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Gestión de Proyectos

Método Kaizen: El Arte de Estar Mejor Hoy que Ayer

La idea del beneficio colectivo, con la acción de todas las pequeñas partes, es una filosofía que puede aplicarse a las empresas. De hecho, así lo hicieron en Japón durante la década de los 50 y lo llamaron el método Kaizen.

Si bien esta idea puede trascender los límites de la filosofía empresarial, sus resultados en la gestión de proyectos están más que comprobados.

En este artículo, conocerás la antigua filosofía Kaizen, que puede cambiar la forma en que administras tus proyectos, y ¿por qué no? Tu rutina diaria.

¿Qué es el Método Kaizen?

El método Kaizen es un sistema de administración basado en una filosofía de evolución constante y mejora continua de procesos.

El corazón de Kaizen puede resumirse en una pregunta: ¿Qué pequeña acción podemos hacer hoy que nos hará mejores que ayer? Y así cada día.

La traducción de “kai”, que significa “cambio”, y “zen”, que quiere decir “beneficioso”, nos da una idea de hacia dónde se dirige el sistema. Aplicado a una empresa, podemos resumir sus principales características del siguiente modo:

  1. Mejoramiento continuo. El método Kaizen es una filosofía que aspira a llegar a un sistema perfecto. Despertar con la idea Kaizen en nuestra mente nos lleva a pensar en cómo ser más competitivos, nos obliga a ofrecer productos y servicios de la máxima calidad y a mejorar nuestra productividad. De otra forma, no es posible evolucionar.

    El mejoramiento continuo es hoy indispensable para competir en el mercado global. Cualquier proyecto debe partir de la idea de que todo es efímero y los cambios sucederán. Para gestionar exitosamente un proyecto, debes entender esta dinámica.
  2. Cultura de involucración. La óptica Kaizen implica a todos. Toda la empresa debe trabajar en una misma dirección y realmente involucrarse con la idea de que el beneficio de uno es para el bien de todos. Los miembros de la organización trabajan bajo el mismo concepto y tienen la misma forma de entender las cosas, acorde con la estrategia de la empresa.

    Cada una de las partes, cada empleado, es responsable de identificar los vacíos e ineficiencias y puede proponer mejoras. De este modo, todos los niveles de la organización pueden mejorar transversalmente.
  3. Pequeñas mejoras todos los días. Cada día debe ser posible una acción de mejora. El método Kaizen no busca cambios estructurales instantáneos: el factor más poderoso de esta filosofía es que los cambios deben ser pequeños, pero constantes.

    Si bien la acción concreta no es de grandes dimensiones, su impacto sí es susceptible de impulsar repercusiones significativas, en especial cuando se orienta a transformaciones de gran alcance.

¿Cómo se aplica el Método Kaizen en una empresa?

Necesitaremos un Software de Gestión de Proyectos para trabajar con todos los miembros de la organización y administrar los cambios necesarios.

Con herramientas profesionales como Basecamp, Asana u Oracle podrás recopilar información del negocio, analizar datos cuantificables, generar un flujo de comunicación con los empleados, asignar tareas y evaluar el flujo del proyecto.

En definitiva, para poder gestionar un sistema que implique tantas mejoras continuas, es imprescindible contar con las herramientas profesionales que te ayuden a tomar decisiones y que permitan replanificaciones constantes.

Las grandes compañías que aplican esta metodología acceden a beneficios generales y específicos, pero hay que tener en cuenta que nunca se debe frenar, la mejora es constante. Algunos de los cambios que pueden percibirse son:

  • Aprovechamiento de los recursos: Kaizen busca que nada en el proceso se pierda. Hay una búsqueda constante de optimización de los recursos.
  • Mayor satisfacción: los empleados que son escuchados se sienten más motivados para trabajar en equipo.
  • Mayor grado de compromiso: los miembros del equipo presentan un mayor interés en su trabajo y suelen comprometerse con los objetivos, porque se les ha inculcado la importancia de cada parte en el todo.
  • Generación de empleados leales: cuando los integrantes del proceso están motivados, son más propensos a quedarse en la empresa.
  • Mejores índices de competitividad: un proceso en continua mejora contribuye a lograr costos más bajos y más producción, haciendo que la empresa se proyecte mejor en el mercado y tenga viabilidad a largo plazo.
  • Mejoras de calidad: la aplicación del método Kaizen en una empresa lleva a un mejor servicio, productos de mayor calidad y con menos defectos.
  • Optimización: los problemas tardan menos en resolverse, ya que los empleados están acostumbrados a la dinámica de reforma constante, y los cambios no los paralizan.
  • Generación de equipos más unidos: se construyen vínculos más fuertes y equipos mejores.

Las 5S del Método Kaizen

 Las empresas que utilizan el método Kaizen se basan en cinco principios. Las 5 S se llaman así por la primera letra del nombre de cada fase en japonés:

  1. Seiri: significa distinguir entre lo útil y lo inútil. Se trata de identificar los procesos que ralentizan todo el flujo laboral, por ejemplo: las materias primas obsoletas o, en las oficinas, los papeles y formularios que demoran las decisiones y generan acumulamiento.
  2. Seiton: una vez identificamos lo útil de lo inútil, es momento de ordenar lo útil y decidir qué haremos con lo inútil. Hay que listar todos los elementos que nos han quedado tras el Seiri; todo lo que sí nos sirva debe estar a mano y bien ordenado. El Seiton lleva a organizar los elementos necesarios para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo.
  3. Seiso: este principio hace referencia a poder identificar nuevos elementos que entorpecen el libre flujo del trabajo. La palabra remite al concepto de “limpieza”: una vez se identifica lo que ensucia, se procede a ponerle remedio.

    Para aplicar este principio es necesario sumergirse en la organización, en todos sus niveles para conocer las prácticas utilizadas y el flujo habitual de trabajo. El seiso también consiste en verificar el orden y asegurarse de que sea parte del trabajo diario.
  4. Seiketsu: este principio nos indica que, una vez se encuentra un flujo estable de trabajo, y nos hemos “limpiado” de los elementos que estorban, es necesario estandarizar. Esto nos servirá para no perder lo ganado en las etapas anteriores. De esta forma, los tiempos de intervención mejorarán y también la productividad.
  5. Shitsuke: el último principio nos habla de incorporar el hábito de la disciplina. Para poder aplicar el método Kaizen, es necesario fomentar el compromiso con “las cinco S”, ya que el método no funcionará sin el compromiso del equipo.

Pasos para implementar el Método Kaizen

Su aplicación se puede administrar a través de un plan PDCA (Plan, Do, Check y Act: planificar, hacer, comprobar y actuar).

  1. Planifica con base en objetivos claros, alcanzables y medibles. Esto parte de una evaluación profunda de los cambios que podrían ser viables y, luego, se presenta un calendario para aplicarlos.
  2. Revisa y monitorea constantemente el desarrollo del plan, con indicadores específicos. De los datos, métricas e informes obtenidos durante la aplicación de los cambios se realiza un análisis, donde se redacta una lista completa de actividades y se revisan los flujos de trabajo durante su desarrollo.
  3. Sé flexible. Es importante considerar los cambios de marcha inesperados, por eso la adaptación al cambio constante debe ser una premisa.
  4. Elabora un informe final de resultados y almacena un historial para referencias futuras. Analiza los errores cometidos más adelante.

Mejor hoy que ayer

El método Kaizen es un proceso de cambio, y el cambio por sí solo genera resistencia en cualquier persona. Al iniciar con esta metodología encontrarás resistencia, sobre todo de las personas que están acostumbradas a repetir el mismo proceso durante mucho tiempo.

Sí, el cambio asusta, por eso no puedes esperar resultados instantáneos. Pero una vez que el equipo se acostumbre, tendrán una valiosa lección para su trabajo y para su día a día.

La dinámica de los procesos de cambio te dará la pauta para ir avanzando en esta efectiva metodología de calidad, no obstante, será necesario contar con soluciones profesionales.

En ComparaSoftware encontrarás asesoramiento gratuito, de calidad y en español para elegir herramientas que te ayuden a acortar la distancia entre el plan y el resultado.

Por Gabriel Mancuzo

Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.

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