Guía de Software de Inteligencia de Negocios: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de Inteligencia de Negocios … Contribuye a tomar mejores decisiones y a prever las tendencias en lo que se refiere al comportamiento de clientes y prospectos. Se trata de aspectos indispensables para poder alcanzar el éxito en medio de los exigentes niveles de competencia y el ritmo vertiginoso del mercado.

Elegir una herramienta de este tipo es más que una opción o un lujo, es una necesidad. Ahora bien, implantar un programa informático de este tipo tiene un impacto importante dentro de la organización.

Adquirir un software de Inteligencia de Negocios implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe brindar beneficios. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir una solución informática como esta no solo afecta el presupuesto. Las consecuencias también podrían recaer en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de Inteligencia de Negocios no puede hacerse de improviso. De igual forma, es aconsejable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es la Inteligencia de Negocios, también se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta adecuada que sustente su implementación.

Sumado a eso, se aportan algunas recomendaciones que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué es Inteligencia de Negocios?

Software de Inteligencia de Negocios

La Inteligencia de Negocios también es conocida como Inteligencia Empresarial, Business Intelligence (en inglés) o su por acrónimo BI. En términos muy sencillos, este concepto define a las tecnologías, estrategias, prácticas y herramientas que hacen posible revelar, compilar, analizar e interpretar datos útiles para la organización de forma rápida y precisa.

Esencialmente, la Inteligencia de Negocios permite el análisis de datos a través de informes, gráficos, cuadros, evaluaciones, etc. Esto permite arrojar variables. A su vez, estos indicadores hacen posible generar estrategias en pro de la productividad y rentabilidad de la empresa.

Igualmente, los datos obtenidos gracias al BI ayudan a consolidar procesos que no lo estén y corregir errores que pudieran impactar negativamente en los resultados esperados. Principalmente, aquellos que son determinantes para el avance de la organización.

¿Por qué usar un software de Inteligencia de Negocios?

En la práctica, el Business Intelligence se podría apoyar en la utilización de un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP (siglas de su denominación en inglés, Enterprise Resource Planning). Sin embargo, esto no es suficiente.

Un software de ERP es una excelente opción dentro de las funciones que le competen. No obstante, para poner en marcha una estrategia verdaderamente efectiva en materia de Inteligencia Empresarial es aconsejable contar con un sistema BI. De este modo, se pueden ordenar y analizar los datos registrados en el ERP de manera más eficiente.

Particularmente, una estrategia de Inteligencia de Negocios implica una serie de dinámicas que dependen del uso de la tecnología como es el almacenaje de datos (datawarehousing) y la visualización de informes.

Ahora bien, ¿por qué un software de Business Intelligence es útil para una empresa? Es verdad que una organización puede funcionar sin emplear una herramienta de BI. No obstante, será más eficiente si lo utiliza.

Un software de Inteligencia de Negocios ofrece información clave a todas aquellas personas dentro de la organización que asumen tareas de dirección y coordinación. Así, estos datos permiten identificar diferentes tipos de tendencias del mercado y oportunidades de negocio. Sencillamente, de no emplearse una herramienta como esta, esas informaciones pasarían inadvertidas.

Componentes de un sistema de Inteligencia de Negocios

Contar con un software de buena calidad es indispensable para poder poner en marcha una estrategia de Inteligencia de Negocios que ofrezca los resultados esperados. Comúnmente, un sistema de BI está integrado por los siguientes elementos:

Fuentes de datos. Los de origen interno provienen de sistemas Customer Relationship Management (CRM), sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) y bases de datos o software de inventario, RR.HH., contabilidad, etc. Por otra parte, están aquellos de origen externo como los datos obtenidos de redes sociales (opendata).

Extract, Transform and Load (ETL). Se refiere a tres acciones: extracción de los datos de fuentes. Transformación de esos datos en un formato homogéneo para relacionarlos unos con otros. Cargar los datos en un Data Warehouse para después analizarlos.

Data Warehouse. Llamado también almacén de datos, es una base de datos que se compone de información procedente de numerosas fuentes que han pasado por un proceso ETL para integrarse de manera homogénea. Está diseñada para organizar y optimizar los datos para los posteriores análisis complejos.

Online Analytical Processing (OLAP). Mientras que los procesos ETL y Data Warehouse representan el back-end de un sistema de BI, el OLAP representa el front-end. En otras palabras, los primeros corresponden al procesamiento esencial de datos. El segundo ofrece una forma completa de visualizar los datos.

Herramientas de visualización. Es la parte más visible del sistema de BI. Allí suele encontrarse el Cuadro de Mando o Dashboard. Suele ser un resumen de los indicadores más relevantes de cara al usuario del sistema. Permite acceder a un cuadro de mando integral.

¿Para qué sirve un software de Inteligencia de Negocios?

Software de Inteligencia de Negocios

Un software de Inteligencia de Negocios puede contribuir a la realización de tareas como las siguientes:

● Analizar el comportamiento de los clientes para detectar patrones de compra y tendencias de ventas.
● Gestionar la medición, seguimiento y predicción, tanto de ventas como del rendimiento financiero.
● Realizar presupuestos, lo que es ideal para llevar a cabo una cabal planificación financiera.
● Justipreciar campañas de marketing para determinar su rendimiento.
● Evaluar los posibles riesgos y visualizar posibles respuestas.
● Impulsar procesos y operaciones.
● Activar el trabajo de la cadena de suministro y los resultados.
● Vincular a la empresa con sus clientes, gracias al procesamiento de ciertos datos.

Beneficios del software de Inteligencia de Negocios

El Business Intelligence ofrece múltiples beneficios que apoyan el progreso de una organización determinada a triunfar. Entre ellos, pueden mencionarse los siguientes:

Controlar más eficientemente diferentes áreas de la empresa de forma simultánea. Al integrar mejor la información, es posible implementar estrategias que abarquen diferentes departamentos sincrónicamente.
Optimizar procesos sin que cueste más. Ayuda a obtener la información precisa, lo que permite aumentar la eficiencia sin invertir más dinero. Al mismo tiempo, hace posible evitar fallas y corregirlas.
Discernir y clasificar información. Hace posible seleccionar la información que realmente interesa para un determinado objetivo.
Trabajar en tiempo real. Tener a la mano información precisa y lo más pronto posible es fundamental.
Analizar al consumidor de manera más efectiva. Realizar evaluaciones más detalladas de los consumidores es una realidad gracias al BI. Conocer sus hábitos de compra es clave para ofrecerles productos más ajustados a sus requerimientos y gustos, así como a aumentar las posibilidades de fidelización.
Potenciar la capacidad de tomar decisiones. Tener información organizada y actualizada, posibilita una mejor toma de decisiones por parte de la directiva de la organización.

¿Cuándo es el mejor momento para implantar un software de Inteligencia de Negocios?

Lo ideal es implementar el Business Intelligence y la tecnología que lo soporta desde el mismo momento que la empresa da inicio a sus actividades. Así se logra que los equipos de trabajo desarrollen una cultura data driven (aquella enfocada e impulsada por datos) lo antes posible. Esto crea el hábito de dar argumento racional a las decisiones.

De cualquier manera, nunca es tarde para comenzar a trabajar como se debe y siempre es satisfactoria la experiencia de avanzar hacia una mejor gestión.

El Business Intelligence no sólo brinda una realidad clara del negocio, mejora los procesos y permite ver el progreso. También ofrece un soporte efectivo en la planificación y toma de decisiones. ¿Qué empresa no sueña con esto?

Todas las compañías pueden gozar de los beneficios de la Inteligencia de Negocios. Las organizaciones de grandes dimensiones pueden pagar por sistemas de BI más complejos y costosos, además de parecer requerirlos más. Pero las pequeñas empresas también pueden darse la oportunidad de probar opciones que se adapten a sus necesidades.

Consideraciones previas a la elección de un software de Inteligencia de Negocios

Antes de considerar el prestigio del sistema de Business Intelligence que se planea adquirir, es importante tener en cuenta una serie de factores esenciales. Estos se refieren más a la empresa y a sus requerimientos reales que a cualquier otro aspecto.

Para empezar, es fundamental determinar qué espera la organización del sistema de Inteligencia de Negocios y para qué lo utilizará. Es decir, es necesario evaluar lo que se puede adquirir, así como lo que verdaderamente se necesita y lo que se puede implementar.

Existen diferentes opciones de software de BI. Lo ideal es hallar una opción que se adecue a la organización y su presupuesto. Sobre todo es importante que su incorporación no se convierta en un asunto engorroso.

La herramienta en su conjunto debe ser amigable a sus usuarios. Un sistema de BI incomprendido por el personal es una inversión perdida. Evidentemente, para el éxito de la implementación también debe considerarse el entrenamiento necesario del equipo humano.

Otro factor que es preciso tener en mente al elegir una herramienta informática de este tipo es la practicidad en cuanto a su uso. Cuando se trata de la funcionalidad, los sistemas integrados siempre representarán una ventaja.

De igual forma, es recomendable experimentar con aquellos sistemas de Business Intelligence que permitan periodos de prueba, porque ayudan a conocer mejor las capacidades de la herramienta antes de tomar una decisión definitiva.

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Recomendaciones para la implantación del software de Inteligencia de Negocios

Software de Inteligencia de Negocios

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  11. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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