Guía de software de automatización de marketing: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de Automatización de Marketing … El dinamismo del mercado y los altos niveles de competencia impulsan a las empresas a realizar más actividades en menos tiempo. Cada departamento que integra a la organización debe estar a tono con las exigencias de hoy. El de marketing no escapa a esto. De hecho, es uno de los más activos.

Adquirir un software de automatización de marketing indudablemente representa importantes ventajas. No obstante, también implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe tener retorno. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, equivocarse en una elección como ésta no solo afecta el presupuesto. También puede influir en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de automatización de marketing no puede hacerse de improviso. De igual forma, es recomendable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, en qué consiste un software de automatización de marketing, también se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta de este tipo.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿De qué se trata el software de automatización de marketing?

software de automatización de marketing

También conocido por su denominación en inglés como software de marketing automation, corresponde a una plataforma o programa de gestión de marketing.

Comúnmente, el software de automatización de marketing está dirigido a agilizar las distintas etapas de la mercadotecnia, incluido el cierre del proceso de comercialización de un producto o servicio.

Los software de automatización de marketing surgieron para dar respuesta al requerimiento de herramientas que hicieran más eficiente la planificación de campañas de marketing. Era necesario contar con la tecnología que permitiera manejarlas ágilmente, sobre todo luego de consolidarse la era del Internet.

Después de eso, este tipo de software, como ha sucedido con los de otras categorías, se ha ido potenciando con complementos que permiten a las empresas abarcar más procesos de los que inicialmente requerían atención en esta área.

¿Para qué sirve el software de automatización de marketing?

Por mucho tiempo hablar de marketing automatizado era un asunto de empresas de gran dimensión. Probablemente, porque en un principio adquirir un programa de estos significaba una inversión considerable.

De unos años a esta parte, las pequeñas y medianas organizaciones han encontrado en estas herramientas de marketing digital una manera de fortalecer su gestión en cuanto al mercadeo y las ventas.

En la actualidad, existe una gran variedad de software de este tipo, que varían en cuanto a sus funciones y en materia de costos. Así, las pymes también pueden conseguir opciones que se adapten a sus presupuestos.

Por lo general, las tareas que se realizan gracias a estos programas para marketing tienen un impacto positivo principalmente en tres áreas:

  • Engagement con el producto. Enfocado en el interés que debe despertar la propuesta comercial en los clientes y en los prospectos.
  • Automatización de los procesos reiterativos de marketing. Se trata de las tareas rutinarias que tienen en este departamento.
  • Educación automática de la base de datos. Corresponde al proceso de hacer madurar estos “almacenes de información”.

Funcionalidades del software de automatización de marketing

software de automatización de marketing

¿Para qué sirven específicamente estos software para marketing? Estas herramientas también suelen llamarse plataformas all in one (todo en uno). Esto se debe a que posibilitan automatizar y gestionar todos los procesos de mercadeo digital desde un solo lugar.

Generalmente, los software de automatización de marketing permiten una serie de funcionalidades. Entre ellas están:

  • Email marketing: envíos de correos electrónicos personalizados.
  • Lead nurturing: marketing de contenidos personalizados a clientes potenciales.
  • Automatización: secuencia de correos electrónicos y autorespondedores.
  • Social media marketing: planificación, programación y publicación de contenidos en las redes sociales.
  • Landing pages: páginas de aterrizaje.
  • Formularios web: captación de leads.
  • CRM: bases de datos sobre clientes.
  • Remarketing: audiencia personalizada para los anuncios de publicidad.
  • Analíticas e informes: resultados en las acciones realizadas.

Beneficios obtenidos al usar un software de automatización de marketing

Al integrar un software de automatización del marketing a su gestión una empresa puede materializar una serie de beneficios. Entre ellos se cuentan:

  • Llevar a cabo procesos que serían imposibles si se realizan de acuerdo a patrones del marketing tradicional.
  • Ahorra dinero y tiempo invertido en el personal.
  • Incrementa la eficiencia del equipo de trabajo.
  • Tener más control sobre los procesos de marketing.
  • Hacer un mejor seguimiento de las estrategias de marketing y sus resultados.
  • Sacar el mayor provecho de la gestión de bases de datos.
  • Acertar en la entrega de correos electrónicos con la información precisa a los usuarios adecuados cuando es más conveniente.
  • Detectar de forma automática prospectos que prometen convertirse en clientes.

Factores a considerar antes de adquirir un software de automatización de marketing

Antes de seleccionar de forma definitiva una herramienta de automatización de marketing es importante considerar ciertos aspectos:

  • Saber por qué y para qué se adquiere el software.
  • El software es clave, pero el diseño de los procesos, la estrategia y el desempeño del equipo humano es esencial.
  • Es fundamental considerar que, aunque el uso de la herramienta se traduce en la automatización de procesos, no se maneja sola y requiere de supervisión.
  • Las herramientas de automatización de marketing y las de email marketing no son iguales, porque estas últimas no ofrecen la misma gama de características que las primeras.
  • Las herramientas de automatización y las de CRM no son iguales, pero sí pueden ser complementarias.
  • La automatización no debe dejar de lado del todo ciertos procesos que resultan claves para la fidelización. Algunas acciones deben ser personalizadas para que el cliente se sienta realmente vinculado con la empresa, sus productos y servicios.
  • La herramienta debe realmente cumplir con las funcionalidades que promete.
  • Su utilización no debe convertirse en una complicación para el equipo humano.
  • El software debe ofrecer una amplia posibilidad de personalización.
  • La herramienta que se va a adquirir debe poder integrarse con otras que estén en uso.
  • La posibilidad de aprovechar la información obtenida por la herramienta es un aspecto fundamental y debe ser determinante para su selección.

Recomendaciones para la implantación del software de automatización de marketing

software de automatización de marketing

  1. Es importante tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización, porque esto permite un marco necesario para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existen elementos que se ignoren sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para disipar las dudas y sacar a la luz cualquier inconveniente, sobre todo en aquellos sectores que más se verán impactados por la implantación del software.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. No todo el equipo humano recibirá con los brazos abiertos el nuevo software. Por eso, es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante, especialmente con el de aquellos que estarán más involucrados con la nueva herramienta.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos. En estos se puede involucrar al proveedor y al departamento de la empresa dedicado a esta tarea. Aunque lo ideal es contar con asesores externos e imparciales que arrojen datos objetivos sobre el aporte del uso de la herramienta.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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