Guía de software de conferencias web: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de conferencias web … Las comunicaciones son fundamentales para cualquier proceso que se desarrolle y más si se trata del mundo de los negocios. Así, es clave poder saltar los obstáculos que puedan impedirlas o entorpecerlas. En un mundo globalizado, como el de hoy, la distancia es uno de esos inconvenientes que se deben superar.

Contar con un software de conferencias web de calidad comprobada y que se ajuste a los requerimientos de la organización debe ser parte de la estrategia a asumir para alcanzar el éxito esperado en esta materia.

Ahora bien, adquirir una herramienta informática de videoconferencias implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe tener retorno. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, equivocarse en una elección como ésta no solo afecta el presupuesto. Una mala decisión también puede influir en el equipo humano y su capacidad de respuesta para este tipo de tarea.

Está más que claro que comprar e instalar un software de videoconferencias no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, de qué una videoconferencia, también se abordan las razones por las que es útil contar con una solución informática que le brinde soporte.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección a la hora de escoger una solución informática de este tipo.

¿De qué se trata una conferencias web?

Desde las primeras décadas del siglo pasado ya países europeos, como Alemania, combinaban audio y video para establecer comunicaciones estratégicas, principalmente referidas a asuntos del plano militar y gubernamental.

Con la llegada de Internet las videoconferencias lograron alcanzar una nueva dimensión. Después, cuando la Red de redes estuvo al alcance de todos fueron puestas al servicio de otros sectores. En años recientes, este recurso se masificó y ya cualquiera puede contar con sus beneficios.

En la actualidad, una videoconferencia consiste en la comunicación sincrónica y bidireccional de audio y vídeo, que permite interactuar a personas distanciadas geográficamente. Además, puede contar con el intercambio de otros recursos como imágenes, gráficos, etc.

En el campo empresarial, la tecnología como canalizadora de la comunicación ha tenido un papel fundamental a la hora de impulsar el funcionamiento y crecimiento de las organizaciones. Las videoconferencias forman parte de esto.

Justamente, si de empresas se trata, cobra fuerza la idea de utilizar la videoconferencia para superar la barrera de la distancia física. De esta forma, se logra acercar tanto a integrantes de equipos de trabajo como abrir la posibilidad a oportunidades negocio.

¿Qué es un software de conferencias web?

La informática ofrece una gran variedad de software de conferencias web. Aunque inicialmente fueron utilizados por grandes corporaciones por un asunto de costos, en la actualidad, medianas y pequeñas compañías, incluso, emprendedores, hacen uso de esta herramienta.

Este tipo de software no solo goza de cierto prestigio, se ha ganado el estatus de aliado a la hora de potenciar las estrategias comunicacionales, informativas, de marketing y hasta de recursos humanos de las empresas, cuando la distancia es una limitación.

La utilidad de un software para videoconferencias parte de la cantidad de opciones y funcionalidades que contemple. Existen desde aplicaciones bastante básicas hasta las más complejas, desde las gratuitas hasta aquellas que exigen pago de licencia.

¿Para qué sirve el software de conferencias web?

Más allá del obvio proceso comunicacional que resulta de utilizar las plataformas para videoconferencias, estas herramientas informáticas sirven para:

  • Crear vínculos entre sedes de la empresa que se encuentren separadas geográficamente.
  • Dirigir grupos de forma remota.
  • Integrar a los miembros de un equipo de trabajo para coordinar objetivos y actividades.
  • Desarrollar estrategias de comunicaciones internas en sedes que se encuentren lejos de la casa matriz.
  • Como herramienta para el departamento de recursos humanos al momento de entrevistar nuevos talentos que se encuentren en otras ciudades o países.
  • Llevar a cabo reuniones frecuentes con los clientes con agendas exigentes en la misma ciudad o ubicados a mucha distancia.
  • Exponer las ventajas de los productos y servicios de la empresa a prospectos claves que se encuentren en otras ciudades o países.
  • Permitir la participación de directivos o figuras destacadas o expertos de la empresa en ciertos eventos de marketing como lanzamientos.
  • Hacer posible el encuentro entre integrantes de la empresa y los periodistas que se encuentran en otras ciudades o países, durante la puesta en marcha de campañas de prensa para impulsar la imagen de la empresa, así como algún producto o servicio.

¿Cómo funciona el software de conferencias web?

Las herramientas para videoconferencia pueden ser gratuitas o exigir el pago de una licencia. De acuerdo a esto dispondrán de más o menos funciones, serán más o menos eficientes.

Por lo general, estos software cumplen su objetivo principal de maneras diferentes:

  • Punto a punto. También conocida como llamada individual, se trata de una conexión directa entre dos ubicaciones. De esta manera, el software para videoconferencias cumple la función de una llamada telefónica que además ofrece vídeo.
  • Multipunto. Corresponde a aquellos programas para videoconferencias que permiten que tres o más ubicaciones participen en la comunicación, mediante vídeo de alta definición.
  • Transmisión. Consiste en conectar la videoconferencia con otras personas que dispongan de un ordenador remoto o dispositivo móvil. En este caso, el uso del software está por encima del hardware. Además, se puede acceder a la videoconferencia después haciendo uso de un navegador web.

A la par de servir para llevar a cabo la comunicación e audio y video, los software de conferencias web pueden contar con recursos complementarios que incrementan su utilidad.

Algunas herramientas también brindan la posibilidad de compartir documentos, gestionar proyectos y generar informes. También pueden integrar los calendarios, disponer de un chat al mismo tiempo que videoconferencia, grabar las llamadas, entre otros.

Beneficios del uso del software de conferencias web

Las soluciones de videoconferencia pueden brindar diversas ventajas, que van desde lo inmaterial hasta aquello que tiene impacto directo en las finanzas de la empresa. Entre los beneficios que proporciona un Software de Conferencias Web se pueden señalar que:

  • Refuerzan la relación con socios, empleados y clientes separados por la distancia física.
  • Reducen costos en viajes.
  • Ahorran tiempo.
  • Incrementa la eficiencia y la productividad de los equipos de trabajo.
  • Mejoran y aceleran la toma de decisiones.
  • Aumenta las posibilidades de negocios.
  • Permiten mantener la conexión y supervisión con colaboradores y trabajadores en modalidad independiente.

Factores a considerar antes de adquirir un software de conferencias web

Siempre que se va adquirir un software es importante tener claro ciertos aspectos para evitar cometer errores. En el caso específico de las Software de Conferencias Web puede resultar plantearse las siguientes interrogantes:

  1. ¿Qué se espera de la herramienta?
  2. ¿Con qué frecuencia será utilizada?
  3. ¿Cuántas personas la usarán?
  4. ¿De cuánto presupuesto se dispone?
  5. ¿Se desea adquirir tan solo un software?
  6. ¿Se tiene planeado invertir en hardware?
  7. ¿Desde dónde se realizarán las videoconferencias?
  8. ¿Requerirá de hacer uso de dispositivos móviles?
  9. ¿Con qué plataformas es compatible?
  10. ¿Qué ancho de banda requiere?
  11. ¿Es de uso amigable?
  12. ¿Todos aquellos con los que se interactuará haciendo uso de este software lo conocen o tienen posibilidades de conocerlo?

Una vez que se tengan las respuestas claras para estas interrogantes, ya se pueden evaluar las distintas opciones que presenta el mercado dentro de esta categoría de software.

Recomendaciones para la implantación de un software de conferencias web

  1. Es importante tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización, porque esto permite un marco necesario para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existen elementos que se ignoren sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para disipar las dudas y sacar a la luz cualquier inconveniente, sobre todo en aquellos sectores que más se verán impactados por la implantación del software.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. No todo el equipo humano recibirá con los brazos abiertos el nuevo software. Por eso, es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante, especialmente con el de aquellos que estarán más involucrados con la nueva herramienta.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos. En estos se puede involucrar al proveedor y al departamento de la empresa dedicado a esta tarea. Aunque lo ideal es contar con asesores externos e imparciales que arrojen datos objetivos sobre el aporte del uso de la herramienta.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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