Metodologías para la Gestión de Proyectos: métodos clásicos, tradicionales y modernos

Metodologías para la gestión de proyecto … A la hora de llevar a cabo un proyecto, es importante considerar una serie de fases. Estas deben ser parte de su desarrollo, porque gracias a ellas podrá vislumbrarse el producto final. Por supuesto, lograr conquistar cada etapa requiere de una planificación.

Planificar y supervisar el proyecto suelen ser tareas difíciles a la hora de enfrentar el proceso de desarrollo del proyecto. Afortunadamente, existen diversas herramientas diseñadas para simplificar y permitir visualizar los avances y las necesidades de cada etapa, sin tanta complicación.

Es en este punto cuando es oportuno hablar de metodologías para la gestión de proyecto. Se trata de una serie de pasos estructurados y orientados a hacer posible el desarrollo de un emprendimiento, que tiene como objetivo principal la obtención de un producto final.

En esta materia, son diversas las metodologías existentes que persiguen una finalidad similar, aunque en su estructura gestionan y alcanzan los objetivos de maneras diferentes. Justamente, en este artículo vamos a mencionarte algunas de ellas.

Metodología de administración de proyectos: características principales

metodologías para la gestión de proyectos

Al hablar de la metodología de administración de proyectos puede comenzarse por la tradicional. Sus principales representantes son PMBok (Guide to the Project Management Body of Knowledge) y PRINCE-2 (Projects in Controlled Environments- PRINCE). La primera es estadounidense y la segunda es británica.

PMBok es un conglomerado de prácticas, las mejores del mercado. Este libro, que ha evolucionado durante décadas, da cabida a diferentes correcciones. Sobre todo, posibilita pulir las herramientas y prácticas sugeridas.

Uno de los aspectos que se le reprocha a PMBok es que no ha logrado sortear por completo su visión “a gran escala”. Se trata de un enfoque de macro-proyectos.

PMBok está orientado hacia la predicción. Y es que sirve para proyectar cada posible escenario que tenga lugar en el desarrollo del emprendimiento. Busca minimizar lo más posible los riesgos, a través de objetivos muy concisos.

Al igual que el PMBok, PRINCE-2 es una metodología que gestiona “en cascada”. Pero surgió de la unificación de prácticas para la gestión de proyectos del Gobierno de Inglaterra. Luego, se expandió al sector privado.

En el caso de PRINCE-2, lo importante es predecir los riesgos. Permite estar varios pasos delante de los posibles acontecimientos. Ofrece una imagen clara de cómo funcionará cada tarea, rol y función.

En ambos casos, se utiliza figuras de comité. Así, cualquier cambio que surja en el camino, tanto un pequeño retraso en el cronograma como la necesidad de hacer una inversión, acarrea un nuevo proceso de análisis y planificación.

Ambas metodologías, aunque ampliamente utilizadas hoy en el mundo empresarial, de gran alcance y con años de actualización (PMBok más que PRINCE-2) pertenecen a una visión tradicional de los proyectos. Su uso no satisface por completo a todos sus clientes, especialmente por cuestiones de tiempo.

Metodologías Modernas: perspectiva Ágil

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Este tipo de metodología tiene un enfoque hacia proyectos de menor envergadura, cuyas etapas deberían ejecutarse con mayor facilidad. Son aquellos en los que los clientes esperan resultados con menos complicaciones o procedimientos.

Existen varias Metodologías Modernas entre las que destaca Agile. Se trata de una metodología que se ajusta perfectamente a la idea de un proyecto flexible, que requiere de cambios, sin demasiadas complicaciones y con gran énfasis en la sustentabilidad del equipo de trabajo.
Siguiendo en esta línea, podemos hablar de una de las más famosas actualmente: Scrum. Se trata de una framework muy amigable, que hace énfasis en el trabajo en equipo.

A pesar de la clara distribución de roles y sus respectivas funciones, Scrum está siempre apoyado en reuniones de equipo. Con la guía de un miembro, el “scrum master”, se generan preguntas y respuestas que se traducen en tareas y objetivos.

De igual forma, existe el modelo de gestión Lean Manufacturing, conocida simplemente como Lean. Su finalidad es la obtención de los resultados, bajo el menor costo y en las mejores condiciones de ganancia para el cliente y los creadores.

Lean tiene una perspectiva moderna, puesto que reduce al mínimo posible la inversión de tiempo, la cantidad de procedimientos, los defectos y movimientos. Se apoya en la premisa de trabajar con la creatividad del equipo como principal recurso.

↪¿Como conocer y explicar la naturaleza del proyecto?

Metodologías para la Gestión de Proyectos: ventajas y desventajas de las Metodologías Tradicionales

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Ventajas

  • Se trata de un conjunto de prácticas para el desarrollo de proyectos, cuyo desenvolvimiento y resultado son predecibles.
  • Son lo suficientemente estructuradas, para gestionar macro-proyectos.
  • Siguen una secuencia lógica, que va desde etapas sencillas o ideas hasta las ejecuciones en sí.
  • Pueden estimar tiempo y presupuesto de manera extensa.
  • Cuentan con una serie de objetivos bien definidos.
  • No requiere de un conjunto grande de recursos.
  • Tampoco necesitan contar con equipos especializados.
  • Limitan la exposición a los riesgos al predecirlos con bastante rigurosidad.

Desventajas

  • Son muy rígidas en cuanto a los objetivos.
  • No se adaptan bien a proyectos flexibles o de corta duración.
  • Los tiempos de trabajo son mucho más prolongados.
  • La planificación resulta costosa.
  • Los costos para reestructurar son muy amplios.
  • Su capacitación es limitada.
  • No permiten cambios.

Metodologías para la Gestión de Proyectos: ventajas y desventajas de las Metodologías Modernas/Ágiles

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Ventajas

  • Se trata de metodologías flexibles.
  • Su potencial de adaptación es amplio.
  • Generan soluciones rápidas para los problemas comunes del proceso.
  • Permiten vislumbrar el objetivo final desde un principio y trabajar desde esa visión.
  • Sus costos no son altos.
  • Dan cabida a cambios en los objetivos.
  • Los resultados finales se alcanzan con mayor rapidez.

Desventajas

  • Solo funcionan cuando el cliente sabe lo que quiere lograr.
  • El margen de incertidumbre es impredecible y puede convertirse en un factor de riesgo.
  • Requieren de una comunicación constante para la toma de cualquier decisión, lo que es limitante.
  • Al trabajar con base en el producto final realizado, requieren de la realización de diferentes mejoras.
  • Los costos del proyecto en su totalidad son fluctuantes y dependen del tratamiento que se le dará a los problemas o cambios.
  • La ausencia de objetivos rígidos da pie a cambios bastante bruscos en la concepción del producto final.
  • En proyectos de muy pequeña escala no alcanzan el éxito.

↪Elementos de la administración de proyectos que resultan imprescindibles para el éxito empresarial

Herramientas para Administración de Proyectos: elegir la metodología de preferencia

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Las herramientas para Administración de Proyectos deben estar en la misma línea de la metodología a seguir. Se debe tener en cuenta que ambas no se anulan entre sí.

En el caso de las herramientas para Administración de Proyectos en la gestión ágil, existe un conglomerado de opciones. Permiten visualizar los proyectos a través de gráficos ágiles. Esto hace posible una toma de decisiones más sencilla.

Este tipo de herramienta ayuda a supervisar las tareas que se realizan. Permiten que los equipos mejoren sus habilidades para predecir el cambio. Además, posibilitan la presentación de soluciones oportunas para estos escenarios.

La metodología Lean exige herramientas que puedan garantizar altos estándares de flexibilidad, resultados de calidad y la menor inversión de tiempo y capital posible. Cabe decir que la mejor herramienta en esta filosofía, son los miembros del equipo.

Una gestión Lean es totalmente amigable con los software. Y es que se transforman en aliados para el ahorro de tiempo y la gestión eficiente de recursos. De esta manera, logran que la comunicación sea constante para que los objetivos permanezcan.

A la par de las metodologías para la gestión de proyectos, ya sean estrictas en su formato o híbridas, deben elegirse herramientas que sean congruentes con su enfoque.

Vale decir que los software de gestión de proyectos resultan ser una excelente opción, porque se adaptan a cualquier metodología. Siempre son aliados efectivos en la consecución de cada etapa, especialmente en materia de supervisión de los procesos.

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