Guía de Software de Gestión de Procesos de Negocios (BPM): nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Gestión de Procesos de Negocios … No basta con alcanzar ciertos niveles de excelencia empresarial. El mercado y la competencia exigen estar al día todo el tiempo. Así, surge la gestión de procesos de negocios, que tiene como propósito la mejora constante de los procesos.

Ahora bien, la gestión de procesos de negocios requiere de un software que brinde soporte a la puesta en marcha de acciones que contempla. No obstante, adquirir una herramienta de este tipo implica realizar una inversión no puede hacerse de manera improvisada.

Como sucede con la compra de cualquier otra herramienta informática, la adquisición de un software de gestión de procesos de negocios debe tener retorno. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, equivocarse en una elección como ésta no solo afecta el presupuesto. En este caso, una mala decisión también puede influir en el rendimiento y la satisfacción laboral del equipo humano que utilizará el software.

Está más que claro que comprar e instalar una solución informática de este tipo debe hacer con precaución. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es la gestión de procesos de negocios y de qué se trata el software que lleva el mismo nombre, también se abordan las razones por las que es útil contar con una solución informática como esta.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección a la hora de escoger una herramienta informática de este tipo.

¿Qué es la gestión de procesos de negocios?

La gestión de procesos de negocio es conocida por su denominación en inglés como business process management y, más comúnmente, por las siglas BPM (acrónimo del término en lengua inglesa).

Ahora bien, ¿qué es BPM? Pues, como concepto corresponde a una disciplina enfocada en una gestión empresarial compuesta de metodologías y tecnologías. Específicamente, tiene como objetivo principal mejorar el desempeño, para alcanzar la eficiencia de los procesos de negocio de una organización.

El BPM propone el diseño, modelado, organización, documentación y optimización que debe ser constante para que obtener los resultados esperados. Es por esto que puede ser descrito como mejora continua de procesos.

Asimismo, el BPM representa una serie discreta de actividades, que pueden incluir personas, aplicativos, eventos de negocio, pasos, tareas y organizaciones.

¿Qué es un software de gestión de procesos de negocios (BPM)?

Ahora bien, un software especialmente diseñado bajo la denominación BPM es necesario para alcanzar estos desafíos, porque es lo que servirá como plataforma para poner en marcha la gestión de procesos de negocios.

Indudablemente, gracias a una herramienta de este tipo se integra recurso humano, contenido y aplicaciones empresariales, para conseguir un abordaje centrado en procesos y equipos multifuncionales.

Generalmente, las soluciones informáticas de BPM son amigables, intuitivas y enfocadas en las personas. Y es que, precisamente, están hechas para atender al concepto que las rige y estimular la mejora continua de los procesos de toda la organización.

Una herramienta de BPM administra todas las etapas de su ciclo de vida. En otras palabras, permite manejar desde el modelaje y optimización hasta la automatización, ejecución y monitorización.

Al ofrecer un mejor entendimiento del negocio, eficacia en los procesos y un impacto positivo sobre la planificación estratégica, un software de este tipo hace posible que el equipo humano sea más productivo, mejore la dirección de actividades complejas y se apoye la realización de los objetivos en datos conseguidos en tiempo real.

¿Para qué sirve un software de gestión procesos de negocios (BPM)?

Comúnmente, una herramienta informática de BPM es utilizada para:

  • Automatizar tareas repetitivas para liberar al personal para realizar otras labores de mayor valor añadido.
  • Aplicar el modelo de negocio a los procesos.
  • Obtener datos estadísticos que permitan el análisis de la gestión de los productos y servicios.
  • Potenciar el trabajo en equipo entre departamentos.
  • Mejorar la comunicación entre el personal.
  • Mantener sincronizadas a todas las personas involucradas en cada proceso.
  • Indicar rápidamente los procedimientos incompletos en cada proceso.
  • Incorporar documentos e información requerida para el flujo de trabajo, en el momento preciso y al departamento o persona adecuados.

Funciones del software de gestión de procesos de negocios (BPM)

Software de Gestión de Procesos de Negocios (BPM)

No todos los software de BPM son iguales. Pero aquellos que logran entrar en el estándar de buena calidad deben cumplir con algunas de las siguientes funciones:

  • Modelado de la arquitectura empresarial. Permite el diseño de los procesos de la cadena de valor end-to-end, con independencia de los departamentos, tareas o proyectos involucrados.
  • Integración de la gestión de proyectos. Se trata de compartir información y recursos para que los equipos de trabajo sean más eficientes en el manejo de los tiempos de ejecución.
  • Captura de datos, gestión y análisis. Contribuye con el manejo analítico y predictiva de la información. Esto abarca búsqueda de datos y la posibilidad de generar informes y gráficos en tiempo real.
  • Funciones colaborativas. Brinda la posibilidad de efectuar foros de discusión, acceder a documentos de forma compartida o la ejecución de tareas en equipo, gracias a interfaces que sean amigables y de fácil acceso.
  • Adaptabilidad para la ejecución on-premise o en la nube. Debería adaptarse a ambos entornos y garantizar que se pueda realizar la transición de uno a otro.
  • Medición y monitorización de KPI (key performance indicator) en tiempo real. Esto sirve a la toma de decisiones, porque permite acceder a información confiable y actualizada.
  • Gestión documental. Es ideal que pueda permitir esta gestión de forma rápida e intuitiva.
  • Movilidad. La dinámica laboral de hoy exige la adaptación a toda clase de dispositivos móviles para trabajar desde donde sea necesario.
  • Gestión adaptable de casos. Evita que los usuarios sean forzados al uso de unos flujos predefinidos.
  • Visualización de la información. Es preciso que muestre con claridad procesos y procedimientos internos de un negocio, mediante el uso de gráficas y diagramas.
  • Compatibilidad con otras herramientas. Es fundamental que pueda contribuir con el funcionamiento de otros software y viceversa.

Ventajas de utilizar un software de gestión de procesos de negocios (BPM)

El uso de una herramienta informática de BPM puede reportar ventajas como:

  • Ahorrar recursos, dinero, tiempo y esfuerzo.
  • Ver los obstáculos y puntos de mejora.
  • Acrecentar la eficiencia.
  • Incrementar la transparencia en los procesos.
  • Mejorar la comunicación en la empresa.
  • Mejorar seguridad que aporta a su empresa.
  • Proporcionar un mayor control de los procesos.
  • Potenciar la organización.
  • Mejorar de la atención al cliente.
  • Disminuir los riesgos.
  • Comprobar continuamente los niveles de eficiencia de la organización.
  • Aumentar el ROI (return on investment).

¿Cómo elegir el mejor software de gestión de procesos de negocios (BPM)?

Antes de tomar la decisión de adquirir de un software de backup es preciso tomar en cuenta:

  • Las necesidades reales de la organización.
  • El número de usuarios que emplearán la herramienta.
  • Si el software se usará de manera local o internacional.
  • Es preciso decidir si se preferirá una solución alojada en la nube o si se usará en servidores locales. La primera sirve si se requiere una herramienta que permita la colaboración entre los usuarios, sobre todo a distancia. La segunda opción funciona si la conexión a Internet no es tan eficiente.
  • La compatibilidad de la herramienta con otros software usados por la empresa también es un factor a considerar.
  • Es buena idea preferir un software de interfaz amigable e intuitiva, así como aquel que no signifique una complicación en cuanto a su uso.
  • Lo ideal es escoger una herramienta informática que permita medir y controlar la trazabilidad de los procesos en tiempo real.
  • La herramienta debe permitir a sus usuario acceder a las actualizaciones, los datos, reportes e informes sin inconveniente.

Recomendaciones para la implantación de un software de gestión de procesos de negocios (BPM)

Software de Gestión de Procesos de Negocios (BPM)

  1. Es importante tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización, porque esto permite un marco necesario para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existen elementos que se ignoren sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para disipar las dudas y sacar a la luz cualquier inconveniente, sobre todo en aquellos sectores que más se verán impactados por la implantación del software.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante, especialmente con el de aquellos que estarán más involucrados con la nueva herramienta.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. Es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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