Guía de Software de Backup: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Backup … La información es un bien inmaterial que toda empresa debe atesorar. Lamentablemente, siempre está latente el riesgo de perderla. Por esta razón, es preciso hacer uso de todos los recursos que permitan preservarla.

Contar con un software de backup de calidad comprobada y que se ajuste a los requerimientos de la organización debe ser parte de la estrategia a asumir para cumplir con el cometido de mantener a salvo los datos de la empresa, sobre todo aquellos que resultan esenciales para su funcionamiento.

Ahora bien, adquirir una herramienta de backup implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe tener retorno. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, equivocar e en una elección como ésta no solo afecta el presupuesto. En este caso, una mala decisión también puede influir en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de backup no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, se repasa, a grandes rasgos, qué es un backup y de qué se trata un software de backup. También se abordan las razones por las que es útil contar con una solución informática que le brinde soporte al conjunto de acciones que contempla.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección a la hora de escoger una herramienta informática de este tipo.

¿De qué se trata un backup?

Software de Backup

Primeramente, es preciso definir a qué es un backup. Pues bien, el término responde a una palabra inglesa, bastante usada en el sector la tecnología y de la información. Específicamente, define lo que es una copia de seguridad o el proceso de copia de seguridad.

Comúnmente, el backup se refiere a la copia y archivo de datos de la computadora. En todo caso, la utilidad del backup está en recuperar la información, sobre todo cuando, por cualquier inconveniente, esta corre el riesgo de perderse.

Generalmente, el backup se realiza en un soporte ajeno a su propia infraestructura. También es posible hacer la copia de forma virtual. Así, los backup se guardan en discos duros externos, CD, pendrives y, también, en la nube.

¿Qué es un software de backup?

Al programa informático que sirve para efectuar una copia de seguridad se le llama software de backup o de respaldo.

Una herramienta informática de este tipo no solo permite obtener una copia de la información. Además, estos software ayudan a administrar y controlar las diversas copias de archivos digitales importantes en diferentes tipos de dispositivos de almacenamiento (cintas, discos duros externos, etc.).

El software de backup suele ser bastante efectivo y de mucha utilidad. Eso sí, cuando se siguen rigurosamente los procedimientos de seguridad y mantenimiento de la información definidos por la empresa. Es decir, los protocolos en esta materia son tan importantes como la herramienta en sí misma.

¿Para qué sirve un software de backup?

La adquisición de un software de backup no es un capricho. Las empresas lo consideran una herramienta necesaria porque les sirve para dos propósitos principales:

Restaurar datos, luego de su pérdida. Esto puede suceder por la eliminación accidental o necesaria, o porque se pueden corromper. Si sucede comúnmente en computadoras domésticas, ¿qué se puede decir cuando se manejan grandes cantidades de datos? Definitivamente, el riesgo es tan significativo como la cantidad de información.

Recuperar datos de una época anterior. Con el tiempo las empresas van acumulando un historial que es más que conveniente conservar a toda costa. Perder información para algunas organizaciones puede traducirse en un verdadero desastre.

¿Por qué una empresa debe adquirir un software de backup?

Software de Backup

Existen software de backup que son capaces de reconstruir un sistema informático u otras configuraciones complejas. Entre ellos los llamados clúster de ordenadores, que son servidores de directorio activo o un servidor de base de datos.

De cualquier manera, considerando que la información es poder y que no se puede perder, todas las empresas apuestan cada vez más a procesos y servicios que les permiten mantener a salvo este tipo de bien inmueble.

Efectivamente, considerar aspectos como la vulnerabilidad, los problemas que pueden surgir, incluso, las copias de seguridad, entre otros, no es un lujo ni una exageración, es parte primordial de los planes de contingencia que toda organización debe asumir, si quiere subsistir y avanzar.

Contar con una previsión de backup es tomar medidas ante la posible pérdida de información clave de los clientes, lo que para algunas empresas, que no lo hicieron a tiempo, ha significado una crisis tal que han debido cerrar sus puertas.

Características del software de backup

No todos los software de backup son iguales. Algunos ofrecen más complejidades y ventajas que otros. No obstante, una herramienta de este tipo con cierta calidad debe cumplir con un número de funciones, entre las cuales se encuentran:

  • Seguridad. Antivirus, firewall, copias de respaldo y sistema de encriptación de datos, entre otros, resultan esenciales para mantener la información en condiciones seguras.
  • Confidencialidad. No todo el mundo debe poder acceder al backup. Eso debe es esencial.
  • Automatización. debe poder hacer las copias de seguridad automáticamente para evitar errores humanos.
  • Almacenamiento. Es necesario contar con un servicio de almacenamiento con la capacidad necesaria, sobre todo, que sea escalable.
  • Intuitivo y amigable. Cualquier persona autorizada debe poder recuperar la información si dificultades y lo más pronto posible.
  • Programación definida y a corto plazo. Si la herramienta puede hacer copias de seguridad cada 24 horas será bueno. Ahora, si puede hacerlas en tiempo real es excelente.

Ventajas de utilizar un software de backup

El uso de un software de backup se traduce en distintos beneficios. Entre las ventajas que representa hacer uso de una herramienta informática de este tipo se encuentran:

  • Recuperar los sistemas plenamente en menor tiempo y con eficacia, después de algún incidente.
  • Mantener e incrementar la confianza de los clientes en la organización y en sus servicios.
  • Proteger más y mejor el negocio y los clientes, al preservar la información con el debido cuidado.
  • Mantener en alto la imagen de la empresa al vincularla con adjetivos como seguridad y confiabilidad, gracias a las buenas prácticas que trae consigo el backup.

¿Cómo elegir el mejor software de backup?

Antes de tomar la decisión de adquirir de un software de backup es preciso tomar en cuenta ciertos aspectos. La herramienta debe permitir por lo menos:

  • Seleccionar manualmente la información a respaldar.
  • Diseñar una imagen del equipo para restaurar el sistema operativo, los programas y archivos desde un disco de arranque.
  • Crear y usar una contraseña de protección para acceder a los datos y que cifre la información.
  • Comprimir los archivos copiados para ahorrar espacio de almacenamiento.
  • Seleccionar la frecuencia de respaldo de los archivos.
  • Almacenar las copias en la nube.
  • Ser compatible con una solución de seguridad contra virus informáticos.

Recomendaciones para la implantación de un software de backupSoftware de Backup

  1. Es importante tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización, porque esto permite un marco necesario para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existen elementos que se ignoren sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para disipar las dudas y sacar a la luz cualquier inconveniente, sobre todo en aquellos sectores que más se verán impactados por la implantación del software.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante, especialmente con el de aquellos que estarán más involucrados con la nueva herramienta.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. Es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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