por cada dólar gastado. Esto implica realizar investigaciones de mercado, comparar opciones, y negociar con proveedores para asegurar la mejor combinación de precio y calidad.
Investigación y Desarrollo
El dinamismo del mercado exige una política activa de investigación y desarrollo para identificar nuevos productos o servicios que puedan beneficiar a la empresa. Diversificar los proveedores y buscar constantemente mejores precios son prácticas que pueden resultar en ahorros significativos y en una mejora en la calidad de las compras.
Compras recíprocas
Establecer acuerdos de compras recíprocas con otros negocios puede ser una estrategia valiosa para ciertas empresas.
Estos intercambios deben regirse por políticas claras que especifiquen cómo y cuándo se realizarán, ofreciendo una vía alternativa para satisfacer las necesidades de productos y servicios.
Ética en las compras
La integridad y la transparencia en las compras no solo son imperativos éticos, sino que también benefician a la empresa a largo plazo. Establecer expectativas claras de honestidad, lealtad, y justicia fortalece las relaciones comerciales y promueve una imagen positiva de la empresa.
Gestión de material excedente y desperdicio
Una política efectiva de gestión de material excedente y desperdicio es fundamental para optimizar los recursos. Considerar formas de vender o desechar responsablemente el material sobrante puede convertir un aparente problema en una oportunidad.
Políticas de compras: Ejemplo
Para entender cómo se ven y funcionan las políticas de compra veamos un ejemplo, en este caso de un hotel. Al cual llamaremos Hoteles Estrella.
Objetivos de las políticas de compras
El principal objetivo de las políticas de Hoteles Estrella es garantizar la adquisición eficaz y económica de productos y servicios de alta calidad que cumplan o superen las expectativas de los huéspedes, al tiempo que se alinean con los objetivos de sustentabilidad y eficiencia operativa del hotel.
Evaluación y selección de proveedores
La cadena hotelera prioriza proveedores que no solo ofrezcan productos de calidad y condiciones de pago flexibles, sino que también demuestren prácticas sostenibles y responsables. La evaluación continua asegura que los proveedores mantengan altos estándares éticos y medioambientales.
Gestión de relaciones con proveedores
«Hoteles Estrella» se esfuerza por construir y mantener relaciones a largo plazo con sus proveedores, basadas en la confianza y el beneficio mutuo. Esto incluye la negociación de contratos que ofrezcan plazos de entrega confiables y condiciones de compra ventajosas, estableciendo una relación con los proveedores que favorezca la innovación y la mejora continua.
Procedimientos de compra estandarizados
Todos los procesos de adquisición se rigen por procedimientos estandarizados que garantizan transparencia, equidad y eficiencia. Esto abarca desde la solicitud y aprobación de órdenes de compra hasta la recepción e inspección de mercancías, asegurando la calidad de los productos y la conformidad con las especificaciones acordadas.
Control de inventario y gestión de costos
Se implementan políticas estrictas para el control de inventario, optimizando el almacenamiento y reduciendo el desperdicio. La gestión de costos es una prioridad, buscando siempre maximizar la eficiencia operativa y reducir los gastos innecesarios sin comprometer la calidad del servicio.
Capacitación y responsabilidad del personal
«Hoteles Estrella» invierte en la capacitación continua de su equipo de compras y otros empleados involucrados en el proceso de compra. Además, se promueve la responsabilidad individual y departamental en el cumplimiento de las políticas de compras, fomentando un entorno de trabajo colaborativo y orientado a objetivos.
Innovación y mejora continua
La cadena hotelera está comprometida con la búsqueda constante de innovaciones en productos y servicios que puedan mejorar la experiencia del huésped y la eficiencia operativa. Las políticas de compras están diseñadas para ser flexibles y permitir adaptaciones rápidas a las nuevas tendencias y tecnologías del mercado.
Conclusión
Las políticas de compras adaptativas son fundamental para navegar por el complejo mercado actual, mitigando riesgos, optimizando el proceso de compra y maximizando la eficiencia operativa y financiera.
Las organizaciones que adoptan y personalizan estas políticas no solo aseguran relaciones con los proveedores más sólidas y beneficiosas, sino que también establecen una base sólida para el crecimiento sostenible y la competitividad a largo plazo. Esperamos que este artículo haya proporcionado las herramientas y conocimientos necesarios para empoderar a tu organización en la creación o refinamiento de sus políticas de compras, abriendo el camino hacia un éxito duradero
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