Guía de Software de Mantenimiento de Equipos Médicos: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de Mantenimiento de Equipos Médicos … Si algunas organizaciones deben tener sus equipos al día esos son los centros médicos. Y es que de su correcto funcionamiento puede depender la salud y hasta la vida de los pacientes que allí se atienden. De ahí, la importancia de hacer uso de tecnología de punta y de software que permitan su correcto desempeño y el mejor mantenimiento posible de los mismos.

Específicamente, contar con un software de mantenimiento de equipos médicos de calidad comprobada y que se ajuste adecuadamente a sus requerimientos debe ser prioridad para toda institución médica.

Ahora bien, adquirir una herramienta informática de mantenimiento de equipos médicos implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe tener retorno. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, equivocarse en una elección como ésta no solo afecta el presupuesto. En este caso, una mala decisión también puede influir en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de mantenimiento de equipos médicos no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es el mantenimiento de equipos médicos, también se abordan las razones por las que es útil contar con una solución informática que le brinde soporte al conjunto de acciones que contempla.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección a la hora de escoger una herramienta informática de este tipo.

¿A qué se refiere el mantenimiento de equipos médicos?

Software de Mantenimiento de Equipos Médicos

El funcionamiento de los dispositivos y aparatos debe ser correcto en todo momento dentro de aquellas instituciones que brindan servicios enfocados en la salud. De ello puede depender hasta la vida de los pacientes.

Es indispensable para una institución que funcione dentro del sector sanitario tener un protocolo de mantenimiento de equipos médicos. Esto es esencial para garantizar que prevención, diagnóstico, tratamiento de enfermedades, urgencias médicas, dolencias y rehabilitación de los pacientes sean asumidos de la manera más eficiente posible.

El protocolo de mantenimiento de equipos médicos es parte de lo que se define en inglés como Enterprise Asset Management (EAM) o gestión de activos empresariales. Esto se debe a que permite manejar y controlar adecuadamente el ciclo de funcionamiento de los activos físicos, entre ellos los aparatos y dispositivos, para maximizar su vida útil, reducir costos y mejorar su calidad y eficiencia.

Como sucede en cualquier otra empresa, en las que funcionan dentro del campo de la salud, este tipo de gestiones representa tiempo, esfuerzo y mucha precisión. Afortunadamente, gracias a la tecnología, estos procesos se pueden simplificar y hacer más eficientes. Los creadores de software han diseñado programas informáticos que se encargan de que estas tareas se efectúen con la eficacia requerida.

Software de gestión de mantenimiento de equipos médicos: ¿de qué se trata?

Dentro de la categoría de los software de Gestión de Mantenimiento, también llamados CMMS (por el acrónimo de Computerized Maintenance Management Software-System), se encuentran aquellas herramientas informáticas especializados en la gestión de equipo médico.

En la actualidad, un sistema computarizado de gestión del mantenimiento, software de gestión del mantenimiento, GMAO (por Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador) o GMAC (por Gestión del Mantenimiento Asistido por Computador), no es un lujo para ningún centro de salud.

Por lo general, este tipo de CMMS resulta ser un instrumento muy flexible que, utilizado adecuadamente, no sólo protege y garantiza el buen estado de los equipos médicos, también permite potenciar su funcionamiento. Y es que pueden mejorar el desempeño de estos aparatos para lograr prevenir, diagnosticar y tratar las enfermedades de forma más efectiva.

¿Para qué sirve un software de gestión de equipos médicos?

Software de Mantenimiento de Equipos Médicos

Los software de mantenimiento de equipos médicos suelen ser utilizados por las instituciones que brindan servicios de salud para realizar acciones como:

  • Controlar el inventario de equipos.
  • Mostrar los indicadores del desempeño de equipos.
  • Mantener actualizado los asuntos referidos a la administración en lo que respecta a las acciones de mantenimiento.
  • Registrar el historial de reparaciones.
  • Indicar los procedimientos de mantenimiento.
  • Establecer el cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo.
  • Crear, editar y cerrar ordenes de servicio.
  • Exponer la trazabilidad de la gestión de mantenimiento.
  • Generar informes que sirvan en la formulación de políticas y toma de decisiones en lo que respecta a tecnologías sanitarias.

Características del software de mantenimiento de equipos médicos

Casi siempre, una herramienta informática de mantenimiento de equipos médicos permite el acceso, la manipulación y el análisis de datos fundamentales mediante interfaces.

Comúnmente, este tipo de software ofrece campos, tablas y módulos que contienen datos procedentes del departamento de ingeniería clínica o de los equipos médicos al servicio del centro de salud en el que se esté utilizando la herramienta.

Un software de esta categoría puede estar dividido en cinco grandes áreas de gestión:

  • Solicitudes y órdenes de trabajo.
  • Inventario.
  • Repuestos.
  • Financiera.
  • Mantenimiento preventivo.

Al utilizarlo, los usuarios de la herramienta online pueden acceder a información como:

  • El estado del catálogo de equipos pertenecientes a cada servicio.
  • Las solicitudes de revisión de equipos médicos.
  • Las órdenes de reparación de equipos médicos.
  • El estado de una solicitud en tiempo real.
  • El estatus de la orden de trabajo cuando se genere.
  • La programación de mantenimientos preventivo para el año en curso.
  • Los reportes de gastos por unidades e indicadores de cumplimientos.

Ventajas de utilizar un software de mantenimiento de equipos médicos

Usar una herramienta de este tipo puede significar beneficios como:

  • Disminución del número de paros imprevistos. Evita que se paralice la producción y las pérdidas que esto significa.
  • Prolongación de la vida útil de los equipos. Permite dar mantenimiento a los equipos en el momento indicado.
  • Reducción de los niveles de inventarios. Ayuda a adquirirlos los repuestos en el momento en que se van a usar. Por esto se pueden destinar recursos a otras áreas.
  • Abaratamiento de la inversión en reparaciones. Si evita desgastes y daños, se puede reducir el dinero invertido en arreglar los equipos.
  • Mejoras en la organización de la mano de obra e información documentada de mantenimiento.
  • Hace posible generar órdenes de trabajo cuando es preciso. A la par, crea historiales que ayudan a medir el desempeño y mejorarlo.

Factores a considerar antes de adquirir un software de mantenimiento de equipos médicos

Antes de seleccionar de forma definitiva una herramienta informática de mantenimientos de equipos médicos es preciso tomar en cuenta algunos aspectos. Entre ellos:

  • Siempre es mejor elegir un software que se ajuste a los requerimientos del centro de salud donde se utilizará. De hecho, lo ideal es que supere las expectativas. Entre más funciones tenga y más versatilidad sea, es mejor.
  • No deben escatimarse ni esfuerzos ni fondos monetarios para contar con el mejor software posible. Sobre todo en el caso de aquellas herramientas que influyen directamente en el funcionamiento de este tipo de equipos, no se puede comprar una herramienta que no sea de verdadera calidad. Y es que su funcionamiento puede tener impacto en la salud y hasta la vida de los pacientes del centro de salud.
  • Calidad no necesariamente es sinónimo de costoso. Calidad es sinónimo de funcionamiento cabal y de eficiencia en este y en cualquier otro caso.
  • La implementación y el uso del software no deben ser una complicación. Por el contrario, la herramienta debe ser lo suficientemente amigable para que el personal que la utilizará se acostumbre a ella lo más pronto posible.

Recomendaciones para la implantación de un software de mantenimiento de equipos médicos

Software de Mantenimiento de Equipos Médicos

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
    Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  6. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  7. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  8. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  9. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  10. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  11. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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