6 Fases de implementación del ERP

En este artículo conoceremos el proceso de implementación del ERP, y analizaremos cuál es la mejor forma de desarrollarlo.

También nos preguntaremos, ¿es conveniente crear un ERP?, ¿cuáles son los desafíos que supone desarrollar un software de gestión de recursos empresariales desde cero? 

¿Qué es un ERP?

El software ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales), es un programa para la gestión de empresas, en lo que concierne a sus actividades internas.

Se trata de una herramienta capaz de automatizar, controlar y analizar los procesos internos como su logística, inventario, producción, contabilidad y finanzas.

Existen diferentes categorías de estas herramientas, desde programas profesionales que abarcan todas las funciones, hasta sistemas creados con plantillas de Excel o con un CMS como WordPress.

También existe la posibilidad de crear un ERP desde cero, pero esta opción no es la más elegida, ya que conlleva una serie de procesos que pueden llevar tiempo, pero esto lo veremos más adelante.

Una vez que has definido la categoría y el tipo de ERP que se usará en la compañía, es momento de pasar a la implementación del ERP. Es decir, el momento en el que se instala, configura y adapta el programa, para que trabaje de forma armónica con los procesos de la empresa

6 Fases de la implementación del ERP

1) Organización y planificación

Una vez seleccionado el programa a implementar en la compañía, es necesario conformar un encargado, ya que todos los procesos se verán afectados en la implementación del ERP.

Para la organización previa, es necesario definir qué recursos técnicos y humanos son necesarios para el proceso. La empresa encargada de proveer el software ERP, muchas veces ofrece también la implementación, con un cargo extra.

Sin embargo, contar con un equipo interno, con responsabilidades y roles asignados  es más que necesario.

2) Integración con el personal proveedor

Una vez que se ha planificado internamente a los encargados de la implementación del ERP en la compañía, es momento de realizar una reunión con el personal de la empresa proveedora.

El objetivo de esta etapa será llegar a un entendimiento donde se pone sobre la mesa el estado actual de la empresa, y los requisitos necesarios del nuevo ERP a instalar.

3) Configuración y Desarrollo

La configuración de la herramienta es la etapa en la cual comienza la implementación propiamente dicha. Se hacen las primeras instalaciones y pruebas del sistema, y se configuran las integraciones y desarrollos necesarios para que pueda funcionar dentro de los procesos actuales de la compañía.

4) Capacitación

Una vez que las pruebas iniciales han sido exitosas y el ERP se ha integrado a los procesos de la compañía, es el momento de capacitar al personal para su utilización.

Los software ERP profesionales, como NetSuite ERP, Softland o Bind ERP, permiten acceder a las funciones de forma más intuitiva y con una interfaz agradable para el usuario.

Se trata de sistemas que invierten más en estas características, para hacer de la experiencia de uso, un momento más placentero.

En esta etapa, también, se deberá cumplir con pruebas finales del sistema, los últimos ajustes y la puesta a punto.

5) “Go Live” o implementación del ERP

La implementación del ERP llega a su punto más importante en esta etapa. Es cuando, de forma progresiva, se pasa de la prueba a la acción. El nuevo sistema es utilizado por los empleados y comienza a trabajar en toda la producción.

En esta fase se definen los programas de soporte, y lo necesario durante las primeras semanas para ejecutar los ajustes de mejora.

6) Control y monitorización

Una vez que la implementación del ERP ha concluido, es necesario organizar un sistema permanente de control. Esto sirve para regular y reorientar el proceso, en caso de que algo no esté yendo como se esperaba.

¿Es conveniente crear un ERP?

Los programas profesionales son siempre los más empleados y las opciones más fáciles de implementar. Pero en algunas ocasiones, los desarrollos producidos a medida de una empresa, pueden  ayudar a que el ERP trabaje de la manera más eficaz posible.

Sin embargo, esta no es una elección económica ni rápida. Crear un ERP es una tarea ambiciosa, que puede llevar meses de trabajo. Se requiere de especialistas en software y programación, que no solo manejen la parte técnica del desarrollo de software, sino también la parte funcional de un ERP.

El equipo que pretende crear un ERP debe conocer en profundidad las funciones de contabilidad, control de almacenes, ventas, compras, etc. 

Una opción mucho más accesible, y que también sirve para adaptar mejor el ERP a los procesos de la empresa, es utilizar un software de código abierto.

Los ERP de código abierto, son aquellos que permiten acceder a su configuración interna de modo libre, para que cualquier profesional pueda personalizar sus funciones. De este modo, no se parte desde cero, y se pueden distribuir y modificar los avances que ya están hechos.

Conclusiones

Crear un ERP es una decisión compleja, existen muchos caminos diferentes que pueden ser más efectivos. Incluso, existen software profesionales que ofrecen planes gratuitos para probar las herramientas, sin mencionar a las herramientas de código abierto, que permiten personalizar el software, y acomodarlo a las necesidades de cada compañía.

La implementación del ERP, más allá del tipo elegido, también es un proceso fundamental, que cambiará según la elección que se haya tomado previamente. Por esta razón, existen plataformas de comparación y análisis de ERP, como ComparaSoftware, donde se listan y comparan todas las herramientas actuales del mercado.