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Gestión de Proyectos

KPIS: ¿Qué son los Key Performance Indicator?

Los KPIS son las señales de alerta que nos indican cómo estamos gestionando nuestra organización.

Funcionan de la misma forma que el tablero de un coche: si lo ignoras, llegará un punto donde quedarás varado en la ruta, demasiado tarde para arrepentirse.

En este artículo conocerás qué son los KPIS, cómo formularlos y cuáles son los principales Key Performance Indicator (KPI) que las empresas implementan para conocer el rumbo de sus proyectos.

¿Baja Productividad?

El 77% de las empresas con proyectos de alto rendimiento usa un software de gestión para el logro de objetivos.

KPIS: ¿Qué es?

Los KPIS son indicadores clave de rendimiento de un proyecto.

Son los termómetros que, a través de mediciones, nos dan información de una determinada acción.

Los Key Performance Indicator (KPI por sus siglas en inglés) permiten mejorar el rendimiento de tu negocio o proyecto, pero debes saber elegirlos, entenderlos y gestionarlos.

Para esto existen Software de Gestión de Proyectos que simplifican el análisis de indicadores en una empresa.

No todos los indicadores de uso común serán útiles para tu negocio, debes pensar en:

  • Qué es lo que quieres medir y si esto se relaciona con tus objetivos de negocio
  • Quién va a medir los KPIS
  • Qué herramientas profesionales existen y cuáles utilizarás
  • Quién analizará y tomará las decisiones en relación con los KPIS

¿Para qué sirven los KPIS?

Cuando definimos los objetivos generales y específicos de un proyecto, debemos considerar un indicador para conocer si las acciones que se están realizando nos encaminan o no a ese objetivo.

Esta es la función de los KIPS, medir la efectividad de una acción en comparación con la meta propuesta.

La información entregada será fundamental para tomar decisiones respecto a la estrategia implementada. Todos estos datos se condensan en los llamados Cuadros de Mando.

Los KPIS sirven para:

  • Recopilar información de un negocio.
  • Analizar datos cuantificables.
  • Sacar conclusiones sobre el rendimiento.
  • Tomar decisiones estratégicas.

¿Cómo se miden los KPIS de una empresa?

Si bien cada proyecto tendrá indicadores específicos, existen algunos KPIS generales que suelen servir para cualquier proyecto empresarial.

Los KPIS de una empresa pueden clasificarse según el tipo de información que recopilan y el objetivo al que responden.

KPIS financieros

Existen indicadores para cada necesidad financiera y de contabilidad que sea mensurable. Algunas de las más conocidas se detallan a continuación:

  • Beneficio neto: la diferencia entre los ingresos y los gastos.
  • Margen de beneficio neto: indica qué porcentaje de tus ingresos son beneficio neto.
  • EBITDA: el beneficio antes de impuestos o beneficio bruto de explotación antes de deducir los valores destinados a impuestos.
  • Flujo de Efectivo Operativo u Operative Cash Flow (OCF): cantidad de efectivo generado por las operaciones comerciales normales de una empresa. 
  • Rentabilidad de la inversión o ROI: este indicador ofrece información sobre el beneficio que se genera a raíz de una determinada inversión.
  • Tasa de crecimiento de los ingresos: mide la velocidad a la que crecen los ingresos de la empresa.
  • Variación del presupuesto: indica cómo varían los presupuestos proyectados, en comparación con los totales del presupuesto real. Se utiliza para evaluar si la cantidad presupuestada varía en la práctica.

KPIS de ventas

Si bien el indicador básico para reflejar el progreso del negocio son sus ventas, existen muchos más indicadores relevantes para delinear nuestra estrategia de ventas:

  • Cumplimiento de objetivos de venta: refleja la relación entre los objetivos de venta y las ventas reales.
  • Volumen de ventas de inventario: indica qué tan eficientemente una empresa vende y reemplaza su inventario durante un período de tiempo particular.
  • ARPU: es el promedio o media de ingresos por usuario. Se calcula dividiendo el total de ingresos obtenidos en el período entre el total de clientes activos de la empresa.
  • Valor de compra promedio: Muestra el valor promedio de ventas de cada transacción.

KPIS de marketing

Los indicadores de marketing hoy en día se basan en la estrategia de marketing online y la influencia que debe tener cada uno de los canales digitales de una empresa:

  • Tasa de conversión: mide cuántos leads (oportunidades) se convierten en clientes. Es una de las métricas más importantes cuando hablamos de marketing digital.
  • Followers en los perfiles sociales: cantidad de cuentas que se suscriben a tu cuenta para recibir publicaciones y contenido.
  • Engagement: se trata del nivel de interacción con el público que logran las publicaciones de los canales online de la empresa.
  • Coste de lead: es el coste medio que la compañía gasta para conseguir un lead y calificarlo.
  • Porcentaje de rebote o Bounce Rate: mide el número de usuarios que abandonan un sitio web, después de ver solo una parte del contenido, y en pocos segundos.
  • Posicionamiento en buscadores y porcentaje de clics (CTR): este indicador muestra el impacto de tus publicidades. De esta forma, sabrás cuántos de los espectadores que han visto tu anuncio han hecho clic en él.

KPIS para RRHH

Los KPIS relativos a RRHH incluyen las métricas relacionadas con las personas que forman parte de un proyecto o empresa.

  • Número y perfil de las personas que participan en el proyecto.
  • Efectividad laboral y cumplimiento horario.
  • Desempeño en el cumplimiento de tareas.
  • Gastos de la nómina salarial.

KPIS para Planes de Comunicación

El componente comunicativo puede medirse para conocer el alcance y calidad de los protocolos internos y externos. Algunos ejemplos de KPIS de comunicación son:

  • Índice de efectividad en la recepción de mensajes dentro de los canales de comunicación interna.
  • Inversión en canales de comunicación externa.
  • Índice de participación de los empleados en iniciativas de fidelización.

KPIS para equipos TI

Estos indicadores ayudan a cumplir con los objetivos básicos en la gestión de equipos tecnológicos:

  • Horas comerciales perdidas: La cantidad de horas que el negocio no funciona porque los servicios de TI están fuera de servicio.
  • Tasa de éxito de cambios: mide la relación entre la cantidad de cambios exitosos y la cantidad total de cambios que se ejecutaron en un periodo de tiempo determinado, dentro de los servicios TI.
  • Estabilidad de la infraestructura TI: este indicador sirve para medir y monitorear de manera efectiva la estabilidad de la infraestructura, las Mesas de Ayuda de TI, el porcentual de activos problemáticos y el porcentual en la cantidad de incidentes importantes.

Estos son solo algunos de los indicadores que más se utilizan en la gestión de proyectos. Existen otras categorías de KPIS que toman en cuenta lo que hemos medido en el pasado: KPIS Históricos, o también indicadores de rendimiento de lo que se espera en el futuro, llamados KPIS Predictivos.

Dos formas de definir los indicadores de desempeño (KPIS)

 1. Indicadores SMART

A la hora de pensar si debes o no medir una acción de tu organización, puedes acudir a la regla mnemotécnica SMART.

Esta regla establece parámetros para determinar si el objetivo justifica la implementación de un “termómetro” y si aportará información efectiva para nuestra empresa.

  • S:  Specific / Específico
  • M: Measurable / Medible
  • A:  Attainable / Alcanzable
  • R:  Relevant / Relevante
  • T:  Time-Related / Marco de Tiempo

2. Indicadores FAST

El método FAST plantea lineamientos diferentes para determinar si el objetivo justifica la implementación de KPIS.

  • F:  Frequently discussed / Frecuentemente discutidos
  • A:  Ambitious / Ambiciosos
  • S:  Specific/ Específicos
  • T:  Transparent / Transparentes

Recuerda que una vez definidos tus KPIS debes realizar un seguimiento detallado de los indicadores. Estos funcionarán mejor para tu negocio si recurres a herramientas digitales para desarrollar KPIS.

Por Gabriel Mancuzo

Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.

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