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5 pasos para llevar adelante con éxito tu implementación de CRM 

diciembre 23, 2019
pasos para implementar un crm

La implementación de tu software de gestión es el proceso por el cual se configura y ejecuta tu CRM. Para lograr que esta implementación sea exitosa hay que llevar adelante una planificación cuidadosa y tener en cuenta las integraciones, la personalización, las pruebas y los informes del sistema para que estén alineados con los objetivos de la empresa.

Debes tener en cuenta que una implementación exitosa involucra a todos los miembros del equipo de trabajo de las diferentes áreas de la empresa desde el principio, así como también la capacitación continua para mejorar la eficiencia y la adopción del usuario.

En esta nota te contaremos los 5 pasos más importantes para llevar adelante la implementación de tu CRM elegido.

Si aún no has escogido uno en particular o bien tienes dudas con respecto a cuál te conviene implementar en nuestro comparativo de CRM podrás analizar las mejores opciones del mercado para elegir un producto que se amolde a tus metas y las de tu equipo laboral.

1. Desarrollar un plan de implementación

Un plan de implementación previo te garantizará que hayas considerado todos los aspectos fundamentales de tu CRM y ya estés listo para ponerlo en marcha con una planificación acorde. La etapa de planificación implica elegir a tu equipo IT de implementación, establecer objetivos para el sistema y su uso, determinar qué datos existentes necesitarán migrar al nuevo sistema. Sin embargo, la parte más importante de esta etapa es incluir a todos los usuarios potenciales y capacitarlos adecuadamente para que aprovechen al máximo todas las funcionalidades del software en favor de los objetivos propuestos.

Una de las principales razones por las que las implementaciones de CRM fallan es por la mala adopción del usuario, o bien la falta de conocimiento sobre su uso que hacen perder tiempo al personal y tener una baja performance. Cuando los empleados se resisten al cambio hay que saber escucharlos y guiarlos para que el CRM los ayude a ellos a cumplir con sus plazos y organizar eficientemente la información de los clientes.

Para mejorar la adopción al nuevo software CRM y reducir la resistencia, hay que involucrar al equipo desde el inicio y en cada paso del camino, enfatizando la importancia de la implementación del CRM tanto para el éxito de la empresa como para ellos individualmente.

Según el tamaño de la empresa, es importante considerar nombrar a un encargado de administración del CRM, la persona responsable supervisará las funciones técnicas y administrativas del software.

Definir los objetivos para su CRM

Estos objetivos y planes de acción también deben respaldar los objetivos comerciales estratégicos generales y siempre deben ser prioritarios a medida que avanza en el proceso de implementación del CRM. Para ello, primero define objetivos estratégicos de alto nivel.

Algunos ejemplos de objetivos de alto nivel con planes de acción básicos son los siguientes:

  • Aumentar los ingresos por ventas nuevas en un 25%:
  • Reducir la pérdida de clientes en un 10%
  • Aumentar el margen bruto del 35% al ​​40%
  • Disminuir el tiempo de incorporación de clientes.
  • Comenzar con algunos objetivos comerciales

Determinar qué datos necesita migrar

Presumiblemente, tienes contactos, compañías, negocios y archivos relacionados que deberán migrarse o transferirse al nuevo CRM, ya sea desde un CRM existente u otra fuente. Los datos de contactos, empresas y negocios generalmente se exportan o importan utilizando un archivo Excel de valores separados por comas (CSV) o con una herramienta de importación según el producto seleccionado. Sin embargo, todos los CRM son un poco diferentes en la forma en que manejan la migración de datos, así que revisa los tuyos para asegurarte de tener todo lo que se necesita.

Crear una línea de tiempo de implementación del CRM

Esta guía debe incluir todos los pasos involucrados en el proceso de implementación, el período de tiempo específico para cada uno y además una fecha de finalización general. Al construirlo, es importante revisar los objetivos clave del plan de negocios que deben considerarse en el camino.

Una vez que hayas creado una línea de tiempo de implementación, podrás compartirla con tu equipo y proporcionarle actualizaciones periódicas del progreso. Una implementación exitosa de CRM requiere que todos participen en el equipo. Los compañeros de equipo necesitan saber qué tareas se requieren, cuándo se requerirán y quién será responsable de completarlas para limitar los pasos perdidos o posibles cuellos de botella más adelante en el proceso.

2. Establecer la configuración del CRM y el proceso de venta

Para todo empresa es imprescindible conocer a la perfección cómo es su proceso de venta desde el contacto inicial hasta el cierre de venta y también definir la comunicación entre el responsable comercial con el cliente y entre los miembros de los diferentes equipos para que todos los pasos sean armoniosos y cumplan una misma línea comunicacional.

Ahora bien, toda esta información debe reflejarse en la configuración del CRM elegido. En esta etapa de configuración podrás seleccionar menúes desplegables, especificar campos o crear canales de ventas .

Establecer los permisos apropiados

Determina qué permisos de seguridad tendrán los usuarios del CRM. Esto dependerá de dos cosas: a qué información potencialmente necesita acceder cada usuario y qué tipos de configuración de permisos proporciona tu CRM.

El administrador de CRM, por ejemplo, tendrá acceso completo, pero un representante de ventas solo puede necesitar acceso a los registros en su área. La mayoría de los CRM incluirán cierto grado de configuración de permisos personalizados.

3. Personalizar tu CRM

La personalización es otra fase clave de la implementación de un CRM, y  te permite adaptar las características del software a las necesidades de la empresa mediante filtros, reglas, automatización y categorización de clientes potenciales. Estas características están diseñadas para ayudar a que los representantes de ventas sean más eficientes y además que la empresa se comunique mejor con clientes potenciales y clientes existentes. En última instancia, qué y cómo personalizar debe vincularse directamente a los objetivos comerciales generales.

Crear campos personalizados

Agregar campos personalizados amplía la oportunidad de una empresa de recopilar datos relevantes de contactos / prospectos, ofertas y cualquier otra forma de captar información relevante.

Rutear tus leads automáticamente

La creación de reglas de enrutamiento asignará clientes potenciales automáticamente en función de criterios predefinidos, como la geografía, el tamaño de la empresa, el puntaje de clientes potenciales y otras propiedades de contacto. Cuando el cliente potencial llega al CRM, se envía al representante de ventas correspondiente.

Automatizar procesos comunes

Crea plantillas de correo electrónico para una comunicación efectiva , cómo organizar reuniones, responder a solicitudes y realizar seguimientos.

Escalar la comunicación con el sector de marketing por correo electrónico

Los CRM sin email marketing se están convirtiendo en la excepción, ya que la mayoría ahora ofrece esta característica con diferentes capacidades. Te permite automatizar la comunicación por correo electrónico a escala tanto con clientes potenciales como con clientes existentes.

Implementar Lead Scoring

Esta función puede ayudar a los representantes a identificar rápidamente a los clientes potenciales más listos para las ventas utilizando una puntuación predefinida basada en las características y el comportamiento de ese contacto. Las características son las propiedades de contacto disponibles, como el cargo, el tamaño de la empresa, la industria y el llegar geográfico .

Identificar los criterios de puntuación es un ejercicio que vale la pena para cualquier equipo de ventas y puede conducir a una valiosa información.

4. Integrar con aplicaciones de terceros

La integración de su CRM con aplicaciones de terceros te permitirá maximizar las capacidades de ventas y servicios de tu organización y te brindará acceso a funciones adicionales que no se encuentran en tu CRM. Esto puede ayudar con la migración de datos, el correo electrónico, la conexión a redes sociales, el chat y cualquier otra herramienta que pueda afectar la forma en que se manejan las ventas y los clientes.

Vincular datos de aplicaciones de terceros

La importación de datos (contactos, empresas y notas) desde otra fuente se puede hacer de varias maneras, dependiendo de las funcionalidades del CRM.

Integrar email marketing

La integración del correo electrónico debe ser sencilla con plataformas populares como Gmail y Outlook. Un CRM con funcionalidad básica de correo electrónico debe asociar los correos electrónicos enviados y recibidos con contactos en el CRM para rastrear conversaciones en ambos lugares. También podrá enviar correos electrónicos directamente desde el CRM y saber la tasa de apertura de los emails .

Enlazar con redes sociales

Para los equipos que desean agregar un componente de venta social a su caja de herramientas, conectarse a Twitter, Facebook, Instagram o LinkedIn puede brindar información contextual adicional para ayudar con la prospección y el servicio al cliente.

5. Testear, medir y capacitar

El paso final para la implementación exitosa de un CRM es comprobar que todos los componentes individuales estén trabajando juntos para ayudar a alcanzar los objetivos comerciales. Pero como toda herramienta por más poderosa que sea necesita de un recurso inteligente que pueda medir los resultados y optimizarlos de manera tal que permita escalar resultados de corto plazo a otros de largo plazo.

La capacitación para el personal recién ingresado o bien pero empleados que sean traspasados de sector o posean nuevas tareas es fundamental para que el equipo logre con la ayuda del CRM crecer de manera ininterrumpida.