Guía de Software de Mantenimiento Preventivo: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de Mantenimiento Preventivo … El dinamismo del mercado, la competencia y los compromisos adquiridos con los clientes no dan cabida a fallas inesperadas en sistemas, equipos y maquinaria. Es clave poder prever este tipo de situaciones que retrasan el alcance de objetivos y pueden traducirse en gastos significativos de no ser atendidos a tiempo.

Ante una situación como esa, adquirir un software de gestión de mantenimiento preventivo es una buena opción. No obstante, implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe brindar beneficios. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir una solución informática como esta no solo afecta el presupuesto. Las consecuencias también podrían recaer en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un programa informático de gestión de mantenimiento preventivo no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de exponer, a grandes rasgos, de qué se trata el mantenimiento preventivo, también se abordan las razones por las que es útil contar con una solución que sirva de plataforma a los procesos que lo sustentan.

Sumado a eso, se aportan algunas recomendaciones que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿A qué se refiere el concepto de mantenimiento preventivo?

Software de Mantenimiento Preventivo

Antes de explicar de qué se trata una herramienta enmarcada en esta categoría es preciso responder a la pregunta: ¿qué es el mantenimiento preventivo? En términos muy sencillos, es aquel que se lleva a cabo anticipadamente con el objetivo de advertir posibles daños o deterioros en equipos, artefactos, instrumentos electrónicos, vehículos, maquinarias pesadas, entre otros.

El mantenimiento preventivo se encarga de asegurar un nivel de servicio determinado en los equipos. Para esto, se planifican acciones que sirvan para evaluar puntos vulnerables oportunamente.

El mantenimiento preventivo se caracteriza por ser sistemático, lo que quiere decir que se efectúa independientemente de que el equipo no presente desperfecto o fallas en su funcionamiento.

Asimismo, el mantenimiento preventivo casi siempre resulta ser un compendio de acciones como: ajustes, limpieza, análisis, lubricación, calibración, reparación, cambios de piezas, entre otros.

¿De qué se trata el software de mantenimiento preventivo?

En el mundo del software existe la categoría de los programas de gestión de mantenimiento conocidos como CMMS, acrónimo de computerized maintenance management software-system.

Asimismo, para referirse a este tipo de programa informático también suele hacerse uso de otros dos acrónimos más. Puede utilizarse GMAO, por gestión del mantenimiento asistido por ordenador. También se las siglas GMAC, por gestión del mantenimiento asistido por computador.

El software de mantenimiento preventivo se encuentra entre los llamados CMMS, pero su función es más específica. De hecho, el mantenimiento preventivo puede ser un módulo dentro de una plataforma CMMS.

Los programas de mantenimiento preventivo están hechos puntualmente para ayudar a corregir y encontrar inconvenientes, antes de que puedan provocar fallas mayores. Permite poner en marcha una lista de procedimientos dirigidos a asegurar el correcto funcionamiento de equipos de distinto tipo.

¿Por qué una empresa debe usar un programa de mantenimiento preventivo?

Un software de mantenimiento preventivo puede contribuir a que una empresa realice una serie de acciones que sirven para:

  • Alargar la vida útil de equipos e instalaciones.
  • Prevenir la suspensión de las actividades laborales por imprevistos.
  • Planificar periodos de paralización de trabajo en momentos específicos, para inspeccionar y realizar las acciones de mantenimiento de equipos.
  • Evitar reparaciones de emergencia.
  • Hacer seguimiento constante y riguroso del funcionamiento de equipos.

Funciones del software de mantenimiento preventivo

Software de Mantenimiento Preventivo

No todos los software de gestión de mantenimiento preventivo son iguales. Algunos poseen más funciones que otros. Pero, en general, aquellos que ofrecen un buen nivel de calidad son capaces de realizar tareas como:

  • Trabajar a partir del plan de mantenimiento preventivo.
  • Integrar automáticamente cada operación en el sistema.
  • Ordenar y optimizar procesos y tareas.
  • Reportar estados e incidencias en tiempo real.
  • Localizar a los técnicos en el momento.
  • Enviar avisos y alertas directas a los técnicos.
  • Contribuir con procesos de facturación y contabilidad referidos al área.
  • Apoyar la gestión de compras en lo que se refiere al inventario del almacén.
  • Realizar históricos de los procesos de mantenimiento preventivo.
  • Organizar la planificación de tareas de mantenimiento por técnicos y por equipo.
  • Mostrar revisiones del plan de gestión de mantenimiento de cada máquina y pieza.
  • Contribuir al control de las herramientas necesarias, normas de higiene y seguridad para cada operación.
  • Efectuar órdenes de trabajo a realizar basándose en el plan de gestión de mantenimiento introducido para cada modelo de máquina.
  • Generar la entrega de órdenes de trabajo a los técnicos mediante impresión, dispositivos PDA (acrónimo de personal digital assistant, en inglés, que en castellano corresponde a asistente digital personal), planes mensuales o anuales de trabajo.

Beneficios de utilizar un software de mantenimiento preventivo

Las ventajas que trae consigo un software de este tipo varían con su capacidad y sus funcionalidades. Pero, en general, una herramienta de esta categoría debería poder:

  • Reducir los costos de mantenimiento.
  • Disminuir el riesgo por fallas o deterioro.
  • Aminorar la probabilidad de paros inesperados.
  • Aumentar los niveles de eficiencia con respecto al control y la planificación de los procesos y las tareas de mantenimiento.
  • Elevar los niveles de satisfacción del personal del departamento que podrá sentirse más tranquilo al tener un mayor control de su trabajo.
  • Acrecentar la productividad.

Consideraciones antes de elegir un software de mantenimiento preventivo

Como toda herramienta informática, el software de gestión de mantenimiento puede tener puntos débiles a considerar. La idea es tenerlos en cuenta a la hora de sacar el mayor provecho de una solución como esta.

Algunos aspectos que no pueden pasarse por alto antes de adquirir un software de este tipo son:

  • La solución elegida debe realmente responder a las características y requerimientos reales de empresa.
  • Si se elige un software diseñado específicamente para el sector al que pertenece la empresa será mucho mejor.
  • La herramienta por sí sola no basta. Las funciones de mantenimiento preventivo exigen la contratación de personal especializado.
  • Un programa de mantenimiento preventivo ayuda a efectuar las tareas con cierta periodicidad, pero no garantiza que se pueda determinar con exactitud la depreciación o desgaste de los componentes de sistemas, equipos y maquinarias.
  • Es preciso ajustarse a las recomendaciones del fabricante para programar las labores de mantenimiento. Debido a esto, por más efectiva que sea la herramienta puede suceder que se deba cambiar una pieza cuando todavía tiene vida útil.

Recomendaciones para la implantación del software de mantenimiento preventivo

Software de Mantenimiento Preventivo

  1. Es importante tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización, porque esto permite un marco necesario para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existen elementos que se ignoren sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para disipar las dudas y sacar a la luz cualquier inconveniente, sobre todo en aquellos sectores que más se verán impactados por la implantación del software.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante, especialmente con el de aquellos que estarán más involucrados con la nueva herramienta.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. Es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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