Outsourcing: qué es y por qué las empresas lo aplican para mejorar sus finanzas

El outsourcing, también conocido como subcontratar o externalizar, es una práctica que permite delegar las tareas de una empresa a profesionales capacitados. Si tu empresa está creciendo rápidamente y con ello la carga de trabajo, tal vez sea conveniente pensar en este tipo de sistema para aumentar la productividad y disminuir costos.

Si es la primera vez que escuchas sobre este término, no te preocupes. En este artículo te explicamos qué es el outsourcing, cómo funciona, cuáles son sus ventajas y desventajas, como también en qué casos se aplica. 

Cómo funciona el sistema outsourcing

Outsourcing es un término en inglés que se refiere al sistema de contratación en el que una empresa recurre a otra para que realice tareas especializadas. En el sector comercial, sirve como un sistema laboral que ayuda a generar más utilidades, reducir la carga de trabajos hechos internamente y escalar el alcance y la productividad del negocio.

Como decíamos al inicio, el outsourcing es una alternativa llamativa en lo que respecta a finanzas para los empresarios y emprendedores al momento de tener que reducir gastos en operaciones rutinarias para producir mayor rentabilidad.

Esta opción también es viable cuando las empresas necesitan acceder a tecnologías y capacidades de primer nivel en momentos en que sus finanzas no les permiten adquirirlas.

Otro aspecto relacionado con el outsourcing es su relación con la transición a la era digital. Admite la posibilidad de migrar tareas, aplicaciones, procesos e información hacia servicios en la nube, pudiendo acceder a capacidades integrales de solución de mercado y tecnologías por bajos costos.

Tipos de Outsourcing

Ahora que conoces en términos generales de qué se trata el outsourcing, debes saber que hay diferentes tipos de subcontratación que puedes elegir si estás pensando en aplicarlo a tu empresa. 

Táctico

El outsourcing táctico implica una simple subcontratación para realizar una tarea específica. Esto significa que su servicio no es tan imprescindible para la empresa. De hecho, su motivo principal es la reducción en los costos.

Estratégico

En este tipo de outsourcing, ya hablamos de fomentar una relación estrecha y estable con un tercero.

Podemos visualizarlas como alianzas estratégicas según la codependencia que existe entre la tarea y las demás funciones de la organización. En este sentido, son servicios buscados para mejorar la calidad o la capacidad de una empresa.

Co-Sourcing

Aquí ambas organizaciones comparten responsabilidades y asumen los riesgos que existen en la prestación del servicio. Podemos decir que existe una relación de sociedad entre las organizaciones.

In house

El outsourcing In house se refiere a los casos en que el servicio se realiza dentro de las instalaciones de la empresa que la solicita.

Offshoring

En este sistema, la empresa contrata a una compañía extranjera para manejar tareas o manufacturar sus productos. Generalmente, se conoce en español como subcontratación internacional.

Es posible que la empresa foránea pueda ofrecer menores costos de manejo o producción que las nacionales. China es un ejemplo de ellos. 

Off Site

Al contrario de como ocurre en el outsourcing in site, si bien los servicios son ejecutados dentro de las instalaciones, estos serán distribuidas directamente al consumidor desde ese lugar.

Al no utilizar recursos ni tiempo propio en monitorear el proceso o brindar un espacio de trabajo, el dinero invertido en esta actividad es menor.

Ventajas y desventajas del Outsourcing

El outsourcing es un sistema que implica un compromiso tanto de parte del prestador como del prestatario, dado que ambos acuerdan una relación comercial. Eso significa que dicho sistema puede generar tanto beneficios como desventajas para quien lo implementa. Aquí te mencionamos algunas.

Ventajas del outsourcing

• Aumenta la competitividad empresarial, ya que representa una forma de contar con el respaldo de una compañía especializada.
• Reduce los costos y tiempos de producción a través de la especialización del trabajo, así como el margen de error.
• Permite aprovechar conocimientos, recursos y tecnologías sin tener que invertir directamente en ellos.
• Aumenta la seguridad y confianza al contar con una empresa con experiencia para realizar las tareas delegadas.
• Evita algunos procesos que generan contratiempos y complicaciones para quien contrata, como suele ser el reclutamiento y otros asuntos relacionados con recursos humanos.

Desventajas del outsourcing

En cambio, las desventajas de la subcontratación radican en los siguientes aspectos:

• Puede ocurrir que la empresa subcontratada no comparta la cultura de la compañía que solicita el servicio.
• En muchas ocasiones resulta necesario compartir información confidencial al outsourcing.
• La empresa subcontratada necesitará pasar por un proceso de adaptación con la compañía que la solicita.
• Existe el riesgo latente de sufrir cambios abruptos que pongan en peligro la estabilidad interna de la empresa contratante.
• Pueden presentarse diferencias entre ambas empresas, ya sea a corto, mediano o largo plazo de la relación.
• Hay países donde está muy limitado su uso y habrá que estudiar la ley a fondo para no caer en irregularidades. Luego ahondaremos en este tema.

Ejemplos de outsourcing por áreas

Como te mencionamos anteriormente, hay muchas áreas en las que puedes implementar el outsourcing según la actividad a la que se dedique tu empresa. A continuación te mencionamos algunos ejemplos. 

1. Contabilidad

Si bien todos los negocios necesitan tener un área de contabilidad y un plan financiero elaborado cuidadosamente, existen firmas especializadas que pueden gestionar esta actividad a un costo más bajo que contratar un profesional. 

En ese sentido, el procedimiento es sencillo: compartir la información con el servicio de outsourcing y este calculará los egresos, ingresos, como también generará los demás reportes. 

En este caso, se hace un pago único en vez de pagar sueldos y cargas sociales a todo un departamento.

2. Comunicación y publicidad

El outsourcing también es frecuente dentro de las áreas creativas, como la publicidad, la comunicación y el marketing. 

Aquí encontramos agencias que se encargan de diseñar y ejecutar las actividades de promoción para que la empresa se conecte con su público objetivo.

3. Atención al cliente

El servicio de atención al cliente es otro de los más frecuentes dentro de las estrategias de outsourcing. 

Los conocidos call centers cuentan con un equipo preparado para recepcionar las llamadas telefónicas y brindar atención personalizada de acuerdo a las necesidades de los clientes. 

4. Fabricación de productos

Empresas grandes suelen optan por contratar servicios de outsourcing para producir sus productos en lugares con recursos más económicos. 

De esta forma, la empresa solo se ocupa de su distribución y comercialización. 

5. Reclutamiento

El outsourcing de reclutamiento puede ser muy útil para empresas pequeñas que no disponen de los recursos para buscar, encontrar y contratar al mejor talento posible.

De hecho, contar con fuentes de financiamiento es esencial para cualquier emprendedor, y con ello, conocer las diferentes formas de poder mejorar las finanzas y aumentar el rendimiento.

Cómo es el outsourcing en México

En México, las empresas suelen acudir al outsourcing para simplificar la gestión de recursos humanos y, más que nada, reducir tiempo y costos. Un aspecto a destacar es que dicha actividad está regulada por la Ley Federal del Trabajo desde diciembre del 2012.

Sin embargo, también se hallan irregularidades como la evasión fiscal y el no cumplimiento de las obligaciones sociales. Según la Confederación Mundial del Empleo (WEC), en 2019 había más de 900 empresas en el país que se dedicaban a la subcontratación, siendo que, solamente 100 de ellas estaban registradas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). 

Por su parte, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) indicó que cuenta con el registro de 304 sucursales en 26 estados del país.

Esta situación comenzó a cambiar en 2021, cuando entró en vigencia la reforma al artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo, que regula en mayor medida el outsourcing, junto con mejoras laborales, prohibiciones y exigencia de registros.

Si estás pensando en implementar este tipo de sistema, también es recomendable que cuentes con un software ERP que te permita centralizar tus operaciones y optimizar los recursos al máximo. Programas como Netsuite, Epicor, Alegra y QAD integrados por funcionalidades, permiten la planificación de los recursos para que rindan al máximo con el menor coste. 

Conclusión

El outsourcing es una de las modalidades más utilizadas hoy en día para las empresas que están creciendo rápidamente y tiene que cuidar sus finanzas en el proceso. Recuerda que debes atender a las regulaciones de tu país y respetar los derechos laborales de quien estás subcontratando.

Sostener una buena relación con la empresa outsourcing te asegurará un buen desempeño de las tareas delegadas, como así también una confianza para continuar trabajando con este sistema.