Guía de software de gestión de base de datos: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de gestión de base de datos … Alcanzar el éxito de una empresa en un mercado cada vez más reñido, no es tarea fácil. Implica tomar decisiones acertadas para no perder tiempo, esfuerzo y dinero. Para lograrlo, es preciso partir del análisis de informaciones correctas y bien organizadas. En este contexto surge como un verdadero aliado el software de gestión de base de datos.

Indudablemente, elegir una herramienta de este tipo no es una opción ni un lujo, es una necesidad. Ahora bien, implantar un programa informático como este tiene un impacto importante dentro de la organización.

Adquirir un software de gestión de base de datos implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe brindar beneficios. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir una solución informática como esta no solo afecta el presupuesto. En ese caso, las consecuencias también podrían recaer en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de gestión de base de datos no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es un software de gestión de base de datos, también se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta de este tipo.

Sumado a eso, se aportan algunas recomendaciones que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué es un software de gestión de base de datos?

software de gestión de base de datos

En las actualidad, las empresas optan cada vez más por un enfoque data driven o aquel impulsado por datos. Esto quiere decir que sus decisiones estratégicas no son tomadas al azar, sino que parten más bien del análisis de la información.

Justamente, del requerimiento de manejar hábilmente los datos, surge la idea de poder contar con herramientas que permitan organizar cabalmente esas informaciones.

El mundo de la informática pone a disposición de las empresas los llamados software de gestión de base de datos, administradores de datos, sistemas gestores de bases de datos (SGBD), sistemas manejadores de bases de datos o data base management system (DBMS).

Todos esos términos responden a un conjunto de programas dirigidos a manejar bases de datos. De esta manera, su objetivo final es poder servir de interfaz entre el usuario y la información.

Más específicamente, gracias a este tipo de software se pueden gestionar bases de datos. En otras palabras, es posible: almacenar, modificar y acceder a la información. Además, estas herramientas poseen recursos que permiten analizar, consultar y generar reportes.

Igualmente, la utilización de estos software supone ventajas al momento de construir y definir la base de datos a diferentes niveles de abstracción para distintas aplicaciones. Y es que facilitan los procesos y también su mantenimiento.

Componentes de un software de gestión de base de datos

Por lo general, los software de gestión de base de datos cuentan con componentes como estos:

  • Motor de la base de datos
    Responde a las solicitudes de otros de sus subsistemas. Luego, las convierte en su equivalente físico y accede a la base de datos, así como al diccionario de datos en el dispositivo de almacenamiento.
  • Subsistema de definición de datos
    Ayuda a crear y mantener el diccionario de datos. También define la estructura del fichero que soporta la base de datos.
  • Subsistema de manipulación de datos
    Permite añadir, cambiar y borrar información de la base de datos y la consulta para extraer información. Suele ser la interfaz principal a la que accede el usuario para ingresar a la base de datos. Permite al usuario especificar sus requerimientos de información desde un punto de vista lógico.
  • Subsistema de generación de aplicaciones
    Corresponde al subsistema que contiene utilidades para ayudar a los usuarios en el desarrollo de las aplicaciones. Usualmente, ofrece pantallas de entrada de datos, lenguajes de programación e interfaces.
  • Subsistema de administración
    Este subsistema hace posible gestionar la base de datos, ofreciendo funcionalidades como almacenamiento y recuperación, así como la gestión de la seguridad. También contribuye con la optimización de preguntas, control de concurrencia y gestión de cambios.

Funciones de un software de gestión de base de datos

El software de Gestión de Bases de Datos cumple con ciertas funciones:

  • Definición: la lleva a cabo una parte del sistema llamada Lenguaje de Definición de Datos. Permite describir los elementos de los datos, sus interrelaciones, sus estructuras y sus validaciones interna y externamente.
  • Manipulación: el Lenguaje de Manipulación de Datos es la parte del sistema que realiza esta función. Ayuda a buscar, modificar, añadir y borrar los datos.
  • Utilización: hace posible cargar archivos, modificar la capacidad de los registros, hacer copias de seguridad y proteger el sistema de accesos no autorizados.
  • Seguridad: debe resguardar los datos frente a ataques o simplemente impedir el acceso a usuarios no autorizados.
  • Recuperación y restauración de datos: esto es clave, especialmente, ante un posible fallo.
  • Acceso controlado: contar con un protocolo particular para que no todo el mundo pueda entrar al sistema. Además, debe poder definirse cierta permisología para los usuarios de acuerdo a su rol.
  • Uso múltiple: significa que varios usuarios deben tener la posibilidad de entrar al sistema de manera simultánea.

Tipos de software de gestión de base de datos

Existen diferentes tipos de software de gestión de base de datos. No obstante, pueden clasificarse de acuerdo al criterio que rige su función principal:

  • Relacional. Es uno de los más empleados por ser amigable en cuanto a su uso. Comúnmente, permite almacenar los datos en tablas y encontrar vinculaciones entre ellos.
  • De archivo plano. Es uno de los gestores más sencillos. Están disponibles en formato binario y en otro que puede ser entendido por usuarios no expertos en programación. Es ideal para mantener la configuración del software.
  • Jerárquico. Basado en el modelo de árbol padre-hijo. Es muy utilizado en el manejo de información descriptiva. Por ejemplo, características o atributos.
  • En red. Es flexible. Fue muy popular, pero ahora se usa cada vez menos, porque el proceso de búsqueda de un dato en particular es muy complicado en este caso.
  • Orientado a objetos. Son aquellos en los que el dato y el atributo funcionan como una sola unidad.
  • Mixto. Capaz de combinar características de los tipos antes mencionados. Por ejemplo: relacional orientado a objetos.

¿Por qué una empresa deben usar un software de gestión de base de datos?

software de gestión de base de datos

En términos prácticos, los software de gestión de base de datos permiten efectuar una serie de tareas que sirven para el desarrollo de actividades clave para la empresa. Específicamente, contribuyen a:

  • Crear y gestionar los datos de la organización.
  • Almacenar la información cabalmente.
  • Editar los datos, ya sea modificarlos o eliminarlos.
  • Agregar nuevos datos en las tablas existentes.
  • Acceder a los datos ya ingresados en las tablas registradas.
  • Crear relaciones entre los datos al permitir que tablas diferentes se vinculen entre sí.
  • Esas acciones, que ayudan a realizar estos software, contribuyen en preparar informes, calcular estimaciones de ventas, crear facturas para los clientes, etc.

Del mismo modo, gracias al manejo que permiten estas herramientas informáticas con respecto a los datos, es posible efectuar labores como administrar inventarios de productos, cuentas de clientes, fondos de bibliotecas e, incluso, sitios web.

En general, dichas acciones son las que posibilitan, entre otros aspectos, llevar a cabo una mejor toma de decisiones, ya sea de cara a retos extraordinarios o asuntos cotidianos.

Beneficios puntuales del software de gestión de base de datos

Ahora bien, más allá de sus funciones, este tipo de herramienta informática ofrece ciertas ventajas, entre las que se encuentran:

  • Proporcionar facilidades en lo que se refiere a la manipulación de datos, sobre todo cuando se trata de grandes volúmenes.
  • Simplificar la programación de equipos de consistencia.
  • Garantizar que los cambios de la base de datos sean siempre consistentes, cuando se manejan políticas de respaldo adecuadas.
  • Organizar los datos con un impacto mínimo en el código de los programas.
  • Reducir los tiempos de desarrollo.
  • Evitar la pérdida de datos al proveer interfaces y lenguajes de consulta que resuelven la recuperación de los mismos.

Consideraciones para la elección de un software de gestión de base de datos

La elección de una herramienta informática dirigida a gestionar bases de datos debe hacerse meticulosamente. Es importante considerar factores específicos como:

  • Uso amigable. Todos los empleados deben poder utilizarla sin inconveniente, tanto los integrantes del equipo de TI como los del departamento de marketing, recursos humanos, administración, etc.
  • Visualización y presentación. Debe ofrecer la posibilidad de mostrar y analizar los datos almacenados, particularmente para la realización de informes.
  • Seguridad. Es indispensable que la herramienta garantice que los datos almacenados se mantengan resguardados de cualquier tipo de pérdida o daño.
  • Funcionalidad. El software debe ser capaz de cumplir con las necesidades y objetivos de la empresa.

Recomendaciones para la implantación del software de gestión de base de datos

software de gestión de base de datos

  1. Es importante tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización, porque esto permite un marco necesario para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existen elementos que se ignoren sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para disipar las dudas y sacar a la luz cualquier inconveniente, sobre todo en aquellos sectores que más se verán impactados por la implantación del software.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. No todo el equipo humano recibirá con los brazos abiertos el nuevo software. Por eso, es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante, especialmente con el de aquellos que estarán más involucrados con la nueva herramienta.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos. En estos se puede involucrar al proveedor y al departamento de la empresa dedicado a esta tarea. Aunque lo ideal es contar con asesores externos e imparciales que arrojen datos objetivos sobre el aporte del uso de la herramienta.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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