¿Cómo funciona NetSuite? La apuesta de Oracle NetSuite para las empresas en crecimiento

En este artículo exploraremos cómo funciona NetSuite, una solución ERP basada en la nube que se ha convertido en un pilar fundamental para empresas en busca de crecimiento y desarrollo.

Pero, antes de empezar, ¿qué es Netsuite? NetSuite es una solución integral de gestión empresarial en la nube que abarca ERP, CRM y comercio electrónico. 

Fundada en 1998 por Evan Goldberg, NetSuite se estableció como pionera en el software de gestión empresarial en la nube. La visión de Goldberg, fue crear un sistema unificado que gestionara las operaciones de negocio en la nube, lo que en aquel entonces era una novedad.

En noviembre de 2016, Oracle adquirió NetSuite, reforzando su propio portafolio de soluciones en la nube. Actualmente, la plataforma gestiona más de 37.000 empresas, organizaciones y filiales en más de 219 países, ofreciendo una suite 100% desarrollada en la nube.

¿Cómo funciona NetSuite? Su enfoque en empresas en crecimiento

Una de las características distintivas de NetSuite es su enfoque en empresas en crecimiento. La plataforma ha sido diseñada para ser escalable, lo que permite a las empresas expandirse sin las limitaciones de sistemas tradicionales. 

Esta escalabilidad se manifiesta en su diseño modular, permitiendo a las organizaciones añadir nuevas funcionalidades y módulos a medida que crecen y sus necesidades evolucionan.

Además, NetSuite ofrece una amplia gama de herramientas personalizables que se pueden ajustar para satisfacer los requisitos específicos de cada industria, desde startups hasta empresas consolidadas que buscan optimizar sus operaciones.

La capacidad de NetSuite para proporcionar una visión de 360 grados del negocio en tiempo real es invaluable para las empresas en desarrollo. Con paneles personalizados y KPIs, los líderes empresariales pueden obtener insights accionables que impulsan la toma de decisiones estratégicas. 

Esta visibilidad integral ayuda a las organizaciones a adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, a gestionar eficientemente los recursos y a identificar oportunidades para la innovación y el crecimiento.

Hechas las presentaciones, es hora de ponernos manos a la obra e investigar cómo funciona Netsuite. ¿Empezamos?

Entendiendo cómo funciona NetSuite: Los usuarios, roles y acceso

Para comprender cómo funciona NetSuite, es esencial iniciar por los usuarios, roles y accesos dentro del sistema, ya que definen la experiencia de usuario y el acceso a la información y funcionalidades.

Usuarios

En NetSuite, un usuario es cualquier individuo autorizado para acceder a la plataforma.

Cada usuario debe ser configurado en NetSuite mediante un registro específico que, dependiendo de su función, puede ser de empleado, proveedor, socio o cliente. 

Para registrarse se requiere: 

• Una dirección de correo electrónico válida. Es esencial para cada registro, ya que actúa como ID de usuario.
• Y, para garantizar la seguridad, cada usuario también necesita establecer una contraseña. 

Los administradores de NetSuite tienen la capacidad de enviar correos electrónicos de notificación a los usuarios, proporcionándoles un enlace para crear o restablecer sus contraseñas.

Roles

Un rol en NetSuite es un conjunto definido de permisos asignados a un usuario, que dictan qué datos puede ver ese usuario y qué acciones está autorizado a realizar dentro de la plataforma. Cada rol está diseñado para cumplir con las necesidades de accesibilidad de diferentes usuarios basándose en sus responsabilidades laborales. 

Por ejemplo, un rol como el de Auxiliar de Cuentas por Pagar permitirá al usuario manejar facturas, realizar pagos e incluso acceder a informes relevantes para sus tareas. 

Un aspecto clave de los roles en NetSuite es que están vinculados a centros, que son interfaces de usuario adaptadas a áreas funcionales específicas, como contabilidad o ventas. Esto asegura que cada usuario tenga una experiencia personalizada y eficiente. 

Los usuarios pueden tener múltiples roles y cambiar entre ellos según sea necesario, lo que proporciona una gran flexibilidad en la gestión de diversas tareas y responsabilidades.

Acceso a la cuenta de NetSuite

El acceso a una cuenta de NetSuite comienza con el rol de Administrador, asignado automáticamente a la persona que registra la cuenta. Este rol posee plenos privilegios sobre el sistema, permitiendo a quien lo ostenta configurar accesos, asignar roles y administrar la plataforma en su totalidad. 

Establecer roles adecuados es el primer paso crítico en la configuración del acceso a la cuenta. Para ello se debe comprender las necesidades específicas de acceso de los distintos usuarios y diseñar roles que se alineen con estas necesidades. 

Una vez establecidos los roles, el siguiente paso es asignar estos roles a los usuarios, asegurando que cada uno tenga el nivel adecuado de acceso y permisos para ejecutar sus funciones de manera efectiva.

NetSuite ofrece un sistema de permisos detallado y flexible, que permite un control granular sobre qué datos pueden acceder los usuarios y qué operaciones pueden realizar. Los permisos pueden ser globales, afectando a múltiples áreas de NetSuite, o específicos para funciones o datos particulares. 

Además, es posible personalizar o crear roles con permisos avanzados, ofreciendo una personalización aún mayor para satisfacer necesidades específicas de acceso y seguridad.

¿Cómo funciona NetSuite? Un vistazo a lógica de su diseño e interfaz

Ahora sí, ¿cómo funciona NetSuite?

NetSuite se entrega como una solución en la nube a través de un modelo de suscripción. Este enfoque ha permitido a NetSuite liderar el mercado con algunas características únicas:

Modelo en la nube multi-inquilino

Este enfoque significa que todos los clientes utilizan la misma versión del software, lo cual facilita las actualizaciones y el mantenimiento. Aunque todos comparten la misma infraestructura, los datos de cada cliente se almacenan y protegen de manera independiente, asegurando privacidad y seguridad. 

Este modelo promueve economías de escala, reduciendo los costos y aumentando la eficiencia para todos los usuarios.

Acceso seguro desde cualquier dispositivo

Los usuarios pueden acceder a NetSuite desde cualquier dispositivo con conexión a internet, ya sea un ordenador, smartphone o tablet. Esto permite una gran flexibilidad y movilidad, posibilitando la gestión empresarial en tiempo real desde cualquier lugar. 

La capacidad de recibir alertas y realizar un seguimiento del rendimiento del negocio al instante es una de las grandes ventajas de este sistema.

Acceso basado en roles

NetSuite proporciona información y herramientas específicas según el rol del usuario dentro de la empresa. 

Esto significa que cada empleado accede solo a los datos y funciones que necesita para su trabajo, optimizando la eficiencia y protegiendo la información sensible.

Portal único de inicio de sesión

Los usuarios pueden acceder a todos los módulos y funcionalidades de ERP a través de un solo portal. Esta centralización simplifica la gestión empresarial, permitiendo a los usuarios personalizar sus paneles de control con métricas, gráficos y accesos directos relevantes para su actividad. 

La capacidad de ajustar estos paneles de control promueve una visión y gestión eficiente del negocio.

Módulos de NetSuite

NetSuite ofrece una amplia gama de módulos, cada uno enfocado en áreas específicas de la gestión empresarial. Estos módulos permiten a las empresas ampliar su uso del sistema según crecen sus necesidades. Entender esto es clave para abordar cómo funciona Netsuite.

Estos módulos se dividen en:

• Finanzas: Automatiza tareas contables, facilita el cierre financiero y mejora la precisión de los informes financieros.
• Gestión de negocio global: Ofrece herramientas para gestionar operaciones internacionales, admitiendo múltiples monedas, idiomas y regulaciones fiscales.
• Planificación y presupuestos: Proporciona capacidades avanzadas para la creación de presupuestos y la planificación financiera.
• Gestión de inventarios: Permite un control preciso sobre el inventario, optimizando los niveles de stock y mejorando la rentabilidad.
• Gestión de pedidos: Automatiza el ciclo de vida completo de los pedidos, desde su recepción hasta la entrega.
• Gestión de relaciones con los clientes (CRM): Ofrece una visión de 360 grados de los clientes, mejorando las ventas y la satisfacción del cliente.
• Recursos Humanos (SuitePeople): Integra la gestión de RR. HH. con el resto de operaciones de la empresa, desde la contratación hasta la gestión del rendimiento.
• Comercio electrónico (SuiteCommerce): Permite a las empresas crear experiencias de compra omnicanal sin fisuras.

Ventajas de NetSuite

• Centraliza la gestión de inventarios, facturación y reportes financieros.
• Posee potentes herramientas para crear informes personalizados y análisis profundos.
• Permite el acceso remoto seguro, favoreciendo la flexibilidad de trabajo.
• Asegura el acceso continuo a las últimas funcionalidades y mejoras de seguridad.
• Facilita la gestión eficiente de proyectos y el seguimiento de tiempos.
• Permite el manejo de múltiples monedas y países.

Conclusión

Comprender cómo funciona NetSuite es esencial para cualquier empresa que considere implementar este potente ERP en la nube. Desde la personalización de roles y la navegación intuitiva de su interfaz hasta la amplia gama de módulos disponibles, NetSuite ofrece una solución robusta y flexible para la gestión empresarial moderna.

Sin embargo, como con cualquier herramienta compleja, las empresas deben considerar cuidadosamente tanto las ventajas como las desventajas antes de comprometerse.