Contabilidad en la construcción: por qué es indispensable y cómo implementarla

La contabilidad en la construcción no se puede tomar a la ligera. Equivocarse en las estimaciones de presupuesto y costes al planificar un proyecto de construcción es un error que nadie quiere vivir. Pero siempre vamos a estar expuestos a estas situaciones si no realizamos correctamente la gerencia de proyectos de construcción y, sobre todo, la contabilidad necesaria.

La contabilidad en la construcción tiene particularidades que la distinguen de otros rubros debido a la naturaleza de los proyectos. Estos suelen ser a largo plazo, involucrar múltiples actores y manejar altos volúmenes de capital. Por eso, si trabajas en este sector, necesitas entender cómo adaptarla para que funcione eficazmente.

En este artículo te explicamos cómo la contabilidad en la construcción opera, y qué aspectos necesarios debes tener en cuenta para una correcta gestión financiera.

¿Qué características tiene la contabilidad en la construcción?

A diferencia de otros sectores donde los costos pueden asociarse directamente a la operación diaria de la empresa, en la construcción cada proyecto es un centro de costo independiente.

Es decir, cada obra debe gestionarse financieramente por separado, según explica Paula Cortés, Directora ejecutiva de ConProjecto, una plataforma de control económico para obras.

Esto implica que tienes que llevar un control detallado de los gastos e ingresos asociados a cada proyecto, que puede tener una duración de varios meses o incluso años.

Por ello, se debe mantener una gestión diferenciada que considere los distintos ciclos de cada obra, sin importar que se traslape con otros proyectos o con los cierres contables anuales. De ahí la importancia de la contabilidad de costos en la construcción.

¿Qué necesidades particulares de gestión tiene el sector de la construcción?

Paula Cortés explica que «la gestión de proyectos en la construcción gira en torno a la triple restricción: calidad, plazo y costo. Estos elementos están interrelacionados, y cualquier cambio en uno de ellos afecta a los otros dos«.

¿Qué implica cada uno?

• Calidad: Se mide por cuánto el proyecto final cumple con las expectativas del cliente. Esto incluye estética, funcionalidad, durabilidad, cumplimiento de normas y seguridad.
• Plazo: El cronograma es clave. Los retrasos causan penalizaciones, sobrecostos y descontento del cliente, afectando la rentabilidad del proyecto.
• Costo: Controlar los costos asegura la viabilidad económica. Esto cubre costos directos, indirectos y financieros. Los imprevistos, como el aumento de materiales o cambios en los requisitos, complican el presupuesto.

¿Cómo debe ser el control de gastos o la contabilidad en la construcción para ser efectiva?

Un error común en la contabilidad en la construcción es tratar de manejar los proyectos como si fueran gastos operacionales regulares, lo que puede distorsionar el análisis financiero.

La contabilidad tradicional no está diseñada para seguir el ciclo de vida de un proyecto de construcción. Aquí es donde entra la necesidad de utilizar herramientas especializadas que permitan gestionar y comparar los costos reales frente a lo presupuestado.

El reconocimiento de ingresos en la construcción también presenta una diferencia clave en comparación con otras industrias.

Aquí, los ingresos no se reconocen de manera uniforme, sino que varían dependiendo de la empresa y del contrato.

En la contabilidad en la construcción hay dos métodos principales:

• Reconocimiento por facturación de estados de pago: A medida que avanzas en el proyecto y entregas un estado de avance, facturas a tu cliente y reconoces ese ingreso.
• Reconocimiento basado en el grado de avance del proyecto: Se compara el avance real del proyecto (en términos de costos incurridos) con lo presupuestado, y de allí se calcula el ingreso proporcional.

Elegir el método correcto de contabilidad de costos en la construcción permitirá obtener una visión realista de la rentabilidad del proyecto.

Si el proyecto avanza lentamente, pero ya se han incurrido grandes costos, podría parecer que estás generando pérdidas. Pero, en realidad, lo que sucede es que el ingreso aún no ha sido reconocido según el método utilizado.

Asignación de costos indirectos

En cualquier empresa, existen costos indirectos, es decir, aquellos que no pueden asignarse directamente a un proyecto específico.

En la construcción, estos costos son especialmente importantes.

Puedes tener maquinaria que usas en múltiples proyectos o gastos administrativos que se distribuyen entre varias obras. Por eso debes hacer una distribución adecuada de estos costos para reflejar con precisión la rentabilidad de cada proyecto.

Si no asignas correctamente estos costos en la construcción, corres el riesgo de subestimar los gastos en ciertos proyectos y sobreestimarlos en otros.

A corto plazo, esto podría afectar decisiones importantes sobre la continuidad de una obra o la rentabilidad esperada.

Registro de anticipos y retenciones

Otro aspecto único de la contabilidad en la construcción es la gestión de anticipos y retenciones.

Los anticipos son pagos que el cliente realiza antes de que se complete el trabajo. A su vez, las retenciones son montos que se descuentan de los pagos hasta que se asegure que el trabajo se ha completado satisfactoriamente.

Es importante contabilizar estos montos de manera adecuada, ya que no se consideran ingresos hasta que el trabajo correspondiente se haya realizado.

Así, los anticipos y retenciones se registran como pasivos o activos, y no como ganancias. Si no se gestionan correctamente, podrían dar una imagen errónea de la liquidez o rentabilidad del proyecto.

¿Por qué no alcanza con la contabilidad tradicional en la construcción?

A diferencia de la contabilidad tradicional, que se centra en los ciclos regulares de ingresos y gastos mensuales, para la contabilidad en la construcción necesitas tener una visión más amplia y ajustada a los plazos de los proyectos.

La contabilidad tradicional suele enfocarse en resultados globales y no permite un análisis detallado de cada recurso.

Por ejemplo, no podrías saber cuántos metros cúbicos de concreto has utilizado en la cimentación de un edificio, lo cual es información esencial para el control de costos.

Además, los proyectos en la construcción no se alinean con los ciclos fiscales anuales. Es probable que un proyecto empiece en un año y termine en otro.

Esto implica una planificación fiscal y financiera diferente para evitar distorsiones en los estados financieros.

Control de costos en la construcción

La gestión de costos es uno de los pilares fundamentales para que la contabilidad en la construcción sea efectiva.

Un buen control de costos implica no solo llevar un registro detallado de los gastos, sino también poder proyectar y ajustar el presupuesto a medida que avanza el proyecto.

Para ello, se utilizan herramientas de software que permiten hacer un seguimiento en tiempo real y realizar simulaciones de cómo ciertos cambios pueden afectar el costo final.

Si puedes implementar un buen sistema de control de costos, podrás reducir las desviaciones presupuestarias y optimizar el uso de los recursos. Esto significa evitar sorpresas desagradables al final del proyecto y tener una visión clara de la rentabilidad.

¿Qué soluciones se pueden aplicar a estas falencias?

El primer paso para mejorar la contabilidad en la construcción es adoptar un software especializado en gestión de costos que correspondan al rubro de la construcción.

A diferencia de los sistemas contables tradicionales, que están diseñados para operaciones comerciales regulares, este tipo de software está adaptado a las necesidades de los proyectos de construcción.

Tal es el caso de ConProjecto, que te permite:

• Hacer un seguimiento detallado de los costos en tiempo real.
• Proyectar resultados.
• Evitar desviaciones presupuestarias significativas.

Para superar las limitaciones de la contabilidad tradicional, muchas empresas constructoras están implementando sistemas de gestión de costos como CBS (Cost Breakdown Structure). Esta metodología te permite desglosar el presupuesto en categorías detalladas y asignar costos específicos a cada partida, lo que facilita el monitoreo y ajuste continuo.

Asimismo, la Gestión del Valor Ganado (Earned Value Management – EVM) es otra herramienta eficaz.

Con esta metodología, comparas el trabajo realizado con el presupuesto asignado, y puedes prever si el proyecto se está desviando antes de que sea demasiado tarde. Esto te permite tomar decisiones informadas sobre la marcha y evitar problemas financieros graves.

¿Qué resultados se pueden esperar aplicando estas soluciones?

Implementar estas soluciones no solo optimiza la contabilidad en el sector de la construcción, sino que también mejora la rentabilidad de los proyectos.

Se estima que la aplicación correcta de estas metodologías y herramientas, según ConProjecto, puede incrementar la rentabilidad de un proyecto entre un 5% y un 10%.

Esto significa que si un proyecto tiene una rentabilidad inicial proyectada del 15%, podrías aumentarla al 20% o más.

Es más, desde ConProjecto indican que «si el desperdicio de materiales es del 5% en un proyecto de $200.000.000 (equivalente a $10.000.000), la implementación del control detallado puede reducir el desperdicio al 2%, resultando en un ahorro de $4.000.000«.

Además, contar con una contabilidad clara y detallada resulta en un incremento directo de la rentabilidad del proyecto. Se estima que se puede aumentar 5%-10% de la rentabilidad de los proyectos teniendo un sistema de control económico.