Guía de Software de Gestión de Proyectos: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de Gestión de Proyecto… La adquisición de una herramienta como esta implica una inversión dentro de la organización, que como cualquier otra debe tener retorno, si no se traduciría en una pérdida.

Asimismo, una elección equivocada puede tener un impacto no sólo en el presupuesto. También puede influir en el equipo humano y en su manera de desempeñarse.

Todo lo anterior deja claro que una elección como ésta no puede hacerse a la ligera. Lo recomendable es saber con claridad los usos y beneficios que significa la implantación de una herramienta como ésta para la organización.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, en qué consiste la gestión de proyectos, también se abordarán las razones por las que es útil contar con un software que permita su implementación.

¿De qué se trata la Gestión de Proyectos?

Software de Gestión de Proyectos

El concepto de Gestión de Proyectos se refiere al conjunto de acciones puestas en marcha para alcanzar un objetivo determinado en un plazo de tiempo fijado. Este proceso implica el uso de recursos humanos y materiales, así como de herramientas. Todo esto significa un costo que debe ser estudiado y determinado en un presupuesto desde el principio.

En la actualidad, el término de Gestión de Proyecto es cada vez más común entre las organizaciones, sin importar sus dimensiones, el sector al que pertenezcan o la actividad principal que realicen. Y es que todas ellas tienen que alcanzar metas pequeñas, medianas y grandes, que responden a asuntos internos o externos, pero que al fin y al cabo son objetivos a materializar.

Cada vez más empresas adoptan la Gestión de Proyectos porque se traduce en la aplicación de mejores prácticas. Específicamente, atiende a una metodología de trabajo que permite alcanzar los objetivos de una forma eficiente. Además, evita la pérdida de tiempo y recursos. Por ende, de dinero.

Fases que contempla la Gestión de Proyectos

Software de Gestión de Proyectos

Generalmente, la Gestión de Proyectos se lleva a cabo en cinco fases:

1. Viabilidad. Permite determinar si la organización debe o no desarrollar el objetivo propuesto. Abarca la creación del registro de seguimiento y tres análisis sobre: el alcance del objetivo, los riesgos de su ejecución y su posibilidad (según plazos, costos y calidad). Si el proyecto es factible se pasa a la segunda etapa.

2. Planificación. Se trata de definir las tareas que implica realizar el proyecto y los recursos que serán necesarios para ejecutarlas. Esta etapa abarca: un análisis del alcance del proyecto; una evaluación sobre el esfuerzo, costos y recursos; la definición del plan del proyecto; y, si es el caso, el diseño y negociación del contrato.

3. Ejecución. En esta etapa la organización se dispone a realizar el plan del proyecto. Esta etapa representa: establecer el entorno de trabajo; asignar y efectuar las tareas planificadas de acuerdo a los recursos disponibles; y gestionar los cambios necesarios, siempre de acuerdo a los parámetros de seguimiento y control.

4. Seguimiento y control. Esta fase se efectúa paralelamente a la de ejecución. Contempla: supervisión de tareas e hitos planificados, gestión de entregables (incluido el control de calidad); manejo de incidencias; y generación de informes de verificación.

5. Cierre.  Marca la culminación del proyecto y la total materialización del objetivo fijado. Comúnmente, implica una lista de control. Además, abarca tareas como: el cierre formal de cara a todos los involucrados; realización del backup del proyecto; evaluación de resultados según lo establecido en la etapa de planificación; y análisis del know how aprendido, así como presentación en un informe para su posterior difusión dentro de la organización.

¿Qué beneficios aporta la Gestión de proyectos?

Posiblemente, una empresa puede ejecutar los procesos a su manera para realizar sus objetivos. No obstante, la Gestión de proyectos ofrece indiscutibles beneficios:

● Agiliza la respuesta de la organización de cara a las exigencias del mercado y la competencia.
● Incrementa la capacidad de respuesta del equipo humano.
● Hace posible un mejor aprovechamiento de los recursos materiales.
● Agiliza el cumplimiento de los plazos acordados.
● Evita exceder el presupuesto.
● Consolida el know how de la organización y garantiza la posibilidad de su aplicación para posteriores procesos.
● Potencia las prácticas dentro de la empresa, por lo que consolida las relaciones entre los miembros de la organización.
● Ayuda a perfilar la visión de la organización para que esté enfocada en el cliente, por lo que contribuye a mejorar la relación entre ambas partes.
● Garantiza la calidad del producto final.
● Mejora los procesos comunicacionales internos y externos de la organización.
● Fortalece la buena imagen externa de la organización.
● Al mejorar las prácticas de la organización, también genera oportunidades de negocio.

¿Por qué hacer uso de un software Gestión de Proyectos?

Software de Gestión de Proyectos

Uno de los mayores retos de las empresas en la actualidad es poner en práctica la planeación estratégica. A la par, lo es conseguir alinear los recursos con los objetivos. También, asegurarse una adecuada posición competitiva. En este escenario, el software de Gestión de Proyectos es un aliado indiscutible.

Indudablemente, hacer uso de un software de Gestión de Proyectos asegura el desarrollo eficiente y rentable del objetivo planteado. Esto está dado porque hace posible mantener la atención en el desarrollo y alcance de las metas, en lugar de permanecer sumergido en el constante papeleo.

Igualmente, este tipo de software también ayuda a administrar los sistemas. Además, permite avistamientos. Una herramienta como ésta también contribuye al aprovechamiento de nuevas oportunidades.

Los software de Gestión de Proyectos son propios para la dirección y gestión de empresas de cualquier tamaño y sector, desde servicios profesionales, agencias de publicidad, estudios de arquitectura, hasta empresas de construcción.

Algunos software de Gestión de Proyectos funcionan basándose en el concepto PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar). Estos son compatibles con los procesos estratégicos MEG (Modelo de Excelencia de Gestión). Por esto, también focalizan a la organización a la obtención de ventajas competitivas. Además, manejan los recursos de cualquier sistema: humanos, tecnológicos, informativos y de calidad, entre otros.

¿Qué más puede hacer un software de Gestión Proyectos por una empresa?

Asimismo, están esos software de Gestión de Proyectos que permiten el seguimiento simultáneo de más de una estrategia. Esto ayuda a desestimar el desarrollo de las estrategias basadas en condiciones no sostenibles a largo plazo.

Otros software de esta categoría gestionan todos los recursos de maneras diferentes e igualmente efectivas. Centralizan la información crucial en una página. Se adaptan a la estructura Agile o Scrum. También aseguran el alcance de todas las tareas. Y es que suministran todo tipo de herramientas necesarias para completar el ciclo de vida de ejecución de los proyectos.

Por lo general, gracias a sus opciones de visualización de KPIs o mediante presentaciones, estos software garantizan un mejor entendimiento sobre el manejo de los recursos y el desarrollo e impacto de uno o varios proyectos.

De igual forma, estos programas informáticos son compatibles con los ERP. Abarcan todos los aspectos técnicos, administrativos y financieros que permiten ser adaptados o pueden basarse en Microsoft Dynamics, Navisión y Axapta o Sage X3, entre otros. Son ideales para cualquier sistema operativo.

El mercado ofrece una gran variedad de estos programas con costos diversos y hasta gratuitos (por supuesto que estos últimos presentan ciertas limitaciones que los pagados no). Así que la clave está en escoger el más apropiado para la organización que se dirige.

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Factores a considerar antes de usar un software de Gestión de proyectos

Software de Gestión de Proyectos

Es importante tener en cuenta que el software de Gestión de Proyectos estará en manos de un equipo humano que debe darle el uso adecuado a la herramienta.

Asimismo, es fundamental asegurarse de que no se termine por echarle la culpa al software, cuando los errores tienen origen en algunas situaciones o vacíos que no se han cubierto dentro de la organización.

Antes de elegir un software de Gestión de Proyectos, se debe tener en cuenta que:

● La ética, la buena comunicación y las buenas prácticas del líder del proyecto y de su equipo están por encima del uso de este y cualquier software.
● Es importante que tanto el líder de proyecto como el equipo humano involucrado conozca la herramienta en profundidad para saberla emplear y explotar así todo su potencial.
● La herramienta no puede solucionar por sí sola los problemas que se presenten durante el proceso de realización del proyecto.
● Es mala idea abusar de la utilización del software, porque esto puede generar complicaciones en el manejo del proyecto.
● No se puede pretender cubrir la falta de experiencia o conocimiento del equipo humano con la herramienta.

Recomendaciones para la implantación del software de Gestión de Proyectos

Software de Gestión de Proyectos

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Especialmente, debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos. En estos se puede involucrar al proveedor y al departamento de la empresa dedicado a esta tarea. Aunque lo ideal es contar con asesores externos e imparciales que arrojen datos objetivos sobre el aporte del uso de la herramienta.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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