Guía de software de contabilidad: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de Contabilidad … La contabilidad de una empresa es cardinal para su funcionamiento. De hecho, gran parte de su éxito depende de que este proceso se lleve a cabo cabalmente.

En la actualidad, el sector del software ofrece multiplicidad de opciones para realizar los procesos contables de una forma más rápida y efectiva. Ahora bien, implantar un programa informático de este tipo tiene un impacto importante dentro de la organización.

Adquirir un software de contabilidad implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe tener retorno. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, equivocarse en una elección como ésta no solo afecta el presupuesto. También puede influir en el equipo humano del departamento de contabilidad y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de contabilidad no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, en qué consiste el software de Contabilidad, también se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta como esta.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué es el software de contabilidad?

software de contabilidad

En el pasado, el manejo del sistema contable de las compañías era asociado a métodos engorrosos, que requerían de mucha dedicación, paciencia y organización. Especialmente, el orden era una de sus claves en medio de tantos archivos y papeleos.

Con la llegada de la contabilidad electrónica todos esos adjetivos nada alentadores que caracterizaban a esta área administrativa de las empresas y sus respectivas tareas se han ido esfumando. Y es que ahora, gracias a la informática, se habla de procedimientos más bien manejados con rapidez y efectividad.

Actualmente, el uso de un programa para llevar la contabilidad se traduce en la sistematización y simplificación de las labores del departamento contable de la compañía.

Hoy, existe una amplia gama en lo que respecta a la oferta de este tipo de software. Empresas grandes, medianas y pequeñas, así como profesionales independientes, aprecian las bondades de los programas de contabilidad.

¿Qué decir de los programas de facturación? Gozan de cierta popularidad entre las grandes corporaciones, que no lo piensan dos veces a la hora de adquirir una licencia, porque han comprendido sus ventajas.

Las pequeñas y medianas empresas o pymes, con una capacidad de inversión un poco más limitada, también usan herramientas informáticas de facturación, más simples, económicas y hasta gratuitas, que les permiten acceder a los beneficios de la tecnología con respecto a esta labor.

¿Para qué sirve el software de contabilidad?

Ahora bien, ¿por qué adquirir un software contable? Pues, un programa informático de este tipo sirve para registrar y procesar las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva.

Una solución informática de esta categoría permite manejar las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Además, ayuda a gestionar el control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, entre otros.

Lo mejor de todo es que este tipo de solución informática solo requiere de ingresar la información, como las pólizas contables, ingresos y egresos, entre otros datos, para que sean efectuados los cálculos requeridos.

Generalmente, un software de este tipo contribuye a:

  • Centralizar y simplificar la información y los procedimientos para su control.
  • Hacer seguimiento y control de las obligaciones contables, legales y fiscales.
  • Supervisar ingresos y egresos para verificar el estado financiero de la empresa.
  • Elaborar informes o reportes destinados a ofrecer datos concretos para la toma de decisiones.

¿Cómo funciona el software de contabilidad?

software de contabilidad

El funcionamiento de un programa para contabilidad depende del nivel de complejidad que presente. Algunos son muy intuitivos, sencillos y cumplen con tareas básicas. Otros, por el contrario, pueden ser más complejos y requerir de un cierto entrenamiento previo para su uso.

Están los software de contabilidad libres, open source, los que exigen pago de licencia y los gratuitos. También están aquellos que brindan periodos de prueba para comprobar sus capacidades.

Dentro de esta gama de soluciones informáticas, están las hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Google Spreadsheets, que son bastante sencillas, pero que pueden adaptarse a casi todas las necesidades básicas de la contabilidad.

Asimismo, están los software de contabilidad comercial que permiten manejar casi todas las necesidades contables de una pequeña y mediana organizaciones. Por lo general, son personalizables e incluyen gráficas que resumen datos, así como informes para visualizar el estado de la empresa.

El software de contabilidad para organizaciones de grandes dimensiones suele integrar su función principal a otros servicios prestados por el mismo programa. Entre ellos, la gestión del flujo de trabajo, la inteligencia de la empresa y la planificación de proyectos.

También existen software de contabilidad personalizados o creados para ajustarse a los requerimientos específicos de una empresa. Pueden ser desarrollados por los mismos departamentos de tecnología de la organización o por un tercero. Esto sucede cuando las características de la compañía son muy particulares. Por lo tanto, su funcionamiento será igual de singular. Pero esta no es la norma.

Ventajas de utilizar un software de contabilidad

¿Cuáles son los beneficios de usar un programa para atender la contabilidad de una empresa? Pues, en la medida de sus capacidades, se evidenciará su utilidad y sus ventajas.

Comúnmente, las soluciones informáticas destinadas a labores contables hacen posible:

  • Mejorar el servicio que se le brinda a los clientes.
  • Consolidar las relaciones con los proveedores y la comunidad financiera.
  • Lograr un mayor rendimiento de las inversiones de los accionistas.
  • Contar con información oportuna.
  • Simplificar tareas y ahorrar tiempo.
  • Aumentar la productividad del departamento de contabilidad y otras áreas de la empresa.
  • Obtener mayor exactitud en los cálculos.
  • Reducir el margen de error en las tareas del departamento de contabilidad.
  • Optimizar la toma de decisiones basada en información más exacta y actualizada.
  • Agilizar la elaboración de documentos administrativos claves como facturas, estados mensuales de cuentas por cobrar a clientes, cheques de nóminas y estados de ingresos de los empleados, entre otros.

Factores a considerar antes de adquirir un software de contabilidad

Antes de tomar una decisión definitiva con respecto a una herramienta contable, es importante asegurarse de que pueda:

  • Responder a los verdaderos requerimientos de la empresa.
  • Ajustarse a la estructura de la organización y sus departamentos.
  • Adaptarse a los cambios y permitir la actualización por lo menos por los siguientes cuatro años.
  • Generar informes con la información obtenida de forma eficiente y clara.
  • Tener un funcionamiento fácil de aprender.
  • Acoplarse a los procesos de la empresa.
  • Implantarse en la organización en un tiempo prudencial.

Recomendaciones para la implantación del software de contabilidad

  1. Es importante tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización, porque esto permite un marco necesario para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existen elementos que se ignoren sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para disipar las dudas y sacar a la luz cualquier inconveniente, sobre todo en aquellos sectores que más se verán impactados por la implantación del software.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. No todo el equipo humano recibirá con los brazos abiertos el nuevo software. Por eso, es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante, especialmente con el de aquellos que estarán más involucrados con la nueva herramienta.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos. En estos se puede involucrar al proveedor y al departamento de la empresa dedicado a esta tarea. Aunque lo ideal es contar con asesores externos e imparciales que arrojen datos objetivos sobre el aporte del uso de la herramienta.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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