Guía de Software de Gestión de Activos de TI: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de Gestión de Activos de TI … Los activos de una empresa conforman su patrimonio. Por tal razón, deben ser inventariados, evaluados, controlados y mantenidos en perfectas condiciones. Los activos de TI no quedan por fuera de esto y para su eficiente gestión ya no bastan los procedimientos tradicionales.

En la actualidad, la gestión de los activos TI exige el uso de un software que simplifique ciertos procesos y agilice otros. No obstante, la adquisición de una herramienta de este tipo implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe tener retorno. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, equivocarse en una elección como ésta no solo afecta el presupuesto. En este caso, una mala decisión también puede influir en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de gestión de activos de TI no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es la gestión de activos TI, también se abordan las razones por las que es útil contar con una solución informática que le brinde soporte al conjunto de acciones que contempla.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección a la hora de escoger una herramienta informática de este tipo.

¿De qué se trata la gestión de activos de TI?

oftware de Gestión de Activos de TI

Para empezar, es preciso definir a que se refiere este término de gestión de activos TI. Específicamente, la Asociación Internacional de Gerentes de Activos de TI (International Association of IT Asset Managers) señala que la gestión de activos de TI o ITAM (del inglés IT Asset Management) es un “conjunto de prácticas de negocios que incorpora los activos de TI a las unidades de negocios dentro de la organización».

Este tipo de gestión se aplica al manejo del ciclo de vida de los activos de TI, lo que también abarca la toma de decisiones, tanto tácticas como estratégicas. Por lo general, la gestión de activos de TI va de la mano con las responsabilidades financieras, contractuales, de inventario y de gestión de riesgos.

Asimismo, es importante acotar que la gestión de activos de TI comprende absolutamente todos los elementos de software y de hardware ubicados en el entorno de la organización.

De igual forma, también suele llamarse a este conjunto de prácticas gestión de inventarios de TI, porque implica recopilar información detallada acerca de la existencia de hardware y de software. Los datos arrojados en este caso es lo que se usa posteriormente para tomar decisiones con respecto a las compras y el uso que se les da a dichos activos.

Los activos de hardware corresponden a computadoras, redes, servidores, impresoras, copiadoras, teléfonos fijos y móviles. En el caso de algunas industrias, el hardware también incluye automóviles, camiones y cualquier bien relacionado con los servicios de TI. En cuanto a los activos de software, se trata de: licencias, programas, cuentas de usuario, etc.

¿Qué es un software de gestión de activo de TI?

Ahora bien, no es recomendable llevar a cabo la gestión de activos de TI de forma manual, si realmente la meta es lograr que sea eficiente. En este punto entra en juego el sector del software, que ha creado soluciones informáticas bastante efectivas en este caso, como lo ha hecho en otros sectores empresariales.

Definitivamente, al usar este tipo de herramientas, gestionar servicios de TI, inventario de computadoras y activos de información, entre otros aspectos contemplados en esta área, no tiene por qué ser sinónimo de complicación.

Los software de gestión de activos de TI hacen posible llevar registros electrónicos y de metadatos destinados a apoyar las labores de seguimiento, clasificación y control de este tipo de bienes de la empresa. A la par, permiten manejar la depreciación, uso y ciclo del hardware y software.

Como ha sucedido con otras categorías de software, los referidos a la gestión de activos de TI pueden manejarse in situ o desde la sede la empresa. Pero también existen esas herramientas que hacen posible guarda y acceder a la información desde la nube, lo que ayuda a que sus usuarios puedan trabajar desde cualquier parte, siempre y cuando tengan conexión a Internet.

Pueden hallarse versiones de software de gestión de activos de TI de distinto tipo: las que exigen el pago de licencia, las gratuitas y las que ofrecen opciones de prueba. También están las desarrolladas de forma exclusiva para adaptarse a las necesidades particulares de una organización. A estas se suman las de software libre y las de código abierto.

La elección del software debe enfocarse en la medida de lo posible en los requerimientos de la organización. También deben considerarse los recursos con los que cuente para apoyarse en una herramienta de este.

¿Para qué sirve un software de gestión de activo de TI?

oftware de Gestión de Activos de TI

Puntualmente, una herramienta como el software de gestión de activos de TI se emplea para:

  • Registrar los dispositivos de la organización.
  • Identificar las ubicaciones los dispositivos.
  • Comparar los activos TI con las licencias de uso, usuarios activos e inactivos.
  • Analizar el rendimiento de los activos TI.
  • Programa los procesos de mantenimiento.
  • Calcular el deterioro de los activos TI.
  • Controlar el inventario de activos de TI.
  • Predecir los costos del gasto de TI.
  • Identificar unidades críticas en la planeación de proyectos de TI.
  • Resolver la discontinuidad del conocimiento originado en la rotación del personal.
  • Asegurar el cumplimiento de TI al contar con un inventario cabal.
  • Ofrecer una visión sobre los activos utilizados en cualquier requerimiento.

Características del software de gestión de activos de información

Un software de gestión de activos de TI de buena calidad puede cumplir con algunas de las siguientes características:

  • Mantiene actualizada la información de los activos de TI.
  • Permite llevar el registro y gestión de los puestos de trabajo y de los dispositivos de red dentro de la organización.
  • Ofrece detección en base a agentes y detección sin agentes.
  • Revela el incumplimiento de licencias y el uso de software no autorizado.
  • Envía alertas por correo electrónico cuando se incumple con las licencias.
  • Mide el uso de las aplicaciones como parte de la gestión de licencias.
  • Registra los tipos de licencia más comunes de forma predeterminada.
  • Define una lista de verificación del software que cumple con la licencia.
  • Contribuye con la gestión de compras: emite órdenes y registra los detalles más importantes.
  • Permite realizar la gestión del ciclo de vida de los activos completamente.
  • Emite informes sobre el estado real de los activos con datos obtenidos en tiempo real.
  • Ofrece información sobre la propiedad de los activos de TI y del inventario tanto del hardware como del software.
  • Almacena y canaliza la administración, desde un solo lugar, de todos los elementos de la configuración: instalaciones de software, TI, servicios, personas, documentos, etc.

Ventajas de utilizar un software de gestión de activos de TI

El uso de un software de gestión de activos de TI puede traducirse en ventajas como:

  • Potencia la calidad de los servicios de TI.
  • Mejorar el uso de los activos.
  • Ahorra dinero en adquisición, instalación y mantenimiento de la tecnología.
  • Permite tomar mejores decisiones de compra.
  • Define los planes de redistribución de activos.
  • Eleva el conocimiento con respecto al costo, garantías, contratos de mantenimiento, etc., asociado a los activos.
  • Mejora los procesos de retiro y disposición.
  • Contribuye al cumplimiento de las licencias de software.
  • Minimizar riesgos con software actualizado.
  • Ayuda a cumplir con los requerimientos regulatorios.

Factores a considerar antes de adquirir un software de gestión de activos TI

Antes de seleccionar de forma definitiva una herramienta informática enfocada en la gestión de activos TI es preciso tomar en cuenta algunos aspectos. Entre ellos:

  • Es recomendable primero determinar los requerimientos de la empresa en la materia de gestión de activos TI y a partir de allí elegir un software que verdaderamente responda a los mismos.
  • No debe adquirirse un software que sea difícil de implementar y mucho menos uno que sea difícil de operar.
  • El software elegido debe soportar hardware, software y activos no relacionados con TI.
  • Si el uso del software de activos de TI implica que se debe introducir manualmente cada uno de los activos, es mejor no elegir esa herramienta. Será una complicación posteriormente y, por lo tanto, una mala inversión.
  • La inversión en la herramienta debe ser equivalente a las ventajas que ofrece la misma, no menos que eso.
  • Si no se está seguro de qué herramienta adquirir después de una primera búsqueda, es recomendable utilizar un software que ofrezca una versión de prueba para experimentar.

Recomendaciones para la implantación de un software de gestión de activos TI

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Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
    Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  6. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  7. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  8. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  9. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  10. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  11. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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  • A través de las Reseñas podrás valorar las experiencias individuales de los usuarios con respecto a este producto.
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  3. Una vez dentro de la ventana de Comparar Software puedes desmarcar productos haciendo clic en el ícono de la X.
  4. Cuando hayas escogido todos los software de tu interés, pulsa el botón Comparar.
  5. Accederás a un recuadro con todos los datos que te permitirá contrastar las características de los software que seleccionaste previamente.

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