Guía de software de gestión de proyectos de construcción: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de gestión de proyectos de construcción… La efectividad de la gestión de proyectos es vital para una empresa. Y es que significa ahorrar tiempo y esfuerzo, además de lograr las metas en los previstas. Específicamente, las empresas del sector de la construcción no escapan a esto. De ahí la necesidad de adquirir una herramienta que contribuya con este objetivo: el software de gestión de proyectos de construcción es una de ellas.

Elegir una herramienta de este tipo es más que una opción o un lujo, es una necesidad. Ahora bien, implantar un programa informático de este tipo tiene un impacto importante dentro de la organización.

Adquirir un software de gestión de proyectos de construcción implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe brindar beneficios. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir una solución informática como esta no solo afecta el presupuesto. Las consecuencias también podrían recaer en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de gestión de proyectos de construcción no puede hacerse de improviso. De igual forma, es aconsejable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es la gestión de proyectos de construcción, también se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta adecuada que sustente su implementación.

Sumado a eso, se aportan algunas recomendaciones que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué es la gestión de proyectos de construcción?

Primeramente, es preciso definir el concepto de gestión de proyectos. ¿A qué se refiere? Sencillamente, este concepto responde a un enfoque metódico para planificar y orientar los procesos del proyecto desde que comienza hasta que termina.

La gestión de proyectos está constituida por un grupo de acciones que se precisa poner en marcha para lograr un objetivo específico, dentro de un periodo de tiempo determinado.

Este conjunto de metodologías y procedimientos contempla recursos materiales y humanos. Del mismo modo, considera costos para efectuar un presupuesto que acompañe al plan de acciones.

La principal intención de la gestión de proyectos es lograr que el objetivo planteado logre materializarse de la manera adecuada. Así, el resultado final debe coincidir con lo que se planteó en un inicio.

De acuerdo al Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management Institute, PMI), la gestión de proyectos consta de cinco etapas: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre. Cada una tiene su complejidad y requiere atención y trabajo.

Software de gestión de proyectos de construcción: ¿de qué se trata?

 

Como sucede con otros sectores de la actividad económica, las empresas de la construcción requieren efectuar el desarrollo de proyectos con precisión y con un conocimiento pleno de la realidad. Lo que se haga en cada una de las etapas de la construcción depende de esto.

Ahora bien, llevar los procesos de la gestión de proyectos de manera tradicional puede resultar una inversión de tiempo considerable que no garantizará resultados de calidad.

Afortunadamente, el sector del software ha desarrollado programas de gestión de proyectos que funcionan muy bien para las constructoras. Incluso, se puede contar con soluciones dentro del formato de aplicación móvil. Estas herramientas les permiten a este tipo de compañía llevar cabalmente desde el control de documentos, pasando por la evaluación de proyectos hasta llegar a su culminación.

¿Para qué sirve un software de gestión de proyectos de construcción?

Más allá de lo que indica su nombre, un software de gestión de proyectos de construcción es utilizado regularmente para tareas tales como:

  • Gestionar servicios de campo.
  • Manejar clientes.
  • Mantener al día la contabilidad.
  • Encargarse de carteras y programas.
  • Programar y hacer seguimiento de proyectos.
  • Negociar las ofertas.
  • Tener estimación de proyectos.

Funciones de los programas de gestión de proyectos de construcción

Software de gestión de proyectos de construcción existen muchos en el mercado. Ahora bien, no todos son iguales. Algunos cuentan con más funciones que otros. Pero, por lo general, una herramienta de este tipo que sea de calidad cumple con las siguientes funciones:

  • Permite la gestión de ofertas.
  • Desarrollar presentaciones.
  • Hace posible modificar los contratos de construcción.
  • Protege los documentos.
  • Garantiza el acceso solo a los usuarios autorizados.
  • Posibilita gestionar la adquisición de equipos y recursos.
  • Contribuye a usar los recursos más eficazmente.
  • Ayuda a estimar los costos del proyecto.
  • Colabora en la elaboración de un presupuesto más ajustado a la realidad.
  • Programar los proyectos considerando los factores relevantes.
  • Admitir la creación de órdenes de compra detalladas.
  • Crear, administrar y rastrear RFIs (por sus siglas en inglés, Request For Information o Solicitudes de información, en español) y envíos con el software.

Beneficios del software de gestión de proyectos de construcción

¿Qué ventajas brinda el uso de un software de gestión de proyectos de construcción? Pues, son varias. Entre ellas, se pueden mencionar:

  • Facilita la gestión porque ayuda a adoptar un enfoque sistemático.
  • Permite una mejor gestión de documentos.
  • Ayuda a acceder y compartir la información con mayor facilidad.
  • Contribuye a hacer una mejor evaluación del riesgo de construcción.
  • Posibilita hacer una mejor gestión de costos.
  • Eleva los niveles de eficiencia.
  • Simplifica el trabajo.
  • Manejo más eficiente de los proyectos.
  • Mejorar los niveles de calidad.
  • Incrementa la rentabilidad de la empresa.

Consideraciones previas a la elección de un Software de gestión de proyectos de construcción

Antes de considerar la adquisición de un software de gestión de proyectos de construcción es preciso tomar en cuenta ciertos aspectos:

  • Evaluar el precio es importante. Ni lo más costoso ni lo más económico es lo mejor.
  • Es fundamental tomar las previsiones en materia de seguridad.
  • La planificación es clave por encima de cualquier software.
  • Funcionará mejor para la dinámica de trabajo, si está alojado en la nube.
  • El interfaz de usuario debe ser amigable y de fácil uso.
  • Las funciones adicionales deben sumar realmente a la misión principal de la herramienta.
  • Debe poder establecer tiempos reales.
  • El software debe ser compatible con las herramientas que se usan en la oficina.
  • Será más conveniente si permite una versión de prueba.

Recomendaciones para la implantación del Software de gestión de proyectos de construcción

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
    Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  6. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  7. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  8. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  9. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  10. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  11. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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