Conoce cómo poner la firma digital en un documento Word y PDF

La firma digital de un documento es un proceso que llegó para quedarse. La digitalización es un fenómeno imparable que exige que nos adaptemos, ya que permite que el mundo de los negocios progrese.

Según el informe anual de la consultora KPMG, “los líderes empresariales están apostando por las grandes dimensiones de la transformación digital y la mayoría ha visto cómo se acelera durante el confinamiento”.

Este avance, que facilita y agiliza cualquier tipo de actividad, no está exento de amenazas. La información debe poder corroborarse, porque cada vez más negocios y trámites coexisten de forma online.

Una solución para entregar velocidad, seguridad y tranquilidad, para hacer negocios y trámites legales, es la firma digital de un documento. Pero, ¿cómo hacer una firma digital en PDF o Word, asegurando que sea legítima?, en este artículo conocerás el proceso.

¿Qué documentos se pueden firmar de forma digital?

Muchas personas quieren validar documentos en Word o PDF, a través de la firma digital, pero para hacerlo correctamente hay que tener en claro algunos conceptos.

En primer lugar, es necesario conocer los dos tipos de firma digital principales que existen:

• Firma autógrafa digital: este tipo de firma es el equivalente al autógrafo tradicional, pero aplicado sobre medios electrónicos.
• Firma electrónica avanzada o e.firma: este tipo de certificación, es un proceso de firma que incluye un conjunto de datos, caracteres y contraseñas cifradas.

Una vez comprendido esto, encontrarás que cualquier documento que lo requiera, puede ser firmado con alguno de los procesos que mencionamos.

La firma autógrafa digital suele usarse en procesos administrativos internos. Algunos documentos que suelen firmarse de esta manera son:

• Contrataciones de personal.
• Contratos con proveedores.
• Contrato de prestación de servicios. 
• Autorizaciones.
• Lista de asistencia. 
• Acuses. 
• Recibos de nómina.
• Finiquitos.
• Liquidaciones.
• Actas administrativas. 
• Certificados y diplomas.

Como puedes ver, la firma autógrafa digital no suele usarse en trámites vinculados a entidades estatales o fiscales. Para este tipo de procesos, suele pedirse la firma electrónica avanzada. Algunos de los usos más frecuentes de esta firma digital de un documento son:

• Constitución y modificación de sociedades.
• Compraventa de bienes raíces.
• Actas de directorio.
• Actas de accionistas.
• Diagnóstico y regularización fiscal. 
• Fideicomisos.
• Contratos con organismos de la administración del estado.

¿Cómo firmar un documento con la firma digital?

Antes de responder esta pregunta, debes definir qué tipo de firma es la que quieres pedir para acceder al documento y certificarlo.

El proceso para firmar un documento con la firma digital, no será el mismo, si se solicita una firma autógrafa o una avanzada.

La firma digital de un documento es realmente ágil, si se tiene un software o suite de firma digital, ya que este tipo de herramientas cuenta con la automatización de procesos, previos a la firma autógrafa y la avanzada.

Son sistemas que facilitan la certificación, autenticación, seguridad y control. Esto se debe a que ofrecen autenticación biométrica, cifrados en blockchain y otros sistemas de control, para darle seguridad a la firma.

Para firmar mediante el software hay que configurar el documento y posteriormente añadir a los firmantes a los cuales se les enviará una notificación de firma los firmantes realizarán la firma autógrafa del documento, así es el proceso, a nivel general. 

Cada programa de gestión de documentos, tiene pasos diferentes para acreditar o solicitar una firma digital. A continuación te explicamos cómo se hace con un software de firma digital. 

Firma digital de un documento PDF

Para aplicar una firma autógrafa a un documento PDF, el proceso consiste en subir el documento al software o suite de firma elegido, definir el área de firma y posicionar la misma en el espacio requerido. 

Posteriormente, se dibuja el trazo de la firma autógrafa. Luego, al guardar el documento, este trazo será parte de él.

Hasta aquí, simplemente hemos agregado el autógrafo al documento, pero no se ha establecido un método de seguridad, para comprobar esa firma en el PDF.

En este paso, los software o suites de firma digital como CINCEL, aplican sistemas avanzados para realizar la verificación del documento, basados en estándares de seguridad internacionales, como ISO/IEC,  ETSI TS o UNCITRAL.

La suite de CINCEL, permite personalizar el área de firma autógrafa mediante su funcionalidad de firma posicionada. El proceso de firma se vuelve sumamente fácil y práctico. Además de eso, el usuario puede ver el estatus e historial del proceso de firma y añadir parámetros de seguridad adicionales, dependiendo del tipo de certificación del documento elegido.

Firma digital de un documento Word

El proceso de firma de documento en word o formato .docx, es muy similar al anterior. También es posible firmarlo mediante la suite de CINCEL. Para esto se tendría que adjuntar y el sistema lo convertirá automáticamente en pdf y se podrían realizar los pasos previamente indicados.

La firma digital de un documento en Word mediante el mismo Word o un editor de PDF, es poco recomendable, ya que es más propensa a ser falsificada.

Conclusiones

Colocar la firma digital en un documento es una práctica que diferentes empresas y entidades están eligiendo, a menudo utilizando software como I Love PDF. Esto permite agilizar los procesos contractuales, certificaciones, autorizaciones y otros tantos trámites rutinarios.

Sin embargo, la firma digital de un documento, debe estar sujeta a los más estrictos procedimientos de seguridad. Cada estado tiene sus leyes para esto, y contar con un software o suite de firma digital, es un paso fundamental para agilizar el proceso.