Guía de software de licitación de obra y construcción: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de licitación de obra y construcción … Saber cómo licitar adecuadamente es poder tomar la decisión más adecuada a la hora de elegir un proveedor. En el caso del sector de la construcción, seleccionar el proveedor equivocado puede representar perder dinero, tiempo y poner en riesgo a vida de terceros. Por lo tanto, no puede haber cabida para la equivocación.

Ahora bien, elegir una herramienta de licitación de obra y construcción es más que una opción o un lujo, es una necesidad. No obstante, implantar un programa informático de este tipo tiene un impacto importante dentro de la organización.

Adquirir un software de licitación de obra y construcción implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe brindar beneficios. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir una solución informática como esta no solo afecta el presupuesto y el resultado final. Las consecuencias también podrían recaer en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de licitación de obra y construcción no puede hacerse de improviso. De igual forma, es aconsejable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es un licitación de obra y construcción, también se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta adecuada que sustente su implementación.

Sumado a eso, se aportan algunas recomendaciones que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué es la licitación de obra y construcción?

software de licitación de obra y construcción

Es preciso saber cuál es el verdadero alcance de este concepto antes de hacer referencia a un software de esta categoría. Primeramente, una licitación es una convocatoria que abre la empresa privada y entidades gubernamentales para solicitar un servicio, producto, alquiler o suministro de insumos.

Idealmente, en un proceso de licitación deben participar más de tres postulantes. Por supuesto, el objetivo final es seleccionar adecuadamente al que presente la mejor oferta económica, logística y legal.

Como sucede en otros sectores empresariales, cuando un proyecto de construcción se ofrece en licitación, el objetivo siempre será poder encontrar un contratista competente y comprometido que garantice la realización del trabajo de forma cabal y en tiempo estimado, sin que esto cueste más de lo previsto en el presupuesto integrado en el proyecto.

Principalmente, el proceso de licitación garantiza que los posibles candidatos se rijan por la misma información al presentar sus ofertas. Esto permite comparar de forma imparcial las propuestas, desde las ventajas que se pudieran contemplar hasta los precios.

Software de licitación de obra y construcción: ¿de qué se trata?

El sector del software ofrece en la actualidad herramientas que permiten llevar a cabo los procesos de licitación de forma más simplificada, organizada y objetiva. Más específicamente, existen soluciones para las empresas del área de la construcción que además se adaptan a sus exigencias particulares.

Manejar conceptos como costo de la construcción en general, precios de construcción en particular, clasificación de posibles proveedores… Saber a qué se refiere la visualización de datos, gestión de contactos, reducción de costos, estimación, canales de distribución, entre otros… Nada de eso tiene que ser complicado. Un software de licitación de obra y construcción permite poner todo esto en orden para realizar la mejor decisión.

¿Cuál herramienta de licitación de obra elegir? Pues, la buena noticia es que existen software de calidad de este tipo que brindan sus beneficios. No obstante, la recomendación siempre es seleccionar aquel que se acerque más los requerimientos de la empresa, sus recursos y sus posibilidades.

¿Para qué sirve un software de licitación de obra y construcción?

Por lo general, un software de licitación de construcción es utilizado por un grupo de expertos en la materia. Estos profesionales de la industria ven en estas herramientas una manera de simplificar y automatizar el proceso de licitación, al facilitarles un sistema organizado.

La idea de utilizar un software de licitación de obra y construcción es ahorrar tiempo o dinero. Este tipo de solución hace posible llevar a cabo una nivelación de ofertas de forma menos engorrosa.

Asimismo, los software que pertenecen a esta categoría hacen posible una mayor cobertura de ofertas. A la par, al utilizarlos se pueden reunir más clientes potenciales. Eso sin dejar de mencionar la posibilidad de obtener datos analíticos detallados para conseguir una mejor toma de decisiones.

Características del software de licitación de obra y construcción

software de licitación de obra y construcción

No todos los software de licitación de obra son iguales. Algunos ofrecen más o menos ventajas y funciones adicionales que los colocan en la preferencia de los usuarios. No obstante, una herramienta de esta categoría que sea de calidad debe poder cumplir con las siguientes funciones:

  • Ser idealmente una plataforma de gestión de proyectos basada que funcione en la nube para trabajar desde donde sea necesario.
  • Debería contar con salas de planificación en línea.
  • Ser compatible con el sistema CRM que emplee la compañía.
  • Manejar de forma seguirá los requisitos de las propuestas, especificaciones, documentos, permisos, licencias, planos y facturas.
  • Integrar una base de datos de perfiles de clientes.
  • Poder generar listas de solicitud de ofertas por especialidad de los contratistas.
  • Crear calificaciones de los consumidores, certificaciones y códigos de costos
  • Mostrar el estado de las propuestas de los contratistas.
  • Ofrecer plantillas personalizables.
  • Detectar errores.
  • Brindar activadores de validación de campo.
  • Contar con administradores de preferencias.
  • Posibilitar notificaciones de activaciones de ofertas de forma automática.
  • Facilitar el análisis de las ofertas por costo, tiempo, mano de obra, retrasos, registros histórico, entre otros.
  • Ser compatible con distintos equipos, plataformas y otros programas de la empresa que vayan de la mano.

Beneficios del software de licitación de obra y construcción

El uso de un software de puntos de ventas puede traducirse en ventajas como:

  • Ahorrar tiempo y dinero.
  • Tener un mayor control de los procesos y sus participantes.
  • Efectuar una evaluación más objetiva con respecto a los licitantes.
  • Poder visualizar los datos actualizados en tiempo real.
  • Se reducen considerablemente los errores.

Consideraciones previas a la elección de un software de licitación de obra y construcción

Antes de considerar la adquisición de un software licitación de obra y construcción es preciso tomar en cuenta ciertos aspectos:

  • Recuerde que las mejores decisiones las toma el equipo humano que labora en el departamento de auditoría, no la herramienta. El software solo es una ayuda para que los datos hablen por las empresas que se postulan.
  • La mejor herramienta es aquella que se adapta más de cerca a los requerimientos de la empresa y los recursos con los que cuenta para la adquisición.
  • Siempre es buena idea usar un software que permita versión de prueba para medir el alcance de la herramienta.
  • No siempre lo más costoso es lo mejor ni lo más económico tampoco.
  • Adquirir una herramienta que ofrece funciones adicionales que potencian el objetivo principal es una buena decisión.

Recomendaciones para la implantación del software de licitación de obra y construcción

software de licitación de obra y construcción

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
    Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  6. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  7. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  8. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  9. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  10. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  11. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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