Guía de software de encuesta: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Es imposible avanzar hacia el éxito cuando se desconoce la opinión y preferencias del target objetivo. Tradicionalmente, las encuestas han sido el instrumento ideal para conocer ese tipo de información de primera mano.

Ahora bien, los tiempos que corren exigen rapidez. Es por esto que el software para realizar encuestas se ha vuelto indispensable en estos casos. Sin embargo, no se puede perder de vista que implantar un programa informático de este tipo tiene un impacto importante dentro de la organización.

Adquirir un software para hacer encuestas implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe brindar beneficios. De lo contrario, se traduciría en perdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir un software como este no solo afecta el presupuesto. En ese caso, las consecuencias también podrían recaer en el equipo humano dedicado a estos asuntos de la empresa y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software para encuestas no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es un software de encuestas, también se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta de este tipo que resulte adecuada para alcanzar los objetivos del negocio.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

Programas para hacer encuestas: ¿de qué se trata?

software de encuesta

Si bien las redes sociales permiten hacer encuestas, las herramientas informáticas diseñadas para este propósito específico siguen siendo una opción más completa y más confiable para empresas.

Las herramientas para hacer encuestas pueden contar con una serie de complementos que hacen posible más que el diseño y aplicación de un formulario para lograr respuestas sobre un determinado tema.

Los software para crear encuestas (online y offline), ya sean gratuitos o que exijan el pago de una licencia, no solo son utilizados por empresas de gran tamaño. Las medianas y pequeñas compañías, así como profesionales independientes, pueden hallar una herramienta de este tipo que se ajuste a sus requerimientos.

¿Para qué sirven los software de encuestas?

Comúnmente, los software para encuestas son utilizados para obtener comentarios de los clientes y percepciones de los prospectos con respecto a productos y servicios. De igual forma, captan opiniones de los empleados para medir el clima organizacional.

Una plataforma de encuestas también sirve a los departamentos de marketing y relaciones públicas para captar la visión de los asistentes a un evento, antes, durante y después de llevarlo a cabo. Eso, entre otros usos.

Algunas empresas utilizan la opción de las plataformas de encuestas pagas por Internet que le permiten a los usuarios de la red de redes registrarse y tomarse el tiempo para expresar su opinión sobre un asunto determinado, a cambio de recibir dinero por esto.

Los programas de este tipo se han ido perfeccionando con el paso del tiempo para hacer de forma más eficiente las encuestas. App diseñadas con este objetivo son cada vez más comunes.

Las aplicaciones para hacer encuestas permiten gestionar formularios digitales para dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes y tabletas, usando diferentes sistemas operativos (Android, iOS y Web).

Funciones del software de encuestas

Los programas que pertenecen a esta categoría son más que un creador de encuestas. Aunque no todos los software son iguales ni se desempeñan de la misma manera, los mejores cumplen con la mayoría de las siguientes funciones:

  • Diseñar la encuesta de forma cabal: ayudan a crear el formulario atendiendo a un diseño que tenga probabilidades de ser efectivo.
  • Personalizar la presentación de la encuesta: desde incluir el logotipo de la empresa hasta definir el tipo de fuente y los colores.
  • Considerar la experiencia del receptor: un programa para hacer encuestas propone la mejor manera de llegar a su destinatario para que la misma tenga más posibilidades de ser respondida completamente.
  • Enviar la encuesta por distintas vías: puede ser a través de la web, el correo y las redes sociales.
  • Analizar los resultados: ayudan a ver, filtrar y comparar los datos obtenidos luego de enviar la encuesta.
  • Exportar los datos: permiten descargar la información o exportarla en programas software de análisis estadístico o de business intelligence.
  • Reportes personalizados: cuentan con filtros para ajustar los informes considerando los datos que realmente resultan de interés.
  • Trabajar de forma colaborativa: compartir encuestas, datos y recursos, sin poner en riesgo la seguridad de la información.
  • Funciones más complejas: algunos de estos software hacen posible incluir preguntas condicionales, usar la lógica de exclusión, pruebas AB, entre otros.
  • Contar con una aplicación móvil: que posibilita crear, enviar y analizar resultados.

Beneficios del uso del software de aplicación de encuestas

software de encuesta

Las herramientas informáticas para la creación y aplicación de encuestas aportan múltiples beneficios a las empresas. Entre las ventajas que trae consigo el uso de programas para hacer encuestas se pueden señalar que:

  • Implican poca inversión monetaria: son un recurso económico en materia de producción y difusión.
  • Ahorran tiempo: permiten un método rápido de recabar información para los estudios de mercado.
  • Aportan valor: la información que ayudan a obtener se traduce en mejores productos, servicios y procesos.
  • Representan un método flexible: en cuanto al diseño y su contenido, así como en lo referente a los tipos de preguntas que pueden utilizarse.
  • Ofrecen veracidad de la información: por lo general, lo medios online permiten a los encuestados desinhibirse mucho más y expresar sus opiniones con libertad.
  • Brindan comodidad al encuestado: esto permite que aumente la tasa de participación y el índice de respuestas.
  • Se traducen en más accesibilidad para el encuestado: puede acceder desde distintos tipos de dispositivos.
  • Significan un mayor alcance: al ser digitales es más sencillo llegar a un mayor número de encuestados.
  • Mejoran la relación con los clientes: ya sea que se trate de encuestados internos (empleados) o externos (compradores habituales o prospectos), poder conocer lo que piensan y utilizar esa información siempre sumará a ese vínculo que existe entre ellos y la empresa.
  • Contribuyen con el medio ambiente: se reduce considerablemente el uso de papel, a diferencia del método tradicional de realizar las encuestas.

¿Cómo elegir el mejor software para encuestas?

Ante la amplia paleta de opciones que existe en lo que respecta al software de encestas, es común que surja la pregunta: ¿cómo hacer la mejor elección? ¿Cuál de todos es el mejor? La verdad existen varios de muy buena calidad.

Para hacer la mejor elección es preciso considerar que:

  • Deben tenerse presentes los requerimientos específicos de la empresa con respecto a esta labor.
  • Es importante que la forma en que el software plantea las preguntas sea clara y precisa.
  • La herramienta debe contar con preguntas básicas y listas para usarse.
  • La solución debe tener plantillas predeterminadas con preguntas para ahorrar tiempo.
  • El software permite hacer encuestas personalizadas.
  • La plataforma seleccionada pueda ofrecer informes en tiempo real para determinar si algo está saliendo mal.
  • El programa contribuye de forma eficiente a la hora de procesar los datos para efectuar el análisis de forma más rápida.

Recomendaciones para la implantación del software de encuestassoftware de encuesta

  1. Es importante tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización, porque esto permite un marco necesario para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existen elementos que se ignoren sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para disipar las dudas y sacar a la luz cualquier inconveniente, sobre todo en aquellos sectores que más se verán impactados por la implantación del software.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante, especialmente con el de aquellos que estarán más involucrados con la nueva herramienta.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. Es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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Evalúa cada software

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  • A través de las Reseñas podrás valorar las experiencias individuales de los usuarios con respecto a este producto.
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  3. Una vez dentro de la ventana de Comparar Software puedes desmarcar productos haciendo clic en el ícono de la X.
  4. Cuando hayas escogido todos los software de tu interés, pulsa el botón Comparar.
  5. Accederás a un recuadro con todos los datos que te permitirá contrastar las características de los software que seleccionaste previamente.

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