Guía de Software de Inventarios: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de Inventarios… Poder tener control del almacén es clave para poder efectuar los procesos de ventas de forma más eficiente. También contribuye a evitar que la mercancía que está en stock pueda perderse o deteriorarse. A la par, evita quedarse sin mercancía en el momento menos oportuno.

En ese contexto, contar con una herramienta de gestión de inventario es de vital importancia para la organización. Ahora bien, adquirir un software de este tipo implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe tener retorno. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, equivocarse en una elección como ésta no solo afecta el presupuesto. En este caso, una mala decisión también puede influir en la satisfacción del equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software para la gestión de inventario no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es la gestión de inventario, también se abordan las razones por las que es útil contar con una solución informática que le brinde soporte al conjunto de acciones que contempla.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección a la hora de escoger una herramienta informática de este tipo.

¿Qué es la gestión de inventarios?

Software de Inventario

La gestión de inventarios está enmarcada en la contabilidad de costos. Puntualmente, se refiere a la administración cabal del registro, compra y salida de los inventarios dentro de una compañía. También es conocida por las denominaciones administración de inventarios, control de almacén y control de inventario.

Casi siempre, el conjunto de acciones que conforman la gestión de inventario se enfoca en lograr dos objetivos fundamentales. Por un lado, minimizar los niveles de existencias; por otro, garantizar la disponibilidad de existencias en el momento oportuno.

La gestión de inventarios es considerada un aspecto importante en el manejo estratégico de una empresa. Específicamente, las tareas que se asumen en esta gestión se refieren a la determinación de métodos de registro y puntos de rotación. Además, abarca las formas de clasificación y los modelos de inventario, determinados por las formas de control elegidas.

Asimismo, la gestión de inventarios se propone lograr la correcta y eficiente coordinación en la gerencia de los materiales. Se trata de aquellos recursos que son necesarios para la realización de ciertas actividades que resultan claves para la organización.

Realizar la gestión de inventario de forma tradicional representa en la actualidad una inversión de tiempo en diversas tareas que resulta considerable. Por tanto, las organizaciones prefieren recurrir a la tecnología para agilizar y simplificar los procesos que abarca.

Software para inventarios: ¿de qué se trata?

El mercado actual ofrece diversas opciones en materia de software para inventarios. Ahora bien, ¿de qué se trata exactamente un software de gestión de inventario? Pues, es un tipo de programas informáticos especializados para realizar la supervisión de componentes establecidos en una red, bien sea pública o privada (corporativa, administrativa, social, etc.)

Este tipo de software permite a los usuarios administrar el inventario de sus activos. También llamado sistemas de control de inventarios, se trata de un programa informático de contabilidad que se emplea para registrar las cantidades de mercancías en existencia. A la par, esta herramienta hace posible determinar el costo de la mercancía vendida.

Por lo general, se hace referencia a dos tipos de sistemas de inventario: el periódico y el perpetuo. El primero realiza un control del inventario cada determinado tiempo. Para esto es preciso efectuar un conteo físico. El segundo mantiene un registro continuo de cada artículo del inventario. De esta manera, los registros muestran las mercancías disponibles en todo momento.

Afortunadamente, el mercado ofrece una variedad de software de inventario. Están aquellos de licencia pagada, los gratuitos, los de código abierto, los que ofrecen versiones de prueba, etc. ¿Cuál elegir? Pues, aquel que se adapte más a las características y requerimientos de la empresa.

¿Para qué sirve un software de gestión de inventarios?

Más allá de lo que indica su nombre, un software de gestión de inventarios es utilizado para:

  • Tener un conteo constante y en tiempo real de la mercancía (estado, costos, tipos, etc.)
  • Automatizar la administración de las tareas principales de un almacén.
  • Determinar cuáles son los productos que más se venden.
  • Establecer que productos no se venden o quedan en existencia.
  • Saber qué es lo que verdaderamente le conviene vender a la empresa.
  • Ofrece indicadores para elevar las ventas, de acuerdo a lo que ofrecen los proveedores.
  • Evitar el registro de mercancías perdidas.
  • Tener un control de la distribución.
  • Efectuar reportes generales de ventas y del trabajo de logística.
  • Realizar proyecciones a futuro.

Características de los programas para inventarios

Software de Inventario

Un programa de esta categoría que sea de calidad debe cumplir con algunas de las siguientes funciones:

  • Registro y control del inventario en línea. Posibilita la administración y revisión sistemática del inventario físico y real en todos los canales de ventas de la compañía.
  • Previsión de la demanda. Hace posible planificar lo que se debe solicitar para gastar los recursos cabalmente.
  • Integración de sistema contable. Añade los gastos del inventario y permite realizar un seguimiento de todos los otros gastos comerciales que están fuera del catálogo.
  • Código de barras y escaneo. Ayuda a tener el intercambio de datos electrónicos. También permite el seguimiento virtual de los datos de pedido. Contribuye a gestionar el inventario completo, el almacén y los envíos.
  • Soporte para productos empaquetados. Se usa para tener el control de los productos vendidos a modo de kit o paquete.
  • Seguimiento de lotes. Permite hacerle seguimiento a un tipo específico de artículos que están en stock.
  • Reposición automática. Creación automática de órdenes de compra basadas en las demandas de pedido. Esto también asegura que se pueden eliminar existencias y exceso de existencias.
  • Reportes. Ofrecen datos de oferta y demanda de productos. A la par, se puedes determinar qué productos son más rentables y también descubrir las tendencias de ventas.
  • Seguridad. Debe garantizar la protección de los datos contra robo o piratería. Además, es preciso que pueda brindar un registro de copias que impidan la pérdida de la información.
  • Escalabilidad. Es importante que un software como este se pueda adaptar para crecer de la mano con la compañía. Esto es lo que permitirá a que pueda manejar un inventario mayor, más usuarios y admitir más actualizaciones.

Beneficios del software de gestión de inventario

¿Qué ventajas brinda el uso de un software de inventario? Pues, son varias. Entre ellas se puede mencionar que hace posible:

  • Control total y eficiente del inventario.
  • Reducir los errores manuales y laborales.
  • Obtener información del inventario en tiempo real.
  • Mejorar la eficiencia del manejo de existencias.
    Optimizar el flujo de trabajo logístico.
    Ahorrar costos en la agilización de los procesos del inventario.
    Realizar promociones y descuentos de forma más efectiva.

Factores a considerar antes de adquirir un software de gestión de inventario

Antes de seleccionar de forma definitiva una herramienta informática para inventarios es preciso tomar en cuenta algunos aspectos. Entre ellos:

  • Debe permitir el control total de de los productos: clasificarlos, asignarles propiedades, entre otros.
  • Es recomendable que el software permita colocar la información en la nube, porque hará posible actualizar los datos constante y fácilmente.
  • Es importante que brinde la posibilidad de asignarle diferentes tarifas a un mismo producto.
  • Posibilitar la visualización del stock es un factor a considerar.
  • La herramienta debe avisar cuando los niveles de stock estén por debajo o por encima de un límite.
  • Es preciso que pueda crear y enviar las facturas.
  • Debe mostrar todas las entradas y salidas.
  • Es clave que los informes que genera puedan configurarse de manera personalizada.
  • Entre más funciones tenga y más versátil sea la herramienta, mejor.

Recomendaciones para la implantación de un software de inventariosSoftware de Inventario

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
    Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  6. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  7. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  8. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  9. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  10. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  11. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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