Guía de Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS): nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de Gestión de Mantenimiento (CMMS) … Con el pasar del tiempo, este tipo de programa informático se ha ido perfeccionando hasta convertirse en una herramienta verdaderamente eficaz para las organizaciones. Ahora bien, implantar una solución de este tipo tiene un impacto importante dentro de la organización.

Adquirir un software de Gestión de Mantenimiento (CMMS) implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe brindar beneficios. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir un software como este no solo afecta el presupuesto. En ese caso, las consecuencias también podrían recaer en el equipo humano y en su rendimiento.

Está evidente que comprar e instalar una herramienta de CMMS no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es un software de Gestión de Mantenimiento, también se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta adecuada que sustente su implementación.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué es un software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)?

software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

Primeramente, es importante aclarar que cuando se habla de software de Gestión de Mantenimiento puede usarse también el acrónimo CMMS perteneciente al concepto Computerized Maintenance Management Software-System.

Igualmente, para referirse al software de Gestión de Mantenimiento también suele emplearse otros dos acrónimos: GMAO, por Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador; o GMAC, por Gestión del Mantenimiento Asistido por Computador.

Del mismo modo, todas estas denominaciones sirven para definir una plataforma informática o software, que permite la gestión de mantenimiento de los equipos e instalaciones de la empresa. Esto abarca el mantenimiento correctivo, preventivo, predictivo, entre otros.

Vale decir que los CMMS han evolucionado en el tiempo hasta ir perfeccionándose cada vez más. De hecho, en la actualidad, gozan de la integración de funciones adicionales que los hacen aún más eficientes.

Más allá de la amplia gama de tareas que contribuyen a realizar, empero, la gestión de mantenimiento sigue siendo el foco de este tipo de software, que cuenta con un variado abanico de versiones en el mercado.

Sumado a esto, son compatibles y pueden enlazarse sin problema con los sistemas de planificación de recursos empresariales ERP (Enterprise Resource Planning). Esto contribuye a una gestión más eficiente en el manejo de información entre diferentes departamentos de la empresa.

Empresas de distintas dimensiones y dedicadas a diferentes actividades pueden hallar un programa informático de este tipo que sea eficaz y que se ajuste a sus requerimientos.

Módulos que conforman el software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

Generalmente, un software de Gestión de Mantenimiento cuenta con todos o por lo menos con algunos de los siguientes módulos:

  • Recursos humanos: se enfoca en el control y gestión del personal, asignado a un área o servicio de mantenimiento. Pueden establecerse como competencias laborales necesarias comparadas con las existentes.
  • Órdenes de trabajo: contempla la asignación de recursos humanos, reserva de material, gestión de costos, seguimiento de información importante como causa del problema, tiempo de duración del fallo y recomendaciones para acciones futuras.
  • Gestión de activos: comprende el registro y asignación a locaciones o sitios de procesos de los equipos y áreas de la organización. En esto incluye detalles, información sobre garantías, partes de repuesto y cualquier otro parámetro que pueda ser de ayuda para la gestión.
  • Control de inventarios: se refiere a la gestión de partes de repuesto, disponibilidad de herramientas y demás materiales, incluyendo la reserva que se tiene de estos para trabajos determinados. También contempla registro del almacenaje de los materiales, previsión de adquisición de nuevos stock de materiales, entre otros.
  • Mantenimiento preventivo: abarca el seguimiento de las tareas de mantenimiento, generación de instrucciones paso a paso, manejo de lista de materiales requeridos, entre otros. Casi siempre, los programas de este tipo asistidos por computadora programan procesos de mantenimiento de forma automática, partiendo de agendas o de la lectura de parámetros diversos.
  • Seguridad: corresponde a la gestión de los permisos de trabajo y documentación necesaria para cumplir la normativa de seguridad. Estas especificaciones pueden incluir accesos restringidos, riesgo eléctrico o aislamiento de productos y materiales, entre otros.

Funciones esenciales del software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

Un software de Gestión de Mantenimiento, CMMS, GMAO o GMAC debe cumplir con ciertas funciones, que podrían considerarse como esenciales en el caso de un programa informático de este tipo.

Entre esas funciones fundamentales del CMMS, se cuentan:

  • Manejar los ítems que componen la instalación. Debe ofrecer la posibilidad de conocerlos, consultarlos y editarlos. Esto abarca todas las áreas, sistemas, subsistemas, equipos, elementos y componentes que conforman la planta que se gestiona con este software.
  • Ofrecer acceso simultáneo de varios usuarios. Deben poder ingresar al desde distintas ubicaciones y ver todos los datos e información que almacena el sistema.
  • Gestionar órdenes de trabajo. Debe contribuir a organizar y captar toda la información relevante de cada orden. Esto comprende las preventivas, correctivas, predictivas y de cualquier otro tipo realizadas desde el sistema.
  • Admitir un control exhaustivo sobre el mantenimiento. Esto abarca el preventivo, el ejecutado y el que será efectuado. Además, debe brindar información sobre aquello que está pendiente y los motivos por los que no se ha concretado.
  • Presentar indicadores sobre el escenario actual y posibles mejoras. Debe generar informes a partir de estos datos de tal manera que contribuyan a una mejor toma de decisiones en esta área de gestión.

Documentos necesarios para la implantación del software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

Puntualmente, antes de poner en marcha la implantación del software de CMMS, se recomienda tener listos ciertos documentos. Específicamente, se trata de:

  • El plan de mantenimiento preventivo.
  • El repuesto inventariado.
  • La lista del personal y su organigrama.
  • El flujo de una orden de trabajo.
  • El sistema de entradas y salidas del almacén.
  • El sistema a seguir para realizar las compras.
  • Los informes que serán requeridos.

Fases del proceso de implantación del software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

Ahora bien, las etapas de un proceso de implantación correctamente llevado a cabo son las siguientes:

  • Codificación de los equipos: creación de la estructura que contiene los activos de la planta y las relaciones de dependencia entre ellos.
  •  Introducción de los equipos en el sistema: son cargados en el sistema informático, indicando sus características más importantes.
  • Introducción del personal en el sistema: carga de las fichas de los miembros del equipo. Deben incluirse todos los datos relevantes para mantenimiento.
  • Codificación de tareas: exige diseñar el tipo código que deben tener cada una de estas tareas. Particularmente, esto tiene como propósito facilitar su posterior programación.
  • Introducción de las tareas en el sistema: debe cargarse cada una de ellas.
  • Codificación del repuesto: empieza con la definición del sistema de codificación del material de repuesto, a fin de efectuar luego su introducción en el sistema. Debe contemplarse el diseño del código para los tres tipos de materiales habituales: consumibles, repuesto específico y repuesto genérico.
  • Introducción del inventario de repuesto en el sistema: se refiere a la carga de lo que se tiene en el almacén al dar inicio al sistema.
  • Definición del Plan de Mantenimiento Programado: es ejecutada por el personal de mantenimiento antes de la parametrización del sistema.
  • Introducción del Plan en el Sistema
  • Definición de determinadas formas de funcionamiento:
    – Apertura y cierre de órdenes de trabajo.
    – Entradas y salidas del almacén.
    – Gestión de compras.
  • Creación de documentos personalizados:
    – Orden de trabajo.
    – Gama de mantenimiento programado (formato).
    – Informe de intervención (formato).
    – Propuesta de mejora (formato).
  • Diseño de los informes que debe generar el sistema. Antes de adquirir e implantar un sistema como este, debe definirse qué información se desea obtener a través del software.

Beneficios del software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

Implantar y usar un software de Gestión de Mantenimiento (CMMS) correctamente ofrece ventajas como las siguientes:

  • Contribuye a optimizar los recursos. Ayuda a tener mayor disponibilidad, disminución de existencias y fácil localización de los materiales.
  • Mejora la planificación, seguimiento y aplicación de los laborales.
  • Potencia la productividad y calidad de la organización.
  • Reduce los tiempos de pausa en sistemas y equipos de producción.
  • Ofrece una disponibilidad mayor e inmediata de información actualizada y confiable sobre todos los componentes del proceso.
  • Brinda detalles con respecto a los gastos generados por tareas de mantenimiento.
  • Promueve la participación en un TPM (Mantenimiento Productivo Total).
  • Proporciona una mejor visualización de la trazabilidad del equipamiento.
  • Permite la posibilidad de implementar metodologías de mantenimiento.
  • Ayuda a tener un mejor control y registro de actividades subcontratadas.

↪Ver listado completo de software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

Recomendaciones para la implantación del software de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  11. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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