Guía de Software de Gestión Ágil de Proyectos: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de Gestión Ágil de Proyectos … Aunque es lo que se aspira cuando se asume un proyecto, no siempre se pueden desarrollar de la misma manera o seguir parámetros tradicionales para alcanzar el objetivo que los impulsa. En este contexto, han surgido las metodologías de gestión ágil y los software que les sirven de plataforma.

Los software de gestión ágil de proyectos son excelentes aliados cuando el proyecto que se desarrolla se ve condicionado por la incertidumbre y los procedimientos tradicionales no se ajustan a la situación.

Ahora bien, adquirir un software de gestión ágil de proyectos implica saber con claridad lo que se necesita y realizar una inversión que, como cualquier otra, realmente debe brindar beneficios. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir una solución informática como esta no solo afecta el presupuesto. Las consecuencias también podrían recaer en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un programa informático de gestión ágil de proyectos no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de exponer, a grandes rasgos, de qué se trata la metodología ágil, también se abordan las razones por las que es útil contar con una solución que sirva de plataforma a los procesos que la sustentan.

Sumado a eso, se aportan algunas recomendaciones que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿De qué se trata la gestión ágil de proyectos?

Software de Gestión Ágil de Proyectos
Primeramente, es preciso definir: ¿qué es la gestión ágil de proyectos? También llamada agile project management (en inglés), el término corresponde a un conjunto de metodologías dirigidas a permitir el desarrollo de proyectos que precisan de una especial rapidez y flexibilidad en su proceso.

Especialmente, la gestión ágil de proyectos es aplicada en aquellos desarrollados que se llevan a cabo en entornos donde los niveles de incertidumbre son muy altos.

Vale decir que la gestión ágil de proyectos no es lo mismo que la gestión predictiva o tradicional de los proyectos, que define con detalle cuál es el producto entregable previsto a desarrollar.

La gestión ágil tiene como objetivo entregar un producto con el mayor valor posible para el cliente en un tiempo determinado. Para lograrlo se pone en marcha un ciclo de construcción repetitivo e incremental.

¿Qué es un software de gestión ágil de proyectos?

Comúnmente, la también denominada metodología agile es asociada a proyectos de base tecnológica. Y es que su origen está asociado a la búsqueda de modelos diseñados para mejorar el desarrollo de software.

En la actualidad, existen diferentes tipos de metodología ágil: Scrum, Kanban, Lean, XP programming, etc. Estas son adecuadas para empresas caracterizadas por manejarse en medio del constante cambio. Sobre todo funcionan en el caso de proyectos de gran complejidad.

En términos muy prácticos, un programa informático de gestión ágil es una herramienta de administración de proyectos diseñada para admitir una metodología del mismo nombre, ya sea Scrum, Kanban, Lean, XP programming u otros métodos ágiles híbridos.

¿Para qué sirve un Agile software?

Cuando se hace uso de una herramienta informática de gestión ágil, el producto final de un proyecto puede ser distinto al previsto en un principio. Sin embargo, gracias a los procesos de prueba y a que no se deja de trabajar de acuerdo a los requerimientos del cliente, ese producto final responde a sus exigencias.

Los software que sirven de plataforma a la metodología ágil también son apropiados en casos de emergencia. Se trata de esas situaciones en las que no se permite holguras de tiempo para realizar un proyecto de manera convencional.

Específicamente, este tipo de software proporciona elementos claves para la metodología ágil, dirigidos a canalizar acciones para lograr el objetivo planteado. Entre ellos, se cuentan:

  • Gestión de acciones: tableros, listas, que hacen posible desde el manejo de archivos y discusiones hasta registros y control de gastos.
  • Enfoque colaborativo: hace posible comunicar el progreso a los equipos locales y externos. Esto se debe a que comparte listas de tareas, comentarios y asignaciones.
  • Informes: una herramienta como esta permite hacer seguimiento y proyecciones referidas a los tiempos, métricas, análisis ágiles, reportes sencillos de entender, garantía de calidad y progreso. Esto se hace a través de recursos para evaluar el rendimiento y finanzas, así como para identificar y eliminar obstáculos.
  • Integraciones: son compatibles con otros software, lo que potencia su uso y alcance.

Funciones de un software ágil de proyectos

Software de Gestión Ágil de Proyectos

Las herramientas informáticas que se manejan con la metodología ágil se pueden usar de varias maneras. Todo depende de la manera en la que se canalice el enfoque orientado de forma ágil.

No todos los software de gestión ágil son iguales ni se manejan de la misma manera ni mucho menos ofrecen exactamente las mismas capacidades. Pero, por lo general, una herramienta de este tipo permite funciones como las siguientes:

  • Listas: permite establecer prioridades una y otra vez entre las historias de los usuarios. Casi siempre, basta con arrastrar y soltar las tarjetas de registro.
  • Tableros: muestran las historias de los usuarios. Para esto utiliza tarjetas, que hacen posible visualizar tareas y estados, entre otros.
  • Columnas: separa actividades, proyectos, etc. En estas se hacen cambios con solo mover tarjetas, a través de los carriles, simplemente con arrastrar y soltar.
  • Flujos de trabajo: pueden ser personalizados y se actualizan automáticamente en función de eventos específicos.
  • Iteraciones: contribuye a evaluar historias, establecer tareas y marcar prioridades.
  • Visualización del avance: ofrece una visión profunda y completa para estar al día con respecto al progreso del proyecto.
  • Gráfico de trabajo: administra el avance mediante el seguimiento del desempeño.
  • Gráfico de velocidad: determina la rapidez con la que labora el equipo. Esto ayuda a llevar a cabo un pronóstico sobre la cantidad de trabajo que puede ser culminada en cada iteración.

Beneficios de utilizar un software ágil de proyectos

El uso de los software que atienden a la metodología agile ofrecen ventajas como:

  • Permite responder con rapidez a los cambios. Contribuye a implementar soluciones sobre la marcha.
  • Ayuda a corregir fallas a tiempo. No es necesario llegar hasta el final. Se pueden replantear las acciones para retomar el rumbo.
  • Descarta labores infructuosas o redundantes. Ayuda a determinar las tareas que tiene prioridad, las secundarias y las innecesarias.
  • Canaliza mejor el esfuerzo y permite rendir el tiempo. Al visualizar mejor el trabajo y las prioridades se gana tiempo en atender lo que resulta ser más importante y exige acción inmediata.
  • Contribuye a optimizar el resultado final. Gracias a las entregas parciales se potencia el seguimiento y el control de las labores y el presupuesto. De hecho, el producto final corresponde a la suma de los productos parciales que ha evaluado el cliente a lo largo de todo el proyecto.
  • Aumenta la satisfacción del cliente. Este puede ser parte de cada una de las etapas del proceso y aportar tanto ideas como opiniones acerca de los avances que se le van entregando.

Consideraciones antes de elegir un software ágil de proyectos

Si bien los software que sirven para llevar adelante las metodologías Ágile parecen ser los salvadores en momentos en los que otros de tipo de herramientas más tradicionales no garantizarían el éxito, no todo es perfecto.

Este tipo de software tiene sus puntos débiles a considerar para saber utilizarlo y sacarle el mayor provecho posible:

  • Funciona mejor con equipos de número reducido de integrantes.
  • Es preciso que las tareas y sus plazos estén bien definidos.
  • No es buena opción para equipos de trabajos con integrantes de tipo junior o que estén apenas en formación.
  • Gran parte del éxito de su funcionamiento radica en la experiencia de los profesionales que integran el grupo de trabajo que lo utiliza.

Recomendaciones para la implantación del software de gestión de mantenimiento predictivo

Software de Gestión Ágil de Proyectos

  1. Es importante tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización, porque esto permite un marco necesario para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existen elementos que se ignoren sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para disipar las dudas y sacar a la luz cualquier inconveniente, sobre todo en aquellos sectores que más se verán impactados por la implantación del software.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante, especialmente con el de aquellos que estarán más involucrados con la nueva herramienta.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. Es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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