Tipos de software para la administración de proyectos: características, funcionalidad, usos y beneficios

Tipos de software para administración de proyectos … La gestión de un proyecto puede convertirse en una situación engorrosa, si no se dispone del suficiente tiempo para trazar planes y ejecutarlos. Definir y distribuir tareas, contribuye a lograr una mejor planificación e, incluso, permite corregir todo aquello que sea necesario.

Contar con una herramienta informática en este proceso, sin duda, agiliza las tareas. Un software para administrar tu proyecto puede elevar de manera significativa la eficacia, lo que se traduce en mayor rendimiento.

Existe una gran variedad de opciones de soluciones informáticas en el mercado. Ahora bien, su selección depende más bien del objetivo trazado y de los requerimientos específicos.

En este contexto, conocer los tipos de Software para administración de proyectos resulta clave a la hora de seleccionar una herramienta de este tipo. Y es que estar bien informado al respecto hace posible tomar la mejor decisión.

Te invitamos a seguir leyendo para que puedas tomar la decisión más acertada para tu organización y sus objetivos.

Software de administración de proyectos: factores claves

Tipos de software para la administración de proyectos

Existe una amplia gama de tipos de software para administración de proyectos. Elegir uno no es tarea sencilla. Por eso, antes de tomar una decisión, se debe considerar que una herramienta de esta categoría que sea eficiente debe reunir los siguientes elementos:

  • Simplificador de esfuerzo: debes ser un alivio y un verdadero ahorro de tiempo. Además, debe ser fácil de utilizar para que no sea necesario un proceso de formación que signifique costos adicionales.
  • Criterios claros: es importante que el software cuente con mecanismos que ayuden a supervisar de cerca el cumplimento de las tareas, la ejecución indicada e, incluso, la calidad del trabajo.
  • Manual o guía: sin importar lo sencillo que pueda resultar un programa, o la agilidad que se tenga para manejar estas herramientas, es importante contar con instrucciones, que permita conocer el alcance del software, sus limitaciones, el objetivo de su diseño, sus estructuras internas, etc.
  • Espacio para comunicarse: es preciso que el programa sirva para promover la comunicación entre los miembros del equipo que lo utiliza. Debe ser un aliado cuando de mantener claras las instrucciones se trate. Es importe que contribuya a que las líneas directivas no se pierdan.
  • Buscador eficaz: gestionar un proyecto significa generar muchos archivos. Sin importar el tipo de software de administración de proyectos que se seleccione, es primordial que tenga la opción de búsqueda interna, para encontrar con facilidad cualquier información que necesites.

¡Cuidado con lo gratuito! Mención aparte merecen los software para administración de proyectos gratis en este caso. Pueden parecer muy buena opción, pero no siempre lo son. Los programas que no exigen pago de licencia tienen ciertas limitaciones. Por lo general, están restringidos en cuanto a la capacidad, la cantidad de funciones y la posibilidad de expandirse.

Diferentes tipos de software para administración de proyectos

Existe una amplia gama de tipos de software de administración de proyectos, pero pueden clasificarse de acuerdo a los siguientes criterios:

  • De escritorio
    Estos gestores de proyecto se instalan en el ordenador y pasan a formar parte de él como cualquiera de los demás programas, que se tienen en el disco duro. Crean una extensión en el mismo y, normalmente, corren solo en el computador donde se encuentran disponibles.
  • Web instalables en el computador
    Se trata de un programa con una interfaz en la web, por lo que se accede a él a través de un dominio en Internet o por medio de un navegador en una intranet. En el primer caso, al ingresar desde cualquier computador se podrá tener toda la información cargada en el programa. En el segundo, el uso está limitado a las computadoras que sean parte de la red.
  • Web que prestan el servicio
    Son programas que están disponibles en un dominio web. Es preciso acceder al sitio y realizar un registro sencillo. Así se obtienen los beneficios del software sin necesitar un equipo específico o realizar instalaciones.
  • Pagos o gratuitos
    Existen herramientas de este tipo que exigen licencias por las que se debe pagar. También pueden hallarse versiones de los software para administración de proyectos gratis, pero estas opciones están limitadas en cuanto a herramientas, tiempo de uso o alcance.
  • Programa de proyectos: la dimensión y el alcance del objetivo cuentan
    El programa de proyecto debe ir acorde con el tamaño y la envergadura del proceso a emprender para alcanzar un objetivo que se tiene visualizado.

Determinar el tipos de proyectos para elegir el software de Gestión de Proyectos adecuado

Para elegir un software de esta categoría se debe considerar que existen tres tipos de proyectos y es fundamental saber qué debe hacer la herramienta en cada caso:

  • Proyectos Personales
    En este caso el software suele tener funcionalidades básicas. Cubre áreas como listas de tareas, cronogramas de pagos y calendarios de actividades. Contribuye a organizar las actividades y permite visualizarlas en una cronología. Además, ayuda a supervisar el alcance de los recursos materiales y humanos para el desarrollo de las asignaciones.
  • Proyectos colaborativos
    Se trata de proyectos con un alcance mayor en cuanto a planificación y el equipo es más grande. Por eso, el programa de proyecto debe tener más funcionalidades. Cuenta con recursos para elaborar blogs, wikis. Tiene la posibilidad de almacenar y editar documentos compartidos. Ayuda a crear bases de datos y tormentas creativas.
  • Proyectos Integrados
    Contemplan funciones, no solo orientadas al manejo de un proyecto, sino también relacionadas con otras áreas de la empresa. Entre ellas: el control y contacto con los clientes, la facturación, soporte técnico, elementos administrativos, entre otros. La herramienta usada para este tipo de proyecto suele ofrecer gestores estadísticos y la posibilidad de proyectar el comportamiento de ciertas variables.

Métodos, técnicas y herramientas para la Gestión de Proyectos

Existen algunas herramientas para la gestión de proyectos a la que se puede recurrir. Aunque gama es amplia, se pueden clasificar de acuerdo a utilidad que tienen en las distintas áreas del proyecto.

Para gestionar el alcance del proyecto

  • Entrevistas: Con algunas preguntas preparadas o con las ideas centrales de la indagatoria, podrá desarrollarse una conversación con los miembros del proyecto. La idea es conocer sus aspiraciones, capacidades y disposiciones.
  • Talleres facilitados: es una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizada. Están orientados a definir los requisitos para alcanzar el objetivo deseado y reconocer las diferencias que hacen parte de los miembros.
    Tormenta de ideas: se constituye de la mayor creatividad posible, puesto que de entrada ninguna idea puede ser rechazada. En el proceso se van encontrando cada vez más propuestas a determinados escenarios y se da con la solución.

Para gestionar el tiempo del proyecto

  • Estimación análoga: consiste en revisar otros proyectos con objetivos similares y que hayan sido concretados con éxito. Así, se toman como referencias sus aproximaciones en cuanto a tiempo y realización de tareas.
  • Estimación por tres valores: se calcula el alcance en cuanto tiempo. Se tienen en cuenta tres elementos: aquello que es más probable, lo que es optimista y la visión pesimista del hecho.
  • Diagrama de Gantt: la herramienta de gestión de proyectos más utilizada para el cálculo del tiempo. Permite una proyección de las tareas con relación al periodo que se ha definido para visualizar su posibilidad.

Para gestionar la calidad del proyecto

  • Diagramas de control: permiten estudiar y predecir la estabilidad o inestabilidad de un proyecto, con base en el entendimiento del comportamiento del mismo.
  • Diseño de experimentos: es un método estadístico en el que se evalúa el impacto que pueden tener determinados factores sobre variables específicas del proceso.
    Auditorias de calidad: este proceso es llevado a cabo por un equipo totalmente externo a los miembros del proyecto. Se encargan de revisar que las tareas se estén ejecutando en los mejores estándares de desarrollo.

Para gestionar los riesgos del proyecto

  • Técnicas de diagramación: se toman en consideración tres tipos diferentes de diagramas. Se perfilan los de causa y efecto, los de flujo y los de influencias. Estos evalúan las causas de los riesgos, la interrelación de factores y la cronología de los eventos, respectivamente.
  • Análisis DAFO: con esta herramienta de gestión de proyectos se pueden evaluar diferentes factores de un mismo proyecto, entendiendo sus debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.

Software de Gestión de Proyectos

Es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos. Se refiere a los programas informáticos diseñados para esta función. Ayuda a monitorear las tareas, personas, roles, áreas, trabajos, costos, compras, documentación, comunicación y entregas que constituyen al proyecto.

Asimismo, este tipo de solución permite tener una visión actualizada de los avances. Además, está conformada por varios recursos que hacen posible abarcar bastante de lo que se necesita para realizar las proyecciones y comenzar a ejecutar.

Software para administración de proyectos gratis: ¿son realmente convenientes?

Tipos de software para la administración de proyectos

En el quehacer de dar con un programa informático adecuado para apoyar la gestión de un proyecto, es posible toparse con diferentes tipos de software para administración de proyectos, entre ellos, los que se ofertan de manera gratuita.

Por lo general, estas versiones se encuentran disponibles en plataformas web, a través de algún dominio en el que se requiere de un registro y se puede acceder a toda la información. También están disponibles para ser instalados en el computador, pero en ambos casos, la licencia o derechos no tienen ningún costo.

Un software para administración de proyectos gratis, por su parte, no siempre significa la mejor opción. Por eso, es importante evaluar sus ventajas e inconvenientes.

Ventajas del uso del software para administración de proyectos gratis

  • Los costos son bastante reducidos. No es necesario pagar por la licencia ni por derechos, tampoco por el mantenimiento.
  • Solo la instalación y configuración del programa implica costos.
  • En algunos casos, la evolución no depende del desarrollador, sobre todo cuando es de código abierto. Si es así, permite modificaciones, muy aparte de lo que el creador original ha realizado.
  • Da espacio para personalizaciones, de manera más sencilla y bajo menor costo, incluso, gratuita.
  • Normalmente, permite la realización de pruebas, lo que se traduce en la oportunidad de comprobar si cuenta con lo que se necesita.

Desventajas del uso del software para administración de proyectos gratis

  • Un software para administración de proyectos gratis carece de garantías y soporte técnico. Debido a eso, cuando ocurren fallas no existe quien pueda hacerse responsable.
  • Quienes trabajan con un software con licencia aseguran que estos cuentan una mejor calidad. Es simple, un equipo trabaja para mantenerlos actualizados y operativos.
  • Un software para administración de proyectos gratis normalmente es una herramienta inmadura, que es capaz de crecer bastante rápido, pero no termina de consolidar aquello con lo que cuenta una aplicación privada.
  • No da la oportunidad de capacitarse como usuario, como sucede con los software de licencia, en los que se prepara al usuario. Estos ofrecen tutoriales necesarios para familiarizarte con el funcionamiento.
  • Los softwares para administración de proyectos gratis cuentan con varios peligros de seguridad. Más aún cuando sus códigos son libres, manipulables y de uso común. Requiere ser permeados para así evitar la fuga de información.

Beneficios del uso de plantillas para Gestión de Proyectos: otra herramienta útil para el gestor

Las plantillas de gestión de proyecto pueden aportar algunos importantes beneficios si lo que se necesita es practicidad, comodidad y mantener estándares un poco más sencillos.

Esta herramienta permite ventajas como:

  • Ahorrar tiempo. Las plantillas de gestión de proyectos solo requieren actualización.
  • Restringir gastos innecesarios. Estas plantillas suelen organizar bastante bien la información sin requerir más programas con costos adicionales.
  • Las plantillas de gestión de proyectos pueden compartirse entre los interesados, por lo que varias personas pueden trabajar sobre ellas.
  • La actualización de datos es bastante sencilla y cómoda de realizar.
  • Algunas plantillas de gestión de proyectos ofrecen la posibilidad de generar gráficos con datos aportados, en diferentes modalidades y sin mucha dificultad.

Importancia de un software de Gestión de Proyectos para éxito del fin último

Tipos de software para la administración de proyectos

Casi siempre los software de Gestión de Proyectos son flexibles. Tiene la facilidad de adaptarse de manera sencilla a diferentes tipos de propósitos. Además, se acoplan a las diferencias culturales o idiomáticas.

Cuando se hace uso de un software de Gestión de Proyectos es posible tomar las decisiones dentro de diferentes áreas, de manera mucho más eficaz.

Indudablemente, su importancia en el éxito de un proyecto radica en los beneficios que esta herramienta aporta. Ofrece facilidad en el manejo de los tiempos y tareas. Permite más organización.

De igual manera, este tipo de software facilita el trabajo con equipos. Esto se debe a que centraliza la información y marca directrices en un espacio en el que varios pueden tener acceso.

Un software de gestión de proyectos puede hacer seguimiento de los tiempos que maneja un proyecto, para procurar que estos se cumplan y cada miembro ejecute las funciones inherentes a su rol.

En mercado existen diferentes tipos de software para administración de proyectos. Elegir una pasa por considerar los requerimientos del objetivo que se desea alcanzar y de la organización que pondrá acciones en marcha para alcanzarlo.

Acude a ComparaSoftware… ¡Haz la mejor elección!

Dirígete a la sección Categorías de ComparaSoftware  y selecciona la opción de software que deseas encontrar escribiéndola en el segmento de búsqueda o seleccionándola en la lista de los distintos tipos de software.

¡Elige la opción que más le convenga a tu organización!

Evalúa cada software

Procede a revisar cada uno de los software que aparecen en pantalla al realizar la búsqueda. Al hacer clic en el botón Leer Más Información accede a:

  • Las pestañas General, Pantallas, Videos y Especificaciones para conocer un poco más sobre el software que te interesa.
  • A través de las Reseñas podrás valorar las experiencias individuales de los usuarios con respecto a este producto.
  • Conoce la Puntuación del Usuario sobre el software escogido en el recuadro correspondiente.

Compara software

Puedes comparar software entre sí:

  1. Gracias al botón de Comparar seleccionas software de tu interés. Puedes marcarlos y desmarcarlos con solo un clic.
  2. Tu selección queda registrada en la ventana de Comparar Software. Esta se despliega a tu mano derecha gracias al ícono de la balanza.
  3. Una vez dentro de la ventana de Comparar Software puedes desmarcar productos haciendo clic en el ícono de la X.
  4. Cuando hayas escogido todos los software de tu interés, pulsa el botón Comparar.
  5. Accederás a un recuadro con todos los datos que te permitirá contrastar las características de los software que seleccionaste previamente.

Obtén una cotización

El botón Ver Precios te permitirá conocer el costo del software de tu interés:

  1. Ingresa el nombre de tu compañía y su tamaño.
  2. Coloca tus datos de identificación.
  3. Haz clic en el botón Enviarme la información.
  4. Recibirás una cotización sobre el software elegido.

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