Guía de Software de ERP: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

ERP… Cuando se utiliza el software de ERP adecuado es posible ver como la gestión de recursos dentro de la empresa alcanza un nivel verdaderamente profesional. Sin duda, esto se traduce en diferentes beneficios.

Ahora bien, adquirir una herramienta de ERP implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe tener retorno. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, equivocarse en una elección como ésta no solo afecta el presupuesto. Una mala decisión también puede influir en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de ERP no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es un software de ERP, también se abordan las razones por las que es útil contar con una solución informática como esta.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué es un software de ERP?

Software de ERP

El software de Planificación de Recursos Empresariales es mejor conocido por el acrónimo de su denominación en inglés ERP (Enterprise Resource Planning).

En general, esta herramienta es un conjunto de sistemas de información que hacen posible la integración de ciertas operaciones dentro de una organización.

Específicamente, el programa de ERP, que funciona como un sistema integrado, tiene acceso a una base de datos centralizada y enlaza la contabilidad, la producción, el inventario, los envíos, la logística, entre otros departamentos de la empresa.

Los objetivos principales de un software como el ERP corresponden a brindar apoyo a los clientes, resolver los inconvenientes con rapidez y hacer posible una toma de decisiones más acertada, gracias a un correcto manejo de la información. Todo esto redunda en una reducción de costos.

Asimismo, debido a la complejidad que caracteriza su implantación y atendiendo a que su inversión, por lo general, no debe subestimarse, antes de elegir una herramienta de ERP es aconsejable considerar las dimensiones, la estructura y los procesos de la empresa.

Generalmente, un software de ERP es una herramienta que resulta más útil para las organizaciones de gran tamaño y las medianas que estén en crecimiento.

Para las pequeñas empresas siempre es más conveniente hacer uso de una herramienta de CRM (Customer Relationship Management, en inglés, o Gestión de las Relaciones con Clientes) acompañada de otros programas, en lugar de un ERP. Por lo menos hasta que se convierta en una empresa mediana.

Características de un software de ERP

Los software de ERP se distinguen de otros por poseer ciertas características particulares. Entre ellas se pueden mencionar:

  • Su funcionalidad está dividida en módulos, que pueden instalarse de acuerdo a los requerimientos de la empresa.
  • Suelen ser configurables. Los más avanzados cuentan con recursos de programación que permiten crear nuevos procesos.
  • Pueden ser genéricos o especializados.
  • Algunos de estas herramientas ofrecen soluciones en áreas complejas.
  • Es posible que trabajen con una estructura de constante evolución.
  • Se desempeñan de forma centralizada.
  • Se manejan con una base de datos única.
  • Los datos que gestionan son consistentes y completos.
  • Sus componentes interactúan entre sí y así logran consolidar las operaciones.
  • Exigen una reingeniería de procesos para su correcto funcionamiento.
  • Son ajustables a la dinámica de las empresas.
  • Puede trabajar con distintos clientes al mismo tiempo.
  • Se adaptan mediante la parametrización de su sistema.
  • Admite programar cambios de pantallas, informes, entre otros.

Tipos de software de ERP

Software de ERP

Los software de ERP se pueden clasificar de acuerdo a diferentes criterios:

  • Características de la empresa
    Vertical o especializado. Están diseñados para empresas y sectores con requerimientos específicos.
    Horizontal o generalista. Es más estándar y sirven en principio para cualquier empresa.
  • Código
    Abierto. Permiten el acceso a su código fuente de forma libre, lo que hace posible modificarlo de acuerdo a las necesidades de la empresa.
    Privado. Este no permite el acceso al código fuente. Sólo pueden ser modificados por sus desarrolladores.
  • Diseño
    A la medida. Creado para ajustarse fielmente a los requerimientos de la empresa. Suelen ser costosos.
    Predefinido. Con su diseño probado, es más sencillo de implantar. No obstante a que ya está estructurado, es personalizable. Significan una inversión monetaria menor que aquellos que se hacen a la medida.
  • Instalación
    A nivel local. En la propia empresa. Se limita al equipo donde se ubica este sistema.
  • En la nube
    Esto significa que permite acceso al programa desde cualquier dispositivo, siempre y cuando se tenga conexión a Internet.

Ventajas de implantar un software de ERP

Hacer uso de una herramienta informática como esta se traduce en diversos beneficios. Entre ellos se puede decir que:

  • Aporta más eficiencia en la distribución de la información entre los diferentes departamentos de la organización.
  • Contribuye con la alineación estratégica.
  • Hace posible un mayor control con respecto a lo que fue planeado y lo que se está ejecutando.
  • Sustituye trabajos manuales y repetitivos por procesos automatizados y más diligentes.
  • Aumenta la productividad y reduce los plazos de entrega.
  • Disminuye la inversión en tecnología, mano de obra, horas extras y los errores.
  • Facilita el manejo del stock, así como la compra y venta de mercancías.
  • Potencia la gestión tributaria y financiera.
  • Mejora los análisis de datos, porque los informes ofrecen mejor visibilidad de los resultados de las operaciones.
  • Ayudan a tomar decisiones más acertadas.

¿Cómo saber si una empresa necesita de un software de ERP?

Puntualmente, solo hace falta hacerse unas pocas preguntas para saber si realmente una organización requiere del uso de una herramienta informática de este tipo. Y es que si la mayoría de las respuestas a las siguientes interrogantes son afirmativas ha llegado la hora de adquirir un ERP.

  1. ¿La empresa está creciendo?
  2. ¿Los software que utiliza la organización de forma individual se quedan cortos al momento de intentar lograr el funcionamiento esperado?
  3. ¿La información de la empresa casi siempre se dispersa?
  4. ¿Los datos de la organización pocas veces logran estar actualizados?
  5. ¿El departamento de atención al cliente cumple las metas a medias?
  6. ¿La competencia parece funcionar más hábilmente?
  7. ¿La empresa se está quedando atrás en el mercado?

Recomendaciones para la implantación del software de ERP

Software de ERP

  1. Es importante tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización, porque esto permite un marco necesario para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existen elementos que se ignoren sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para disipar las dudas y sacar a la luz cualquier inconveniente, sobre todo en aquellos sectores que más se verán impactados por la implantación del software.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. No todo el equipo humano recibirá con los brazos abiertos el nuevo software. Por eso, es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante, especialmente con el de aquellos que estarán más involucrados con la nueva herramienta.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos. En estos se puede involucrar al proveedor y al departamento de la empresa dedicado a esta tarea. Aunque lo ideal es contar con asesores externos e imparciales que arrojen datos objetivos sobre el aporte del uso de la herramienta.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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