Guía de software de contabilidad para pymes: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de contabilidad para pymes… La grandeza de una empresa no está en su tamaño, sino en la calidad de su gestión. Sin importar que una empresa sea pequeña en número de empleados debe llevar a cabo cabalmente sus acciones para alcanzar sus objetivos. La contabilidad es uno de esos aspectos que resultan vitales a nivel empresarial.

Ahora bien, llevar esta tarea adelante implica contar con un software de contabilidad, sin importar que se trate de una pyme. No obstante, elegir una herramienta de este tipo no debe hacerse a la ligera.

Como sucede con la adquisición de otros software, en el caso de un programa informático de gestión de auditoría externa también se trata de una inversión. Si no funciona o no es de buena calidad, esta elección se podría traducir en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir un software como este no solo afecta el presupuesto. Las consecuencias podrían entorpecer el logro de objetivos. También podría recaer en el rendimiento equipo humano que lo utiliza.

De igual forma, es recomendable conocer las claves que permitan que su implantación sea la más adecuada.

En las siguientes líneas, se repasa, a grandes rasgos, en qué consiste la contabilidad, de la contabilidad de una pyme y de qué se trata el software que lo soporta. También se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta de esta categoría.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿A qué se refiere la contabilidad para pymes?

software de contabilidad para pymes

Primero es importante saber a qué se refiere el concepto de contabilidad. Por lo general, este proceso consiste en recopilar la documentación contable: libro mayor, nómina, informes, métodos de control de inventarios, presupuesto financiero, ingresos, gastos, cobros, pagos, factura (digital y física).

Asimismo, la contabilidad abarca realizar asientos contables de cada documento, conciliar los bancos, y revisar las distintas cuentas y saldos para tener la certeza de que no existen apuntes duplicados o inexactos.

¿Qué factor determina que una empresa pueda considerarse grande o pyme? Básicamente, una microempresa tiene menos de 10 trabajadores. Una pequeña tiene entre 10 y 50 empleados. Una mediana, entre 50 y 250 integrantes. Obviamente, la grande cuenta con un equipo de 250 integrantes en adelante.

Ahora bien, ¿por qué es distinta la contabilidad en pymes en comparación con aquellas de gran tamaño? En realidad, esencialmente no debe haber diferencia. Por supuesto que manejar las cuentas de una empresa grande implica una organización a nivel administrativo que exige procedimientos que vayan a la par de sus dimensiones. No obstante, una pyme, sobre todo una que aspira a tener crecimiento, debe llevar en orden este sector con el mismo esmero. Y es que la grandeza de una organización no está en su tamaño, sino en su gestión.

De igual forma, todo tipo de empresa requiere de una herramienta informática especializada en contabilidad que le permita agilizar estos procesos de administración. Este tipo de programa debe ajustarse a los requerimientos de la organización en cuestión.

Software de contabilidad para pymes: ¿de qué se trata?

Afortunadamente, los software de contabilidad son unos de los más demandados por las empresas. Por lo tanto, esto también hace que haya una respuesta en esa materia para este requerimiento.

Existen diferentes opciones en el mercado. Desde aquellos que exigen el pago de una licencia hasta los gratuitos. Desde aquellos diseñados especialmente para las organizaciones hasta los que ya están prediseñados y están hechos para cumplir estrictamente con su función.

¿Cuál es mejor? ¿Cuál elegir? Es el que mejor responda a las características de las empresas, su presupuesto y sus necesidades.

¿Para qué sirve un sistema de contabilidad para pyme?

software de contabilidad para pymes

Los software para pymes deben poder responder a los siguientes requerimientos:

  • Simplificar y controlar la información financiera de la compañía. No importa si son microempresas.
  • Hacer seguimiento de gastos e ingresos. Ofrecer una comparativa entre ambos conceptos, permitiendo una visión rápida y clara.
  • Centralizar información y procesos. Debe garantizar un sistema único, con datos siempre disponibles, precisos, acertados y en tiempo real.
  • Realizar el seguimiento y control de las obligaciones tributarias. Se trata de mantener toda la información financiera en un único punto, simplificando así el proceso de impuestos.
  • Generar informes o reportes en tiempo real. Sirven para poder tomar decisiones oportunas y evitar repetir fallas ya detectadas.

Características de los software para contabilidad de pymes

Software de gestión de contabilidad para pymes existen muchos en el mercado. Ahora bien, no todos son iguales. Una herramienta de este tipo que sea de calidad se caracteriza por:

  • Automatizar los procesos.
  • Tener la posibilidad de guardar la información en la nube.
  • Procesar los datos adecuadamente.
  • Permitir el acceso desde cualquier parte.
  • Adaptarse a los procesos de la empresa.
  • Ser personalizable.
  • Soportar la sobrecarga de información.
  • Ser amigable y fácil de usar.
  • Ofrecer seguridad y privacidad con respecto a los datos.
  • Brindar la posibilidad de escalabilidad.
  • Contar con una unidad para generar los informes.
  • Generar un registro electrónico de cada usuario que accede a la información en el libro contable de la empresa.
  • Efectuar reportes o declaraciones financieras.

Beneficios de utilizar soluciones de contabilidad para pymes

¿Qué ventajas brinda el uso de un software de contabilidad para pymes? Pues, algunos de los beneficios que permite son los siguientes:

  • Mejorar el servicio a clientes.
  • Potenciar las relaciones con los proveedores y miembros del sector financiero.
  • Aumentar el rendimiento de las inversiones.
  • Contar con información oportuna.
  • Manejar grandes números de transacciones.
  • Minimizar el número de errores.
  • Generar informes automatizados, tales como: diarios mayores, estados financieros, e informes especiales que ayudan a la toma de decisiones.
  • Permitir la impresión automática de documentos.
  • Ofrecer muchos de los documentos que se usan en un negocio: facturas, estados de cuentas por cobrar a clientes, cheques de nóminas, estados de ingresos de los empleados, etc.

¿Cómo elegir un software de contabilidad para pymes?

Muchas son las opciones que ofrece el sector del software con respecto a la categoría de contabilidad para pymes. Ahora bien, para elegir la herramienta más adecuada se puede considerar que esencialmente la herramienta debe:

  • Responder a los requerimientos reales de la empresa en cuestión.
  • Tener diseño y funcionamiento amigables y debe ser fácil de usar.
  • Ser lo suficientemente flexible como para adaptarse en cada caso.
  • Poseer un buen almacenamiento de los datos.
  • Contribuir eficazmente con la planificación.
  • Ayudar con el intercambio de información.

Recomendaciones para la implementación del software de contabilidad para pymes

software de contabilidad para pymes

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
    Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  6. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  7. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  8. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  9. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  10. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  11. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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